信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策

羅溪

【摘要】我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平突飛猛進(jìn)，國(guó)家大力扶持科技信息行業(yè)，信息時(shí)代已然到來(lái)，這對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，無(wú)疑是一種極為合適的發(fā)展機(jī)遇，尤其在檔案管理工作還存在一些問(wèn)題的情況下，如果能夠以信息時(shí)代為基礎(chǔ)，適當(dāng)運(yùn)用信息技術(shù)，可以促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。據(jù)此，本文對(duì)相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行研究，同時(shí)提出了一些對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代;檔案管理;對(duì)策

如今我國(guó)信息技術(shù)得到了快速發(fā)展，這同時(shí)影響了檔案管理工作，使檔案管理處在了關(guān)鍵的階段，如果檔案管理模式不能夠吸收信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)對(duì)現(xiàn)有情況進(jìn)行完善，就可能會(huì)出現(xiàn)很多的問(wèn)題;反之，如果能夠在信息技術(shù)的加持下對(duì)管理工作進(jìn)行改善，就能夠提升管理工作的水平與效果。如今檔案管理工作仍然面臨著一些問(wèn)題，想對(duì)其進(jìn)行解決，勢(shì)必會(huì)涉及信息技術(shù)。據(jù)此，本文針對(duì)目前存在的問(wèn)題提出對(duì)策，具備現(xiàn)實(shí)意義。

一、檔案管理工作面臨的問(wèn)題

（一）檔案管理人員問(wèn)題。檔案管理工作目前面臨著一些問(wèn)題，其中最為明顯的是技術(shù)檔案管理人員問(wèn)題。在信息時(shí)代，信息技術(shù)不可避免的會(huì)在檔案管理工作中進(jìn)行應(yīng)用，這也就對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方向進(jìn)行了改變，而很多檔案管理工作人員沒(méi)能夠?qū)π畔⒓夹g(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)，對(duì)檔案信息管理不習(xí)慣，所以不能熟練地操作計(jì)算機(jī)，這對(duì)于檔案管理工作的現(xiàn)代化是極其不利的，如果不對(duì)這一問(wèn)題進(jìn)行解決，那么檔案管理工作就不能夠得到完善。

（二）檔案信息安全問(wèn)題。傳統(tǒng)的檔案管理工作能夠?qū)π畔踩M(jìn)行保證，因?yàn)橄胍I取以實(shí)物為載體的檔案信息有極大的難度;而信息時(shí)代的檔案則不同，由于其涉及聯(lián)網(wǎng)問(wèn)題，所以可能會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)黑客和病毒的消極影響，檔案信息有丟失、泄露的危險(xiǎn)。尤其是一些重要的檔案信息，一旦丟失，后果將十分嚴(yán)重。

（三）檔案管理軟件問(wèn)題。目前，我國(guó)現(xiàn)有的檔案部門(mén)基本都進(jìn)行了信息化管理，但是其所使用的軟件存在著一定的差異，這也就使得檔案管理部門(mén)無(wú)法進(jìn)行簡(jiǎn)單的一鍵式簡(jiǎn)便管理操作。此外，不同的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)也存在著差別，統(tǒng)一管理可謂難上加難，尤其是在調(diào)取外地檔案的時(shí)候，十分不方便。所以從未來(lái)發(fā)展的角度來(lái)看，必須要對(duì)這一問(wèn)題進(jìn)行解決。

（四）檔案管理網(wǎng)站問(wèn)題。檔案管理的網(wǎng)站建設(shè)時(shí)間不長(zhǎng)，建設(shè)形式也不夠標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一，大多數(shù)人僅僅按照自己的想法對(duì)信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行建設(shè)，網(wǎng)站建設(shè)水平不高，同時(shí)也不夠規(guī)范，這就導(dǎo)致了一旦后期要進(jìn)行檔案管理，就會(huì)出現(xiàn)較大的難度。數(shù)據(jù)庫(kù)與數(shù)據(jù)庫(kù)之間的差異將會(huì)對(duì)檔案管理統(tǒng)一性進(jìn)行持續(xù)的影響，所以應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行注意。

二、信息時(shí)代解決檔案管理問(wèn)題的對(duì)策

（一）檔案管理人才的培養(yǎng)。在這一部分，提出信息時(shí)代解決檔案管理工作問(wèn)題的對(duì)策。具體地說(shuō)，想要對(duì)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化，有一定的難度，絕不能一蹴而就，尤其是對(duì)工作人員的培養(yǎng)上，必須要慎之又慎，不能操之過(guò)急。相關(guān)檔案管理部門(mén)在對(duì)人才進(jìn)行培養(yǎng)時(shí)，首先要注意工作人員的心態(tài)，要讓他們從心理上接受信息化檔案管理。其次需要加強(qiáng)工作人員的職業(yè)素養(yǎng)與技能的培訓(xùn)，同時(shí)鼓勵(lì)相關(guān)工作人員，讓他們積極對(duì)各種有關(guān)于網(wǎng)絡(luò)安全、信息技術(shù)的新知識(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)。采取一些具體的措施，提高員工學(xué)習(xí)的積極性，從而促進(jìn)檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，為檔案管理工作水平的提升打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）檔案管理的安全保障。正如前文所說(shuō)，由于信息時(shí)代的檔案管理涉及聯(lián)網(wǎng)問(wèn)題，所以可能會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)黑客和病毒的消極影響，檔案信息有丟失、泄露的危險(xiǎn)。針對(duì)這一問(wèn)題，必須要加強(qiáng)安全保障，例如，加強(qiáng)對(duì)檔案信息安全系統(tǒng)的建設(shè)，對(duì)檔案信息資源的安全進(jìn)行一定程度的保證。當(dāng)然，僅僅是加強(qiáng)系統(tǒng)建設(shè)還不夠，相關(guān)部門(mén)還需要加強(qiáng)投入，對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的穩(wěn)定性進(jìn)行維護(hù)。檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)需要從兩個(gè)方面入手：首先，是對(duì)儲(chǔ)存信息的維護(hù)，保證儲(chǔ)存安全，防止數(shù)據(jù)庫(kù)信息入侵。其次，是對(duì)使用過(guò)程的維護(hù)，針對(duì)使用過(guò)程中的安全措施，應(yīng)該利用實(shí)名登記的方式，嚴(yán)格審查信息使用相關(guān)人員的信息。

（三）檔案管理信息化建設(shè)。毫無(wú)疑問(wèn)，在信息時(shí)代，檔案管理工作的重點(diǎn)就是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化，尤其要讓檔案管理部門(mén)對(duì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一化管理。想要達(dá)成這一目標(biāo)，就必須要對(duì)檔案信息的價(jià)值進(jìn)行利用，采取高端的技術(shù)手段對(duì)檔案的自動(dòng)化管理進(jìn)行實(shí)現(xiàn)，同時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格分類(lèi)。此外，還需要以互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)為基礎(chǔ)，促進(jìn)檔案信息的共享利用。

（四）檔案管理的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。對(duì)于檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)，其必須要強(qiáng)化思想，在開(kāi)展檔案信息化建設(shè)時(shí)就必須要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行建設(shè)。正如前文所說(shuō)，數(shù)據(jù)庫(kù)與數(shù)據(jù)庫(kù)之間的差異將會(huì)對(duì)檔案管理統(tǒng)一性進(jìn)行持續(xù)的影響，所以，在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)時(shí)，工作人員應(yīng)該充分結(jié)合當(dāng)下的情況，同時(shí)對(duì)未來(lái)的情況進(jìn)行預(yù)測(cè)與規(guī)劃，確保數(shù)據(jù)庫(kù)在未來(lái)一段時(shí)間不會(huì)淘汰。與此同時(shí)，管理人員還需要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)檔案信息的質(zhì)量進(jìn)行保證，提高數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量。

（五）及時(shí)更新檔案管理思想。管理思想現(xiàn)代化主要指的是引用更先進(jìn)科學(xué)的檔案基本理論思想。尤其是在信息時(shí)代高速發(fā)展背景下，不論哪一行業(yè)，要想取得理想的發(fā)展成果就必須要改變傳統(tǒng)觀念上的種種局限，尤其是對(duì)于檔案工作來(lái)講，其作為一門(mén)科學(xué)，要真正實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案規(guī)律特點(diǎn)的準(zhǔn)確把握，完善現(xiàn)代化意識(shí)的樹(shù)立，結(jié)合科學(xué)精神來(lái)落實(shí)各項(xiàng)工作，只有這樣才能夠推動(dòng)檔案工作真正向現(xiàn)代化管理方向發(fā)展。一方面，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)更新自身工作理念。作為一門(mén)具有較強(qiáng)綜合性的社會(huì)科學(xué)，檔案管理?yè)碛凶陨磔^為獨(dú)特的理論、發(fā)展規(guī)律，對(duì)于從事檔案管理的工作人員來(lái)講，應(yīng)對(duì)其現(xiàn)階段的高效機(jī)構(gòu)改革中占據(jù)怎樣的地位、發(fā)揮什么樣的作用做出充分考慮。在職能層面，要逐漸從管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變，并促進(jìn)兩者的協(xié)調(diào)發(fā)展;另一方面，要重視質(zhì)量、創(chuàng)新意識(shí)的樹(shù)立。在實(shí)際操作過(guò)程中，應(yīng)對(duì)檔案形成規(guī)律特點(diǎn)，以及相關(guān)理論知識(shí)做出充分考慮，嚴(yán)格控制檔案形成的整個(gè)過(guò)程，不能忽視任何一個(gè)環(huán)節(jié)，有效落實(shí)好各項(xiàng)質(zhì)量管理工作，將可能存在的差錯(cuò)都及時(shí)消滅在具體操作過(guò)程中。檔案管理工作要全面適應(yīng)現(xiàn)階段的科技發(fā)展、檔案管理現(xiàn)代化提出的各項(xiàng)要求，結(jié)合具體情況來(lái)積極引用更新穎、多樣化的管理方法與手段。

（六）增加資金投入，完善檔案管理。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)、科技高速發(fā)展背景下，檔案工作也要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，逐漸從以往的文字、圖表向音像制品、光盤(pán)軟件等方向發(fā)展，然后通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)來(lái)落實(shí)各項(xiàng)保存、分類(lèi)工作。為此，相關(guān)部門(mén)應(yīng)重視資金投入的適當(dāng)增加。同時(shí)，相關(guān)部門(mén)還要結(jié)合具體情況，加強(qiáng)協(xié)調(diào)統(tǒng)一，共同研究出一個(gè)科學(xué)適合且通用的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件，合理調(diào)整混亂局面，實(shí)現(xiàn)和諧統(tǒng)一，這樣既可以節(jié)省人力、物力與財(cái)力，推動(dòng)新時(shí)期檔案工作逐漸向標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化層面發(fā)展，為后續(xù)各項(xiàng)資源的開(kāi)發(fā)、共享提供有力保障。在此基礎(chǔ)上，檔案管理工作人員只需要將相關(guān)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、全面錄入到通用數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中便可，能夠促進(jìn)工作效果與效率的大幅度提升。為此，通用數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)要緊跟檔案的更新發(fā)展，不僅要體現(xiàn)出及時(shí)準(zhǔn)確的特點(diǎn)，還要在不同層面為各級(jí)主管部門(mén)順利開(kāi)展數(shù)據(jù)上報(bào)工作提供有力支持。此外，還要重視完善法規(guī)制度建設(shè)，主要就是基于對(duì)檔案形成、開(kāi)發(fā)與保管等方面的綜合分析，多層次、多系統(tǒng)落實(shí)各項(xiàng)檔案管理工作，有效監(jiān)督網(wǎng)上一系列不法行為。在信息時(shí)代高速發(fā)展背景下，高技術(shù)犯罪問(wèn)題越來(lái)越多。如破壞他人信息管理系統(tǒng)、盜竊檔案機(jī)密等等。對(duì)此，為了給檔案實(shí)體、內(nèi)容安全提供有力保障，應(yīng)不斷增強(qiáng)法律意識(shí)，完善管理制度的科學(xué)構(gòu)建。

三、結(jié)論

綜上所述，如果檔案管理模式不能夠吸收信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)對(duì)現(xiàn)有情況進(jìn)行完善，就可能會(huì)存在很多的問(wèn)題，反之，如果能夠在信息技術(shù)的加持下對(duì)管理工作進(jìn)行改善，就能夠提升管理工作的水平與效果。相關(guān)部門(mén)需要加強(qiáng)工作人員的職業(yè)素養(yǎng)與技能的培訓(xùn)，同時(shí)鼓勵(lì)相關(guān)工作人員，讓他們積極對(duì)各種有關(guān)于網(wǎng)絡(luò)安全、信息技術(shù)的新知識(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)。

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