大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校數(shù)字檔案資源管理★

羅艷麗

（嶺南師范學(xué)院檔案館 廣東湛江 524048）

各種新型概念在社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)程中開始興起，并逐漸成為時(shí)代發(fā)展的代名詞，對(duì)當(dāng)前較為盛行的大數(shù)據(jù)概念而言，其能夠幫助各種管理活動(dòng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行更加高效的管理。對(duì)于高校的檔案管理工作而言，管理人員也開始積極地構(gòu)建數(shù)字化檔案，并重視對(duì)數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行高效處理。在數(shù)據(jù)規(guī)模不斷加大的社會(huì)發(fā)展背景下，高校數(shù)字檔案資源管理工作面臨的局勢(shì)更加嚴(yán)峻，此時(shí)，需要管理人員積極的應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，創(chuàng)新管理方式，提升高校數(shù)字檔案資源管理成效。

一、高?；诖髷?shù)據(jù)環(huán)境進(jìn)行數(shù)字化檔案資源管理的重要價(jià)值

在高校數(shù)字檔案管理過(guò)程中，數(shù)字化這一特征主要體現(xiàn)在計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用上，而大數(shù)據(jù)技術(shù)作為關(guān)鍵技術(shù)之一，與高校數(shù)字化檔案資源管理之間有著直接的聯(lián)系。在高校數(shù)字檔案資源管理過(guò)程中，面對(duì)不同的檔案資源形式，管理人員要善于對(duì)其進(jìn)行轉(zhuǎn)化，將其轉(zhuǎn)化為能夠利用數(shù)字化表現(xiàn)的更加直觀的資源形式，即可以將文字、圖紙以及影響等信息進(jìn)行壓縮處理，將其存儲(chǔ)在光盤中。同時(shí)在互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)下，還可以借助信息交互軟件和終端設(shè)備等進(jìn)行信息傳遞，提高用戶查詢和獲取數(shù)據(jù)的效率。在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下，高校數(shù)字檔案資源信息的安全性更能夠得到保障，能夠提高管理規(guī)范性，并有效控制檔案原件丟失現(xiàn)象?；诖髷?shù)據(jù)的高校檔案管理模式是一種全新的管理模式，相較于傳統(tǒng)的管理模式，能夠顯著減少投入成本。而在建成數(shù)字化檔案之后，系統(tǒng)也會(huì)對(duì)檔案資源內(nèi)容進(jìn)行自動(dòng)化掃描和處理，并對(duì)數(shù)字化的資料進(jìn)行歸類，在計(jì)算機(jī)設(shè)備的支持下，將檔案數(shù)據(jù)錄入到學(xué)校數(shù)據(jù)庫(kù)中，便于用戶進(jìn)行快速搜索。在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下，高校數(shù)字檔案資源能夠?qū)崿F(xiàn)更有效的資源共享，并實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字檔案信息的開發(fā)與利用。通過(guò)應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，高校數(shù)字檔案資源管理工作的數(shù)據(jù)處理質(zhì)量會(huì)得到顯著提升。因?yàn)榇髷?shù)據(jù)技術(shù)本身就具有更高的精準(zhǔn)度，且在相應(yīng)的算法支持下，能夠規(guī)避人工計(jì)算的失誤。在高校數(shù)字檔案建設(shè)過(guò)程中，大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)作為核心技術(shù)而存在。

二、高校數(shù)字檔案資源管理的現(xiàn)存問(wèn)題分析

（一）數(shù)字資源較為匱乏

高校在進(jìn)行檔案管理時(shí)，傳統(tǒng)的管理模式還存在較多遺留，對(duì)于新型的管理工作是一種較大的阻礙。作為高校數(shù)字檔案資源的管理人員，應(yīng)該意識(shí)到當(dāng)前數(shù)字化檔案資源的匱乏問(wèn)題。雖然大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨，但是高校數(shù)字檔案資源管理人員還沒(méi)有做到對(duì)檔案數(shù)字資源的及時(shí)更新，導(dǎo)致當(dāng)前的高校檔案管理工作缺乏創(chuàng)新特征；且檔案管理內(nèi)容受限，數(shù)字資源開發(fā)與整合不到位，都是導(dǎo)致數(shù)字資源彰顯匱乏度的主要成因。

（二）信息資源過(guò)于分散

高校在對(duì)數(shù)字檔案資源進(jìn)行管理時(shí)，需要結(jié)合高校的檔案資源管理實(shí)況。而在具體的檔案管理過(guò)程中，高校檔案管理人員常面臨信息資源過(guò)于分散的問(wèn)題。大部分高校都沒(méi)有針對(duì)數(shù)字檔案資源管理制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)與具體管理細(xì)節(jié)要求，導(dǎo)致在信息資源整合過(guò)程中人員執(zhí)行不力，而在具體信息資源整合過(guò)程中，管理人員沒(méi)有針對(duì)數(shù)據(jù)類型差異采取針對(duì)性的整合措施，也會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)資源整合出現(xiàn)問(wèn)題，具體則表現(xiàn)為信息資源分散。

（三）數(shù)字資源開發(fā)利用不到位

對(duì)于高校數(shù)字檔案資源管理人員而言，在當(dāng)前的管理氛圍下，大部分管理人員都只是把做好數(shù)字資源的保存作為重點(diǎn)，對(duì)于數(shù)字資源的開發(fā)利用則缺乏重視。對(duì)于檔案資源而言，在進(jìn)行管理時(shí)，需要做好檔案保存管理，但是在當(dāng)前萬(wàn)物互聯(lián)時(shí)代，管理人員也要意識(shí)到檔案資源共享的重要性。僅僅將檔案管理工作局限在資源歸檔、館藏等方面，將會(huì)導(dǎo)致高校數(shù)字檔案資源的服務(wù)水平低下，也就無(wú)法進(jìn)一步創(chuàng)造社會(huì)價(jià)值。

（四）管理人員素質(zhì)需提升

在高校數(shù)字檔案資源管理過(guò)程中，管理人員的能力成為決定管理成效的關(guān)鍵。在當(dāng)前大部分高校中的檔案管理人員隊(duì)伍中，都表現(xiàn)出專業(yè)管理人才匱乏的局面。大部分管理人員對(duì)于信息技術(shù)的掌握程度不夠，且部分高校會(huì)任用退居二線的管理人員，大部分管理人員都只能進(jìn)行簡(jiǎn)單的整理工作。對(duì)于管理人員而言，還存在數(shù)字檔案資源管理意識(shí)低下的問(wèn)題，這些都是高校數(shù)字檔案資源管理過(guò)程中的人才困境。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校數(shù)字檔案資源管理的有效路徑

（一）擴(kuò)大數(shù)據(jù)容量

大數(shù)據(jù)時(shí)代的核心即數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)即資源。高校數(shù)字檔案資源管理人員應(yīng)更新資源觀念，提高對(duì)數(shù)據(jù)積累與應(yīng)用的重視程度。在此前提下，高校數(shù)據(jù)檔案資源管理人員要積極地進(jìn)行數(shù)據(jù)資源建設(shè)，以擴(kuò)充數(shù)據(jù)容量為目的，增加數(shù)字檔案資源庫(kù)存。我國(guó)大部分高校對(duì)數(shù)字檔案資源的管理還處在初步探索階段，由于缺乏管理規(guī)范性文件，管理活動(dòng)較為隨意，數(shù)字資源不足也導(dǎo)致管理活動(dòng)無(wú)法獲得較高的成效。基于此，管理人員應(yīng)注重對(duì)數(shù)據(jù)容量的有效擴(kuò)充，拓寬數(shù)據(jù)獲取渠道，并善于對(duì)各個(gè)社交媒體平臺(tái)上的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行搜集，構(gòu)建容量更多的數(shù)字檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)。在對(duì)高校數(shù)字檔案資源容量進(jìn)行擴(kuò)充時(shí)，管理人員需要把握以下兩種途徑：一是加強(qiáng)征集電子檔案。在計(jì)算機(jī)技術(shù)與物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)支持下，高校逐漸朝著自動(dòng)化辦公的方向發(fā)展，由此產(chǎn)生了大量的電子文件，對(duì)該類文檔進(jìn)行管理時(shí)，則要進(jìn)行電子歸檔。因而，高校數(shù)字檔案資源管理人員要認(rèn)清這一趨勢(shì)，加強(qiáng)各個(gè)部門之間的工作協(xié)調(diào)，對(duì)于工作過(guò)程中形成的電子文件要進(jìn)行流程化的網(wǎng)絡(luò)移交，至于高校檔案館則要建立專門的電子檔案庫(kù)；二是要建立各項(xiàng)數(shù)字檔案信息資源的專題數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)高校檔案資源進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，要求建設(shè)人員建立專題數(shù)據(jù)庫(kù)，應(yīng)圍繞檔案全文、檔案目錄、光盤數(shù)據(jù)以及多媒體數(shù)據(jù)等建立專題數(shù)據(jù)庫(kù)。

（二）整合數(shù)據(jù)資源

高校在對(duì)檔案資源進(jìn)行管理時(shí)，需要構(gòu)建全面的檔案資源管理體系，以支撐每一個(gè)檔案管理環(huán)節(jié)的高效開展。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高校數(shù)字檔案資源管理工作仍然要遵循這一要義。實(shí)現(xiàn)這一目的的前提是對(duì)數(shù)據(jù)資源進(jìn)行有效的整合，工作人員要在實(shí)際的數(shù)字檔案資源管理中關(guān)注數(shù)據(jù)資源的整合。數(shù)據(jù)資源整合不僅僅是對(duì)數(shù)據(jù)的簡(jiǎn)單整合，還需要對(duì)檔案內(nèi)部結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，形成更加科學(xué)的檔案資源格局。

在具體的數(shù)據(jù)資源整合過(guò)程中，整合人員首先要統(tǒng)一數(shù)字化資源整合標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)代化的信息資源整合方式能夠打破傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中的信息孤島，在建立標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)具體創(chuàng)建元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)交換格式與音頻檔案管理規(guī)范條件等?；跀?shù)據(jù)資源整合可以構(gòu)建共享數(shù)據(jù)資源庫(kù)，檔案資源整合是手段，檔案資源共享是目標(biāo)。在對(duì)數(shù)據(jù)資源進(jìn)行整合時(shí)，數(shù)據(jù)處理人員應(yīng)借助各種先進(jìn)的數(shù)據(jù)處理手段，實(shí)現(xiàn)高效率的數(shù)據(jù)整合，以滿足高校數(shù)字檔案資源的社會(huì)服務(wù)要求。

（三）重視開發(fā)利用

在高校檔案管理工作中，自管理人員具備數(shù)字化意識(shí)起，就在不斷地對(duì)管理體系進(jìn)行構(gòu)建與完善，以此督促管理人員積極應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案建設(shè)。作為檔案管理人員，則要具備較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，要明白在高校發(fā)展進(jìn)程中，檔案始終擔(dān)任著重要角色，只有保存與利用好檔案資源，高校才能獲得更加穩(wěn)固的發(fā)展根基。對(duì)高校數(shù)字檔案資源進(jìn)行開發(fā)利用的前提就是對(duì)檔案資源進(jìn)行全面的建設(shè)，要善于通過(guò)科學(xué)的手段對(duì)館藏資源進(jìn)行利用，可以將其轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)資源，使其能夠發(fā)揮出在大數(shù)據(jù)時(shí)代的服務(wù)價(jià)值。其次，要想對(duì)高校數(shù)字檔案資源進(jìn)行開發(fā)與應(yīng)用，還需要管理人員構(gòu)建統(tǒng)一的數(shù)字管理標(biāo)準(zhǔn)。資源整合是對(duì)資源進(jìn)行高效利用的重要前提，管理人員需要從多個(gè)角度對(duì)資源進(jìn)行搜集與整合。在具體的檔案資源開發(fā)與應(yīng)用過(guò)程中，需要管理人員對(duì)數(shù)據(jù)資源進(jìn)行深度的挖掘，以發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)的潛在價(jià)值。基于此，才能真正地對(duì)數(shù)據(jù)資源進(jìn)行更深層次的應(yīng)用。在進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘時(shí)，則需要數(shù)據(jù)處理人員采用先進(jìn)的數(shù)據(jù)挖掘與分析技術(shù)。在這個(gè)過(guò)程中會(huì)涉及到相關(guān)的算法，數(shù)據(jù)處理人員要根據(jù)數(shù)據(jù)算法步驟與要求對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，可以在高校數(shù)字檔案資源管理平臺(tái)中設(shè)置數(shù)據(jù)深度挖掘模塊，作為數(shù)據(jù)處理人員，則要具備較高的數(shù)據(jù)敏感度，對(duì)具有隱藏價(jià)值的數(shù)據(jù)要做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)，避免造成不必要的損失。對(duì)于檔案資源的進(jìn)一步開發(fā)和利用而言，高校數(shù)字檔案管理人員要注重對(duì)未來(lái)的大數(shù)據(jù)發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行把握，要制定檔案數(shù)據(jù)的大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略，追求大數(shù)據(jù)的發(fā)展創(chuàng)新，在此背景下，對(duì)高校數(shù)字檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化。在整個(gè)檔案數(shù)據(jù)資源的應(yīng)用過(guò)程中，最需要關(guān)注的是數(shù)據(jù)共享。數(shù)據(jù)共享是進(jìn)行數(shù)據(jù)高效開發(fā)與應(yīng)用的基本前提。當(dāng)前，已經(jīng)有越來(lái)越多的國(guó)家開始關(guān)注大數(shù)據(jù)的重要價(jià)值，并將其上升到國(guó)家戰(zhàn)略層面。因而高校在對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行構(gòu)建時(shí)，也要具備國(guó)際化視野。高校作為人才的培養(yǎng)基地，要善于利用自身優(yōu)勢(shì)，整合多種資源，對(duì)高校檔案進(jìn)行更高水準(zhǔn)的數(shù)字化建設(shè)，以彰顯大數(shù)據(jù)時(shí)代的巨大發(fā)展價(jià)值。

（四）提高人員素質(zhì)

針對(duì)高校數(shù)字檔案資源管理工作，各個(gè)高校應(yīng)不斷提高管理人員素質(zhì)。在人才隊(duì)伍建設(shè)方面，高校管理部門要建立檔案管理專業(yè)人才的引進(jìn)制度和人才培訓(xùn)制度。在引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才時(shí)，要拓寬人才引進(jìn)渠道，同時(shí)校方可以進(jìn)行自主培養(yǎng)，對(duì)現(xiàn)有的數(shù)字檔案資源管理人才隊(duì)伍進(jìn)行優(yōu)化，提升隊(duì)伍整體素質(zhì)水平。在培養(yǎng)人才的過(guò)程中，高校還要關(guān)注用戶的具體需求，以此豐富管理人員的理論知識(shí)與實(shí)踐技能。而在具體的高校數(shù)字檔案資源管理工作中，高校也可以通過(guò)與外界的合作來(lái)實(shí)現(xiàn)人才的共同培養(yǎng)，如地方檔案館可以提供人才進(jìn)行高校數(shù)字檔案管理工作扶持，定期召開數(shù)字化檔案管理工作交流會(huì)等，可以顯著提升管理人員的工作能力。

四、結(jié)語(yǔ)

從大數(shù)據(jù)時(shí)代出發(fā)對(duì)高校數(shù)字檔案資源管理進(jìn)行研究，需要研究人員立足于大數(shù)據(jù)與數(shù)字檔案的結(jié)合點(diǎn)。高校的檔案管理人員則要了解在大數(shù)據(jù)環(huán)境下進(jìn)行數(shù)字檔案管理的必要性，結(jié)合實(shí)際情況分析高校數(shù)字檔案資源管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，分析問(wèn)題成因，找到問(wèn)題突破點(diǎn)。在具體的高校數(shù)字檔案資源管理過(guò)程中，管理人員要把握四個(gè)維度，即擴(kuò)大數(shù)據(jù)容量、整合數(shù)據(jù)資源、重視開發(fā)利用和提高人員素質(zhì)，四位一體，確保高效檔案管理工作能夠跟上現(xiàn)代化建設(shè)與互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的發(fā)展步伐。