淺談檔案管理中的保密工作

李宗鵬

【摘要】保密工作是檔案管理中的重要內(nèi)容，也是檔案管理的基礎(chǔ)工作。保密工作會直接影響到國家的安全以及人民的生命財產(chǎn)安全。因此檔案管理人員應(yīng)高度重視檔案管理中的保密工作，在實際的檔案管理過程中，要將傳統(tǒng)的保密手段與現(xiàn)代的保密手段相結(jié)合，從而建立一套科學合理的檔案管理制度，提升檔案管理水平。本文從檔案管理過程和檔案利用過程入手，分析了檔案管理中的保密工作。

【關(guān)鍵詞】保密工作;檔案管理;重要作用

隨著社會的發(fā)展，人們在經(jīng)濟、政治以及文化等方面的交流與合作日漸增多，這給檔案管理中的保密工作帶來了新的挑戰(zhàn)，如何協(xié)調(diào)好檔案保密與檔案利用之間的關(guān)系成為檔案管理過程中的重要問題。作為檔案管理人員，應(yīng)注重提升檔案的利用價值，使其能夠更好地服務(wù)于社會。

一、檔案保密工作的主要內(nèi)容

（一）庫房的保密管理。在檔案管理過程中，庫房的管理是重要的內(nèi)容之一，在庫房的管理過程中，需要根據(jù)國家相關(guān)的法律法規(guī)，嚴格落實庫房管理制度。要制定行之有效的庫房管理制度以及庫房管理流程。對于庫房選擇，應(yīng)注重庫房的安全性，這是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)。

（二）絕密檔案的管理和保密。絕密檔案的管理，是檔案管理工作中最為重要的部分，所謂絕密檔案，其會涉及黨和國家的核心機密，會直接關(guān)系到國家的安全，在絕密檔案中，往往會涉及黨和國家的政治活動、軍事行動以及我國具體的經(jīng)濟發(fā)展戰(zhàn)略等重要內(nèi)容，這使得絕密檔案的管理更為重要，做好絕密檔案的管理工作，有利于促進我國社會主義現(xiàn)代化的建設(shè)，因此，絕密檔案的管理也是為社會發(fā)展謀福利的重要過程。

（三）做好檔案保管期限與保密期限的區(qū)分工作。就檔案保管期限而言，確定保管期限要根據(jù)檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用以及檔案的歷史作用來判定，要根據(jù)檔案為國家積累歷史文化財富的實際需要來判定檔案的保存價值，并以此來確定答案的保管期限;就保密期限而言，應(yīng)以檔案的公布是否會對國家利益造成危害為依據(jù)來判定檔案的保密期限，如果檔案公布不會對國家的安全以及人民造成影響，則對檔案進行解密。檔案保密期限是指檔案在規(guī)定的期限之內(nèi)，受到國家法律法規(guī)的保護，并且會產(chǎn)生法律效力的期限。

二、檔案管理過程中的保密工作

（一）提升檔案管理人員的責任感和綜合素質(zhì)。作為檔案管理人員，其主要的工作內(nèi)容就是維護檔案的完整，并且要確保檔案的安全。維護檔案的完整和確保檔案的安全是檔案管理工作的基本任務(wù)，也是檔案管理工作的目的。在具體的工作過程中，要確保檔案不丟失、不損壞以及不散亂。確保檔案不丟失即確保檔案的安全，使檔案不會因為人為疏忽而遺失，或者因人為看管不嚴而遭到竊取。另外，確保檔案安全不僅要確保檔案本身的安全，也要注重確保檔案內(nèi)容的安全，避免檔案內(nèi)容遭到竊取;確保檔案不損壞主要是保證檔案的完整性，避免檔案出現(xiàn)破損。另外，針對已經(jīng)破損的檔案要及時采取措施進行修補，進而保障檔案的完整性;確保檔案不散亂是指檔案相對比較集中，這樣便于人們的管理和查找。另外也要保障檔案的存放有序，按照一定的順序標準對檔案進行存放，進而保障檔案的有序性。總之，檔案管理工作是一項比較復(fù)雜的工作，要求檔案管理人員高度負責，并且能夠持之以恒，確保檔案的安全性、完整性以及有序性。檔案管理人員具有“知密早”“知密深”以及“知密多”的特點，這就要求檔案管理人員要有較強的責任心，并且具備較高的職業(yè)道德和保密意識。檔案管理人員要不斷學習，進而提升自身的保密管理知識以及泄密意識和防范處置能力。檔案管理人員要注重自身的言行，在任何場合都要做到守口如瓶。

（二）檔案庫房管理中的保密工作。檔案庫房是存放檔案的重要場所，因此，檔案庫房管理工作是保密工作的重要內(nèi)容。根據(jù)我國相關(guān)規(guī)定要求，檔案庫房應(yīng)單獨建設(shè)，但部分單位由于缺乏足夠的條件，無法單獨建設(shè)檔案庫房，往往會將檔案庫房設(shè)在機關(guān)辦公樓中。但是無論是單獨建設(shè)檔案庫房還是將檔案庫房設(shè)在機關(guān)辦公樓內(nèi)，都應(yīng)嚴格遵守國家檔案保密方面的法律法規(guī)，并且要在檔案庫房中安裝防盜報警裝置、電子門禁系統(tǒng)以及視頻監(jiān)控裝置等，以加強檔案的保密工作。除此之外，如果將檔案庫房設(shè)在機關(guān)辦公樓內(nèi)，要注意不要將檔案庫房設(shè)在辦公樓的一層，并且要盡量避免檔案庫房與閱覽室、會議室以及辦公室等人員密集的場所相鄰。檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的管理人員，專職管理人員應(yīng)注重加強對檔案庫房的防火、防潮、防蟲以及防盜等方面的管理。為了進一步加強檔案庫房的安全性，還應(yīng)將檔案庫房的密碼與鑰匙分人管理。

（三）絕密檔案的管理和保密工作。絕密檔案涉及國家的核心機密，關(guān)乎著國家的安全以及經(jīng)濟發(fā)展的成敗，對絕密檔案的管理意義重大。因此，對絕密檔案進行查閱、銷毀以及移出等行為都要嚴格按照保密規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，認真履行簽字登記手續(xù)，無論任何人都不可以擅自處理絕密檔案，包括對絕密檔案進行查閱、轉(zhuǎn)移以及銷毀等。絕密檔案在使用完成后，應(yīng)及時對其進行檢查與核對，確保絕密檔案的完整和安全，一旦發(fā)現(xiàn)失密或者泄密的情況，要第一時間查明原因，果斷采取有利措施進行補救，從而將損失將到最低。

三、檔案利用過程中的保密工作

（一）加強對檔案利用中的監(jiān)督。加強監(jiān)督是確保檔案利用中保密工作的重要措施，通過檔案利用監(jiān)督，可以及時發(fā)現(xiàn)并制止檔案利用中出現(xiàn)的影響檔案保密的行為，使檔案既能得到有效的應(yīng)用，又能確保自身的安全性。首先，要注重檔案利用制度的建設(shè)，其中主要包括閱覽制度、復(fù)制制度以及外借制度等。檔案利用制度應(yīng)根據(jù)實際情況對不同層次的利用人確定不同的檔案利用范圍，而且針對不同的檔案利用人還應(yīng)制定不同的審批手續(xù)，進而使檔案利用制度更加完善，這樣既能提升檔案的利用效率也能確保檔案的安全性。除此之外，在檔案利用制度的建設(shè)過程中，還應(yīng)根據(jù)實際工作經(jīng)驗，針對檔案利用方面存在的問題，不斷對檔案利用制度進行完善，使檔案利用制度能夠符合時代發(fā)展的要求。其次，要注重加強檔案管理隊伍的建設(shè)，檔案管理人員是檔案管理制度的執(zhí)行者，直接關(guān)乎著檔案管理工作的質(zhì)量和檔案保密工作的質(zhì)量，因此，檔案管理人員不僅要具備一定的檔案管理能力，還應(yīng)具備較高的綜合素質(zhì)。檔案管理人員應(yīng)熱愛檔案管理工作，樹立全心全意為人民服務(wù)的意識，而且要具備一定文化素養(yǎng)，以便能夠?qū)ぷ鬟^程中出現(xiàn)的問題進行分析和總結(jié)，進而掌握檔案管理的工作規(guī)律，提升檔案管理工作的質(zhì)量。最后，要注重監(jiān)督措施的落實，在對檔案利用進行監(jiān)督過程中，要根據(jù)不同利用對象的不同利用目的，掌握檔案利用人的思想動機，進而有針對性的加強監(jiān)督。為了進一步的提升檔案利用的監(jiān)督效果，可以在檔案館安裝攝像監(jiān)視器，這樣既可以對損壞檔案以及竊取檔案等不正當行為起到一定的威懾作用，可以為追責提供有力的影像證據(jù)。

（二）協(xié)調(diào)檔案保密與檔案利用之間的關(guān)系。在檔案保密工作過程中，往往會因過于注重檔案的保密工作而導(dǎo)致對檔案的利用不足的情況，這在很大程度上降低了檔案的利用價值。因此，檔案管理人員應(yīng)認識到檔案保密工作的目的之一便是為了使檔案能夠得到更好的利用，對檔案的利用，要受到時間、地點以及范圍的限制，一味的注重檔案的保密，而使檔案得不到有效的利用，則失去了檔案保密工作的意義。所以，應(yīng)協(xié)調(diào)好檔案保密與檔案利用之間的關(guān)系，在保障檔案安全的基礎(chǔ)上不斷提升檔案的利用率，進而充分發(fā)揮出檔案保密工作的作用。

四、結(jié)束語

做好檔案保密工作是檔案管理人員的使命，檔案管理人員在日常的工作中，應(yīng)加強檔案保密意識，不斷提升自身綜合素質(zhì)，積極采取有效措施提升檔案保密工作的質(zhì)量，并且在確保檔案安全的基礎(chǔ)上不斷提升檔案的利用率，進而發(fā)揮出檔案保密工作的作用。

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