數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)功能評價指標(biāo)解析★

歐陽慧芳

（華南理工大學(xué)檔案館 廣東廣州 510641）

依據(jù)國家檔案局《數(shù)字檔案室建設(shè)評價辦法》（檔辦發(fā)[2016]3號）（以下簡稱《評價辦法》）中有關(guān)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的評價指標(biāo)和細(xì)則，作為全國數(shù)字檔案室試點(diǎn)建設(shè)單位之一的華南理工大學(xué)檔案館在近兩年來的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)過程中傾注了大量心血，對于《評價辦法》中所規(guī)定的各項(xiàng)評價細(xì)則進(jìn)行了大量的語義解讀和分析判斷的工作，因?yàn)檩^之從前而言，評價指標(biāo)中對檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)規(guī)定了很多新的功能點(diǎn)，是之前未曾要求和具備的，故此關(guān)于如何準(zhǔn)確理解其含義進(jìn)而在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)這些功能，并無現(xiàn)成的做法和經(jīng)驗(yàn)可以借鑒，很大程度上需要自行摸索與探討，從而加大了開發(fā)的難度。

一、關(guān)于數(shù)字檔案室試點(diǎn)建設(shè)

數(shù)字檔案室試點(diǎn)建設(shè)工作是國家檔案局為深入貫徹中共中央辦公廳、國務(wù)院《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》，于2015年10月在全國范圍內(nèi)開展的一項(xiàng)檔案信息化建設(shè)工程。經(jīng)自主申報、廣東省檔案局推薦、國家檔案局審核，筆者所在的華南理工大學(xué)檔案館成功獲批第一批數(shù)字檔案室建設(shè)試點(diǎn)單位，是全國81家獲批單位之一，也是其中僅有的6家高校檔案館之一。那么，關(guān)于數(shù)字檔案室建設(shè)的總體方案建立了，試點(diǎn)單位也確定了，如何將建設(shè)理念和構(gòu)想落地為實(shí)際可操作的具體要求和做法，而非僅僅停留在概念層面？為此，2016年底，為加強(qiáng)數(shù)字檔案室的科學(xué)建設(shè)與管理，國家檔案局出臺了《數(shù)字檔案室建設(shè)評價辦法》，從組織建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、保障系統(tǒng)建設(shè)等方面逐一明確具體要求，以列表形式條分縷析地詳細(xì)規(guī)定了每一項(xiàng)評價指標(biāo)和細(xì)則及評分標(biāo)準(zhǔn)。國家數(shù)字檔案室試點(diǎn)建設(shè)可以說是一項(xiàng)浩大的工程，涉及方方面面，且很多都屬于開創(chuàng)性工作，尤其是在應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)方面，按照國家檔案局《數(shù)字檔案室建設(shè)評價辦法》中的指標(biāo)要求，較之先前在用的檔案管理系統(tǒng)，在更多細(xì)節(jié)方面作了標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范。

二、華南理工大學(xué)大學(xué)檔案館應(yīng)用系統(tǒng)概況

華南理工大學(xué)檔案館自2004年起一直使用世紀(jì)科怡檔案管理系統(tǒng)，經(jīng)多年的發(fā)展完善，各項(xiàng)功能可較好地滿足檔案基本業(yè)務(wù)的需要，但試點(diǎn)建設(shè)工作啟動之后，經(jīng)仔細(xì)對照評價指南和《評價辦法》中的各項(xiàng)指標(biāo)和細(xì)則，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)在諸多方面都不達(dá)標(biāo)。經(jīng)廣泛調(diào)研、綜合考慮和權(quán)衡，2016年底，為建設(shè)一個符合國家標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，加之原有系統(tǒng)已難以適應(yīng)迅猛發(fā)展的檔案信息化建設(shè)要求，系統(tǒng)開發(fā)商技術(shù)力量有限等諸多因素，我館決定忍痛舍棄原有的科怡系統(tǒng)，重新開發(fā)建設(shè)新系統(tǒng)。

在數(shù)字檔案室建設(shè)評價指標(biāo)中，應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)占30分（另有組織建設(shè)5分、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)15分、數(shù)字檔案資源建設(shè)35分、保障體系建設(shè)15分）。要想得滿分30分，則全新建設(shè)的應(yīng)用系統(tǒng)必須完全符合《評價辦法》中的各項(xiàng)規(guī)范。在開發(fā)建設(shè)過程中，關(guān)于系統(tǒng)各項(xiàng)功能點(diǎn)的相關(guān)問題值得深入探討。

三、數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)功能評價指標(biāo)解析

國家檔案局《數(shù)字檔案室建設(shè)評價辦法》中對應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要從系統(tǒng)的電子文件歸檔功能、配置信息管理、接收采集功能、分類編目功能、檢索利用功能、鑒定統(tǒng)計功能、監(jiān)督指導(dǎo)功能、系統(tǒng)管理功能以及技術(shù)文檔管理、系統(tǒng)測評鑒定、技術(shù)指標(biāo)要求等幾大方面的功能作了明確要求，其中每一個方面都規(guī)定了具體的評價細(xì)則及評分標(biāo)準(zhǔn)。以下即選取了評價細(xì)則中對應(yīng)用系統(tǒng)的部分功能指標(biāo)的新規(guī)定和新要求進(jìn)行解析，以期幫助檔案同仁們準(zhǔn)確深入地理解評價指標(biāo)并在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)。

第一，在“業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔功能”方面，《評價辦法》中規(guī)定“業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)嵌電子文件分類方案、歸檔范圍與保管期限表，具備自動或半自動鑒定電子文件歸檔范圍、劃定保管期限和預(yù)歸檔功能，能夠完成格式轉(zhuǎn)換等基本整理”[1]。電子文件的管理可參照實(shí)體檔案管理方式，因而對于其分類方案及歸檔范圍和保管期限表，我們是在原有的華南理工大學(xué)（實(shí)體）檔案分類方案的基礎(chǔ)上結(jié)合新情況和新問題做了全面修訂完成的。高校檔案有13個門類，涉及教學(xué)科研與管理等各項(xiàng)工作中形成的大量具有保存價值的檔案，尤其是在電子文件大量產(chǎn)生的當(dāng)下，各項(xiàng)工作規(guī)范也需要根據(jù)新情況作出相應(yīng)調(diào)整?！熬邆渥詣踊虬胱詣予b定電子文件歸檔范圍，劃定保管期限”，這可分兩種情況，一種是對于有固定明確的發(fā)文字號的學(xué)校發(fā)文（包括從OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)和非OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的發(fā)文），因其發(fā)文字號具有唯一性，只要給每一個發(fā)文字號對應(yīng)設(shè)置一個固定的實(shí)體分類號，規(guī)定其保管期限，并且在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中將這一系列對應(yīng)關(guān)系按照要求匹配好，就完全可以實(shí)現(xiàn)自動鑒定這部分電子文件的歸檔范圍和保管期限這一功能。如：發(fā)文代字“華南工發(fā)”，我們?yōu)槠浞峙涞膶?shí)體分類號為：XZ1113，保管期限是永久。根據(jù)系統(tǒng)設(shè)置好的對應(yīng)關(guān)系，只要二級單位的兼職檔案員在預(yù)歸檔平臺錄入“華南工發(fā)”這一發(fā)文代字，系統(tǒng)就會自動為其匹配實(shí)體分類號“XZ1113”，然后將同一年度這一發(fā)文代字的所有文件按照文件編號的順序進(jìn)行排列，根據(jù)“歸檔年度—實(shí)體分類號—案卷號—件號”的格式逐一自動編制檔號、劃定保管期限。第二種情況是，針對無發(fā)文代字和文件編號的其它各類檔案材料，比如各單位工作計劃、報告、總結(jié)、簡報、報表、規(guī)章制度、基建圖紙、招標(biāo)、審計等材料、各類出版物、名冊、學(xué)生學(xué)籍、實(shí)物、照片、音視頻等等各類有保存價值的檔案，這類檔案不能通過文號這個唯一標(biāo)識匹配實(shí)體分類號和檔號，只能通過內(nèi)嵌于系統(tǒng)的檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限表來實(shí)現(xiàn)半自動鑒定。

第二，在“檔案門類管理”方面，其中最基本的要求“系統(tǒng)應(yīng)具有多門類檔案管理功能，檔案門類劃分合理，應(yīng)用軟件界面檔案門類樹羅列準(zhǔn)確”[1]，這對于一般檔案管理系統(tǒng)而言，普遍都是滿足的?！对u價辦法》中特別提到的“系統(tǒng)應(yīng)具備文書、音像（照片、錄音、錄像）、科技等檔案門類管理”，就本校來說，我們依據(jù)的是DA/T 10-1994《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》，其中就將館藏檔案分為包括文書、聲像、科研等在內(nèi)的13個檔案門類。此外，對于《評價辦法》中“新增電子檔案門類和實(shí)體檔案門類應(yīng)具備電子文件、元數(shù)據(jù)和目錄信息的接收采集、分類編目、檢索利用、鑒定處置、統(tǒng)計打印等功能”[1]，需要特別提出的是對于元數(shù)據(jù)的采集，這在以往的高校檔案管理系統(tǒng)中幾乎都是不具備的（當(dāng)然不僅是高校，相信其他行業(yè)的檔案管理系統(tǒng)亦如此），需要全新定制與開發(fā)。元數(shù)據(jù)是指“描述數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)”，“是結(jié)構(gòu)化的或半結(jié)構(gòu)化的信息，是有關(guān)文件創(chuàng)建、登記、分類、利用、保存和處置的整個過程的信息”[2]。一般包括目錄元數(shù)據(jù)、電子檔案元數(shù)據(jù)、過程元數(shù)據(jù)等，《評價辦法》中規(guī)定系統(tǒng)在接收電子檔案的同時，應(yīng)能自動采集其元數(shù)據(jù)，以確保電子檔案信息完整。例如，接收一份數(shù)字化掃描過的文書電子檔案，其目錄元數(shù)據(jù)應(yīng)包括檔號、文件題名、文件編號、文件形成時間、責(zé)任者、保管期限等，其電子檔案元數(shù)據(jù)包括該份檔案的計算機(jī)文件名、原始電子文件名、計算機(jī)文件大小、頁數(shù)、原始格式、封裝格式、存放位置、服務(wù)器IP、電子文件來源、數(shù)字化時間、數(shù)字化授權(quán)信息、掃描色彩模式、掃描存儲路徑、掃描存儲名稱、掃描設(shè)備類型、掃描分辨率、掃描存儲格式、掃描設(shè)備制造商、數(shù)字化軟件生產(chǎn)商、數(shù)字化軟件版本、數(shù)字化成果移交信息、閱讀所需軟硬件條件等信息。又比如一張數(shù)碼電子照片，其元數(shù)據(jù)包括：照片拍攝時間、攝影者、照片說明、人物、攝影地點(diǎn)等基本的目錄元數(shù)據(jù)，還應(yīng)包括相機(jī)數(shù)據(jù)如品牌、生產(chǎn)商、型號等，以及攝影參數(shù)如快門速度、光圈數(shù)、焦距等。除此之外，還有歸檔過程元數(shù)據(jù)，如檔案移交人、移交時間、審核人、審核時間、不規(guī)范檔案被駁回時間，等等，這些過程元數(shù)據(jù)可在操作日志中呈現(xiàn)。如此，所接收的方可算是一份元數(shù)據(jù)較為完整的電子文件。

第三，在“配置信息管理”方面，《評價辦法》中規(guī)定業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)“具備建立、管理本單位檔案分類方案、保管期限處置表功能”[1]。這就需要將檔案分類方案和保管期限表及保管期限處置表內(nèi)置于系統(tǒng)，對于保管到期的檔案進(jìn)行處置并提示。例如：有某一卷保管期限為10年的檔案，其檔案形成時間為2010年10月20日，保管期限為10年，那么到了2020年10月20日，系統(tǒng)就應(yīng)對該卷檔案進(jìn)行到期處置，根據(jù)預(yù)先在系統(tǒng)中設(shè)定好的處置命令，系統(tǒng)將在該卷檔案的處置欄內(nèi)作出判斷，提示“到期鑒定”，那么檔案工作人員一經(jīng)登陸即可看到這一提示信息，從而對保管到期的檔案進(jìn)行鑒定并作進(jìn)一步處理。對于永久保存的檔案，系統(tǒng)為其設(shè)定的處置意見即為“永久保存”。此外，在這一部分，《評價辦法》中還規(guī)定系統(tǒng)應(yīng)“具備各種門類電子檔案的元數(shù)據(jù)方案建立與管理功能和元數(shù)據(jù)值有效性驗(yàn)證設(shè)置功能”[1]，“也就是設(shè)置元數(shù)據(jù)值的合法閾值”[3]此處著重解析一下關(guān)于元數(shù)據(jù)值有效性驗(yàn)證設(shè)置的問題?？筛鶕?jù)實(shí)際需要對某些元數(shù)據(jù)值做出設(shè)定，比如，在教學(xué)類檔案和科研類檔案中，通常會有“身份證號”這一元數(shù)據(jù)，我們可將該字段設(shè)置為不超過18位的數(shù)值，一旦超過18位，系統(tǒng)將判斷其為無效數(shù)值；再如，可將“案卷題名”的字?jǐn)?shù)設(shè)為不超過255個字符，超過則無效；還有“郵箱”這一元數(shù)據(jù)，設(shè)定其必須帶有“@”這個符號，否則系統(tǒng)將予以提示，等等，諸如此類，均可根據(jù)實(shí)際情況在系統(tǒng)中進(jìn)行規(guī)則配置，一旦所導(dǎo)入或著錄的元數(shù)據(jù)值不符合系統(tǒng)預(yù)先設(shè)定的規(guī)則，即被判定為無效數(shù)值，并提示檔案人員對其作出處理。

第四，在“分類編目功能”方面，《評價辦法》中規(guī)定“數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)支持電子文件的分類、編目、命名和存儲，完成電子文件的歸檔保存”[1]，這些基本功能對于一般的檔案管理系統(tǒng)來說也都是具備的；同時規(guī)定“系統(tǒng)應(yīng)能夠按照分類方案、元數(shù)據(jù)方案對電子文件進(jìn)行分類和元數(shù)據(jù)自動采集”[1]，此處元數(shù)據(jù)方案應(yīng)根據(jù)各類檔案的特點(diǎn)分別建立。以高校檔案為例，館藏13大類檔案，各類檔案的目錄元數(shù)據(jù)和電子檔案元數(shù)據(jù)均不相同，應(yīng)根據(jù)各自的特點(diǎn)建立相應(yīng)的元數(shù)據(jù)方案。比如，科研專利的目錄元數(shù)據(jù)包括：專利名稱、國內(nèi)專利號、專利完成人、專利完成單位、授權(quán)日期等，而教學(xué)檔案中本科生學(xué)籍的目錄元數(shù)據(jù)則包括學(xué)院、年級、專業(yè)、班級、入學(xué)性質(zhì)、學(xué)生姓名、出生年月、民族、政治面貌、籍貫、高中畢業(yè)學(xué)校、生源地、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、家庭成員等。以上可見這兩類檔案的元數(shù)據(jù)幾乎是完全不同的。而每一大類檔案下還有很多小類，比如教學(xué)類檔案中，又分碩博士學(xué)位檔案、不同學(xué)歷層次的錄取名冊、畢業(yè)名冊、學(xué)籍表、成績單、招生簡章、畢業(yè)生就業(yè)方案、教學(xué)類文件、教材等等，每一小類的目錄元數(shù)據(jù)和電子檔案元數(shù)據(jù)也不盡相同，系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)各類檔案的元數(shù)據(jù)方案進(jìn)行分門別類自動采集及呈現(xiàn)，而不是籠而統(tǒng)之。

同時，《評價辦法》中還規(guī)定“系統(tǒng)應(yīng)具備對歸檔電子文件自動或手動進(jìn)行PDF或OFD格式版式文件轉(zhuǎn)換功能”[1]，這一功能也是傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)所不具備的，而是隨著信息時代的迅猛發(fā)展、電子檔案的海量產(chǎn)生而作出的新要求新規(guī)定。比如，若某二級單位兼職檔案員上傳了一份word版的工作總結(jié)，則根據(jù)預(yù)設(shè)的功能，系統(tǒng)可以將該份文件自動轉(zhuǎn)換成PDF格式，操作十分快捷方便。另外，《評價辦法》中關(guān)于“系統(tǒng)應(yīng)具備依據(jù)檔號等帶有語義信息的唯一標(biāo)識符自動、逐級建立并命名電子檔案內(nèi)容存儲文件夾功能，確保電子檔案存儲文件夾與元數(shù)據(jù)的唯一關(guān)聯(lián)”[1]這一功能，可以清晰準(zhǔn)確地呈現(xiàn)電子檔案存儲路徑。如一份科研專利檔案，其檔號為2019-ky1312-001，內(nèi)含3件卷內(nèi)文件即2019-ky1312-001-001、2019-ky1312-001-002、2019-ky1312-001-003，則依據(jù)檔號這一帶有語意信息的唯一標(biāo)識符，系統(tǒng)為其自動逐級建立文件夾，依次為2019、ky1312、001，將這一卷的3件電子檔案存儲于最內(nèi)一級文件夾內(nèi)，確保存儲文件夾與元數(shù)據(jù)的唯一關(guān)聯(lián)。

第五，在“鑒定統(tǒng)計功能”方面，規(guī)定“系統(tǒng)應(yīng)具備以自動觸發(fā)的方式提示處置任務(wù)功能”，“系統(tǒng)應(yīng)具備按工作流程開展處置鑒定、續(xù)存、銷毀、移交、開放鑒定工作功能”[1]。此處需要強(qiáng)調(diào)的一個是“自動觸發(fā)”，一個是對檔案的鑒定和處置要有完整的工作流程。系統(tǒng)應(yīng)對保管到期的檔案創(chuàng)建處置行為，到期提示處置，設(shè)置整個審核處置流程。要經(jīng)過完整的工作流程對處置行為進(jìn)行審批以后方可付諸最后實(shí)施。以財會憑證檔案到期銷毀鑒定流程為例，流程可配設(shè)為：保管期限到期的財會憑證檔案進(jìn)入待鑒定處置檔案列表（系統(tǒng)自動觸發(fā)）——檔案館財會檔案管理人員選定要進(jìn)行鑒定的檔案——申請到期鑒定（銷毀或續(xù)存）——檔案館館長初審——財務(wù)處處長審核——學(xué)校檔案管理委員會復(fù)審——主管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)終審——財會憑證檔案銷毀或續(xù)存、流程完畢?！跋到y(tǒng)進(jìn)行銷毀操作之后，應(yīng)能生成檔案銷毀工作報告，按規(guī)定格式形成檔案銷毀清冊，將檔案銷毀工作細(xì)節(jié)信息寫入電子檔案元數(shù)據(jù)，銷毀活動應(yīng)記錄在審計跟蹤日志中，檔案銷毀后，相應(yīng)的元數(shù)據(jù)和審計日志需要保留?！盵3]還有對檔案的開放鑒定和處置，系統(tǒng)同樣需要有一個經(jīng)各級審批的完整流程，一般是系統(tǒng)對到期的涉密或內(nèi)部文件以自動觸發(fā)的方式將其列入待鑒定檔案列表，其中絕密級保密期限為30年，機(jī)密級20年，秘密級10年，保密期限到期后根據(jù)實(shí)際需要，按照系統(tǒng)配設(shè)的完整審批流程做出解密、變更密級、延長保密期限或開放等處置決定。

第六，對于“監(jiān)督指導(dǎo)”功能方面，《評價辦法》中規(guī)定“系統(tǒng)應(yīng)具備對所屬單位、部門各門類文件材料歸檔和檔案整理齊全完整和規(guī)范性檢查，按照工作流程開展檔案檢查功能，系統(tǒng)應(yīng)具備檔案目錄、元數(shù)據(jù)項(xiàng)目規(guī)范性自動檢查功能，應(yīng)具備檔案內(nèi)容齊全性、準(zhǔn)確性檢查功能”[1]。概括來說，就是要有四性即真實(shí)性、完整性、可用性、安全性檢測功能。根據(jù)《電子檔案移交與接收辦法》（國檔局[2012]7號）、《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》等規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)要求，確定四性檢測內(nèi)容與方案。電子檔案的真實(shí)性是指電子檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)在電子文件歸檔和電子檔案管理過程的一致性，檢測內(nèi)容包括：目錄信息數(shù)據(jù)長度是否在定義的范圍內(nèi)，目錄信息數(shù)據(jù)格式是否為定義的類型，目錄信息中是否包含特殊字符，元數(shù)據(jù)中記錄的電子檔案格式是否與實(shí)際電子檔案格式一致；完整性是指電子檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)內(nèi)容、項(xiàng)目是否齊全完整，包括數(shù)據(jù)總量的完整性、目錄信息的完整性和電子檔案內(nèi)容的完整性等，檢測內(nèi)容包括：目錄信息必填項(xiàng)是否有值，檔號中的案卷（文件）序號是否有間斷，檔案目錄中標(biāo)注為有原文的記錄是否有相應(yīng)的電子檔案；可用性是指電子檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)，目錄數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)能夠長期保存，并被有效使用，檢測內(nèi)容包括：目錄數(shù)據(jù)是否可以被正常訪問，電子文件是否可以被正常打開，電子文件格式是否為長期可讀的格式（PDF）；安全性是指電子檔案具有安全保管和長期可用的環(huán)境，檢測內(nèi)容包括：著錄項(xiàng)目中的密級和控制標(biāo)識是否規(guī)范，電子檔案MD5值是否一致。

第七，在系統(tǒng)管理功能方面，“應(yīng)具備日志審計跟蹤功能，記錄、審計系統(tǒng)各類管理、操作行為；具備三員管理用戶組配置功能；具備功能權(quán)限與數(shù)據(jù)權(quán)限授權(quán)與關(guān)閉授權(quán)功能”[1]。著重強(qiáng)調(diào)一下三員管理用戶組配置功能。三員應(yīng)是指系統(tǒng)管理員、安全管理員、安全審計員。廢除原來的超級管理員，三員是三個角色，至少是三個人，每個角色也可以是多人。系統(tǒng)管理員實(shí)施授權(quán)，安全管理員審批權(quán)限，安全審計員監(jiān)督檢查審批授權(quán)的流程審批權(quán)限，三個角色各司其職，各盡其責(zé)，權(quán)限不可交叉，確保系統(tǒng)管理的安全、規(guī)范。

四、結(jié)語

根據(jù)國家檔案局2014年頒布的《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，對數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)功能的總體要求為：“應(yīng)基于開放檔案信息系統(tǒng)參考模型（ISO 14721-2012 Space data and information transfer systems-Open archival information system (OAIS)-Reference model）設(shè)計功能架構(gòu)，應(yīng)能集成管理各門類數(shù)字檔案資源，具備收集、元數(shù)據(jù)捕獲、登記、分類、編目、著錄、存儲、數(shù)字簽名、檢索、利用、鑒定、統(tǒng)計、處置、格式轉(zhuǎn)換、命名、移交、審計、備份、災(zāi)難恢復(fù)、用戶管理、權(quán)限管理等基本功能，為電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全提供首要保障，并達(dá)到靈活擴(kuò)展、簡單易用的基本要求?！盵4]

國家檔案局2016年底頒布的《數(shù)字檔案室建設(shè)評價辦法》就是在評價指南的基礎(chǔ)上對數(shù)字檔案室建設(shè)各項(xiàng)要求所作的進(jìn)一步細(xì)化、深入、規(guī)范工作，其中對應(yīng)用系統(tǒng)各項(xiàng)功能的評價指標(biāo)、評分標(biāo)準(zhǔn)和細(xì)則都制定得十分詳細(xì)，本文無法逐項(xiàng)解讀，只截取了其中部分功能評價指標(biāo)要求進(jìn)行解析，希望能為各單位尤其是高校檔案館在開發(fā)建設(shè)數(shù)字檔案室業(yè)務(wù)系統(tǒng)過程中提供借鑒和參考。

總的來說，數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)需“具備智能化、自動化‘收集、整理、保存、利用’檔案管理的‘升級’功能，才能充分彰顯數(shù)字檔案室的內(nèi)在價值和外在形象?！盵5]