新形勢(shì)下會(huì)計(jì)檔案管理工作思考

張華紅 王慧群

【摘要】新修訂的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》2016年正式實(shí)施。3年多來(lái)，對(duì)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理、有效保護(hù)和利用會(huì)計(jì)檔案起到了積極的推動(dòng)作用。但在實(shí)施過(guò)程中還存在著思想認(rèn)識(shí)不到位、人員素質(zhì)跟不上、實(shí)施步伐不夠快等問(wèn)題。本文試從會(huì)計(jì)檔案管理的特點(diǎn)和作用入手，進(jìn)一步明確方向，提出切實(shí)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作的對(duì)策和措施。

【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)檔案管理;思考;對(duì)策

一、會(huì)計(jì)檔案管理工作的特點(diǎn)及作用

（一）會(huì)計(jì)檔案的概念內(nèi)涵。會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他有關(guān)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作應(yīng)予集中保管的會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料。根據(jù)概念，可作以下的理解：一是它是會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)物。會(huì)計(jì)工作政策法規(guī)、制度辦法、預(yù)算、財(cái)務(wù)計(jì)劃總結(jié)等則不屬于會(huì)計(jì)檔案的范疇。二是會(huì)計(jì)檔案是重要的憑證和史料。它作為一種原始記錄，以豐富的數(shù)據(jù)信息記載著各單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。通過(guò)查閱會(huì)計(jì)檔案，不僅可以評(píng)價(jià)效率和效果，更可以為經(jīng)濟(jì)預(yù)測(cè)和財(cái)務(wù)決策提供依據(jù)和參考。三是它包含的內(nèi)容較廣。不僅有會(huì)計(jì)憑證類(lèi)、會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類(lèi)，還有其他會(huì)計(jì)材料類(lèi)，如不同版本的財(cái)務(wù)軟件、存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁盤(pán)、光盤(pán)等等。

（二）會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)。會(huì)計(jì)檔案具有原始憑證性、系統(tǒng)性和連續(xù)性，與文書(shū)檔案、科技檔案等其他類(lèi)型的檔案相比，它更有著自己獨(dú)有的特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是形成范圍的廣泛性。一個(gè)經(jīng)營(yíng)單位，只要經(jīng)濟(jì)單獨(dú)核算，就會(huì)形成自己的會(huì)計(jì)檔案。它在社會(huì)的各領(lǐng)域無(wú)處不在。二是檔案類(lèi)別的穩(wěn)定。社會(huì)上會(huì)計(jì)工作的種類(lèi)繁多，但是會(huì)計(jì)核算的方法、工作程序以及形成材料成分是一致的，即主要是會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等。便于整理分類(lèi)，有利于管理制度的制定和實(shí)際操作的規(guī)范、統(tǒng)一。三是外在形式的多樣。會(huì)計(jì)的賬簿，有訂本式賬、活頁(yè)式賬、卡片式賬之分;財(cái)務(wù)報(bào)告由于有文字、表格、數(shù)據(jù)而出現(xiàn)了不同紙張規(guī)格等;會(huì)計(jì)憑證在不同行業(yè)，外形更是大小各異，長(zhǎng)短參差不齊。這要求在會(huì)計(jì)檔案的整理和保管方面，需從實(shí)際出發(fā)，不能照搬照抄管理其他門(mén)類(lèi)檔案的方法。

（三）會(huì)計(jì)檔案的重要性。作為國(guó)家檔案的重要組成部分，會(huì)計(jì)檔案在單位內(nèi)部控制和經(jīng)營(yíng)決策中具有極其重要的作用：首先，它是單位總結(jié)經(jīng)濟(jì)管理經(jīng)驗(yàn)的重要資料。能夠提供經(jīng)濟(jì)演變的歷史信息，從編制會(huì)計(jì)憑證到形成會(huì)計(jì)賬簿直至最終產(chǎn)生會(huì)計(jì)報(bào)表，形成了一個(gè)完整的賬務(wù)體系，直接反映了各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)狀況。其次，它是單位開(kāi)展經(jīng)濟(jì)活動(dòng)預(yù)測(cè)、決策等財(cái)務(wù)分析工作的重要依據(jù)。對(duì)編制單位財(cái)務(wù)預(yù)決算、開(kāi)源節(jié)流及加強(qiáng)內(nèi)部經(jīng)濟(jì)管理等方面都具有重要作用。再次，它是打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域腐敗犯罪的重要依據(jù)，是司法部門(mén)查處違法亂紀(jì)問(wèn)題，檢查、監(jiān)督經(jīng)濟(jì)活動(dòng)等的重要工具。

二、當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理的新方向

2016年我國(guó)實(shí)施了新修訂《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“新辦法”），這是《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》自1984年首次頒布以來(lái)的第三次修訂。新辦法有以下亮點(diǎn)：

（一）擴(kuò)大會(huì)計(jì)檔案的范圍，增加并明確了電子會(huì)計(jì)檔案的管理要求。重新界定會(huì)計(jì)檔案的范圍，規(guī)定會(huì)計(jì)檔案包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備、形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案;可以利用電腦、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息手段去管理會(huì)計(jì)檔案;滿(mǎn)足一定條件時(shí)，單位內(nèi)部生成和外部接收的電子會(huì)計(jì)檔案資料，可僅以電子形式歸檔保存;要求電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交等。電子會(huì)計(jì)檔案的納入，為會(huì)計(jì)檔案更好服務(wù)單位、服務(wù)日益蓬勃的互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新經(jīng)濟(jì)提供政策支持。

（二）完善了會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀程序，明確了會(huì)計(jì)檔案出境的管理要求。規(guī)定單位應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行界定，并形成鑒定意見(jiàn)書(shū)。對(duì)仍需繼續(xù)保存的，重新劃定保管期限，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的可以銷(xiāo)毀。會(huì)計(jì)檔案在銷(xiāo)毀時(shí)，單位負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)及檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦人均需在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，并刪除財(cái)政部門(mén)、審計(jì)部門(mén)派員監(jiān)銷(xiāo)的程序。單位的會(huì)計(jì)檔案及其復(fù)制件需要攜帶寄運(yùn)或者傳輸至境外的，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。可以說(shuō)簡(jiǎn)化銷(xiāo)毀程序，明確了會(huì)計(jì)檔案的出境管理。

（三）調(diào)整了會(huì)計(jì)檔案的定期保管期限，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的使用價(jià)值。規(guī)定會(huì)計(jì)檔案仍舊包括永久和定期兩類(lèi)保管期限，但是將其中的定期保管期限從五種統(tǒng)一調(diào)整為10年和30年兩種，同時(shí)臨時(shí)保管期限也從1年變更為3年。一般民事訴訟的最長(zhǎng)時(shí)效為20年，作為重要證據(jù)的會(huì)計(jì)檔案如果保管期限過(guò)短，就會(huì)失去意義。

三、新形勢(shì)下加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策與措施

新辦法為有效管理、保護(hù)和利用會(huì)計(jì)檔案提供堅(jiān)強(qiáng)的制度保障，但也提出了更高的管理要求。新的形勢(shì)下，結(jié)合新辦法實(shí)施過(guò)程的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和問(wèn)題，認(rèn)為進(jìn)一步規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的管理，需在以下幾方面予以轉(zhuǎn)變和提高：

（一）轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)。針對(duì)有的單位“重業(yè)務(wù)、輕檔案”“重業(yè)務(wù)檔案、輕會(huì)計(jì)檔案”的現(xiàn)象。單位負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人要統(tǒng)一思想，充分認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案的重要性，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的裝訂、立卷、歸檔和保管工作，嚴(yán)格按照新辦法的規(guī)定規(guī)范會(huì)計(jì)日常管理。同時(shí)，要提高站位，從遵法守法的法律高度加以認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)依法管理意識(shí)，并為會(huì)計(jì)檔案管理提供強(qiáng)有力的政策支持和技術(shù)保障。

（二）加大培訓(xùn)，全面提升管理人員素質(zhì)。針對(duì)實(shí)際管理過(guò)程中，一些單位存在的會(huì)計(jì)人員側(cè)重會(huì)計(jì)資料的報(bào)銷(xiāo)入賬，對(duì)歸檔重視不夠;臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案常常超過(guò)3年，臨時(shí)保管期間檔案資料沒(méi)有按要求分類(lèi)，放置混亂，造成檔案破損遺失;會(huì)計(jì)檔案移交程序不規(guī)范，檔案缺失或者查找困難無(wú)法移交;會(huì)計(jì)檔案利用不規(guī)范，在查閱、復(fù)制、借出時(shí)不履行相關(guān)手續(xù)等問(wèn)題。要切實(shí)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，加大培訓(xùn)，要求不僅要檔案業(yè)務(wù)“精”、會(huì)計(jì)知識(shí)“熟”，還要具備強(qiáng)烈的責(zé)任心;要規(guī)范并細(xì)化歸檔流程，建立檔案收集的過(guò)程化控制的質(zhì)量保證體系;同時(shí)，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案利用管理制度，一般情況下，會(huì)計(jì)檔案利用只限定財(cái)務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)人員，因特殊原因其他人員需利用時(shí)，應(yīng)登記記錄、陪同跟進(jìn)、全程監(jiān)督，嚴(yán)格杜絕和防止在檔案上篡改、亂涂亂劃、拆換等現(xiàn)象發(fā)生。

（三）加快步伐，促進(jìn)電子檔案的開(kāi)發(fā)利用。新辦法第一次明確電子會(huì)計(jì)檔案的合法地位，為電子會(huì)計(jì)檔案的存在提供了法規(guī)保障和迅猛發(fā)展的廣闊空間。但在實(shí)際工作中還存在財(cái)務(wù)軟件、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不符合相關(guān)要求，會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程總體滯后等問(wèn)題。為此，各單位領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人要高度重視，優(yōu)先保障電子會(huì)計(jì)檔案管理的需求;各相關(guān)部門(mén)要共同參與，特別是信息部門(mén)要給財(cái)會(huì)部門(mén)、檔案管理部門(mén)經(jīng)常內(nèi)訓(xùn)，培訓(xùn)處理、保存、管理的規(guī)范性，確保電子會(huì)計(jì)檔案的安全管理和有效開(kāi)發(fā)利用。