推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐探析

金 虹/浙江廣播電視集團(tuán)

干部人事檔案是各級(jí)黨委（黨組）和組織人事等部門(mén)在黨的組織建設(shè)、干部人事管理、人才服務(wù)等工作中形成的，反映干部個(gè)人政治品質(zhì)、道德品行、思想認(rèn)識(shí)、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實(shí)績(jī)、廉潔自律、遵紀(jì)守法以及家庭情況、社會(huì)關(guān)系等情況的歷史記錄材料，是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評(píng)鑒人才的基礎(chǔ)性資料，是維護(hù)干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)，是社會(huì)信用體系的重要組成部分，也是黨的重要執(zhí)政資源，屬于黨和國(guó)家所有。

2014年6月，中組部下發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步從嚴(yán)管理干部檔案的通知》，明確提出“要?jiǎng)?chuàng)新干部檔案管理的方法和手段，積極推進(jìn)干部檔案數(shù)字化，不斷提高管檔工作水平”。當(dāng)前，開(kāi)展干部人事檔案信息化建設(shè)，即是創(chuàng)新干部檔案管理的重要手段。干部人事檔案信息化是在組織人事部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在干部人事檔案管理活動(dòng)中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)干部人事檔案信息資源進(jìn)行組織、管理和提供利用的過(guò)程。干部人事檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)是通過(guò)對(duì)干部人事檔案信息化建設(shè)所需的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)施和相關(guān)軟件進(jìn)行合理配置，達(dá)到干部人事檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案接收、傳輸、利用一體化，達(dá)到干部人事檔案資源共享，創(chuàng)新人事管理。當(dāng)前推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)，既是進(jìn)一步貫徹落實(shí)浙江省數(shù)字檔案館（室）建設(shè)推進(jìn)會(huì)精神的重要舉措，也是開(kāi)創(chuàng)干部人事檔案管理工作新局面的有效手段之一。筆者在分析研究干部人事檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀以及存在問(wèn)題的基礎(chǔ)上，探索加快推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)的有效途徑。

1 干部人事檔案信息化建設(shè)中存在的主要問(wèn)題

第一，對(duì)檔案信息化的重視程度不夠。一些單位對(duì)干部人事檔案信息化管理缺乏足夠重視，沒(méi)有投入足夠的經(jīng)費(fèi)，導(dǎo)致的結(jié)果是，有的單位雖然配備了相關(guān)的軟硬件配套設(shè)施，但是不符合檔案信息化管理的需求；還有的單位甚至仍然沿用傳統(tǒng)的人工管理模式。有的干部人事檔案管理人員沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化的重要作用，認(rèn)為只要不使檔案信息泄漏、不發(fā)生檔案被篡改或丟失的事故、及時(shí)將相關(guān)材料歸檔，便是完成了檔案管理的工作任務(wù)。

第二，檔案管理人員信息化技能不強(qiáng)。干部人事檔案信息化建設(shè)對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)要求較高，不僅要具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還要掌握一定的信息化管理技能。然而現(xiàn)狀是，大部分單位的干部人事檔案管理人員還停留在紙質(zhì)檔案管理的思維模式和工作模式當(dāng)中，沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)性的信息化培訓(xùn)；加之他們往往身兼數(shù)職，實(shí)在沒(méi)有更多的時(shí)間鉆研檔案信息化建設(shè)相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)。所以普遍信息化技能不強(qiáng)，對(duì)于計(jì)算機(jī)的應(yīng)用還僅限于簡(jiǎn)單的信息錄入和檢索。檔案人員的專(zhuān)業(yè)能力不足是制約干部人事檔案管理信息化建設(shè)的重要因素。

第三，檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。當(dāng)前開(kāi)展工作缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)規(guī)范，干部人事檔案信息化管理的總體規(guī)劃無(wú)法進(jìn)行。

2 推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)的若干實(shí)踐

2.1 提高檔案信息化意識(shí)

首先，要加大宣傳力度，讓單位領(lǐng)導(dǎo)了解干部人事檔案管理信息化的重要作用，即有利于提高干部人事檔案管理效率、推動(dòng)干部人事檔案管理現(xiàn)代化，有利于檔案原件的保存、確保檔案的真實(shí)性完整性，主動(dòng)將人事檔案信息化工作納入單位發(fā)展規(guī)劃，爭(zhēng)取政策及足夠的經(jīng)費(fèi)支持。其次，干部人事檔案管理人員要增強(qiáng)責(zé)任感與使命感，樹(shù)立干部人事檔案信息化管理理念；并主動(dòng)參加相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和加強(qiáng)自學(xué)，全面提升業(yè)務(wù)水平。

2.2 建立統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

《干部人事檔案工作條例》第二十六條規(guī)定：“組織人事部門(mén)及其干部人事檔案工作機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國(guó)際相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，加強(qiáng)檔案信息資源的規(guī)劃、建設(shè)、開(kāi)發(fā)和管理，提升檔案信息采集、處理、傳輸、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事檔案信息化管理體系?！睘橥七M(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)，單位應(yīng)根據(jù)干部人事檔案管理的有關(guān)要求，結(jié)合各單位實(shí)際情況，修訂完善干部人事檔案管理制度。使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)記錄、存儲(chǔ)、壓縮、傳遞、轉(zhuǎn)換、加密、水印技術(shù)和軟硬件系統(tǒng)設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)沖突、不兼容等問(wèn)題，推進(jìn)干部人事檔案信息化工作穩(wěn)步開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

2.3 建立電子檔案庫(kù)和管理系統(tǒng)

一是建立電子檔案庫(kù)，即實(shí)現(xiàn)干部人事檔案數(shù)字化管理，將有關(guān)信息篩選后全部錄入計(jì)算機(jī)。在此基礎(chǔ)上給每個(gè)人建立個(gè)人檔案信息平臺(tái)，以姓名、工作部門(mén)、本人照片、身份證號(hào)碼等重要信息作為依據(jù)，以干部人事檔案的目錄為條目鏈接，通過(guò)計(jì)算機(jī)整合個(gè)人的教育、獎(jiǎng)懲、職稱(chēng)評(píng)定、職務(wù)變動(dòng)等資料，在全面系統(tǒng)地記錄個(gè)人信息的同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)更新和補(bǔ)充。干部任免審批表、干部簡(jiǎn)歷等常用材料可以自動(dòng)生成，在選拔干部時(shí)可以向領(lǐng)導(dǎo)提供最新的第一手資料。

二是建立“全國(guó)組織干部人事管理信息系統(tǒng)”，該系統(tǒng)的建設(shè)遵循中組部制訂的最新《全國(guó)組織人事管理信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)體系標(biāo)準(zhǔn)》，在此基礎(chǔ)上對(duì)組織人事部門(mén)各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的指標(biāo)代碼體系進(jìn)行了擴(kuò)充。系統(tǒng)以組織人事部門(mén)的實(shí)際需求為基礎(chǔ)，充分滿(mǎn)足組織干部、人事、黨員的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和管理工作的需要，實(shí)現(xiàn)了干部檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、安全化、高效化管理，加快各級(jí)組織干部人事部門(mén)信息流通，推動(dòng)深層次的信息共享，減輕組織人事干部管理工作的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率、質(zhì)量和管理水平。利用這一系統(tǒng)，不僅可以對(duì)信息集結(jié)構(gòu)、查詢(xún)統(tǒng)計(jì)方案、花名冊(cè)、登記表、任免表、統(tǒng)計(jì)表等進(jìn)行靈活定義和維護(hù)，還可以通過(guò)方便快捷的資料查詢(xún)，為本單位領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行科學(xué)決策提供依據(jù)，為上級(jí)部門(mén)掌握本單位情況提供便利。

2.4 建立安全保障體系

檔案安全是檔案工作的生命線(xiàn)。在推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，必須始終繃緊安全這根弦，采取措施加以防范，確保干部人事檔案信息的絕對(duì)安全?！陡刹咳耸聶n案工作條例》第二十三條規(guī)定：“組織人事部門(mén)及其干部人事檔案工作機(jī)構(gòu)在干部人事檔案數(shù)字化過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格規(guī)范檔案目錄建庫(kù)、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)備份、安全管理等基本環(huán)節(jié)，保證數(shù)字檔案的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性，確保與紙質(zhì)檔案一致?！笔紫?，干部人事檔案信息資源的共享，要嚴(yán)格設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，采用更為嚴(yán)格的身份鑒別、訪問(wèn)控制、加密存儲(chǔ)和傳輸、審計(jì)跟蹤、防電磁泄漏等安全保密措施，務(wù)必確保信息安全；如發(fā)生泄密等安全事故，必須嚴(yán)格追查相關(guān)責(zé)任人責(zé)任。其次，要加強(qiáng)技術(shù)保障，防止密碼被盜竊或被非法更改，規(guī)避檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)。最后，要建立信息資源備份制度，避免因不確定因素造成數(shù)據(jù)損毀或丟失。為此管理人員要定期對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，這樣即使服務(wù)器損壞或系統(tǒng)崩潰，也可迅速恢復(fù)全部的數(shù)據(jù)信息，確保干部人事檔案信息的安全。