農(nóng)場檔案管理基礎(chǔ)工作與檔案管理的現(xiàn)代化

呂連杰

（黑龍江省虎林市八五八農(nóng)場，黑龍江 虎林 158400）

在大數(shù)據(jù)時代，各類信息呈現(xiàn)井噴式增長，這為檔案管理工作帶來了較大的難度，原有的人工收集方式和紙質(zhì)檔案管理方式很難滿足當(dāng)前的檔案管理需求和檔案服務(wù)需求。這就要求相關(guān)的檔案管理人員能夠積極探索新的檔案管理方法，加大對新技術(shù)的引用力度，努力實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。農(nóng)場企業(yè)的檔案管理工作也不例外，也應(yīng)將檔案管理現(xiàn)代化作為檔案管理工作的重要任務(wù)。

一、農(nóng)場檔案管理基礎(chǔ)工作中現(xiàn)存的問題

（一）目錄信息不完善

檔案管理中的基礎(chǔ)工作內(nèi)容包括檔案信息收集、整理、歸檔和分類管理。其中的信息收集指的是對一些生產(chǎn)過程的資料信息進(jìn)行匯總，整理則是將其形成完善的文字內(nèi)容，做好歸檔管理。歸檔的過程中，應(yīng)注意明確標(biāo)注頁碼，并且及時更新檔案目錄，為后期的查閱和提取提供便利。但從當(dāng)前的農(nóng)場檔案管理工作來看，由于管理人員缺乏對檔案管理的重視，很多檔案內(nèi)容均存在頁碼不全，且目錄信息不全的問題，這就為檔案資料的應(yīng)用率造成了較大影響。

（二）案卷標(biāo)題內(nèi)容不準(zhǔn)確

案卷標(biāo)題是幫助相關(guān)人員快速提取檔案信息的關(guān)鍵內(nèi)容，但由于案卷標(biāo)題描述不清，不能表現(xiàn)出案卷內(nèi)容的關(guān)鍵要素，這會直接影響案卷的使用價值。部分情況下，還存在資料信息隨意歸檔，不設(shè)置標(biāo)題的現(xiàn)象，這種基礎(chǔ)工作過于隨意的現(xiàn)象很容易影響資料價值的有效發(fā)揮。

（三）其他問題

大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無法檢索而難以利用；許多案卷未標(biāo)頁碼。如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)；組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重，如有按時間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的：案卷厚薄不一。有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。從以上情況來看還未具備實現(xiàn)計算機(jī)管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問題。

二、規(guī)范檔案管理基礎(chǔ)工作內(nèi)容，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展

（一）清查檔案內(nèi)容，去重增效

由于檔案管理工作是在近些年才被逐漸重視的，前期的檔案管理工作過于隨意，很容易出現(xiàn)內(nèi)容重復(fù)和管理無章的現(xiàn)象。在借助計算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理時，應(yīng)首先對農(nóng)場的檔案內(nèi)容進(jìn)行全面清查，對于其中存在的重復(fù)內(nèi)容進(jìn)行有效篩選，去除重復(fù)現(xiàn)象，并且對檔案資料進(jìn)行重新梳理，同時剔除一些不具備管理價值的資料，為后續(xù)的檔案資料轉(zhuǎn)換工作奠定良好的基礎(chǔ)。

（二）科學(xué)組合案卷，實現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化管理

將那些組卷過內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實行計算機(jī)管理檔案后的利用效率。

（三）認(rèn)真著錄

著錄是實行計算機(jī)管理的一項重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸人計算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項重要的前期工作。國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于檔案室的條件存在差異再加上計算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求所以檔案室應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。

（四）明確題目內(nèi)容，提升檢索效率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的。還須同時保證查準(zhǔn)因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點是：在填寫題名項過程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機(jī)識別不清的情況發(fā)生。我們結(jié)合計算機(jī)檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種必要時加上人名、地點和時間等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請示”凡不要求批復(fù)的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。

三、積極引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，推動檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程

（一）分清主次，循序漸進(jìn)的開展管理工作

進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的主要目的是增強檔案管理的效率，提升檔案服務(wù)水平，改善原有農(nóng)場企業(yè)存在的管理無序現(xiàn)象，借助計算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化呈現(xiàn)，使其能夠隨時隨地的為相關(guān)人員提供檔案服務(wù)，打破時間與空間的限制，這對于提升檔案利用率具有積極作用。進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展時，也應(yīng)圍繞上述管理目的，合理確定檔案工作的側(cè)重點，對全部檔案信息進(jìn)行梳理后，錄入計算機(jī)系統(tǒng)，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)換，同時根據(jù)檔案內(nèi)容，分成多個管理層面，為檔案提取提供便利。

（二）采取分層著錄的原則，提升錄入效率

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進(jìn)行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄。對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合及著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級著錄。

（三）合理分類，科學(xué)管理檔案信息

對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷。在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，而對那些特殊形式的檔案等則可用計算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機(jī)統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)?？梢詼p少著錄環(huán)節(jié)。大大地提高著錄速度。

（四）設(shè)置關(guān)鍵詞，提升檢索準(zhǔn)確性

“主題詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效卻同時存在著查找煩瑣、效率較低的弊端怎樣取其利避其弊我們認(rèn)為可以采取以“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯。這種做法不僅解決了手工標(biāo)引速度慢計算機(jī)自動標(biāo)引不準(zhǔn)確的缺點而且解決了主題詞的詞義含量問題、分屬關(guān)系。