事業(yè)單位檔案管理中融入信息技術(shù)的現(xiàn)實意義探討

劉靜

（武漢商學(xué)院，湖北 武漢 430056）

引言

事業(yè)單位檔案管理工作對于事業(yè)單位的發(fā)展有著重要的作用，但是目前很多檔案管理工作人員沒有意識到其重要性，導(dǎo)致信息化建設(shè)落后，影響事業(yè)單位檔案管理水平的提升。所以，我們需要科學(xué)合理的利用信息技術(shù)，建立完善的檔案管理體系，加強對檔案管理人員的技能培訓(xùn)，從而保證事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的順利進行。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的不足

縱觀我國大部分事業(yè)單位的工作及發(fā)展歷程不難發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作始終沒有受到關(guān)注，甚至有很多事業(yè)單位的檔案管理人員自身也沒能認識到本職工作的重要性，認為檔案管理與事業(yè)單位長久發(fā)展毫無關(guān)聯(lián)，以至于他們在工作中得過且過、對待檔案問題睜只眼閉只眼，這種問題十分常見，想要提升信息化建設(shè)的效果就更是難上加難。想要促進事業(yè)單位檔案管理工作的進步，借助信息化技術(shù)優(yōu)勢勢在必行，但是信息化在很多事業(yè)單位的建設(shè)中也沒能得到落實，許多事業(yè)單位的檔案管理工作方法今天仍然停留在過去的層面上，手段不夠先進且管理模式較為落后，智能化水平十分有限，這顯然不利于檔案管理工作的進步。眾所周知，事業(yè)單位檔案管理的主要對象就是單位經(jīng)營發(fā)展的數(shù)據(jù)信息，假如不能盡快的引進信息管理系統(tǒng)，那么這些重要的信息和數(shù)據(jù)就存在泄露的風(fēng)險，整體的管理速度也比較低。在這種情況下，將事業(yè)單位的檔案管理工作與信息化技術(shù)相結(jié)合，可以說是提升事業(yè)單位的檔案管理工作質(zhì)量的有效渠道。

二、在事業(yè)單位檔案管理中融入信息技術(shù)的幾點建議

事業(yè)單位的檔案管理工作本身存在一定的復(fù)雜性，想要妥善的做好一系列管理和調(diào)用存在一定的難度，稍有不慎就會出現(xiàn)工作質(zhì)量的問題，而引進信息技術(shù)正是解決這些問題的有效手段。具體來說，在事業(yè)單位檔案管理中融入信息技術(shù)可以從以下幾個方面入手：

（一）強化人員培訓(xùn)

事業(yè)單位檔案管理工作之所以遲遲得不到進步和發(fā)展，主要是受到了工作人員專業(yè)能力不過關(guān)的影響，很多檔案管理工作者對信息技術(shù)的了解不夠充分，這使得信息化建設(shè)舉步維艱。所以說，在今后的發(fā)展中不斷提升檔案管理人員的信息化能力十分重要。具體來說，需要選擇一些信息技術(shù)過關(guān)、對檔案管理有所了解的人員作為檔案管理工作團隊的主要組成人員。另外，一些條件允許的事業(yè)單位也可以聘請專業(yè)的專家進行講座，引導(dǎo)和幫助檔案管理人員更好的理解信息技術(shù)、理解信息技術(shù)與檔案管理的重要性。除此之外還需要提升檔案管理部門的進入門檻，提升對待入職人員的考核力度，除了要擁有常規(guī)的工作能力之外還需要對信息技術(shù)有深刻的理解和優(yōu)越的應(yīng)用能力。

（二）建立完善的信息化體系

事業(yè)單位的檔案管理工作絕非易事，所以說無論進行怎樣的調(diào)整和嘗試最終的目標都是一樣的，那就是通過對工作方法的調(diào)整提升事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量、提升檔案管理工作的效率。在今后的發(fā)展中，事業(yè)單位必須要依托于信息化技術(shù)建立健全檔案的管理體系，借助信息技術(shù)具有的諸多優(yōu)勢和長處，解決過去檔案管理工作中存在的一系列問題。具體來說，就是要不斷提升信息管理體系建設(shè)的資金投入、加強硬件設(shè)施的建設(shè)力度，從根本上為檔案的信息化管理提供支持。除此之外，還可以利用信息化技術(shù)建立管理工作平臺，讓一些對信息化檔案管理認知不足的工作人員能夠更加直觀的認識到信息化的重要性，引導(dǎo)他們對信息化技術(shù)進行學(xué)習(xí)和探索。

（三）保證信息化工具的精準選擇

為了盡可能的提升事業(yè)單位的信息化檔案管理質(zhì)量，我們還需要盡快推動事業(yè)單位的檔案管理綜合發(fā)展。從實際工作中我們可以發(fā)現(xiàn)，目前仍然有一部分事業(yè)單位的信息化建設(shè)不到位，致使檔案管理工作的效率遲遲得不到提升。為解決這一問題，在未來事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)開發(fā)工作中，必須要根據(jù)事業(yè)單位發(fā)展的實際狀態(tài)以及檔案管理的具體情況，確定最適用的信息化管理工具，同時結(jié)合實際工作中遇到的使用問題進行一定的調(diào)整改進，保證事業(yè)單位檔案的保存和調(diào)用便利性，解決檔案管理存在的諸多風(fēng)險，最終達到提升檔案利用效率的目標。

（四）結(jié)合經(jīng)營條件確定信息化建設(shè)策略

事業(yè)單位的信息化技術(shù)應(yīng)用是一項龐大的工作，因此想要將之與檔案管理工作進行完美的結(jié)合，就必須要建立健全行之有效的控制模式，增強信息技術(shù)應(yīng)用的效果，讓信息化辦公達到最佳狀態(tài)。具體來說，要根據(jù)事業(yè)單位的經(jīng)營運行狀態(tài)制訂資金應(yīng)用及預(yù)算方案，明確技術(shù)應(yīng)用能夠達到何種水平，制訂一個符合實際情況的信息化建設(shè)計劃。如果事業(yè)單位經(jīng)營情況比較好資金比較充裕，那么就可以選擇購買專用的服務(wù)器以保存和管理檔案內(nèi)容，同時也可以建立健全數(shù)據(jù)庫為后續(xù)的查找和調(diào)用做好準備。反之如果事業(yè)單位的實際情況并不樂觀，或者是待處理的數(shù)據(jù)量比較小，就可以選擇租賃服務(wù)器完成檔案信息化管理的建設(shè)，根據(jù)本單位的信息類型等選擇最佳的云服務(wù)商，從而保證檔案數(shù)據(jù)在信息化設(shè)計的過程中不會出現(xiàn)丟失和損壞等問題。當然，除了根據(jù)經(jīng)濟狀況確定建設(shè)方法之外，也要積極主動的爭取外來資金的支持，打開信息化建設(shè)及檔案管理方面的融資大門，適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展模式。

結(jié)語

綜上所述，信息技術(shù)水平的提升和應(yīng)用，推動了我國檔案管理工作的信息化發(fā)展，提高了檔案管理水平和檔案管理工作效率。但是在實際工作中，由于各種原因?qū)е聶n案管理信息化建設(shè)滯后，以及工作人員專業(yè)水平不足等，影響了檔案管理工作的效率。所以在未來的工作中，還要有針對性的進行處理，提高檔案管理工作的信息化水平。