對細(xì)化檔案工作的認(rèn)識和體會

文·郭明利

天下大事，必作于細(xì)。檔案是國家機(jī)關(guān)、社會組織、公民在實(shí)踐活動中形成的、具有一定史料價值的歷史記錄，對人們認(rèn)識自然、歷史、社會發(fā)揮著積極的、不可替代的作用，是社會發(fā)展的重要組成部分。在檔案從形成到歸檔的一整套系統(tǒng)中，如果忽視細(xì)節(jié)管理，出現(xiàn)哪怕是很小的一點(diǎn)差錯，都有可能造成不可挽回的損失。因此，從細(xì)節(jié)著手管理檔案，是各級檔案部門和檔案工作者份內(nèi)之事。以慈善組織來說，其所發(fā)揮的職能主要是面向社會募集善款、開展困難群眾救助。募集的善款用到哪兒去了、救助的是否為困難群眾、善款使用程序是否合法等問題都是社會關(guān)注的熱點(diǎn)，而工作中形成的文件、善款撥付憑證、社會中介機(jī)構(gòu)審計(jì)結(jié)果等資料，正是解答上述問題的依據(jù)，所以慈善組織檔案工作，必須嚴(yán)加細(xì)化，把所有能夠反映慈善工作的檔案材料收集管理好。

一、檔案收集工作應(yīng)注重細(xì)化

慈善組織產(chǎn)生的文件材料，處理完畢后由文書部門或業(yè)務(wù)部門整理立卷歸檔，這個過程中的一系列環(huán)節(jié)，有國家法律法規(guī)制約，有其內(nèi)在的規(guī)律和規(guī)則，有些則需檔案工作人員著眼細(xì)節(jié)、妥善處理，才能使檔案符合法規(guī)、制度、規(guī)則要求，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。比如財(cái)務(wù)人員掌管著善款的接收和撥付，所形成的財(cái)務(wù)檔案需要及時收集起來。再如善款撥付到相關(guān)部門后，除收集撥款憑證外，困難群眾的簽收單據(jù)也要收集，這樣才能夠完整體現(xiàn)善款去向。簽收單據(jù)是個容易被忽視的細(xì)節(jié)，必須抓好落實(shí)。

（一）建立分工協(xié)作體系

應(yīng)對檔案工作予以足夠的重視和認(rèn)識，理順做好檔案工作的體制和機(jī)制，明確檔案工作的內(nèi)容和目標(biāo)，確定主要領(lǐng)導(dǎo)全面抓、分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓、責(zé)任科室以及專兼職人員具體操作、其他人員配合協(xié)作的一系列工作體制機(jī)制，落實(shí)費(fèi)用投入、獎懲規(guī)定等保證措施，建立起做好檔案工作的完整體系。

（二）完善相關(guān)制度規(guī)定

檔案收集工作面向單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)人員，情況比較復(fù)雜，要做好這項(xiàng)工作，必須建立嚴(yán)格的制度，規(guī)定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，制定明確的歸檔范圍，使各部門、各單位產(chǎn)生的檔案能及時保管并集中向檔案室移交歸檔。

（三）突出政治責(zé)任意識

檔案收集工作是一項(xiàng)政治性非常強(qiáng)的工作，檔案工作者要確保政治上絕對可靠、信念上堅(jiān)定不移、工作上精益求精。檔案工作者要樹立強(qiáng)烈的責(zé)任意識，嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作規(guī)定，把好檔案收集這一檔案工作“第一關(guān)”，做好甄別和取舍，確保把應(yīng)收集檔案收齊，為后續(xù)的檔案整理、保管、編研、利用等工作打好基礎(chǔ)，不出絲毫偏差。

二、檔案保管工作中的細(xì)化處理

慈善組織產(chǎn)生的檔案材料，有紙質(zhì)文件、報刊、照片、捐贈字畫、光盤等，種類較多，情況復(fù)雜，要求檔案保管工作應(yīng)從職業(yè)道德出發(fā)，切實(shí)杜絕粗放混亂管理，從基礎(chǔ)工作抓起，細(xì)致入微地、有針對性地進(jìn)行保管。

（一）檔案庫房管理應(yīng)從細(xì)節(jié)入手

檔案庫房是保護(hù)檔案和延長檔案壽命的最基本的物質(zhì)條件，應(yīng)切實(shí)按照國家有關(guān)規(guī)定建設(shè)，如果因客觀條件限制不能單獨(dú)建設(shè)的，則應(yīng)設(shè)在辦公樓的較高層，門窗要掛簾遮陽，朝陽門窗要密閉。應(yīng)具備通風(fēng)換氣條件，安裝空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)，配備消防器材。安裝監(jiān)控設(shè)備，監(jiān)督檔案保管、利用等環(huán)節(jié)，做到“有像可查”，一旦發(fā)生意外，可迅速查明原因，及時采取應(yīng)對措施。安裝溫濕控設(shè)備，根據(jù)不同季節(jié)，調(diào)整室內(nèi)溫濕度。制定嚴(yán)格的庫房管理制度，檔案庫房要指定專人負(fù)責(zé)管理，明確專職人員責(zé)任，禁止無關(guān)人員隨意進(jìn)出。

（二）檔案裝具應(yīng)適合實(shí)際需要

檔案裝具是指直接存放檔案的柜、架、櫥等設(shè)備，應(yīng)本著適用與節(jié)約的原則，根據(jù)庫房特點(diǎn)和檔案的價值與規(guī)格合理選用。對于一般紙質(zhì)文件檔案，可采用金屬組合構(gòu)件，既防火又耐久，按照有利于運(yùn)輸、轉(zhuǎn)移、安裝、利用的原則購置安裝；對于照片和字畫等易損檔案，除保存好電子版以外，應(yīng)選用防塵、防光、防蟲、防火等性能好的材料柜、櫥，妥善保存原件。盡管慈善組織保管的字畫大多為社會捐贈，一般在一段時間內(nèi)就會拍賣變現(xiàn)，但日常管理仍不可掉以輕心。

（三）檔案包裝材料應(yīng)規(guī)范實(shí)用

檔案經(jīng)過包裝后，可防止光線、灰塵及有害氣體等對檔案的直接危害，又可以減少磨損。應(yīng)根據(jù)檔案的不同類別和特質(zhì)，選用適當(dāng)?shù)陌b材料，達(dá)到保護(hù)檔案的目的。比如光盤可采用有包裝的存儲盒，并定期擦拭光盤；紙質(zhì)文件應(yīng)選用規(guī)定尺寸的卷皮、卷盒，既保護(hù)檔案，又便于閱讀和復(fù)?。粚τ诰栀浀淖之嫷炔唤?jīng)常使用，或者既不適于裝訂又不便于裝盒的實(shí)物檔案、資料，可以用比較結(jié)實(shí)的無害化紙張包裝存放。

三、檔案利用中的細(xì)化要求

檔案利用工作是以利用者為服務(wù)對象，以提供檔案為手段，采取多種形式和方法，開發(fā)和提供檔案為各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作，貫穿著檔案人員素質(zhì)、案卷質(zhì)量、制度建設(shè)、檔案安全等內(nèi)容。慈善組織檔案利用率較高，在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)對比、項(xiàng)目決策實(shí)施、善款使用軌跡去向等方面發(fā)揮著不可或缺的作用，過細(xì)做好檔案利用工作尤為重要。

（一）檔案人員要求高素質(zhì)

在政治素質(zhì)方面，要熱愛檔案事業(yè)，有高度的政治責(zé)任心和熱忱、周到的服務(wù)精神；在業(yè)務(wù)素質(zhì)方面，要具備專業(yè)知識，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)；在文化素質(zhì)方面，要有較高的文化知識，能夠及時總結(jié)和分析檔案利用工作中的經(jīng)驗(yàn)和問題，把握利用工作的規(guī)律；在實(shí)際操作中，要有敏銳的觀察能力，能夠獨(dú)立處理檔案利用中出現(xiàn)的問題。

（二）案卷要求高質(zhì)量

一是要提高檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量。對檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理，達(dá)到分類科學(xué)、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求。二是要建立健全檔號。檔號必須適應(yīng)檔案檢索和管理的要求，以方便檔案的查閱利用。三是要編制檢索工具。建好基礎(chǔ)性、骨干性和文字?jǐn)⑹鲂詸z索工具，形成以骨干性檢索工具為主、基礎(chǔ)性檢索工具為輔、敘述性檢索工具為必要補(bǔ)充的檢索工具體系，實(shí)現(xiàn)檢索途徑多元化。四是要制作備份。對珍貴檔案，應(yīng)采取抄錄、復(fù)印、掃描、照相等形式進(jìn)行復(fù)制，制作檔案副本以防意外。

（三）制度要求全面化

檔案利用制度包括閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等?？筛鶕?jù)實(shí)際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，做到有章可循，同時確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)細(xì)化、嚴(yán)密可操作，并在實(shí)踐中不斷充實(shí)和完善。

（四）監(jiān)督要求細(xì)節(jié)化

檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中的一項(xiàng)重要措施，能有效地發(fā)現(xiàn)并制止和糾正檔案利用過程中的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。在利用中，要根據(jù)不同利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機(jī)，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。應(yīng)做到一嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度和規(guī)定，勤與利用者交談，把握其利用目的和動機(jī)；二眼勤，勤觀察動態(tài)，置每個利用者于視線之中；三手勤，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實(shí)。利用者離去之前，應(yīng)仔細(xì)檢查被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)及時報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時挽回?fù)p失。