水利工程檔案管理工作面臨的問題與對(duì)策

文·屈建春 臧志美 馬玉彪 劉鵬

水利工程檔案管理工作是水利工程建設(shè)和管理工作的重要組成部分。水利工程檔案是在工程立項(xiàng)、可研及設(shè)計(jì)等前期、建設(shè)實(shí)施和工程竣工驗(yàn)收等不同階段、時(shí)期形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的所有歷史紀(jì)錄，是水利工程建設(shè)和管理全過程的歷史再現(xiàn)，是水利工程建設(shè)質(zhì)量終身制的重要憑證，是水利建設(shè)工作者辛勤勞動(dòng)的智慧結(jié)晶，對(duì)水利工程今后的的運(yùn)行、維護(hù)、管理和效益發(fā)揮具有重要的作用，同時(shí)對(duì)其他水利工程建設(shè)有著借鑒與參考價(jià)值。

一、 水利工程檔案管理工作存在的問題

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的進(jìn)步和水利事業(yè)的蓬勃發(fā)展，各類水利工程建設(shè)的建設(shè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，施工水平不斷提高，質(zhì)量管理不斷規(guī)范?！督ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)》等一系列規(guī)范性文件的相繼出臺(tái)，進(jìn)一步明確了新形勢(shì)下水利工程建設(shè)檔案管理工作組織體系和職責(zé)，確立了管理原則、方法和水利工程文件資料的形成、整理、立卷、歸檔要求，水利工程檔案逐步規(guī)范，檔案管理水平有不同程度的提高。但在工程建設(shè)管理中，仍存在一些不足和問題，工程檔案工作有滯后現(xiàn)象。

（一）檔案文件資料收集不全，立卷、整理、歸檔不規(guī)范

由于水利工程建設(shè)工期緊、任務(wù)重，參建單位重視抓工程建設(shè)，平時(shí)只注重抓工程進(jìn)度、質(zhì)量和安全等工作，檔案工作的意識(shí)不夠強(qiáng)，檔案管理的前期工作準(zhǔn)備不到位，導(dǎo)致檔案管理工作的前期投入和管理不足，往往在工程建設(shè)的后期才開始著手檔案工作，突擊收集整理文件資料，匆匆忙忙開展歸檔工作，以致于造成文件資料收集不全、不完整，原件少、復(fù)印件多，磁性載體檔案欠缺，不能真實(shí)客觀地反映工程建設(shè)的全部情況，水利工程建設(shè)檔案收集、整理、立卷、歸檔不夠規(guī)范。

（二）檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)參差不齊，檔案工作專業(yè)人才不足

作為一個(gè)完整系統(tǒng)的水利工程，其檔案具有原始性、真實(shí)性和歷史性，相應(yīng)的檔案管理具有系統(tǒng)性、復(fù)雜性，更應(yīng)具有科學(xué)性，這就要求檔案管理工作人員應(yīng)該具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)。在水利工程建設(shè)中，檔案管理人員往往身兼數(shù)職，或是臨時(shí)抽調(diào)的，人員流動(dòng)性較大，對(duì)有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和制度不熟悉甚至陌生，部分人員不具備檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，也缺乏管理經(jīng)驗(yàn)，造成水利工程特別是隱蔽工程的文件資料、技術(shù)資料收集不全，整理、分類、立卷、歸檔不規(guī)范、不齊全，水利工程建設(shè)檔案質(zhì)量和管理水平不夠高。

（三）檔案管理制度不健全，檔案管理工作不規(guī)范

目前，在水利工程建設(shè)檔案管理工作中，仍存在檔案管理制度與機(jī)制不完善、不健全和管理水平普遍不高的現(xiàn)象。在部分中小型水利工程的建設(shè)過程中，沒有及時(shí)制定相應(yīng)的檔案管理制度，有些參建單位即便制定了相關(guān)的規(guī)章制度，也缺乏針對(duì)性和可操作性，檔案規(guī)章制度落實(shí)不到位。檔案管理工作體制不健全，沒有完全形成有效的管理監(jiān)督機(jī)制， 不少的項(xiàng)目部沒有固定規(guī)范的檔案保管場(chǎng)所和設(shè)施，檔案資料上不能妥善保管，工作中仍存在懶散性、隨意性、混亂性，未達(dá)到制度化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化要求，難以滿足竣工驗(yàn)收要求。

（四）檔案信息化意識(shí)不強(qiáng)，數(shù)字檔案工作不到位

水利工程檔案管理工作者信息化意識(shí)弱化，工作中重視紙質(zhì)檔案而輕視電子檔案，在水利工程建設(shè)文件資料歸檔的同時(shí)，沒有及時(shí)做好與相應(yīng)紙質(zhì)文件資料相對(duì)應(yīng)的電子文件歸檔工作，數(shù)字檔案工作不到位或嚴(yán)重滯后，不能完全達(dá)到紙質(zhì)文件與電子文件同時(shí)歸檔的要求，有些檔案管理方式和手段仍處在“傳統(tǒng)型”階段。

（五）水利工程檔案基礎(chǔ)建設(shè)薄弱，管理硬件設(shè)施不到位

在水利工程建設(shè)檔案管理中普遍存在場(chǎng)地、硬件設(shè)備與技術(shù)支撐等基礎(chǔ)建設(shè)落后、資金投入不足、組織保障體系不健全等不能滿足工作需要的情況。有的參建單位沒有獨(dú)立的檔案室或庫房，沒有配置專用檔案櫥柜，沒有根據(jù)需要配備專用計(jì)算機(jī)等信息化工作設(shè)備和相應(yīng)的管理軟件系統(tǒng)，檔案的保存中沒有使用無酸檔案盒，沒有做到全部文件資料防腐蝕存放，水利工程建設(shè)檔案的安全性沒有保障。

（六）督導(dǎo)檢查工作不到位，工程檔案竣工移交存在薄弱環(huán)節(jié)

水利工程建設(shè)項(xiàng)目法人檔案管理的督導(dǎo)檢查不到位，在工作中缺乏應(yīng)有的力度，容易出現(xiàn)“三不到位”問題，即對(duì)水利工程建設(shè)檔案管理的法規(guī)宣傳、貫徹和執(zhí)行不到位，對(duì)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和工作協(xié)調(diào)不到位，對(duì)檔案管理的檢查督導(dǎo)和專項(xiàng)執(zhí)法工作不到位，致使水利工程建設(shè)檔案管理工作缺乏制度和機(jī)制的約束，缺乏規(guī)范性、系統(tǒng)性和科學(xué)性。工程檔案竣工移交存在滯后。有些項(xiàng)目法人和參建單位不重視竣工檔案移交工作，工程竣工驗(yàn)收后，不能及時(shí)將工程檔案資料移交主管部門。另外，移交時(shí)相關(guān)檔案工作人員審核把關(guān)不嚴(yán)，項(xiàng)目法人和參建單位也不能將數(shù)量和種類繁多的工程檔案資料全部規(guī)范移交，有錯(cuò)卷、漏卷和整卷不規(guī)范等問題，因此難以保證入庫檔案的質(zhì)量。有時(shí)甚至有遲交和不交的現(xiàn)象。

（七）檔案研究利用滯后，編研和服務(wù)工作不到位

檔案編研工作是個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，有的水利工程建設(shè)檔案管理部門，僅僅滿足于做好日常的管理工作，研究工作滯后或者根本沒有，對(duì)檔案編研和利用工作不夠重視，檔案服務(wù)工作水平有待進(jìn)一步提高。作為檔案工作者和檔案管理部門應(yīng)根據(jù)館（室）藏檔案和檔案利用的社會(huì)需求實(shí)際，在全面熟知檔案類別和基本內(nèi)容的基礎(chǔ)上，在遵循檔案規(guī)律的前提下，研究編寫相關(guān)的參考資料，匯編檔案文件，著書立說，修志編史，以進(jìn)一步提升檔案管理工作水平。

二、做好水利工程建設(shè)檔案管理工作的對(duì)策與建議

針對(duì)目前水利工程建設(shè)檔案管理工作中主要存在的六類問題，應(yīng)相應(yīng)采取六大措施。

（一）嚴(yán)格執(zhí)行水利工程檔案管理制度，切實(shí)做到工程建設(shè)管理與檔案工作同步進(jìn)行

要增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案意識(shí)，營造濃厚檔案工作氛圍。水利工程建設(shè)檔案管理主管部門和水利工程法人，要通過各種途徑和形式，加大對(duì)水利工程檔案重要性和檔案法規(guī)的宣傳力度，使水利工程建設(shè)檔案工作者進(jìn)一步增強(qiáng)檔案意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)水利工程建設(shè)檔案、檔案管理工作的重要性，改變傳統(tǒng)意識(shí)中只重視工程建設(shè)與管理工作，不重視或忽視水利工程建設(shè)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)偏差，調(diào)配素質(zhì)較高的人員到崗工作，降低因檔案意識(shí)淡薄弱化給水利工程建設(shè)檔案管理工作帶來的負(fù)面影響，進(jìn)一步提高水利工程建設(shè)檔案管理工作者的工作積極性和業(yè)務(wù)能力水平。

（二）加大培訓(xùn)力度，提高水利工程建設(shè)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

水利工程建設(shè)檔案管理主管部門和工程項(xiàng)目法人要定期舉辦各種培訓(xùn)，適時(shí)組織工作人員到有關(guān)單位參觀學(xué)習(xí)，組織工作人員及時(shí)學(xué)習(xí)檔案管理的有關(guān)新要求、新理論和新知識(shí)，開展相關(guān)課題研討，將新知識(shí)新技能應(yīng)用到檔案工作實(shí)踐中，切實(shí)解決工作實(shí)際問題，全面提高水利工程建設(shè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，并形成鼓勵(lì)、督導(dǎo)機(jī)制，全面提高檔案管理工作水平。

（三）建立健全工作制度和機(jī)制，規(guī)范水利工程建設(shè)檔案管理工作

建立健全檔案管理工作規(guī)章制度，認(rèn)真做好新形勢(shì)下的水利工程建設(shè)檔案管理工作，在遵守執(zhí)行檔案法律規(guī)范的前提下，按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的工作原則，建立健全檔案工作規(guī)章制度。及時(shí)制定并嚴(yán)格遵守具體水利工程建設(shè)的歸檔制度、人員崗位責(zé)任制度、檔案管理工作制度、檔案管理工作責(zé)任追究制度等一系列的規(guī)章制度，全面規(guī)范水利工程建設(shè)檔案管理工作，提升管理水平。建立健全工作機(jī)制。及時(shí)成立檔案管理工作機(jī)構(gòu)，調(diào)整補(bǔ)齊檔案管理人員，層層落實(shí)責(zé)任制和崗位工作目標(biāo)責(zé)任制，真正把檔案管理的崗位責(zé)任制貫穿于水利工程建設(shè)的全過程。每項(xiàng)具體工作要有部署、有檢查、有總結(jié)和有考核，確保工程文件資料歸檔及時(shí)齊全完整，管理規(guī)范科學(xué)。

（四）強(qiáng)化信息化意識(shí)，壓茬推進(jìn)檔案數(shù)字化工作

水利工程建設(shè)檔案管理工作要順應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”和“大數(shù)據(jù)”時(shí)代的發(fā)展新要求，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案信息化、數(shù)據(jù)化意識(shí)，在做好水利工程建設(shè)紙質(zhì)文件資料歸檔工作的同時(shí)，壓茬開展信息化工作。及時(shí)完成紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作，在確保檔案信息原始性和真實(shí)性的前提下，實(shí)現(xiàn)雙規(guī)制歸檔。同步開展聲像檔案管理工作。另外，及時(shí)做好照片檔案、實(shí)物檔案的歸檔工作。建立完善的數(shù)字檔案室，實(shí)現(xiàn)水利工程建設(shè)檔案管理方式和手段由“傳統(tǒng)型”向“現(xiàn)代型”的徹底轉(zhuǎn)變。

（五）加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè)，提高檔案硬件設(shè)置

適應(yīng)水利工程建設(shè)檔案管理工作的新要求，逐步加大資金的投入，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。使用合格的無酸檔案盒，做到全部歸檔的文件資料的科學(xué)保存。要建立獨(dú)立的檔案室或庫房，加大檔案室或庫房的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，在溫濕度等方面，滿足檔案管理要求。配置專用檔案櫥柜和計(jì)算機(jī)等設(shè)備，并及時(shí)安裝檔案管理軟件系統(tǒng)，使檔案管理在安全的前提下，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的要求。

（六）規(guī)范移交手續(xù)，提高工程竣工檔案移交水平

水利工程檔案主管部門，應(yīng)制定科學(xué)可行的檔案移交制度嚴(yán)格規(guī)范移交程序，督促工程項(xiàng)目法人和各參建單位認(rèn)真履行在工程檔案形成和移交過程中應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，切實(shí)做好歸檔文件資料的移交工作。工程項(xiàng)目法人和各參建單位應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行工程檔案移交規(guī)定，嚴(yán)格按照要求將工程檔案及時(shí)完整的移交給水利工程檔案主管部門，滿足入庫進(jìn)館要求。工程項(xiàng)目法人和參建單位在辦理移交手續(xù)前，技術(shù)負(fù)責(zé)人、監(jiān)理負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)其提供的檔案內(nèi)容和質(zhì)量進(jìn)行檢查，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。檢查人應(yīng)對(duì)歸檔文件資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和案卷質(zhì)量全面檢查，督促工作人員及時(shí)整改存在的問題，使檔案達(dá)到移交標(biāo)準(zhǔn)。水利工程檔案主管部門的檔案管理人員在接收檔案時(shí)，應(yīng)仔細(xì)對(duì)照移交清單、有關(guān)記錄，嚴(yán)格按照移交標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行全面檢查，確認(rèn)無誤后，方可辦理移交手續(xù)。

（七）加強(qiáng)檔案研究利用工作，提高檔案編研和服務(wù)水平

檔案建設(shè)、檔案管理、檔案編研、檔案利用四個(gè)方面構(gòu)成了完整的檔案工作系統(tǒng)，這四個(gè)方面相互聯(lián)系、相輔相成，建設(shè)是基礎(chǔ)，管理是手段，編研是重點(diǎn)，利用是目的，檔案工作的最高境界和最終目的是服務(wù)和開發(fā)利用?！盀楝F(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想”是檔案工作人員義不容辭的職責(zé)。水利工程建設(shè)檔案管理工作者，在做好日常工作的同時(shí)，要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案利用、檔案信息化、檔案管理等方面的研究工作，加大檔案的開發(fā)利用力度。在編研的基礎(chǔ)上發(fā)現(xiàn)檔案的利用規(guī)律和特點(diǎn)，積極做到信息資源共享，發(fā)揮工程檔案的服務(wù)功能，不斷提高檔案利用水平。

水利工程檔案管理工作貫穿于水利工程建設(shè)與管理的全過程，在水利工程建設(shè)和管理過程中應(yīng)全面加強(qiáng)檔案管理工作，不斷提高檔案管理工作水平 。