大數(shù)據(jù)時(shí)代高校文書檔案電子化建設(shè)研究★

趙一榮 梁媚

（廣西藝術(shù)學(xué)院綜合檔案室 廣西南寧 530022）

高校是知識(shí)、人才、科技高度富集的教學(xué)與科研基地，高校文書檔案管理是教學(xué)、科研、管理活動(dòng)順利進(jìn)行的助推器，更是提高教學(xué)、科研、管理質(zhì)量，促進(jìn)其可持續(xù)發(fā)展的重要支撐[1]。高校文書檔案真實(shí)地記載了學(xué)校過往的發(fā)展思路和發(fā)展歷程，文書檔案作為高校成長的歷史記錄是必不可少的部分。大數(shù)據(jù)是信息技術(shù)發(fā)展到一定程度的必然產(chǎn)物，也是當(dāng)今行業(yè)發(fā)展和產(chǎn)業(yè)升級(jí)所無法回避的一種數(shù)據(jù)現(xiàn)象，大數(shù)據(jù)不僅引發(fā)了互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)和信息技術(shù)（IT）行業(yè)的技術(shù)革命，更對(duì)原有的管理理念和管理方式造成了一定程度的沖擊，其輻射范圍波及整個(gè)社會(huì)的各行各業(yè)，檔案管理領(lǐng)域也不例外[2]。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，文書檔案的生成和利用方式發(fā)生了巨大的變化，檔案的電子化已成為大勢(shì)所趨。檔案信息通過電子化轉(zhuǎn)化成電子資源保存在電子存儲(chǔ)介質(zhì)中，電子化的形式使得文書檔案的歸類、存儲(chǔ)、檢索、利用較之傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理更加便利，更符合大數(shù)據(jù)時(shí)代信息共享的要求。一流大學(xué)的建設(shè)需要學(xué)校適應(yīng)社會(huì)科技的發(fā)展需求，不斷改革創(chuàng)新，改變高校管理方式，提高辦公效率，而這些目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)離不開文書檔案的電子化建設(shè)。

一、高校文書檔案電子化的優(yōu)勢(shì)

（一）有利于提高歸檔效率

高校文書檔案的電子化建設(shè)，可以改變文書檔案歸檔的效率和時(shí)效，可實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)歸檔，極大提高歸檔的及時(shí)性和高效性。在傳統(tǒng)方式下，高校文書檔案歸檔是基于紙質(zhì)檔案管理的手工模式來實(shí)現(xiàn)的，文書檔案歸檔的時(shí)間往往是公文辦結(jié)完畢后的第二年，由于時(shí)間滯后，使得檔案資料的鑒定、整理和歸檔等要花費(fèi)大量時(shí)間。而大數(shù)據(jù)環(huán)境下，通過對(duì)檔案管理系統(tǒng)和辦公OA系統(tǒng)的整合對(duì)接，檔案管理員可以直接將辦公OA系統(tǒng)上已辦結(jié)完畢的電子公文導(dǎo)入到檔案數(shù)據(jù)庫，利用檔案綜合管理軟件完成電子檔案的鑒定、分類和歸檔，甚至還可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行自動(dòng)歸檔，縮短工作時(shí)間，提高工作質(zhì)量。同時(shí)紙質(zhì)文書檔案可根據(jù)各高校具體情況來分批收集歸檔，無需等到次年再統(tǒng)一整理歸檔。

（二）有利于深入開發(fā)利用

高校文書檔案傳統(tǒng)的手工查詢方式費(fèi)時(shí)費(fèi)力且查準(zhǔn)率、查全率不高。計(jì)算機(jī)普及之后，大部分高校也只是利用基礎(chǔ)檔案管理系統(tǒng)和EXECL等軟件建立的電子目錄來輔助管理文書檔案，雖然效率上有所提高，但是仍需翻閱檔案實(shí)體，檔案的查閱、利用仍然擺脫不了空間的限制，傳遞性差，利用效率低，無法充分發(fā)揮出文書檔案所具有的信息效益。而通過對(duì)文書檔案的電子化構(gòu)建，利用現(xiàn)代化檔案綜合管理系統(tǒng)依托大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)電子化文書資源進(jìn)行整合管理，突破原有檔案管理的局限性。同時(shí)利用校園網(wǎng)絡(luò)，打破時(shí)間空間的限制，提高信息獲取效率，實(shí)現(xiàn)學(xué)校文書檔案查詢和利用的便捷性。在學(xué)校內(nèi)部，根據(jù)不同部門、不同人員對(duì)文書檔案需要的不同，利用檔案管理系統(tǒng)對(duì)權(quán)限的控制，提供不同級(jí)別的差異化檔案資源利用服務(wù)，在保證信息安全的情況下，充分滿足學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、管理人員、專業(yè)教師、在校學(xué)生在內(nèi)的各類用戶提供文書檔案的檢索、查詢、調(diào)用、研究、存儲(chǔ)等需求，大大提高高校文書檔案的利用效率。同時(shí)，利用全文檢索和數(shù)據(jù)挖掘等大數(shù)據(jù)技術(shù)，充分挖掘檔案文件數(shù)據(jù)，尋找檔案內(nèi)在的邏輯聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)多角度的檔案信息查找，生成更具價(jià)值的二次信息以供高校利用[3]。

（三）有利于節(jié)約物理空間

按照高校檔案分類法的規(guī)定，傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案的保管期限分為永久、長期（30年）、短期（10年），所有紙質(zhì)文書檔案都要?dú)w檔存放，而隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，高校產(chǎn)生的文書檔案數(shù)量逐年增加，檔案銷毀的速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)趕不上檔案增長的速度，同時(shí)，很多高校沒有健全的檔案銷毀機(jī)制，導(dǎo)致過期檔案無法及時(shí)銷毀，使得庫房空間逐漸被填滿。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下積極推進(jìn)文書檔案電子化建設(shè)，電子檔案存儲(chǔ)在服務(wù)器、云盤、移動(dòng)硬盤等數(shù)據(jù)庫中，利用電子磁盤存儲(chǔ)檔案信息，體積小容量大，可以極大的節(jié)省庫房物理存儲(chǔ)空間。雖然目前還需要電子檔案和紙質(zhì)檔案并存，但是對(duì)于沒有永久保存價(jià)值的短期和長期文書檔案大可不必保存紙質(zhì)檔案，可只保存對(duì)應(yīng)的數(shù)字檔案，這樣既可以滿足師生對(duì)檔案利用的需要，又可以大大降低紙張的用量，節(jié)約大量的庫房空間，還可以減輕實(shí)體檔案工作的工作量。

二、高校文書檔案電子化建設(shè)的現(xiàn)狀和問題

（一）高校文書檔案歷史遺留問題

大數(shù)據(jù)時(shí)代，庫存檔案電子化是高校文書檔案電子化建設(shè)重要的一步，是建立檔案數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。在高校中存放著大量的紙質(zhì)文書檔案，要將這些紙質(zhì)檔案全部轉(zhuǎn)化成電子檔案，有很多困難。首先，由于很多庫存文書檔案年度久遠(yuǎn)，紙張陳舊，很容易在電子化的過程中受到損壞，不便于掃描歸檔。其次，由于時(shí)代限制，許多高校對(duì)檔案工作的不重視導(dǎo)致檔案管理人員配備不足、專業(yè)素質(zhì)不高，且人員變動(dòng)頻繁，檔案整理不規(guī)范、歸檔不系統(tǒng)，存在檔號(hào)編寫不統(tǒng)一，檔案目錄不齊全，文件缺失、部分陳舊檔案未歸檔等問題，這些問題都會(huì)造成檔案電子化混亂，電子檔案無法與紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)，系統(tǒng)掛接困難。這些問題給文書檔案的電子化工作造成了很多的困難。

（二）高?，F(xiàn)代化檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后

目前，很多高校檔案館（室）的基礎(chǔ)設(shè)備落后。首先，檔案庫房建設(shè)落后，不能滿足庫房現(xiàn)代化管理和電子文件及電子檔案管理的需要。辦公區(qū)劃分不明確，沒有做到三房分離，更沒有配備文書檔案電子化所需的檔案電子化用房。其次，檔案管理所需的硬件設(shè)備落后，只配備計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等簡單的辦公設(shè)備，缺少文書檔案電子化管理的相應(yīng)設(shè)備，比如具有全文識(shí)別功能的掃描儀，檔案專業(yè)刻錄設(shè)備，承載大規(guī)模數(shù)據(jù)庫的服務(wù)器等。最后，檔案管理軟件落后，功能單一。廣西目前很多高校使用的還是十幾年前檔案局開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)GD2000，該系統(tǒng)為單機(jī)版，功能單一，無法管理電子文件，也無法與OA系統(tǒng)對(duì)接實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)歸檔，更無法遠(yuǎn)程登錄，不能滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代文書檔案電子化管理的需要。

（三）高校文書檔案管理體制落后

首先，高校缺乏檔案電子化方面相關(guān)的規(guī)章制度。由于檔案電子化是大數(shù)據(jù)時(shí)代的新產(chǎn)物，所以很多高校都沒有制定檔案電子化建設(shè)相關(guān)的管理制度，導(dǎo)致文書檔案電子化建設(shè)無從下手，電子文件管理無章可循、無法可依，存在錯(cuò)存、漏存的現(xiàn)象。完善的檔案電子化建設(shè)制度是保障文書檔案電子化順利開展，電子檔案管理系統(tǒng)平穩(wěn)、健康運(yùn)作的必要條件。其次，高校檔案管理的落后理念，即重保管，輕利用，不符合大數(shù)據(jù)時(shí)代信息共享的時(shí)代要求，在挖掘檔案深層次信息以更好地服務(wù)于學(xué)校建設(shè)方面缺乏主動(dòng)性。最后，高校檔案管理員及檔案利用人員觀念陳舊，目前部分高校都普及使用了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，也進(jìn)行了一定程度的文書檔案電子化，雖然形式上都是電子化的文件，但是傳統(tǒng)思想觀念還是停留在舊的管理模式上，在查閱利用檔案時(shí)，依然習(xí)慣性地依賴于紙質(zhì)文件，使得電子化文書檔案無法充分發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)。

（四）高校檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理充分結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)，尤其是在檔案電子化建設(shè)的趨勢(shì)下，這就需要更多高素質(zhì)專業(yè)化人才來完成電子檔案的歸檔、管理和電子檔案管理系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫的維護(hù)工作。高校檔案管理員不僅要具備檔案管理、信息管理等相關(guān)知識(shí)，還要具有一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠熟練使用電子檔案管理系統(tǒng)等現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備。但是，當(dāng)前大部分高校檔案管理員的綜合素質(zhì)很難達(dá)到上述要求。首先，目前高校檔案管理人員年齡普遍較大，對(duì)新知識(shí)、新技術(shù)學(xué)習(xí)能力較弱，很難適應(yīng)電子化文書檔案的發(fā)展需要。其次，很多高校的檔案管理員雖然有豐富的檔案管理理論知識(shí)，但運(yùn)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化信息技術(shù)能力不高，更無法熟練掌握和運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)。因此無法通過大數(shù)據(jù)技術(shù)來對(duì)高校電子檔案信息進(jìn)行整合，使得高校在文書檔案電子化建設(shè)中對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用能力不足，從而無法滿足大數(shù)據(jù)環(huán)境下對(duì)文書檔案的電子化建設(shè)要求。

三、高校文書檔案電子化建設(shè)的方法與路徑

（一）加強(qiáng)高校文書檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

立足大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校傳統(tǒng)的文書檔案單一化管理凸顯滯后性，無法滿足新時(shí)期高校對(duì)檔案資源的需求。高校要推動(dòng)文書檔案的電子化建設(shè)，首先要按照檔案電子化要求，建設(shè)或配備能夠滿足庫房現(xiàn)代化管理、檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備[4]。建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫房，配備相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件、安全保障系統(tǒng)等檔案電子化所需的基礎(chǔ)設(shè)施，比如具有全文識(shí)別功能的掃描儀、檔案專用的刻錄機(jī)等。檔案部門應(yīng)當(dāng)配備獨(dú)立的專業(yè)服務(wù)器和專用的存儲(chǔ)設(shè)備[4]。其次，學(xué)校還要積極引進(jìn)先進(jìn)管理技術(shù)，如數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、云計(jì)算等，構(gòu)建高效的檔案檢索查詢系統(tǒng)，強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)的深層次處理，構(gòu)建功能強(qiáng)大的檔案管理系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)要能夠與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、校園網(wǎng)系統(tǒng)和企業(yè)微信平臺(tái)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)互聯(lián)互通、資源共享共用，全方位滿足不同用戶對(duì)檔案的需求，為師生提供高質(zhì)量的檔案信息資源。

（二）制定完善的文書檔案電子化制度

文書檔案電子化建設(shè)與管理比較復(fù)雜，和紙質(zhì)文書檔案的管理利用有著很大的不同，要保證文書檔案電子化建設(shè)有條不紊地開展，就需要建立一套統(tǒng)一的制度標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范。學(xué)校應(yīng)根據(jù)國家檔案局頒布的《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》以及《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，從實(shí)際出發(fā)全面制定落實(shí)文書檔案電子化相關(guān)的制度規(guī)范。首先，按照國家相關(guān)規(guī)定明確文書檔案電子化的相關(guān)技術(shù)規(guī)范，包括電子檔案歸檔格式、文書檔案電子化質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。其次，明確文書檔案業(yè)務(wù)流程管理規(guī)范，包括紙質(zhì)檔案電子化流程，電子文件從產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、收集、鑒定、分類、歸檔到存儲(chǔ)、查詢、傳輸、利用等方面都應(yīng)建立標(biāo)準(zhǔn)化的制度，明確在線歸檔和利用的流程，以此來逐漸推進(jìn)文書檔案管理的現(xiàn)代化，為學(xué)校文書檔案電子化建設(shè)管理工作提供有力的基礎(chǔ)保障。

（三）組建高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)

大數(shù)據(jù)背景下，文書檔案電子化建設(shè)是在改變傳統(tǒng)理念基礎(chǔ)上開展的創(chuàng)新性檔案工作，對(duì)管理檔案的人才隊(duì)伍建設(shè)提出了新的要求。文書檔案的電子化建設(shè)中需要既懂得專業(yè)檔案管理知識(shí)，又要有較強(qiáng)信息技能的綜合性檔案人才。在文書檔案電子化建設(shè)中，先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施是成功的基礎(chǔ)，完善的規(guī)章制度是成功的保障，而高素質(zhì)人才是成功之本。因此，組建一批高素質(zhì)的檔案管理人員才能滿足電子化檔案管理的需要。首先，高校在人才招聘和引進(jìn)中應(yīng)重點(diǎn)為檔案管理部門配備專門的網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)等方面的專業(yè)人才[5]。其次，高校應(yīng)該切實(shí)重視專（兼）職檔案員的教育與培訓(xùn)工作，尤其是側(cè)重學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、數(shù)據(jù)挖掘知識(shí)等大數(shù)據(jù)技術(shù)和最新檔案管理知識(shí)這三方面知識(shí)。積極組織檔案員參加相關(guān)培訓(xùn)，加強(qiáng)兄弟院校間的學(xué)習(xí)交流。同時(shí)，檔案從業(yè)人員也要自覺學(xué)習(xí)新的信息技術(shù)知識(shí)，通過不斷學(xué)習(xí)提升自己的綜合素質(zhì)。最后，改變“輕利用，重保管”的傳統(tǒng)檔案管理理念。如果檔案管理員一直堅(jiān)持固有的傳統(tǒng)檔案管理方式，而不與時(shí)俱進(jìn)，改變傳統(tǒng)管理觀念的話，即便配備了先進(jìn)的軟硬件設(shè)備，也不會(huì)完全將系統(tǒng)利用起來，會(huì)使檔案管理平臺(tái)成為一種擺設(shè)。檔案工作者必須更新自身的理念，充分認(rèn)識(shí)檔案電子化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)和必要性，積極學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)，改變自己的檔案管理方式，不斷提升自身的現(xiàn)代化檔案管理水平。

（四）做好庫存文書檔案的電子化工作

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，我國很多高校正在積極推進(jìn)檔案的電子化管理工作。高校文書檔案整體電子化建設(shè)，主要分為兩步走，第一步就是根據(jù)制定好的規(guī)章制度，利用最新的軟硬件設(shè)備對(duì)當(dāng)前新增的電子文書檔案和紙質(zhì)文書檔案進(jìn)行電子化管理。在這一階段要規(guī)范好電子文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)，解決好紙質(zhì)文書檔案和電子文書檔案的關(guān)系，既要保證文書檔案的完整性，又要避免返工。在當(dāng)前電子檔案歸檔還沒有做到單套制的程度下應(yīng)該將電子文書檔案全部歸檔，紙質(zhì)文書檔案按照保管期限選擇性歸檔，根據(jù)學(xué)校自身情況，選擇只保存永久的檔案或者永久和長期保存的文書檔案。沒有永久保存價(jià)值的紙質(zhì)短期檔案可無需歸檔。第二步就是高校庫存檔案進(jìn)行電子化加工。我國各大高校一般都?xì)v史悠久，在幾十年的辦校過程中產(chǎn)生了大量的紙質(zhì)文書檔案，要將這些紙質(zhì)檔案全部轉(zhuǎn)化成電子檔案，工作量巨大。而且高校由于管理檔案人員有限，無法短時(shí)間內(nèi)一次性做完。因此，高校要完成整個(gè)庫房檔案的電子化工作，可以采取服務(wù)外包的方式，分批次進(jìn)行歷史檔案的電子化建設(shè)，按照檔案利用頻率的高低，優(yōu)先對(duì)利用頻率高的檔案進(jìn)行電子化。在進(jìn)行電子化工作前，應(yīng)制定詳細(xì)的電子化工作計(jì)劃，審核外包公司的資質(zhì)，簽訂詳細(xì)的檔案電子化合同書。此外，電子化過程中要注意加強(qiáng)紙質(zhì)檔案電子化各環(huán)節(jié)的安全管理，確保檔案實(shí)體檔案的安全和檔案信息的保密。

（五）重視文書檔案安全保密工作

傳統(tǒng)的檔案安全主要是指檔案物理層面上的安全，而在大數(shù)據(jù)背景下，電子檔案方面的安全風(fēng)險(xiǎn)隨之而來，檔案的安全管理工作形勢(shì)將更加嚴(yán)峻。要保證電子檔案和紙質(zhì)檔案的安全，需要從“人防”和“物防”這兩方面著手：一方面是對(duì)人的管理，加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的安全保密培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理人員的保密安全意識(shí)，學(xué)習(xí)保護(hù)檔案的方式方法，保障電子檔案載體的安全，同時(shí)要求檔案管理人員嚴(yán)格遵守電子文件歸檔利用程序，避免因個(gè)人的操作失誤威脅到電子文件安全；另一方面是通過引進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理設(shè)施設(shè)備、軟件安全系統(tǒng)，從技術(shù)層面保護(hù)紙質(zhì)檔案和電子檔案的安全。對(duì)電子文書檔案傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)進(jìn)行隔離設(shè)置，使文書檔案只能在校園網(wǎng)或?qū)＞W(wǎng)內(nèi)傳輸，防止文件流向外網(wǎng)。對(duì)涉密文書檔案電子化要使用專門設(shè)備的，由特定人員在專門場(chǎng)所負(fù)責(zé)電子化加工，防止信息泄密；做好電子檔案文件的分級(jí)管理，通過檔案管理系統(tǒng)對(duì)使用者按照部門級(jí)別進(jìn)行分類，設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，使用者只能查看權(quán)限內(nèi)的文書檔案；配備專門的網(wǎng)絡(luò)安全軟件，并定期進(jìn)行更新維護(hù)，避免遭受病毒與黑客攻擊；建設(shè)恒溫恒濕的標(biāo)準(zhǔn)化檔案庫房和檔案機(jī)房，購置防磁柜等專業(yè)設(shè)備，避免電子存儲(chǔ)設(shè)備受到電磁波的干擾，防止電子檔案信息存儲(chǔ)遭到破壞。

四、結(jié)語

身處大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息化技術(shù)發(fā)展突飛猛進(jìn)，我們要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，及時(shí)全面了解新技術(shù)對(duì)高校檔案工作帶來的影響，深化信息技術(shù)在高校文書檔案管理中的應(yīng)用，從軟硬件設(shè)備、人員業(yè)務(wù)能力、思想觀念、規(guī)章制度等各方面入手，結(jié)合高校自身的實(shí)際情況，不斷優(yōu)化和改進(jìn)檔案管理方法，加快高校文書檔案電子化體系建設(shè)，提升高校文書檔案電子化水平，為高校的發(fā)展及決策提供智力支持。