寧波市數(shù)字檔案館建設(shè)實(shí)踐分析

金 雷/寧波市檔案局

建設(shè)數(shù)字檔案館是信息化條件下檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)的基礎(chǔ)性、戰(zhàn)略性工作。近年來，寧波市檔案館以“三個(gè)走向”為根本遵循，強(qiáng)化創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)、深化互聯(lián)應(yīng)用，數(shù)字檔案室建設(shè)突出“設(shè)施爭(zhēng)先”“系統(tǒng)爭(zhēng)優(yōu)”“數(shù)據(jù)爭(zhēng)質(zhì)”“安全爭(zhēng)強(qiáng)”的特色，建成后的數(shù)字檔案室系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施完備、系統(tǒng)建設(shè)規(guī)范、整體水平先進(jìn)，實(shí)現(xiàn)了檔案資源數(shù)字化、管理規(guī)范化、利用便捷化。2018年，市數(shù)字檔案館成功創(chuàng)建國(guó)家示范數(shù)字檔案館。

一、“設(shè)施爭(zhēng)先”，強(qiáng)化基礎(chǔ)建設(shè)

配齊配全基礎(chǔ)設(shè)施。以中心機(jī)房建設(shè)為重點(diǎn)，優(yōu)化完善門禁系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、精密空調(diào)系統(tǒng)、潔凈氣體滅火系統(tǒng)等，配備各類服務(wù)器、存儲(chǔ)等41臺(tái)（套），在線存儲(chǔ)空間可用總量超700TB；設(shè)立專用數(shù)字化加工室，配備各類數(shù)字化加工、安全監(jiān)控、專用存儲(chǔ)和信息管控設(shè)施；設(shè)立多媒體采編工作室，配備音視頻采集、轉(zhuǎn)碼設(shè)備、非編系統(tǒng)和媒資管理系統(tǒng)。

強(qiáng)化安全設(shè)施建設(shè)。以局域網(wǎng)為核心建設(shè)檔案資源管理系統(tǒng)和電子檔案長(zhǎng)期保存系統(tǒng)；將政務(wù)系統(tǒng)接入云平臺(tái)，并在政務(wù)網(wǎng)搭建硬件VPN專網(wǎng)；配置防火墻，進(jìn)行漏洞掃描、入侵檢測(cè)、日志審計(jì)和準(zhǔn)入控制等；電源采用雙路供電，UPS、精密空調(diào)、交換機(jī)等關(guān)鍵設(shè)備采用熱冗余配置。

強(qiáng)化運(yùn)維管理。建立虛擬機(jī)房管理系統(tǒng)，實(shí)時(shí)查看機(jī)房、庫(kù)房設(shè)備狀態(tài)；系統(tǒng)集成了機(jī)房設(shè)備管理、系統(tǒng)資源申請(qǐng)、報(bào)警聯(lián)動(dòng)管理等一系列功能，全面掌控信息化環(huán)境。

二、“系統(tǒng)爭(zhēng)優(yōu)”，創(chuàng)新管理應(yīng)用

一是完善基礎(chǔ)業(yè)務(wù)功能。堅(jiān)持?jǐn)?shù)字檔案資源全流程管理，建立基于政務(wù)云的“預(yù)歸檔系統(tǒng)”作為“中間庫(kù)”和電子文件中心，對(duì)各類新型電子資源進(jìn)行前置管理；通過“虛擬檔案室系統(tǒng)”和“電子檔案移交接收系統(tǒng)”，開展電子檔案歸檔和進(jìn)館工作；建成“電子檔案長(zhǎng)期保存系統(tǒng)”，涵蓋所有數(shù)字檔案資源；利用局域網(wǎng)“電子閱覽室系統(tǒng)”、政務(wù)網(wǎng)“檔案利用平臺(tái)”與“異地查檔、跨館服務(wù)”系統(tǒng)、因特網(wǎng)寧波檔案門戶網(wǎng)站與微信公眾號(hào)等，提供檔案利用。

二是輔助實(shí)體檔案管理。利用AI智能化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)庫(kù)房動(dòng)態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)與智能管理、檔案保管狀況監(jiān)測(cè)、檔案存放位置指示、輔助調(diào)卷、出入庫(kù)記錄管理；開發(fā)檔案到期鑒定提醒、敏感詞提醒、網(wǎng)上鑒定輔助、各類型檔案跨庫(kù)檢索、自動(dòng)數(shù)據(jù)匯集和再加工整理等功能；部署“虛擬檔案室系統(tǒng)”，實(shí)現(xiàn)在線檔案監(jiān)督指導(dǎo)。

三是創(chuàng)新應(yīng)用“云上檔案”。主動(dòng)融入電子政務(wù)建設(shè)，建設(shè)“云上檔案館”。出臺(tái)《寧波市政府網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)歸檔管理暫行辦法》，并制定地方標(biāo)準(zhǔn)《政府網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)電子文件歸檔與管理規(guī)范》，確立工作機(jī)制；推進(jìn)權(quán)力事項(xiàng)電子檔案、電子公文等電子政務(wù)資源接收，開展政府網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)歸檔試點(diǎn)工作，建立政府網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)接收系統(tǒng)；提供開放檔案、行政許可檔案、政府網(wǎng)頁(yè)檔案和新媒體檔案資源共享利用服務(wù)。

三、“數(shù)據(jù)爭(zhēng)質(zhì)”，注重資源建設(shè)

第一是把好“增量關(guān)”。在政務(wù)網(wǎng)段啟用無鑰簽名可信技術(shù)，確保增量電子數(shù)據(jù)質(zhì)量，截至2018年底，共接收進(jìn)館單位檔案數(shù)字化成果總計(jì)607萬頁(yè)。積極推進(jìn)電子檔案“單套制”管理，累計(jì)接收電子公文32423 件、行政許可電子檔案56502件、政府網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)檔案1125426件。

第二是把好“存量關(guān)”。確定各類檔案著錄字段，利用檔案數(shù)字化智能質(zhì)檢技術(shù)進(jìn)行質(zhì)量控制。目前已建立涵蓋全部館藏文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，完成館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化2700萬頁(yè)，館藏檔案數(shù)字化率達(dá)到97%；建立多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，照片、音視頻檔案全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化；建立婚姻、收養(yǎng)、知青、精簡(jiǎn)下放、審計(jì)、普查等專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)12個(gè)。

第三是把好“管理關(guān)”。統(tǒng)籌規(guī)劃數(shù)字檔案館的資源庫(kù)、管理庫(kù)、應(yīng)用庫(kù)建設(shè)；在各個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)分別設(shè)立利用庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源分層、分級(jí)共享；規(guī)范數(shù)字資源管理，制定接收標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)、著錄標(biāo)準(zhǔn)與管理使用規(guī)范。

四、“安全爭(zhēng)強(qiáng)”，確保信息安全

首先是實(shí)施全程管理。推進(jìn)安全管理全域化、動(dòng)態(tài)化、規(guī)范化，加強(qiáng)數(shù)字化外包安全管理，規(guī)范資源接收、管理、提供利用等各環(huán)節(jié)工作，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)信息安全管理。

其次是完善“三位一體”體系。堅(jiān)持人防為本、物防為基，全面構(gòu)建數(shù)字檔案館“三位一體”安全體系。落實(shí)數(shù)字檔案館安全管理職責(zé)，建立實(shí)施系統(tǒng)管理員、安全管理員、安全審計(jì)員“三員”制度，并加強(qiáng)科技創(chuàng)新與高新技術(shù)應(yīng)用。

再次是落實(shí)安全制度。建立實(shí)施信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)制度，數(shù)字檔案館、網(wǎng)站群、電子檔案登記備份等系統(tǒng)通過二級(jí)、三級(jí)等級(jí)保護(hù)認(rèn)定；開展異地異質(zhì)備份，與長(zhǎng)春市、蘭州市檔案館建立結(jié)對(duì)互備機(jī)制，重要數(shù)字化成果實(shí)施“雙套雙備”管理；完善安全風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制，依托專業(yè)公司開展信息系統(tǒng)安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，與相關(guān)部門合作開展檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全保密檢查，并經(jīng)常性地組織應(yīng)急演練。