基層法院檔案管理工作存在的問題與對策

費燕

【摘要】為確保司法公平、公正，提高司法公信力，適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，各基層法院都在積極打造“智慧法院”，檔案工作作為法院升級轉(zhuǎn)型的其中一環(huán)，提高檔案管理工作質(zhì)量勢在必行。本文立足于實際，從檔案管理制度的落實、檔案員的配備和業(yè)務(wù)水平、檔案利用方式三個方面闡述了基層法院檔案管理工作存在的問題，并有針對性地提出了相應(yīng)的解決辦法，旨在促進基層法院檔案工作不斷發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】法院;檔案管理;問題;對策

近年來，隨著公民權(quán)利意識的不斷增強，基層法院訴訟案件量逐年增多，檔案利用率隨之上升，檔案工作日益繁重。在現(xiàn)有的工作條件下，信息化時代電子檔案的推廣和利用更是對檔案工作提出了更高的要求，基層法院檔案工作中存在的問題較為普遍且急需解決。

一、基層法院檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理制度落實不到位。檔案管理制度是開展檔案工作的依據(jù)，也是各基層法院檔案管理工作制度化、規(guī)范化的前提保障。近年來，我省各基層法院為通過機關(guān)團體企事業(yè)單位測評，均按要求制定了《檔案立卷歸檔制度》《檔案庫房管理制度》《檔案保密工作制度》等一系列的規(guī)章制度。但是這些規(guī)章制度大多是為了應(yīng)付檢查，在日常工作中往往流于形式，并未對實際的檔案工作產(chǎn)生積極的影響和作用。造成檔案管理制度不到位主要是由于以下原因：一方面是院領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視程度不夠。法院各項工作主要圍繞審判工作開展，檔案室作為后勤管理部門，容易被領(lǐng)導(dǎo)忽視，不少領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作只要不出問題就行，并未從根本上認(rèn)識到檔案工作的重要性，從而導(dǎo)致其他部門成員視規(guī)章制度于無形，有部分工作人員甚至對本部門產(chǎn)生的機關(guān)文件材料歸檔范圍和保管期限都不清楚，致使文件材料歸檔不全，檔案工作很難開展;另一方面是由于檔案工作并未納入全院工作人員績效考核中。檔案管理制度需要相關(guān)政策的制定保障其落實，而在實際工作中，很多審判員和書記員并不重視歸檔工作，認(rèn)為檔案工作和其切身利益關(guān)系不大，不會影響到其績效考核，致使檔案管理制度落實不到位。

（二）檔案員配備不足，業(yè)務(wù)水平有待提升。隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展、公民法律意識的不斷增強，各基層法院的全年收案數(shù)都逐年上升，以我院為例，2018年收案數(shù)上漲近20%。而法院由于案多人少以及編制限制，每年招錄的正式干警和聘用制人員基本都輸送到業(yè)務(wù)庭，很少有法院招錄檔案學(xué)專業(yè)人員，各基層法院檔案室都面臨著人員不足、工作量大等現(xiàn)實困境?，F(xiàn)階段各基層法院主要依靠檔案數(shù)字化外包來分擔(dān)檔案人員的工作，檔案數(shù)字化外包能在一定程度上緩解檔案員的工作壓力，但同時存在人員流動性較大、責(zé)任心不夠強、專業(yè)化程度不夠高等問題。檔案員業(yè)務(wù)水平有待提升，一方面是針對專職檔案人員，各基層法院都很少有檔案學(xué)專業(yè)出身的檔案員，不少法院都是從書記員中抽調(diào)人員從事檔案工作，而書記員考試主要考察打字水平，和檔案工作關(guān)系不大，書記員對檔案相關(guān)知識了解甚少，大多只能從事相對簡單的檔案收集、整理工作;另一方面是針對兼職檔案人員，兼職檔案員大多沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)水平參差不齊，以訴訟檔案的歸檔為例，各業(yè)務(wù)庭的書記員都要整理訴訟案卷，然后移交檔案室歸檔，在實際工作中，不少年輕的書記員進入單位后就直接進入業(yè)務(wù)庭，并未學(xué)習(xí)過如何整理卷宗，連基本的歸檔要求都不清楚，歸檔的案卷問題眾多，造成專職檔案人員工作負(fù)擔(dān)重。

（三）檔案利用方式較為單一。在上級法院的要求下，我市各基層法院基本完成了訴訟檔案的數(shù)字化工作，告別了以前完全依靠紙質(zhì)檔案查檔的情況。針對當(dāng)事人、代理人查檔以及法官辦案調(diào)卷，檔案員能夠提供電子檔案，實現(xiàn)網(wǎng)上閱卷，較過去檔案利用更加便捷、高效。但是和“互聯(lián)網(wǎng)+”時代其他政府部門提供的服務(wù)相比，法院檔案利用方式還是較為單一。例如法官辦案經(jīng)常需要用到其他的訴訟案件卷宗，本院的法官無需借閱實體卷宗，只要利用檔案系統(tǒng)電子借閱功能，提交申請，經(jīng)過檔案室的審批，就可以瀏覽和打印相關(guān)卷宗。而其他法院辦案需要某一卷宗，還是需要單位出具介紹信，工作人員帶上工作證來現(xiàn)場查閱，這對于外地甚至省外的辦案人員來說，需要耗費大量的時間和精力。在日常的工作中也有當(dāng)事人從遙遠的北京特意趕回來調(diào)取自己當(dāng)年的離婚判決書，這一系列的問題都反映目前基層法院檔案利用方式單一，不能和互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展相融合，不能借助一些技術(shù)手段提供多元化的服務(wù)形式。

二、應(yīng)對基層法院檔案管理問題的對策

（一）健全檔案管理體制，保障檔案管理制度的落實。檔案管理制度的制定是高質(zhì)量開展檔案工作的前提，而建立健全檔案管理體制、保障檔案管理制度的落實才是重中之重。1.加強領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視。檔案工作不僅是對審判工作強有力的支撐，還是司法公平、公正的有效依據(jù)，代表著法院的形象，加強領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視，能夠促使各部門在日常工作中積極配合檔案工作。2.制定與本院實際情況相適應(yīng)的檔案管理制度。在制定訴訟檔案歸檔辦法時，應(yīng)該著重將本單位檔案歸檔過程中普遍存在的問題進行梳理，逐條列出詳細(xì)的歸檔要求，制定出便于理解、實用性和操作性強的規(guī)章制度。3.將檔案工作納入績效考核，制定合理的獎懲制度。檔案工作的開展需要全院的配合，無論是業(yè)務(wù)庭還是后勤管理部門，在日常的工作中都會產(chǎn)生大量的文件材料，只有將文件材料及時歸檔，才能更好地保護檔案，發(fā)揮檔案的最大價值。各項工作也只有和績效考核掛鉤，才能引起工作人員的足夠重視。4.建立審判員對訴訟案卷歸檔負(fù)責(zé)制。各基層法院基本是“一審一助一書”審判模式，書記員基本是編外人員，流動性較強，有的書記員在離職前往往還有大量卷宗未歸檔，讓審判員對訴訟案卷歸檔負(fù)責(zé)，能夠督促書記員及時歸檔，保證案卷質(zhì)量。

（二）提高專、兼職檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。1.招錄檔案專業(yè)人才。無論是正式干警還是外聘人員，各基層法院應(yīng)單獨招錄檔案人員，不能以招錄書記員的形式招錄專職檔案員，而應(yīng)該制定相應(yīng)的招聘要求，招錄檔案專業(yè)人才，減小對檔案外包的依賴，保證專職檔案人員隊伍的穩(wěn)定性。2.積極參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)班。針對專職檔案人員，應(yīng)該積極參加上級法院和檔案管理部門組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，及時了解檔案管理工作最新知識，掌握法院檔案管理的專業(yè)要求，提升自己的業(yè)務(wù)水平。3.提高自主學(xué)習(xí)能力。主動邀請上級法院檔案人員對基層法院工作進行現(xiàn)場指導(dǎo)，及時發(fā)現(xiàn)問題并整改。對于檔案管理工作效果突出的法院，檔案員可以通過短期學(xué)習(xí)、經(jīng)驗分享等形式積極主動學(xué)習(xí)，借鑒外單位優(yōu)秀的工作經(jīng)驗，并結(jié)合本院的情況，提升自身檔案管理能力。4.提升兼職檔案員的業(yè)務(wù)水平。對本院新上崗的兼職檔案人員進行崗前培訓(xùn)，增強檔案意識。在日常工作中，針對工作中存在的普遍問題，定期由專職檔案員開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對兼職檔案人員進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，還可以借助微信、QQ等社交媒體建立檔案工作群，幫助兼職檔案人員及時解決工作中的難題。

（三）持續(xù)推進數(shù)字檔案室建設(shè)，探索檔案服務(wù)新模式。各基層法院都在如火如荼地開展庫藏檔案數(shù)字化工作，為建設(shè)5A數(shù)字檔案室做準(zhǔn)備，也為提供多元化的檔案服務(wù)奠定基礎(chǔ)。這不僅要求各基層法院做好訴訟檔案數(shù)字化工作，同時也要開展文書、視頻、照片等各門類檔案的數(shù)字化工作，持續(xù)推進數(shù)字檔案室建設(shè)。與此同時，各基層法院應(yīng)積極探索檔案服務(wù)新模式，借助法院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，構(gòu)建一個共享平臺，讓法院工作者能夠遠程調(diào)檔，節(jié)省物力和人力，提高電子檔案的利用率，實現(xiàn)資源共享。對于當(dāng)事人和代理人查檔，可在法院官網(wǎng)以及微信、微博等熱門社交媒體上開設(shè)便民查檔窗口，通過當(dāng)事人驗證個人身份信息，代理人上傳介紹信、律師證、當(dāng)事人委托書、當(dāng)事人身份證復(fù)印件的形式，經(jīng)由檔案員審核，在線查閱檔案?；蛘弋?dāng)事人或代理人去就近的法院，由法院工作者驗證身份信息后，通過法院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，幫助當(dāng)事人或代理人遠程查檔，避免公眾花費大量時間和精力去原審法院調(diào)檔。

三、結(jié)語

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，法院不僅要做好各門類檔案的收集、整理工作，還要不斷加強檔案管理制度化建設(shè)，提高專、兼職檔案人員的業(yè)務(wù)能力，積極探索檔案服務(wù)、利用的新模式，創(chuàng)新各項便民工作，充分發(fā)揮檔案的價值，保障法律的公平、公正，為助力智慧法院建設(shè)添磚加瓦。

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