網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書館檔案管理工作策略

賈穎

【摘要】隨著我國現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展，圖書館也面臨著工作上的變革。檔案管理工作作為圖書館工作中的重要組成部分，正面臨網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境下的技術(shù)升級(jí)和管理改革。本文從圖書館檔案管理的內(nèi)容、職能、意義、網(wǎng)路環(huán)境下的重大變化等方面入手，通過對(duì)當(dāng)前圖書館檔案管理現(xiàn)存問題的分析，進(jìn)行檔案管理優(yōu)化的探討，旨在為新時(shí)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下我國圖書館檔案管理工作提供參考。

【關(guān)鍵詞】網(wǎng)絡(luò)技術(shù);圖書館建設(shè);檔案管理;工作策略

隨著網(wǎng)絡(luò)發(fā)展及信息技術(shù)管理水平的提升，近年來，很多圖書館在內(nèi)部管理及對(duì)外服務(wù)方面都開始進(jìn)行升級(jí)，增加了科學(xué)化、信息化的管理機(jī)制和管理技術(shù)，在一定程度上更好地適應(yīng)了社會(huì)發(fā)展對(duì)圖書館職能方面的需求。與此同時(shí)，一些不足問題也開始顯現(xiàn)，尤其在圖書館檔案管理方面，其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下內(nèi)部信息化升級(jí)改革之路還存在很大的提升空間。

一、圖書館檔案管理工作概述

（一）圖書館檔案管理的內(nèi)容及工作職能。圖書館檔案管理所包含的管理內(nèi)容比較多，一般有人文歷史資料、地方性檔案資料、科學(xué)研究資料、人事管理資料等等，其管理的主要作用是為了避免出現(xiàn)圖書和檔案資料損壞的現(xiàn)象，也為檔案資料和圖書的查閱、借閱提供一定幫助。檔案管理本身具有很重要的歷史文化意義。在圖書館檔案管理中，檔案的主要職能是為高校和科研事業(yè)單位提供資料和信息支持，以解決內(nèi)部信息及業(yè)務(wù)問題，另外，對(duì)于政府而言，圖書館檔案管理也有記錄政府發(fā)布的相關(guān)法律法規(guī)及條例內(nèi)容的作用，所以近年來國家在圖書館建設(shè)及信息化管理方面也投入了大量資金，且十分關(guān)注。

（二）圖書館檔案管理的重要意義。圖書館檔案管理工作具有重要的現(xiàn)實(shí)意義：首先，檔案資料中所記載的各種原始資料和歷史性內(nèi)容記錄都能為科學(xué)研究和科學(xué)決策提供有效幫助和信息支持，尤其圖書館的歷史檔案，是展示一座圖書館發(fā)展脈絡(luò)的關(guān)鍵。其次，圖書館檔案也是國家建設(shè)的重要依據(jù)和支持。圖書館檔案中匯集了我國經(jīng)濟(jì)、文化、環(huán)境、國防、外交等方面的各類資料，這些豐富的檔案資料是歷史真相的記錄，也是后期分析和研究各類歷史大事件和重要社會(huì)變革的關(guān)鍵，對(duì)促進(jìn)我國政權(quán)和國防鞏固、強(qiáng)化經(jīng)濟(jì)建設(shè)和國家自然環(huán)境建設(shè)等都有重要意義。最后，圖書館檔案也是文學(xué)創(chuàng)作和科研研發(fā)的重要資料基礎(chǔ)和素材支撐，在文學(xué)創(chuàng)作中，檔案資料能提供豐富素材以激發(fā)創(chuàng)作靈感;在科研中，檔案資料也提供了往期數(shù)據(jù)參考。由此可見，圖書館檔案管理具有重要的歷史、文化、科研等方面的價(jià)值。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書館檔案管理工作面臨的變化

伴隨著信息化時(shí)代的到來，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與信息技術(shù)已經(jīng)充斥著我們生活的方方面面，在圖書館檔案管理中也面臨著網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)所帶來的管理升級(jí)，根據(jù)總結(jié)，當(dāng)前我國圖書館檔案管理工作在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下所面臨的重大變化主要體現(xiàn)在以下三方面：

（一）圖書館檔案管理工作方式實(shí)現(xiàn)信息化改變。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境給圖書館檔案管理的信息化改革升級(jí)提供了基礎(chǔ)。圖書館檔案管理工作中，信息資料的存儲(chǔ)、檢索等工作是其中的重點(diǎn)內(nèi)容，而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，圖書館檔案管理的傳統(tǒng)管理格局已被打破，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行跨地域的資料信息檢索、便捷地查找所需要的檔案信息和資料，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)環(huán)境的支持，已經(jīng)變成可能。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不斷發(fā)展下，檔案信息的快速獲取已經(jīng)成為日常，不像傳統(tǒng)檔案檢索和搜集那樣麻煩。

（二）傳統(tǒng)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境給圖書館檔案管理工作帶來了很大的創(chuàng)新，傳統(tǒng)檔案管理只有紙質(zhì)檔案的時(shí)代即將宣告結(jié)束。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，圖書館檔案管理更多的以數(shù)據(jù)信息的形式進(jìn)行展現(xiàn)和存儲(chǔ)，這就表示檔案信息資源除了保存?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)文件中的文字信息外，還能夠通過聲音、視頻、圖像等手段進(jìn)行檔案保存。另外，借助網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，圖書館檔案管理呈現(xiàn)更多樣化的方式，檔案管理的范圍擴(kuò)大，數(shù)據(jù)信息、知識(shí)信息、信息管理等方面實(shí)現(xiàn)了更緊密的結(jié)合，檔案管理的創(chuàng)新空間有了很大的提升。

（三）檔案管理工作效率及檔案完整度提升。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，圖書館檔案管理工作的效率和檔案信息的完整度也有了一定程度的提升，這也是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境給圖書館檔案管理帶來的巨大影響之一。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境改變了圖書館檔案存儲(chǔ)的思路，更多的檔案信息可以通過數(shù)據(jù)化方式存儲(chǔ)，而在檔案檢索中不需要人工檢索，可以直接通過網(wǎng)絡(luò)搜索較為準(zhǔn)確地找到需要的檔案資料，這種效率的提升也是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境帶來的顯而易見的變化。

三、圖書館檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問題

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，雖然我國圖書館檔案管理工作迎來了一系列優(yōu)勢變化，但是當(dāng)前圖書館檔案管理中所存在的問題也是不容忽視的，解決這些問題，才能最終促進(jìn)圖書館檔案管理工作為人們提供更便捷、滿意的服務(wù)，助力我國科研文化及教育事業(yè)發(fā)展。

（一）圖書館檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施薄弱。基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，是當(dāng)前圖書館檔案管理中存在的最主要問題。所謂基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，不但是指硬件設(shè)施建設(shè)不足，即圖書館檔案管理中網(wǎng)絡(luò)信息管理平臺(tái)搭建質(zhì)量較差、圖書館檔案管理內(nèi)部規(guī)章制度不明、圖書館檔案管理內(nèi)部人員短缺等問題，也包括軟實(shí)力的欠缺，即圖書館檔案資料不完整、圖書館檔案資料搜集范圍和涉獵內(nèi)容較狹窄、圖書館檔案資料查閱困難，這些基礎(chǔ)應(yīng)用和建設(shè)中的不足，都是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書館檔案管理中面對(duì)的問題。

（二）圖書館檔案管理信息化建設(shè)不足。信息化建設(shè)不足，是當(dāng)前圖書館檔案管理中存在的另一較明顯問題。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境給圖書館檔案管理帶來的最大改變就是檔案信息化管理方面的改變。但是在實(shí)際的圖書館檔案管理工作中，很多圖書館的檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)簡單停留在資料信息的數(shù)據(jù)化保存和檔案收集方面，而在檔案資料檢索，對(duì)外的圖書館檔案資料服務(wù)方面卻比較欠缺。這種滯后的圖書館檔案管理思想正影響著我國圖書館檔案的科學(xué)管理進(jìn)步和檔案信息的應(yīng)用效率，在這樣的環(huán)境下，我們需要更開放的管理思想，并且加大對(duì)圖書館檔案管理的信息化建設(shè)力度。

（三）圖書館檔案管理人員專業(yè)能力不足。圖書館檔案管理人員的專業(yè)綜合素質(zhì)不足，是當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書館檔案管理工作中的另一問題。雖然當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)已經(jīng)有了飛躍式發(fā)展，但是在實(shí)際的圖書館檔案管理中，人工管理仍然是不可或缺的部分，這就需要檔案管理人員適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書館檔案管理的信息化升級(jí)與變化。新時(shí)代的檔案管理人員不但需要有專業(yè)的圖書館管理學(xué)知識(shí)、檔案重要性分辨能力、廣泛的學(xué)科和專業(yè)知識(shí)，還需要對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息化圖書館檔案管理的操作、多角度應(yīng)用、創(chuàng)新管理等方面有一定能力。然而，由于圖書館內(nèi)部人員結(jié)構(gòu)設(shè)置不合理、檔案管理工作對(duì)高質(zhì)量人才吸引力不足、掌握網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理技術(shù)的人才較少等客觀因素，當(dāng)前很多圖書館檔案管理人員在日常工作中專業(yè)能力不足，大大影響著檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)信息化進(jìn)程和發(fā)展。

（四）圖書館檔案完整性不足且分類模糊。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下我國圖書館檔案管理中檔案的完整性不足和分類模糊，也是當(dāng)前比較常見的問題。雖然網(wǎng)絡(luò)環(huán)境使檔案備份、管理和存貯都變的便捷，但實(shí)際上，由于很多圖書館原始檔案資料數(shù)量較大，針對(duì)一些時(shí)間比較久遠(yuǎn)的紙質(zhì)檔案，部分圖書館還未能做到掃描和備份，這就導(dǎo)致檔案缺失、損毀、不完整現(xiàn)象仍然時(shí)有發(fā)生。另外，在檔案分類上，很多圖書館不能制定全面的檔案歸檔、管理、錄入相關(guān)制度，在檔案入庫分類時(shí)就存在分類不明、信息模糊的情況，這就導(dǎo)致即使是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行檔案信息的檢索，仍然存在耗時(shí)、檢索漏洞等檔案信息查找問題，給圖書館檔案管理工作的高效推進(jìn)帶來了一定障礙。

四、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書館檔案管理工作優(yōu)化策略

根據(jù)以上對(duì)當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下我國圖書館檔案管理工作受到的影響及存在現(xiàn)實(shí)問題的分析，在進(jìn)行圖書館檔案管理工作升級(jí)和優(yōu)化方面，我們應(yīng)該借助網(wǎng)絡(luò)環(huán)境所帶來的技術(shù)優(yōu)勢，并且根據(jù)圖書館檔案管理實(shí)際存在的不足，進(jìn)行更具有針對(duì)性的升級(jí)和管理改革，以促進(jìn)我國圖書館檔案管理工作持續(xù)進(jìn)步。

（一）建立完善的圖書館檔案管理機(jī)制。首先，針對(duì)圖書館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)薄弱問題，應(yīng)該建立更為完善的圖書館檔案管理機(jī)制，讓圖書館檔案管理工作向規(guī)范化、科學(xué)化、高效率進(jìn)步。在完善檔案管理機(jī)制中，應(yīng)該設(shè)立專項(xiàng)建設(shè)資金，吸納國家及社會(huì)資金用于建設(shè)。任何機(jī)制的完善都離不開資金的支持，在圖書館檔案管理中，要想完善檔案管理機(jī)制、促進(jìn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展，可以通過政府補(bǔ)貼申請(qǐng)、社會(huì)眾籌捐款等方式獲得更多的建設(shè)資金。其次，應(yīng)該制定標(biāo)準(zhǔn)化的完善型圖書館檔案管理制度。這一檔案管理制度應(yīng)該從檔案的收錄存放、整理收集、安全保密、檔案等級(jí)分類、檔案管理責(zé)任制度等方面進(jìn)行全面管理，從檔案管理和人員調(diào)配管理多角度入手進(jìn)行檔案管理工作，這樣完善的圖書館檔案管理機(jī)制才能使檔案管理變得更加高效和科學(xué)化。例如：A圖書館在進(jìn)行檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)信息化升級(jí)中針對(duì)檔案的重要性和保密度進(jìn)行了等級(jí)劃分，針對(duì)機(jī)密檔案和重要檔案設(shè)置了專人進(jìn)行管理，且在查閱和借閱時(shí)，需要同時(shí)有兩位檔案管理員共同批準(zhǔn)才能借閱這類保密安全性要求較高的檔案，借閱者也需要進(jìn)行詳細(xì)的網(wǎng)絡(luò)個(gè)人信息登記才能順利完成資料借閱。這些安全措施和借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行的檔案管理，都給圖書館檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化操作和檔案安全性提供了幫助，這種標(biāo)準(zhǔn)化圖書館檔案管理機(jī)制的建設(shè)值得我們借鑒。

（二）強(qiáng)化信息化檔案管理平臺(tái)建設(shè)及應(yīng)用。信息化檔案管理平臺(tái)的建設(shè)及應(yīng)用也是當(dāng)前在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行圖書館檔案管理中比較重要的。在網(wǎng)絡(luò)信息化圖書館檔案管理平臺(tái)的建設(shè)與應(yīng)用中，首先，應(yīng)該構(gòu)建更完善的圖書館檔案信息資源系統(tǒng)，一是要保證圖書館原有的檔案資料能夠都進(jìn)行信息化平臺(tái)的錄入和存儲(chǔ)備份。二是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境所帶來的最大優(yōu)勢就是信息資源的共享應(yīng)用，在信息化圖書館檔案管理平臺(tái)建設(shè)中，圖書館不但要強(qiáng)化自身內(nèi)部檔案信息的科學(xué)、合理、智能化檢索及處理，同時(shí)也要注意與外部檔案信息的溝通和鏈接。圖書館在檔案管理中應(yīng)該借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和信息檢索技術(shù)積極與更多其他圖書館取得友鏈和信息共享，做到跨館檔案信息檢索，在本圖書館檔案信息不完整或者缺失時(shí)，也能夠通過網(wǎng)絡(luò)資源共享功能進(jìn)行檔案信息的共享查閱，給閱讀用戶更好的圖書館服務(wù)體驗(yàn)，同時(shí)也擴(kuò)大圖書館檔案應(yīng)用的效率。其次，信息化檔案管理平臺(tái)的建設(shè)也離不開專業(yè)的硬件支持，除了信息化平臺(tái)及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境軟件升級(jí)之外，也需要增加攝像機(jī)、照相機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)施，才能更好地完成原始檔案資料的備份、上傳、整理，才能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書館檔案資料庫的健全。最后，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行圖書館信息化管理平臺(tái)建設(shè)中，還應(yīng)該注意平臺(tái)中管理權(quán)限和管理職責(zé)的劃分，雖然網(wǎng)絡(luò)檔案資料并不需要實(shí)體化管理，但是網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)管理需要設(shè)置管理權(quán)限、檔案網(wǎng)絡(luò)上傳及維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)化流程等，才能實(shí)現(xiàn)圖書館檔案管理工作的全面網(wǎng)絡(luò)信息化升級(jí)。

（三）打造復(fù)合型專業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行圖書館檔案管理工作的優(yōu)化，還需要進(jìn)行專業(yè)人才管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，復(fù)合型專業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍，才能為網(wǎng)絡(luò)信息化圖書館檔案管理建設(shè)提供更好的人才支持。首先，在專業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)中，應(yīng)該對(duì)管理人員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息檔案管理技術(shù)的相關(guān)培訓(xùn)，在網(wǎng)絡(luò)信息管理技術(shù)培訓(xùn)中，不但需要進(jìn)行理論方面的培訓(xùn)，更重要的是進(jìn)行理論技術(shù)和管理實(shí)踐相結(jié)合的人才培訓(xùn)。例如，在圖書館檔案管理工作中，如果想對(duì)檔案進(jìn)行電子標(biāo)簽化跟蹤定位，則可以使用清華同方的PFID系統(tǒng)，另外，DRM技術(shù)也可以進(jìn)行檔案資料的管理，對(duì)于完善和保持檔案的真實(shí)性和完整性都很有幫助，但是需要管理人員能夠?qū)ψ陨韴D書館檔案管理需求有更透徹的了解，才能進(jìn)行技術(shù)與管理工作的充分結(jié)合。其次，除了網(wǎng)絡(luò)信息管理應(yīng)用方面的培訓(xùn)，對(duì)圖書館檔案管理人員進(jìn)行檔案管理專業(yè)的培訓(xùn)也十分關(guān)鍵。部分檔案管理人員并沒有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，所以在檔案管理中問題較多，進(jìn)行專業(yè)檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，并且針對(duì)培訓(xùn)知識(shí)設(shè)定考核目標(biāo)，能更好地提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

（四）構(gòu)建完善的檔案信息資源庫及分類體系。當(dāng)前圖書館檔案管理資源信息庫不完善、檔案信息分類混亂的問題則可以通過網(wǎng)絡(luò)信息化檔案資源共享和檔案分類進(jìn)行完善。首先，可以通過網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建立網(wǎng)絡(luò)檔案資源共享庫，對(duì)不完善的檔案資料運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢進(jìn)行完善，共享其他圖書館的檔案資源，豐富自身的檔案資源庫。其次，在檔案體系劃分方面，可以根據(jù)檔案類別，重要性、用途等方面劃分為科研資料、歷史資料、人事資料等細(xì)化的檔案類別，并建立網(wǎng)絡(luò)檢索功能，方便分類檢索。這樣的網(wǎng)絡(luò)化共享及分類體系更有利于圖書館檔案管理的優(yōu)化。

五、結(jié)束語

綜上所述，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境給圖書館檔案管理帶來了極大的便利，從網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用、檔案管理分類升級(jí)、檔案管理人員專業(yè)培訓(xùn)角度進(jìn)行圖書館檔案管理工作的優(yōu)化，將使我國圖書館檔案管理工作得到更好的發(fā)展。

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