信息化背景下檔案管理系統(tǒng)在天然氣管道工程建設中的應用與思考

文·洪雁

“綠水青山就是金山銀山”。隨著綠色清潔能源天然氣需求量的逐年增高，中國石化按照“資源、管網、市場、效益”相統(tǒng)一的要求，全力以赴增強天然氣管網建設、天然氣供應及調峰能力。伴隨一系列重點工程的建設，檔案管理工作也在不斷完善和進步，檔案管理系統(tǒng)的應用范圍也在逐步擴大。為實現檔案工作的信息化管理，天然氣管道工程建設項目部建立健全了檔案管理網絡系統(tǒng)，大力加強硬件與軟件設施的建設，實現了天然氣管道工程建設項目檔案管理向檔案信息化管理方式的轉變，即實現了檔案管理模式從以檔案實體保管和利用轉向檔案信息的數字化存儲和服務的改變。

一、天然氣管道工程建設特點

（一）近年來，管道運輸已成為我國天然氣最主要的運輸方式之一。長輸管道工程建設項目具有施工范圍廣、建設周期長、工程量大、技術復雜等特點，使得檔案資料收集周期長、數據資源多、管理難度大。長期以來，受檔案保管和利用環(huán)境的制約，許多檔案資料處于封閉、半封閉的狀態(tài)，檢索手段落后，檔案資源得不到有效利用。

（二）天然氣長輸管道工程建設項目大多涉及業(yè)主方、設計方、施工方、監(jiān)理方等多個參建單位。其中勘察設計單位負責收集整理勘察、設計階段的基礎資料和有關設計文件；施工單位負責編制、收集整理所承擔工程施工過程中形成的工程資料；監(jiān)理單位負責編制、收集整理監(jiān)理工作中形成的文件并對施工檔案特別是竣工圖進行審查；建設單位負責做好本單位工程形成檔案的收集與整理并對設計、施工、監(jiān)理等單位的檔案工作進行檢查、指導。在工程建設期間，施工單位往往急于工程建設進度，從而忽略檔案資料的收集與整理。此時，如果監(jiān)理單位監(jiān)督不及時，建設單位檢查不到位，就會導致工程管理文件日期、簽字、蓋章不齊全，甚至出現文件不真實的造假行為。另外，各家單位對檔案歸檔的標準理解不一致，導致部分移交資料不能完全符合驗收標準，例如施工單位為避免日后利用過程中的遺失問題，把一棟樓的同種圖紙用線裝訂在一起，這樣雖然保證了完整性，但是利用起來不方便，圖紙又大又多，給復印帶來極大的難度。

（三）天然氣管道工程建設項目檔案系統(tǒng)的記錄了項目前期的考察、可研、立項、審批、勘察設計，以及招標、施工、采購、監(jiān)理、驗收等工程施工建設管理的全過程，是工程建設中最真實的原始記錄。做好工程項目資料的收集、歸檔與管理，不僅對各項工程的建設、竣工結算、日常生產與維護起到重要的參考與利用價值，還可以作為鑒定工程質量，查明事故原因，追究事故責任的重要依據，為天然氣管道的輸配運行管理和事故應急維搶工作提供數據查考，使檔案發(fā)揮出最大的經濟效益與社會效益。

二、天然氣管道工程建設項目檔案管理系統(tǒng)功能設計

（一）目前應用的天然氣管道工程建設項目檔案管理系統(tǒng)，主要是在.NET framework3.5平臺上開發(fā)的檔案管理信息化軟件。該系統(tǒng)主要包括C/S端的檔案系統(tǒng)客戶端和B/S端的檔案系統(tǒng)網站。共分為三個板塊，即CS端的檔案管理板塊及檔案配置板塊和BS端的網頁板塊，用戶可以使用客戶端或者瀏覽器訪問系統(tǒng)的各項功能。整個系統(tǒng)按照功能要求共劃分為四大模塊，即檔案業(yè)務、利用中心、庫房管理、報表。

1.檔案業(yè)務主要包括收集整編、檔案管理、鑒定管理以及歸檔批處理。收集整編主要完成檔案資料的采集、整理、歸檔入庫；檔案管理可以對歸檔的檔案數據進行管理，包括檔案打回、生成報表等功能，與收集整編的區(qū)別在于，此處操作主要是針對正式檔案進行操作；鑒定管理主要對檔案庫中的檔案進行鑒定，包括密級、保管期限的時間配置，對需要鑒定的檔案進行提交審核；歸檔批處理是對其它業(yè)務系統(tǒng)通過接口移交到檔案系統(tǒng)的批次數據進行查看、刪除、生成交接單，以及審批后進入檔案庫。一般來說，天然氣管道工程建設周期普遍在2年以上，不僅投資大，線路長，其工程質量要求也相對較高，工程涉及專業(yè)和內容廣泛，參建單位較多。針對這些特點，在工程建設項目檔案類中，設計了13個階段，充分滿足工程各個階段資料歸檔的要求。并且每個階段設置案卷級數據窗口和卷內文件數據窗口，這樣分類能夠使檔案進行合理組卷和系統(tǒng)管理，同時也便于判斷文件資料的歸檔是否完整齊全。

2.利用中心主要包括檔案查詢、借閱管理以及檔案統(tǒng)計功能。檔案查詢主要是對已歸檔的檔案進行查詢，可以使用多種檢索條件組合查詢，對查詢出的檔案進行查閱、借閱以及查看電子原文等操作；借閱管理可以管理檔案借閱單，對借閱單進行查詢、查看等操作，并且可以對紙質檔案做出歸還、借出、續(xù)借、催還等操作；檔案統(tǒng)計包含利用率統(tǒng)計、工作量統(tǒng)計、檔案統(tǒng)計，依次針對檔案的利用率、某個人員或機構的工作量、正式的檔案數量進行統(tǒng)計。通過這幾個功能的實現，可以隨時掌握檔案機構、人員知識結構、館藏、借閱、歸還、設備等基本情況及變化情況，實現檔案的動態(tài)管理，從而提高檔案業(yè)務的工作效率、降低檔案管理者的勞動強度、減少檔案資料丟失泄密的危險。

3.庫房管理主要包括庫房管理和溫濕度管理。其中庫房管理實現了圖形化管理庫房，主要解決的是實現多樓宇、多樓層庫房的圖形化管理，在檔案系統(tǒng)中建立可視化的虛擬庫房，可以直接在界面上看到庫房內部的排架情況，每個柜架上檔案的案卷題名等；溫濕度管理實現對庫房溫度、濕度進行錄入、查詢、統(tǒng)計等，可以自動形成并打印庫房溫濕度變化曲線，便于庫房管理員及時調整溫度、濕度。

4.報表主要包括報表管理和年報管理。報表管理的主要作用是創(chuàng)建、編輯、管理企業(yè)所需的動態(tài)報表及靜態(tài)報表；年報管理的主要作用是創(chuàng)建、編輯、上報以及其它管理企業(yè)的年報數據。通過此模塊我們可以進行詳盡的報表內容及分類統(tǒng)計，能幫助領導層更準確地掌握第一手資料，并為決策提供事實依據和數據支持。

總體來說，此檔案管理系統(tǒng)集檔案收集、整編、查詢、借閱、利用、統(tǒng)計等主要管理功能于一身，確保了歸檔文件真實、完整可用及安全，在檔案管理中具有系統(tǒng)性強、可操作性強、兼容性強、保障性強等優(yōu)點，進一步提升了檔案信息資源標準化、規(guī)范化管理水平，為建立統(tǒng)一檔案信息資源管理、共享檔案管理的平臺奠定了基礎，在權限允許的前提條件下最大限度的達到了檔案資源共享。

（二）檔案管理系統(tǒng)使用中存在的問題

1.檔案人員專業(yè)素養(yǎng)參差不齊。檔案信息化的建設是一個持續(xù)改進和逐步完善的過程。另外，機構重組、崗位調換、人員流動等導致檔案人員身兼數職或頻繁調崗，給檔案管理和運維工作帶來很大壓力，很多單位沒有專職的檔案管理人員，并且很多人也存在專業(yè)不對口的現象，檔案管理人員中具備相關職業(yè)素養(yǎng)的人較少。例如，天然氣管道工程建設項目檔案管理人員，不僅需要一定的檔案管理業(yè)務能力，同時應具備工程建設施工等方面的專業(yè)知識和工作經驗。如果缺乏相關的專業(yè)知識，就難以辨別工程資料的真實性、準確性和完整性。比如對工程圖紙的識別、工程設計的步驟、招投標的具體過程、竣工資料的驗收等所有工程進程中所產生資料的查閱、收集和整理，都需要一定的業(yè)務知識。

2.檔案資料收集整理欠缺規(guī)范。檔案管理的信息化建設，首先是人的意識問題，這是檔案信息化成功建設的前提。但是有些檔案人員出于自身利益的考慮及惰性，習慣于陳舊的操作辦法，檔案意識淡薄，從而對檔案資料的收集造成一定的阻礙。例如在長輸管道建設過程中，為了加快工程建設的進度，部分參建單位不夠重視日常檔案資料的歸檔，個別單位甚至在即將交工驗收時才開始整理資料，導致檔案收集進度緩慢。另外部分參建單位未實現工程檔案信息化管理，移交資料未及時掃描存檔，導致后期需要集中掃描錄入系統(tǒng)，工作量較大且對檔案立卷進度有所影響。

3.檔案系統(tǒng)正常運行速度緩慢。目前使用的檔案管理系統(tǒng)采用的是星形拓撲結構，平均帶寬有限，且需要同時接收ERP系統(tǒng)、公文管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)等多套業(yè)務系統(tǒng)的數據推送。電子檔案一般數據量多且單份檔案較大，勢必會對骨干網絡產生很大壓力，導致檔案系統(tǒng)響應速度緩慢。

4.電子文件長期存儲有待提高。隨著檔案信息化的不斷發(fā)展與應用，檔案信息的數字化存儲逐漸占據舉足輕重的地位，新型文件材料的歸檔勢在必行。不同類型載體的檔案需要進行數字化處理，轉換為電子檔案，而電子文件是以化學磁性材料為載體，形成的時間短，目前缺乏實際貯存的驗證。所以電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。

四、加強檔案管理信息化建設的有效措施

（一）制定統(tǒng)一的檔案信息化建設標準規(guī)范。一切工作，制度先行，有制度為前提去保障，工作才可以順利進行。如果沒有有效的保障制度，就不能形成長期的良性機制，更不能發(fā)揮檔案的利用作用。

（二）強化基礎設施建設。根據檔案管理信息化建設的需求，需配備先進且齊全的計算機網絡設備，為檔案信息化管理工作的開展提供基礎保障。提高檔案管理軟件的技術和應用水平，做好充分的安全技術防范措施，通過軟件的設置來防止檔案信息的失竊和惡意篡改，保障檔案資源的安全性、可靠性，促進檔案管理系統(tǒng)的高效運行，為檔案信息資源的共享與利用創(chuàng)造條件。

（三）明確職責劃分，對檔案管理涉及到的業(yè)務部門、檔案部門、網絡運營部門之間進行分工。業(yè)務部門是文件材料的形成部門，該部門熟悉各自的管理業(yè)務，了解歸檔文件的自然形成規(guī)律和歷史聯系，因此是承擔歸檔工作的主要責任者，進行各類文件材料的積累、預立卷、整理和移交工作，為歸檔文件的真實性、準確性負責。檔案部門是文件材料的收集與保管部門，負責制定相應的管理規(guī)定并組織實施，確定文件歸檔的原則與方法，為歸檔文件的科學整理、規(guī)范保管和開發(fā)利用負責。網絡運營部門是設計和維護信息管理網絡、管理電子信息的專業(yè)技術部門，部署一套健全的運維平臺，有一支技術水平高責任心強的運維隊伍，有明確的提報流程，項目上線試運行后，系統(tǒng)使用過程中產生的問題可通過運維系統(tǒng)網站提報，并進行流轉處理，為歸檔文件的安全性、規(guī)范性、包容性和通用性負責，為檔案管理系統(tǒng)的平穩(wěn)運行提供保障。三個部門之間分工明確，相互作用，揚長避短，充分發(fā)揮各自在檔案信息化建設中的優(yōu)勢。

（四）提高檔案管理人員的業(yè)務素質。要想實現更高水準的檔案管理工作，人的因素至關重要，只有具備高素質的專業(yè)人才，才能保障檔案管理的成效和效益的發(fā)揮。要穩(wěn)定檔案隊伍，提高業(yè)務素質，將檔案人員從雜業(yè)型轉向專業(yè)型，從而提高整支隊伍的素質。一方面要提高政治素養(yǎng)，提高對檔案工作的責任感。天然氣長輸管道工程項目檔案涉及部分企業(yè)商業(yè)秘密，檔案工作人員直接管理著重要的保密數據，因此檔案人員要有良好的職業(yè)道德和強烈的工作責任感，自覺遵守規(guī)章制度，兢兢業(yè)業(yè)，求真務實，嚴禁外泄有保密性的文件。另一方面，檔案管理人員在熟悉檔案業(yè)務知識的過程中，還應當積極學習計算機及網絡技術知識，為檔案工作的信息化打下堅實的基礎。可以建立以下機制：培訓機制，集中輔導，造就一個良好的學習環(huán)境和氛圍；考核機制，充分發(fā)揮人的主觀能動性，提供他們的用武之地和舒展才能的場所；激勵機制，物質與精神同時獎勵，充分發(fā)揮工作人員的積極性和創(chuàng)造性。

總而言之，隨著信息技術的發(fā)展和社會的進步，檔案的管理工作也應與時俱進，應該積極利用先進的信息化網絡技術，改變傳統(tǒng)的管理方式，充分應用檔案管理系統(tǒng)的各項功能，深入發(fā)掘檔案資源的利用價值，不斷深化檔案管理體系建設，提高檔案管理水平，確保檔案工作健康發(fā)展，使檔案管理走上科學化、信息化、數字化的發(fā)展軌道，從而更好地促進公司的發(fā)展，為企業(yè)創(chuàng)造更多的財富。