當(dāng)前檔案管理存在的問題及對策

李輝

（重慶市黔江區(qū)留置中心，重慶 黔江 409000）

一、當(dāng)前檔案管理工作中所現(xiàn)存的問題

（一）檔案管理人員對檔案管理工作重視程度不夠、現(xiàn)代化意識薄弱

長時(shí)間以來有些領(lǐng)導(dǎo)干部以及普通工作人員對檔案管理工作存在一定的誤區(qū)，普遍認(rèn)為檔案的相關(guān)管理工作就是對檔案的有關(guān)材料進(jìn)行簡單的抄寫、保管等簡單的技術(shù)含量很低的操作，并沒有將其視為單位的主要工作來認(rèn)真對待和處理，認(rèn)為這樣的工作內(nèi)容跟并不會給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益的提高，因此只要是不丟失、不泄密、能夠及時(shí)處理檔案的外調(diào)、查檔就可以。這種對檔案管理工作的懈怠和輕視表明了工作人員對檔案工作的認(rèn)識不夠清楚、缺乏一定的了解，單一的采用傳統(tǒng)的方法已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前的社會發(fā)展。

（二）檔案管理工作人員的素質(zhì)水平不夠高、缺乏現(xiàn)代化管理人才

目前在我國很多檔案管理工作的相關(guān)人員自身的專業(yè)素質(zhì)水平比較偏低，盡管已經(jīng)有了專業(yè)的部門和比較穩(wěn)定的工作團(tuán)隊(duì)，但是隨著我國經(jīng)濟(jì)、科技以及信息的飛速發(fā)展，很多工作人員沒有跟上時(shí)代的發(fā)展速度，缺乏現(xiàn)代化的科學(xué)管理知識和技能，能夠做到真正對檔案內(nèi)容進(jìn)行了解并科學(xué)運(yùn)用當(dāng)前我國現(xiàn)代化信息技術(shù)和信息設(shè)備的專業(yè)人才不多。

（三）檔案管理工作缺乏規(guī)范性

根據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)結(jié)果顯示，當(dāng)前我國的一些企事業(yè)單位的檔案管理中存在比較多的問題，亟待解決。例如檔案號缺乏規(guī)范性，組卷混亂，案卷的標(biāo)題完善程度不夠。

檔案管理工作是一項(xiàng)科學(xué)的系統(tǒng)工程，不僅僅是幾臺信息設(shè)備使用的問題，而是需要相互協(xié)調(diào)多方面的制約因素構(gòu)成的總體目標(biāo)，因此需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)給予重視和配合，做到與時(shí)俱進(jìn)。

（四）管理力度不夠，管理水平較低，管理措施落后

首先很多工作人員對檔案的管理要求、檔案管理意義、檔案里面的材料收集、整理、歸檔和裝訂等工作缺乏了解，檔案的收集意識欠缺。而且存在大量的檔案兼職人員，對檔案管理工作缺乏責(zé)任心，投入的精力不夠，最多的日常事務(wù)就是將檔案資料放入檔案盒或者將其從檔案盒中取出，沒有科學(xué)的整理歸檔工作，嚴(yán)重制約了檔案的管理水平。甚至存在一些檔案材料不準(zhǔn)確不真實(shí)的情況發(fā)生。

（五）檔案管理室的設(shè)備不足

對檔案進(jìn)行科學(xué)的管理就需要配備一定的硬件設(shè)施，但是目前我國的一些單位缺乏必備的硬件條件，有的檔案室陰暗潮濕，很有可能導(dǎo)致隨著時(shí)間的推移沒檔案材料發(fā)霉、蟲蛀，嚴(yán)重影響檔案材料的整潔性、完整性；一些單位缺乏必備的刀、夾等工具用品；有些單位只是有簡單的可移動檔案柜，但是沒有配套的軟硬件設(shè)施。

二、檔案管理工作的應(yīng)對措施

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，重視檔案管理工作

倘若有匹配的現(xiàn)代化管理設(shè)備，但是沒有匹配的理念依然無法改變目前傳統(tǒng)的根深蒂固的管理措施，無法打破觀念的滯后性以及管理發(fā)展的先進(jìn)性之間的矛盾。因此首先應(yīng)該讓管理工作人員樹立先進(jìn)的科學(xué)管理思想，掌握扎實(shí)的科學(xué)理論知識，采用與之相匹配的管理方法、組織行為、手段，最終達(dá)到科學(xué)高效管理的目標(biāo)。

在檔案事業(yè)的發(fā)展過程中應(yīng)該著重優(yōu)化檔案工作人員與我國現(xiàn)代化建設(shè)相統(tǒng)一的思想，加強(qiáng)科學(xué)管理觀念。重建與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)的檔案意識，改變傳統(tǒng)的等客上門、輕檔案利用、封閉的管理思想，變被動為主動、變封閉為開放，切實(shí)滿足目前我國社會發(fā)展的需要。

（二）加強(qiáng)專業(yè)人員的人才培養(yǎng)

若實(shí)現(xiàn)對檔案工作的現(xiàn)代化管理，就應(yīng)該培養(yǎng)現(xiàn)代化的管理人才，讓其掌握扎實(shí)的科學(xué)技術(shù)手段和先進(jìn)的管理方法，解決人才這一重要影響因素。檔案的相關(guān)管理干部不僅僅具備必要的吃苦耐勞精神、為人民服務(wù)的精神，還應(yīng)該具備與時(shí)代發(fā)展相匹配的知識結(jié)構(gòu)、智力水平以及管理能力。傳統(tǒng)的管理工作大多更重視抄寫、裝訂、保管等被動工作內(nèi)容，現(xiàn)如今應(yīng)該熟練掌握電子文件技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)通信和共享等技術(shù)，只有這樣才能更好的適應(yīng)現(xiàn)代化管理工作。更新檔案工作人員的知識結(jié)構(gòu)和知識儲備、專業(yè)技術(shù)手段，為我國檔案管理培養(yǎng)新一代的專業(yè)型人才。

目前我國的檔案管理現(xiàn)代化正在不斷深入，包含思想意識、操作技能、知識素養(yǎng)，檔案工作人員素質(zhì)水平的整體提高無疑會為知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理

檔案管理工作沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，就無法實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。只有實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化才能夠有效防止檔案的重復(fù)、混亂無序的現(xiàn)狀。在檔案管理工作中，各個(gè)工作人員對檔案工作的認(rèn)識具有一致性，只有這樣才能讓檔案管理工作具有更廣闊的發(fā)展和提升空間。與此同時(shí)還應(yīng)該為檔案管理工作制定一定的標(biāo)準(zhǔn)，學(xué)習(xí)廣泛的知識，進(jìn)一步充實(shí)檔案管理學(xué)。

（四）加強(qiáng)現(xiàn)代化管理水平并完善趕禮措施

檔案管理現(xiàn)代化水平的實(shí)現(xiàn)并不是一朝一夕的事情，而是一項(xiàng)持久戰(zhàn)，在整個(gè)過程中應(yīng)該有效處理檔案的手工操作內(nèi)容和現(xiàn)代化手段操作內(nèi)容。在檔案管理工作的基礎(chǔ)內(nèi)容例如文件的鑒定、驗(yàn)收、案卷整理等方面，主要依靠手工操作，切記不能因?yàn)楝F(xiàn)代化的管理就放棄傳統(tǒng)的手工操作內(nèi)容。因此在積極引進(jìn)新技術(shù)的同時(shí)要重視與傳統(tǒng)技術(shù)的有機(jī)結(jié)合。

（五）硬件設(shè)施、裝備的現(xiàn)代化

盡管我國現(xiàn)代化信息水平有了很大的發(fā)展，但是在檔案管理工作方面對現(xiàn)代化信息技術(shù)手段的應(yīng)用依然不盡人意，因此在樹立信息資源管理意識的前提下，應(yīng)該加快對現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用。及時(shí)為檔案管理工作配備必要的硬件設(shè)備，例如足夠數(shù)量的計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)等辦公設(shè)備，因此工作人員實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，提高辦公的工作效率和精準(zhǔn)率。

結(jié)語

作為一名專業(yè)的檔案管理人員，一定要緊跟時(shí)代的發(fā)展腳步，不僅要加強(qiáng)對自身工作的認(rèn)識，還應(yīng)該不斷強(qiáng)化與檔案管理工作相關(guān)的專業(yè)知識儲備、專業(yè)技能，為改變當(dāng)前檔案管理工作現(xiàn)狀，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理做出卓越的貢獻(xiàn)。