新形勢下人事檔案管理工作的困境和對(duì)策

鄭新興

【摘要】人事檔案是個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績等方面綜合、直觀的反映，也是國家、單位對(duì)人力資源進(jìn)行管理和開發(fā)最重要的依據(jù)。因此，做好新形勢下的人事檔案管理工作有著積極的意義。本文擬就當(dāng)前的人事檔案管理工作面臨的困境進(jìn)行分析，尋找擺脫當(dāng)前人事檔案管理工作困境的對(duì)策，希望為當(dāng)前人事檔案管理工作的健康發(fā)展提供借鑒和參考。

【關(guān)鍵詞】人事檔案;困境;對(duì)策

一、新形勢下人事檔案管理工作的困境

我國的人事檔案工作歷史悠久，源遠(yuǎn)流長，并形成了完整的思維方式、管理觀念和管理模式。但隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和信息化進(jìn)程的深入，當(dāng)前人事檔案工作諸多方面的消極因素影響了人事檔案管理工作的健康發(fā)展，使得當(dāng)前的人事檔案工作面臨很多困境，具體表現(xiàn)為：

（一）思想觀念落后。當(dāng)前人事檔案管理思想上存在兩種極端：神秘論與無用論，這兩種極端的思想嚴(yán)重阻礙了現(xiàn)代人事檔案管理工作的順利開展。人事檔案神秘論認(rèn)為人事檔案是記錄個(gè)人政治思想和隱私內(nèi)容的材料，只能供用人單位了解個(gè)人使用，在這種思想指導(dǎo)下，人事檔案只注重個(gè)人的思想政治、社會(huì)關(guān)系等方面材料的收集，忽視了個(gè)人能力等反映個(gè)人綜合素質(zhì)方面的材料的收集。另外在所收集的材料中存在造假、雷同等現(xiàn)象，因此，人事檔案無法全面、完整地反映個(gè)人的綜合素質(zhì)，也無法為國家、組織任用人員提供科學(xué)、可靠的參考。在管理上，采取封閉管理的方式，使得人事檔案在社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)文化建設(shè)中的作用無法有效發(fā)揮。人事檔案無用論則認(rèn)為在市場經(jīng)濟(jì)條件下，只要不是在政府、事業(yè)單位工作的，人事檔案就毫無價(jià)值。因此，存在個(gè)人在填寫人事檔案相關(guān)表格時(shí)極不慎重、隨便丟棄等現(xiàn)象，人事檔案管理部門對(duì)于人事檔案材料的殘缺、丟失等現(xiàn)象也不是非常關(guān)注，只是將人事檔案簡單地堆在庫房里，沒有進(jìn)行有效的管理并提供利用。在這兩種極端思想的影響下，現(xiàn)代的人事檔案工作缺乏良好的社會(huì)基礎(chǔ)，思想上缺乏足夠的重視，給人事檔案管理工作的發(fā)展帶來嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

（二）管理制度混亂。我國現(xiàn)有的人事檔案管理制度混亂，不夠健全，處于分散管理狀態(tài)。組織部門、人事部門、勞動(dòng)部門、學(xué)生工作部門等都是人事檔案的管理部門，這就造成人力、物力、財(cái)力的分散和不可避免的重復(fù)建設(shè)。以高校的人事檔案管理為例，學(xué)校的教師檔案一般由人事部門負(fù)責(zé)管理，學(xué)生的檔案則由學(xué)生工作處來管理，這就分散了原本就相當(dāng)匱乏的高校檔案管理的人力、物力、財(cái)力，使得高校的人事檔案管理處于混亂狀態(tài)。同時(shí)，在收集、管理等方面也都未建立嚴(yán)格完善的制度或者未按照有關(guān)制度嚴(yán)格執(zhí)行，現(xiàn)有的人事檔案材料的收集主要依靠檔案管理部門的主動(dòng)索要，而現(xiàn)有的檔案人員的配置往往不足，無法及時(shí)、有效地收集到完整的人事檔案材料，這種被動(dòng)的人事檔案收集方式，導(dǎo)致人事檔案材料不完整，不真實(shí)狀況的出現(xiàn)是情理之中的事情了。另外，相關(guān)人事檔案管理制度中規(guī)定個(gè)人不得查閱和借用本人的檔案，人事檔案的具體內(nèi)容，個(gè)人無從得知，材料缺失、失實(shí)等現(xiàn)象也就無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)，因此，也就無法滿足現(xiàn)代人力資源開發(fā)管理方面的要求。

（三）管理人員素質(zhì)不高。由于人事檔案工作的特殊性，因此，良好的政治思想素質(zhì)、工作責(zé)任感成為人事檔案管理人員首要的條件，但僅此還無法滿足人事檔案管理的要求，還必須要有良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)和創(chuàng)新能力等各方面的能力?，F(xiàn)有的人事檔案管理人員對(duì)人事檔案的管理還局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案的管理，無法適應(yīng)時(shí)代要求，采用新技術(shù)、新方法、新設(shè)備對(duì)人事檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理，造成人事檔案利用困難，人事檔案的社會(huì)價(jià)值未能得到充分發(fā)揮。另外，人事檔案管理人員流動(dòng)頻繁也嚴(yán)重阻礙了現(xiàn)代人事檔案管理工作的發(fā)展?！皺n案人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，變化比較大。檔案人員缺乏專業(yè)知識(shí)，大多為其他部門人員兼任，且常常身兼數(shù)職，工作調(diào)動(dòng)頻繁，造成他們業(yè)務(wù)鉆研不夠”。人事檔案管理人員往往利用掌握政府、事業(yè)單位等用人需求信息的有利條件，尋求自身更好的發(fā)展，人事檔案工作人員無法安心于本職工作，更不用說參加培訓(xùn)、學(xué)習(xí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)了。

以上三個(gè)方面的原因是造成現(xiàn)代人事檔案管理工作陷入困境的主要原因，因此，為了促進(jìn)現(xiàn)代人事檔案工作的發(fā)展，發(fā)揮人事檔案在人力資源開發(fā)與管理方面的重要作用，服務(wù)于社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)，在新的歷史時(shí)期必須采取切實(shí)可行的措施促進(jìn)現(xiàn)代人事檔案工作的發(fā)展。

二、新形勢下人事檔案管理工作的改進(jìn)措施

（一）加強(qiáng)宣傳教育，樹立正確的人事檔案觀。加強(qiáng)宣傳教育，在全社會(huì)樹立正確的人事檔案觀。摒棄人事檔案神秘論與人事檔案無用論的極端思想，人事檔案部門更新觀念，與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)管理，不斷拓展人事檔案的形式和內(nèi)容，增強(qiáng)人事檔案的使用價(jià)值，發(fā)揮人事檔案在人力資源開發(fā)建設(shè)中的作用，使得政府、單位、組織充分認(rèn)識(shí)人事檔案工作的價(jià)值;對(duì)于個(gè)人，要加強(qiáng)人事檔案重要性的宣傳教育，使每個(gè)人充分認(rèn)識(shí)到“人事檔案作為記錄個(gè)人經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等內(nèi)容的文件材料，發(fā)揮著憑證、依據(jù)和參考的作用，很多關(guān)鍵的個(gè)人證明等手續(xù)都‘繞不開檔案這一關(guān)”。人事檔案在簽定勞動(dòng)合同、計(jì)算工齡、工作流動(dòng)、考研、報(bào)考公務(wù)員、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、先進(jìn)提拔等方面都有重要作用，使每個(gè)人都認(rèn)識(shí)人事檔案與自己的利益密切相關(guān)，積極配合人事檔案管理部門做好人事檔案管理工作。

（二）統(tǒng)一人事檔案管理部門，規(guī)范、完善檔案管理制度。統(tǒng)一我國人事檔案管理部門，建立國家各級(jí)人事檔案管理系統(tǒng)。統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理，“打破各級(jí)部門條條塊塊都管人事檔案的舊管理體制，實(shí)行相對(duì)集中統(tǒng)一管理的體制”改變我國目前人事檔案多頭、分散多管理的混亂局面，將我國人事檔案工作統(tǒng)一到人事部門，將有限的人力、物力、財(cái)力充分有效地運(yùn)用于現(xiàn)代人事檔案管理工作，發(fā)揮人事檔案管理工作在社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用。同時(shí)，充分發(fā)揮各級(jí)人才市場在人事檔案管理方面的重要作用，制定政策、法規(guī)，規(guī)范保障人才市場的健康發(fā)展。改革、完善現(xiàn)有的人事檔案收集、管理、傳遞、查詢利用等方面的制度，理順關(guān)系，使現(xiàn)代人事檔案管理工作朝規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、法制化方向發(fā)展。

（三）建設(shè)高素質(zhì)的現(xiàn)代人事檔案管理人才隊(duì)伍。人才在人事檔案管理中既是服務(wù)對(duì)象也是被服務(wù)對(duì)象，“人才是一個(gè)單位業(yè)務(wù)發(fā)展的源動(dòng)力，對(duì)于檔案管理部門來說也是同樣的道理。要配備思想政治素質(zhì)好、文化水平高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的同志從事檔案工作?！币虼?，人才在人事檔案管理中有重要作用。但當(dāng)前人事檔案管理工作存在管理人員不足、管理人員流動(dòng)性大，綜合素質(zhì)不高等方面的問題，因此為了現(xiàn)代人事檔案管理工作的發(fā)展，首先必須加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)，掌握新的知識(shí)和管理技術(shù)。其次必須引進(jìn)既有良好政治素質(zhì)、強(qiáng)烈的工作責(zé)任感，又有良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)的人才，充分利用他們良好的業(yè)務(wù)能力，采用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，加強(qiáng)對(duì)人事檔案的管理，服務(wù)于社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)。同時(shí)引入競爭激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)人事檔案管理人員的工作熱情，增加其工作的責(zé)任感，使其專心于人事檔案的管理工作。

（四）建設(shè)完善的現(xiàn)代人事檔案管理的新模式。改變?cè)鹊姆忾]管理模式，建立社會(huì)化開放式的人事檔案管理新模式。“人事檔案社會(huì)化開放式管理模式，是市場經(jīng)濟(jì)條件下的一種新模式，是對(duì)人事檔案管理模式的補(bǔ)充。人事檔案的利用應(yīng)向本人開放，向本人開放人事檔案目錄，讓其了解自己檔案的內(nèi)容”，以社會(huì)化開放式的人事檔案管理新模式為個(gè)人和用人單位提供多樣、全面的人事檔案服務(wù)，全面滿足個(gè)人和用人單位對(duì)于人事檔案的利用需求，樹立人事檔案部門的新形象，推動(dòng)人事檔案工作的發(fā)展。同時(shí)，以紙質(zhì)人事檔案為基礎(chǔ)，建立國家各級(jí)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，供個(gè)人和用人單位查詢利用。還可以將不涉及個(gè)人隱私內(nèi)容的人事檔案放到網(wǎng)絡(luò)上，采用網(wǎng)絡(luò)化的管理和服務(wù)方式，供個(gè)人和用人單位查詢，增加人事檔案管理部門與用人單位的人才信息交流。

人事檔案管理工作不僅與個(gè)人利益相關(guān)，還是國家人力資源管理、開發(fā)和利用的重要基礎(chǔ)，因此，在新的歷史條件下，我們必須針對(duì)人事檔案管理工作出現(xiàn)的新問題，采取切實(shí)可行的措施、規(guī)范，促進(jìn)人事檔案管理工作健康發(fā)展。

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