淺談行政事業(yè)單位會計檔案的管理

文·姚遠(yuǎn)

作為我國的基層管理機(jī)構(gòu)，行政事業(yè)單位對促進(jìn)國家發(fā)展，充分發(fā)揮其公益性價值有著重要的作用，在行政事業(yè)單位中積極加強(qiáng)會計檔案的管理不僅是適應(yīng)當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，更是強(qiáng)化公益性發(fā)揮的大勢所趨，重視并積極加強(qiáng)檔案管理工作也是新時期行政事業(yè)單位發(fā)展中需要重點落實的問題。

一、會計檔案概述

會計檔案作為國家檔案的重要組成部分，主要包括會計憑證、賬冊以及財務(wù)報告等相關(guān)的資料，它主要反映的是企事業(yè)單位所開展的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)運行中的資料證據(jù)，通過會計檔案可以有效的了解各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的開展情況，從而了解單位相關(guān)法律法規(guī)的執(zhí)行情況，但是會計檔案與文書和科技檔案相比仍存在一定的不足，主要體現(xiàn)在會計檔案的范圍以及所涵蓋的方面更加廣泛，并且檔案的類別更加穩(wěn)定，其形式也是多種多樣，分為永久保存和定期保存，永久保存的檔案不可進(jìn)行銷毀，定期保存的檔案也具有不同的保管時間。一般來說，企事業(yè)單位的年度預(yù)算會計報告等需要進(jìn)行永久的保存，而會計憑證和具體明細(xì)賬可以進(jìn)行定期保管。會計檔案可以揭露責(zé)任事故，有效的打擊經(jīng)濟(jì)方面的犯罪，并且能夠為解決糾紛提供依據(jù)，從而有效處理遺留的經(jīng)濟(jì)事務(wù)所提供的記錄。因此，相關(guān)企事業(yè)單位需要加強(qiáng)會計檔案管理工作，從而方便檔案的查閱。

二、行政事業(yè)單位會計檔案管理存在的問題

當(dāng)前，行政事業(yè)單位內(nèi)部會計檔案管理機(jī)制不完善，主要體現(xiàn)在很多事業(yè)單位，特別是一些規(guī)模相對較小的行政事業(yè)單位并沒有結(jié)合國家的規(guī)定制定符合自身發(fā)展的會計檔案管理制度，仍然按照原先較為簡單的方式展開會計檔案管理，這種情況的管理方式會存在較多的弊端，并且少數(shù)行政事業(yè)單位的財務(wù)會計檔案管理制度缺乏強(qiáng)有力的執(zhí)行力度，造成流于形式，難以發(fā)揮應(yīng)有的作用，久而久之會出現(xiàn)程序不嚴(yán)，要求不明等現(xiàn)象的發(fā)生。其次，當(dāng)前行政事業(yè)單位在會計檔案管理制度缺少嚴(yán)格的監(jiān)督機(jī)制，一些事業(yè)單位在接受相關(guān)會計業(yè)務(wù)以及審計工作的過程中，很少將其規(guī)范化管理當(dāng)作重要檢查事項，由于對會計監(jiān)督工作方面的疏忽，會出現(xiàn)一些行政事業(yè)單位人員借此機(jī)會對會計檔案進(jìn)行篡改以此來達(dá)到自己的目的，當(dāng)前有很多經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)經(jīng)常出現(xiàn)這類事情，造成了大量公款被挪用，致使事業(yè)單位的公益性難以得到真正的發(fā)揮，由于缺少相互制約監(jiān)督的機(jī)制，更是容易滋生出會計檔案造假等情況的發(fā)生。最后，行政事業(yè)單位會計檔案管理的經(jīng)費投入不足，很多事業(yè)單位的財政部門并沒有經(jīng)費投入的明確規(guī)定，甚至缺乏例行經(jīng)費預(yù)算，再加上管理者對會計檔案管理重視不足，更是忽視了對其的投資，還有些行政事業(yè)單位會未經(jīng)允許私自挪用會計檔案管理經(jīng)費，原本安排于檔案管理的資金被不明挪用，從而造成需要引進(jìn)專業(yè)管理軟件、招聘人才的經(jīng)費缺失，無法實質(zhì)性的提升會計檔案管理工作水平，從而造成會計檔案管理不夠規(guī)范，甚至造成當(dāng)?shù)匦姓聵I(yè)單位的會計信息檔案管理工作過于落后，與當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求不相適應(yīng)。

三、有效提升行政事業(yè)單位會計檔案管理水平的重要舉措

（一）建立健全完善的會計檔案管理機(jī)制

建立健全完善的會計檔案管理制度是當(dāng)前行政事業(yè)單位有效提升檔案管理水平的重要舉措，完善的會計檔案制度可以保證會計信息質(zhì)量的提升，從而幫助行政事業(yè)單位規(guī)避風(fēng)險。行政事業(yè)單位的管理者需要結(jié)合國家有關(guān)部門的規(guī)定完善并健全會計檔案管理制度，全面優(yōu)化會計檔案管理流程，結(jié)合會計基礎(chǔ)工作規(guī)范以及檔案管理辦法等全面認(rèn)真的規(guī)范其流程，結(jié)合自身實際制定切實可行的檔案管理制度，還要高度重視會計檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，促使會計人員可以熟練掌握檔案管理的相關(guān)基本知識，從而提升會計檔案管理水平。在對會計人員展開培訓(xùn)后，需要對這一階段的培訓(xùn)情況進(jìn)行考核，檢驗員工的培訓(xùn)情況，并將培訓(xùn)結(jié)果與員工的個人利益相掛鉤。特別是對于一些偏遠(yuǎn)地區(qū)的行政事業(yè)單位而言，其管理者更是需要加強(qiáng)會計檔案管理的重視程度，通過端正態(tài)度來將這一意識貫穿到實際的行動中去，從而真正做到提升行政事業(yè)單位的會計檔案管理水平。

（二）完善會計檔案監(jiān)督機(jī)制

加強(qiáng)會計檔案管理監(jiān)督工作是提升行政事業(yè)單位會計檔案管理水平的又一重要舉措。行政事業(yè)單位的管理人員需要重視會計檔案管理工作的有效開展，并對其展開合理的監(jiān)督環(huán)節(jié)，通過建立會計檔案管理監(jiān)督工作機(jī)制，對檔案管理中的立卷、歸檔、保存、查閱、銷毀等工作進(jìn)行監(jiān)督，不僅要結(jié)合單位的具體會計業(yè)務(wù)內(nèi)容來合理規(guī)范立卷，還要及時規(guī)范檔案管理內(nèi)容，對會計憑證要進(jìn)行及時的整理裝訂。特別是在會計電算化的情況下，還要對會計賬頁進(jìn)行分類處理，并且財政部門以及審計和稅務(wù)等部門在對其業(yè)務(wù)進(jìn)行審查的過程中，需要特別將會計檔案管理作為重點檢查內(nèi)容，督促整個行政事業(yè)單位形成重視會計檔案管理的良好風(fēng)氣。除此之外，還要加強(qiáng)社會監(jiān)督，通過設(shè)置意見欄和電話歡迎廣大群眾對會計檔案管理方面的監(jiān)督和意見的反饋，通過社會大眾的監(jiān)督來形成一種良好的會計檔案管理風(fēng)氣。

（三）加大會計檔案管理的經(jīng)費投入

加大對會計檔案管理方面的投資是行政事業(yè)單位有效應(yīng)對會計檔案管理工作的必經(jīng)之路。單位的管理者需要重視會計檔案管理工作的價值，并付出實踐，在完善工作機(jī)制和監(jiān)督機(jī)制的基礎(chǔ)上加大對會計檔案管理工作的投資力度。不僅要加強(qiáng)對硬件方面的投資，包括檔案管理環(huán)境的設(shè)置以及陳列架的檢查維修，還要加強(qiáng)對軟件方面的投資，保護(hù)會計檔案資料數(shù)據(jù)的安全完整。通過加大資金的投入，聘用專業(yè)的計算機(jī)檔案管理人才來對當(dāng)前事業(yè)單位的檔案資料進(jìn)行有力的保護(hù)。還要引進(jìn)西方發(fā)達(dá)國家的專業(yè)檔案管理軟件來應(yīng)用到自身的體系當(dāng)中，轉(zhuǎn)變以往檔案管理中存在的不足，從而在技術(shù)上提升行政事業(yè)單位檔案管理水平，保證其檔案管理工作可以充分的發(fā)揮出自身最大的價值。除此之外，行政事業(yè)單位管理者需要嚴(yán)格執(zhí)行經(jīng)費管理工作，保證用于會計檔案管理方面的經(jīng)費得以完全投入到其檔案管理中，避免出現(xiàn)資金被不明挪用等情況的發(fā)生。行政事業(yè)單位內(nèi)部還需要成立會計檔案資金監(jiān)督小組，每隔一段時間讓小組內(nèi)成員對上一階段資金的使用情況與檔案管理的支出進(jìn)行核對，保證每一筆資金都能夠記錄到會計檔案管理中，若是資金支出核對過程中發(fā)現(xiàn)超出預(yù)算支出限額的，需及時向上級反映并進(jìn)行深入調(diào)查。

總而言之，加強(qiáng)會計檔案管理工作是新時期行政事業(yè)單位良性發(fā)展的大勢所趨，加強(qiáng)會計檔案管理工作不僅要充分帶動工作人員的積極性和思想意識，更是要通過完善管理制度，建立完善的監(jiān)督機(jī)制等各個方面來保證會計檔案管理工作的各級開展，促使會計檔案管理工作在行政事業(yè)單位中可以發(fā)揮其自身最大的價值。