針對現(xiàn)代化檔案管理的研究

陳焱

（中國共產(chǎn)黨灤平縣委員會宣傳部，河北 灤平 068250）

檔案是社會發(fā)展的“記錄儀”，是社會信息的“儲存庫”。檔案管理實現(xiàn)計算機化是大勢所趨。作為檔案工作者，必須認清檔案管理現(xiàn)代化的趨向，努力學習微機使用、管理知識，以實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。

一、檔案管理將實現(xiàn)無紙化、虛擬化

隨著計算機技術的普及和網(wǎng)絡的不斷延伸，無紙化辦公將變?yōu)楝F(xiàn)實，傳統(tǒng)的以紙質為載體的檔案管理方式將發(fā)生根本的變革。無紙化辦公和自動化已成為當今的發(fā)展趨勢。文件可以通過網(wǎng)上收發(fā)，報告可以通過網(wǎng)上傳輸，這樣既簡化了文件收發(fā)過程中的手續(xù)，又使文件的傳遞更加安全、快捷。這是科技發(fā)展給辦公自動化帶來的變革，同時也給傳統(tǒng)的檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。檔案資源共享是檔案管理的目的，而支持檔案資源的是一定量的檔案館藏，虛擬化就是通過網(wǎng)絡互聯(lián)和館際互借來增加館藏，豐富檔案資源。如果把全世界的檔案信息都并入互聯(lián)網(wǎng)，從一定意義上說，檔案資源可以無限擴大，遠至大洋彼岸，近到同城鄰里，都可以在極短的時間里查到你所需要的信息資料，從根本上解決了傳統(tǒng)檔案管理的難題，而且具有占地小、容量大、投入少、管理簡便、查閱方便等優(yōu)點。

二、檔案管理將實現(xiàn)縮微化、數(shù)字化

縮微攝影技術和數(shù)碼影像技術的應用，為檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化提供了有力支持。所謂檔案信息數(shù)字化，就是通過計算機、掃描儀等現(xiàn)代電子技術將館藏檔案資料轉化為電子文件?？s微攝影技術是把大量的紙質文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件，數(shù)碼影像是通過數(shù)碼相機和光磁轉換實現(xiàn)對影像的高清晰處理，其共同的特點都是以計算機進行識別、存儲和管理的電子文件。實行檔案信息數(shù)字化后，可通過計算機進行智能化檢索，檢索速度快、范圍廣，這就從根本上解決了紙質檔案給庫容帶來的壓力，克服了檔案管理過程中的諸多矛盾。特別是縮微技術、數(shù)碼技術與計算機的結合應用，對檔案管理中的照片、圖片出現(xiàn)的退色、滲化和消褪，能有效地進行技術處理，使原始面貌還原，有利于影像長期保存和準確復制，有利于計算機查閱照片案卷。圖文并茂，聲像俱全，這是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。

三、檔案管理將實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡化

當今社會是一個信息社會，計算機技術和網(wǎng)絡技術的普及應用，使地球變得越來越小，信息空間越來越大，沒有“國界”，沒有距離，“足不出戶知大小”已成為現(xiàn)實。這不僅提高了整個社會的辦事效率，而且也密切了整個社會的聯(lián)系。這就為實現(xiàn)檔案管理信息化、網(wǎng)絡化提供了客觀的條件。目前，從中央到地方，從機關到企業(yè)已普遍建立了計算機局域網(wǎng)，其中，為了加強文件資料的保密，有些部門規(guī)定不準接入互聯(lián)網(wǎng)，有的甚至是單機操作，與網(wǎng)絡實行物理隔離。但隨著計算機技術和網(wǎng)絡技術的發(fā)展，如密碼技術的深化、語音識別、指紋識別技術的應用，將使文件資料的安全保密性大大提高。而對電子文件資料真?zhèn)蔚淖R別，也隨著電子文件簽署技術的應用，給收文部門和單位建立了信任。這一技術的發(fā)展應用，為檔案管理過程中對電子文件真實性、可靠性的認定提供了技術保證。網(wǎng)絡傳輸作為一種信息傳播方式具有無比的優(yōu)越性。一是傳播速度快，二是傳播范圍廣，三是傳播不走樣，四是傳播成本低，這已被全世界廣泛認同。檔案管理也必將隨著這一技術的發(fā)展而發(fā)展。因此，檔案管理實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡化的目標已為期不遠。

四、檔案管理將實現(xiàn)多元化、智能化

隨著新技術的發(fā)展，檔案資源的載體已呈現(xiàn)多樣化，除傳統(tǒng)的紙質、圖片、膠卷等載體外，已出現(xiàn)了光盤、磁盤等為載體的電子文件和數(shù)碼音像制品。多種檔案載體并存必然使檔案館藏多元化，傳統(tǒng)的檔案管理模式和檢索方式已不能適應形勢發(fā)展的要求，因此，檔案管理設備必須首先實現(xiàn)現(xiàn)代化。計算機技術特別是未來語音識別技術的開發(fā)與應用，將使檔案的管理模式實現(xiàn)自動化、智能化。在新的管理模式下，將實現(xiàn)文檔一體化，所有的檔案信息都會被計算機自動接收，并按照設定的程序自動地進行分類歸檔。實現(xiàn)檔案管理自動化、智能化，不僅使傳統(tǒng)的靠手工整理、靠體力搬運、靠翻卷查閱的檔案管理模式成為歷史，使廣大檔案工作者從大量繁雜的腦力和體力勞動中徹底解脫出來，而且能有效地發(fā)揮檔案信息服務社會的功能，展現(xiàn)檔案的自身價值，提高檔案工作者的社會地位。

五、檔案管理將實現(xiàn)社會化、市場化

其一，檔案資源實行市場化管理，有利于檔案“共存共享”的實現(xiàn)。檔案資料是社會發(fā)展的“記錄儀”，有著“鑒往知來”、服務當代、惠及后世的重要價值，是不能再生的信息資源。實行檔案資源市場化管理，能有效地增強人們保護檔案的意識，完善檔案共享機制，實現(xiàn)檔案的真正價值。其二，檔案資源實行市場化管理，有利于檔案的開發(fā)利用。檔案信息資源是反映歷史的一面“鏡子”，其有效地開發(fā)利用，有助于人們“鑒古知今”。其三，檔案資源實行市場化管理，有利于檔案事業(yè)的健康發(fā)展。一方面檔案數(shù)據(jù)庫需得到社會的支持，將社會各行各業(yè)的檔案信息匯攏起來，不斷充實和豐富庫存資源；另一方面，社會各界也需要得到檔案數(shù)據(jù)庫的支持，為其提供方方面面原始的詳實資料。二者的相互依賴的關系，為檔案資源實行市場化管理提供了客觀條件，可以為解決檔案經(jīng)費不足的困難開拓出一條新路。

總之，隨著現(xiàn)代科學技術的進步，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化已是必然的發(fā)展趨勢。因此，每一位檔案工作者都要有緊迫感，努力學習和掌握現(xiàn)代科學知識，把檔案管理提升到一個全新的水平。