試論電力企業(yè)強化電子檔案的必要性

劉霞

國網(wǎng)黑龍江省電力科學(xué)研究院，黑龍江哈爾濱 150000

隨著信息技術(shù)迅猛發(fā)展，電力企業(yè)檔案種類越來越多、越來越復(fù)雜，實體檔案和電子檔案的內(nèi)容幾乎涉及各行各業(yè)所有的檔案信息。與此同時，隨著電力企業(yè)信息化建設(shè)的不斷深入，企業(yè)管理模式逐漸由扁平化向立體化轉(zhuǎn)變。因此，電子檔案以現(xiàn)代化庫房硬件設(shè)備為基礎(chǔ)，結(jié)合物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等先進(jìn)技術(shù)，構(gòu)建虛擬庫房展示、實體檔案智能管理、庫房環(huán)境智能管理、庫房管控中心等系統(tǒng)應(yīng)用，打造出智慧型電子檔案系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)管理模式創(chuàng)新，推動檔案管理工作智能化轉(zhuǎn)型。

1 檔案電子化實用功能逐步顯現(xiàn)提升檔案歸檔時效

電子檔案體系對實體檔案進(jìn)行數(shù)字化建模，通過多種圖形方式展示檔案實體在庫房中的存位及飽和度情況，基于檔案RFID或二維碼實現(xiàn)實體檔案智能上架和下架。電子檔案基于物聯(lián)網(wǎng)RFID技術(shù)，結(jié)合檔案盤點車，實現(xiàn)實體檔案智能盤點，提升盤點效率、減輕盤點工作量。

電子檔案可以實現(xiàn)庫房智能安全管理，檔案庫房應(yīng)用于人臉識別、人員入侵檢測、視頻智能監(jiān)控等構(gòu)建電子檔案安全體系，保障實體檔案安全。實施檔案電子化，可以使檔案庫房環(huán)境智能管控，與庫房智能環(huán)境設(shè)備集成，電子化檔案實現(xiàn)了智能庫房管控，即通過高清智能大屏可視化展示檔案管理工作成效，作為向上級領(lǐng)導(dǎo)和來館參觀人員展示的窗口。

電力企業(yè)建立電子檔案體系后，就可以通過平板電腦、手機、定制終端等移動終端設(shè)備，構(gòu)建智能庫房管控移動應(yīng)用，實現(xiàn)庫房情況隨時隨地實施掌握和了解。并通過采用“平臺+插件”的方式，研發(fā)出電子檔案管理系統(tǒng)。電子檔案系統(tǒng)包含檔案管理（文檔、財檔、科檔、聲像、實物），案卷管理、審核管理、檔案查詢、借閱管理和銷毀管理等功能，協(xié)助企業(yè)完成檔案的收集、歸檔、利用等管理工作。其中通過對歷史數(shù)據(jù)整合的功能，可幫助企業(yè)實現(xiàn)歷史數(shù)據(jù)的快速查詢。

2 建立綜合性檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案全生命周期管理

企業(yè)各個業(yè)務(wù)部門都會產(chǎn)生不同的檔案信息，如果沒有流程化的管理模式，檔案工作就會寸步難行。不僅能夠為企業(yè)的財務(wù)管理、生產(chǎn)、經(jīng)營、科研等工作提供門類齊全、形式多樣、內(nèi)容真實的檔案信息服務(wù)，同時為檔案信息化的持續(xù)發(fā)展打下基礎(chǔ)，使檔案信息化與企業(yè)信息化、企業(yè)各項工作的發(fā)展要求相適應(yīng)。

建立電子檔案體系，可以提升檢索速度，打造一體化的應(yīng)用檢索平臺。當(dāng)前，電力企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作時，不同時期海量的信息化數(shù)據(jù)存儲在不同的平臺之上，實現(xiàn)一體化的應(yīng)用檢索。尤其針對企業(yè)至關(guān)重要的財務(wù)信息檔案，通過標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換平臺將不同平臺上的財務(wù)歷史數(shù)據(jù)整合為統(tǒng)一的電子會計檔案數(shù)據(jù)，幫助企業(yè)實現(xiàn)異構(gòu)財務(wù)數(shù)據(jù)整合管理，有效降低財務(wù)歷史數(shù)據(jù)管理成本。

電子檔案可控靈活授權(quán)，強化檔案安全性能保護重要信息。電子檔案管理系統(tǒng)在安全存儲的基礎(chǔ)上結(jié)合智能化的檔案管理設(shè)備實現(xiàn)高效的存檔和利用，并采用靈活的授權(quán)機制，為不同的職員授予不同的權(quán)限，保證到位且不越位。同時，提供系統(tǒng)安全等級設(shè)置，通過選擇密碼安全等級，實現(xiàn)不同等級的安全控制，有效地保障電子檔案的安全。

3 結(jié)語

綜上所述，電力企業(yè)建立電子檔案管理系統(tǒng)后，可以實現(xiàn)統(tǒng)一文件標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)非結(jié)構(gòu)化文檔的收集、識別、查詢和存儲，從而實現(xiàn)了對非結(jié)構(gòu)化檔案的規(guī)范管理和高效利用。電子檔案可以實現(xiàn)企業(yè)數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換，解決不同軟件平臺產(chǎn)生的信息化歷史數(shù)據(jù)利用困難，解決不同時期信息化歷史數(shù)據(jù)維護困難。創(chuàng)建電子檔案，可以實現(xiàn)管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，并將各種信息化平臺上的歷史數(shù)據(jù)整合為統(tǒng)一的電子檔案數(shù)據(jù)，具有跨信息化平臺的數(shù)據(jù)整合與高效數(shù)據(jù)兼容的特點，幫助電力企業(yè)實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)整合管理，有效降低企業(yè)歷史數(shù)據(jù)的管理成本。