公文管理工作中的常見(jiàn)問(wèn)題及解決對(duì)策

王文博

【摘要】公文是在行政管理中形成規(guī)范化的文書(shū)，貫穿于企業(yè)行政工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，在一定程度上反映了行政效率和有效性。因此，做好公文管理工作是企業(yè)各部門(mén)之間溝通及協(xié)調(diào)的重要保證，也是企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。但是在實(shí)際操作過(guò)程中，由于企業(yè)盲目追求效益，忽略了公文管理工作的重要性，導(dǎo)致公文管理仍存在一些不足的地方和問(wèn)題。文章就公文管理工作進(jìn)行了分析探究，對(duì)管理過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出了相關(guān)的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】公文管理;企業(yè);管理工作

公文管理是一個(gè)文件處理的全過(guò)程，需要各部門(mén)進(jìn)行互相合作溝通，才能更好地保證企業(yè)正常運(yùn)行。公文管理規(guī)范化能夠有效推動(dòng)企業(yè)的信息流通、監(jiān)督、檢查，例如開(kāi)會(huì)時(shí)的會(huì)議記錄、布置工作的批示文件等，這些管理過(guò)程都是通過(guò)公文的形式完成信息的傳達(dá)，公文管理在一定程度上影響著企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。但在管理工程中，難免會(huì)遇到一些難題，以下就此進(jìn)行分析并提出建議。

一、當(dāng)前公文管理工作中常見(jiàn)的問(wèn)題

（一）意識(shí)模糊。在日常工作中，辦公室的行政人員對(duì)公文的概念缺少清晰的定位和認(rèn)知，很多時(shí)候看見(jiàn)蓋上紅色章印的都會(huì)認(rèn)為是“公文”，在這樣的概念意識(shí)下，公文管理根本談不上規(guī)范。從概念定義來(lái)說(shuō)，公文是指企業(yè)在組織管理工作中所形成的規(guī)范性文化，具有一定的法律效力。從企業(yè)角度來(lái)說(shuō)，公文是企業(yè)進(jìn)行規(guī)范管理的有效途徑和手段，高效的公文管理是企業(yè)工作效率的體現(xiàn)，有利于企業(yè)提升內(nèi)部的管理水平和質(zhì)量。

（二）分發(fā)混亂。由于管理人員對(duì)公文文件的困惑，在下發(fā)文件的時(shí)候，根本不知道公文的行文關(guān)系和發(fā)放程序，導(dǎo)致公文管理混亂。公文發(fā)放一般需要經(jīng)過(guò)擬稿、審稿、核稿、會(huì)簽、簽發(fā)、編號(hào)等程序，但是管理人員卻認(rèn)為蓋個(gè)章就可以了，導(dǎo)致分發(fā)流程比較松散。公文分發(fā)從表面上看感覺(jué)比較簡(jiǎn)單，但實(shí)際上公文分發(fā)也會(huì)間接影響到企業(yè)的正常運(yùn)作。

（三）缺乏整理。由于管理人員日常工作量也比較大，沒(méi)有對(duì)公文進(jìn)行歸檔及整理，公文是對(duì)企業(yè)工作指示或通知進(jìn)行規(guī)范說(shuō)明的文書(shū)文件，管理人員沒(méi)有進(jìn)行歸檔整理，很有可能導(dǎo)致公文內(nèi)容得不到有效的傳達(dá)以及傳閱，企業(yè)的管理工作顯得比較被動(dòng)，甚至因?yàn)樾畔⒌牟患皶r(shí)接收，造成更為嚴(yán)重的后果。而且公文一般都是一些很正式的文件，在缺乏整理的情況下，很容易出現(xiàn)文件丟失或泄密的現(xiàn)象。

（四）書(shū)寫(xiě)不當(dāng)。由于管理人員對(duì)公文的認(rèn)知模糊，對(duì)公文的文中及行文關(guān)系的不清，導(dǎo)致在書(shū)寫(xiě)公文的時(shí)候出現(xiàn)混淆、亂用、誤用等情況，例如“通知”寫(xiě)成“通告”，“請(qǐng)示”寫(xiě)成“報(bào)告”，“決議”寫(xiě)成“決定”。除了公文性質(zhì)不分之外，有時(shí)候還會(huì)出現(xiàn)一些用語(yǔ)不當(dāng)?shù)那闆r，擬稿人員使用口語(yǔ)化的字眼進(jìn)行書(shū)寫(xiě)，導(dǎo)致公文的嚴(yán)謹(jǐn)性大大降低，直接影響著企業(yè)行政管理的效率和權(quán)威性。

二、解決公文管理工作難題的對(duì)策

（一）通過(guò)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高人員意識(shí)。公文管理是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)而細(xì)致的工作，對(duì)于管理人員有著較高的要求和責(zé)任感，同時(shí)要求管理人員具備良好的公文能力。首先，企業(yè)需要跟員工進(jìn)行職業(yè)道德與責(zé)任意識(shí)的培養(yǎng)，通過(guò)改造和完善企業(yè)的環(huán)境設(shè)施，例如在公司走廊張貼一些標(biāo)語(yǔ)、鼓勵(lì)性圖片等，讓員工處于一種最佳的精神狀態(tài)面對(duì)工作，兢兢業(yè)業(yè)地提高工作的效率和質(zhì)量。企業(yè)可以通過(guò)培訓(xùn)講座的形式，對(duì)管理人員進(jìn)行定期或者不定期的公文知識(shí)教學(xué)，無(wú)論是公文的處理規(guī)律和細(xì)則的業(yè)務(wù)能力訓(xùn)練，還是職業(yè)道德意識(shí)的培養(yǎng)，讓管理人員深刻明白公文的工作性質(zhì)和重要性，從而更好地培養(yǎng)管理人員的綜合意識(shí)。利用教育的方式，逐漸提高管理人員的管理意識(shí)，對(duì)公文工作更加認(rèn)真負(fù)責(zé)，潛移默化地潤(rùn)化管理人員的內(nèi)心，形成一種良好的工作作風(fēng)。其次，在實(shí)際工作中遇到問(wèn)題或困難時(shí)，可以與同事一起探討，在探討過(guò)程中進(jìn)行學(xué)習(xí)分析，有利于提高管理人員的公文能力。

（二）完善制度體系，規(guī)范公文管理。任何管理都離不開(kāi)完善的制度體系，企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身發(fā)展情況，制定一套科學(xué)合理的管理制度，讓公文管理有章可循。通過(guò)對(duì)公文管理的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行分析，然后逐一進(jìn)行相關(guān)的明確規(guī)定，更好地約束管理人員的日常工作。1.規(guī)范格式。公文的格式是其外觀表現(xiàn)形式，規(guī)范格式是為了更好地形成統(tǒng)一的輸出管理，方便各部門(mén)進(jìn)行閱讀。企業(yè)可以通過(guò)郵件、培訓(xùn)、印發(fā)資料等方式對(duì)各部門(mén)進(jìn)行公文種類(lèi)及格式的說(shuō)明，讓員工們對(duì)公文格式和種類(lèi)有清晰的定義，從而更好地開(kāi)展公文管理工作。2.明確時(shí)限。制度應(yīng)該對(duì)于公文的分發(fā)、整理都有明確的時(shí)間規(guī)定，讓管理人員按要求操作。例如，當(dāng)公文擬稿后，一般要求在兩周內(nèi)辦理，如果有明確的時(shí)間要求，便按照具體的時(shí)限進(jìn)行執(zhí)行;還有公文的會(huì)簽和分發(fā)，一般要求不超過(guò)三天內(nèi)處理，若果超過(guò)三天，必須向主管部門(mén)進(jìn)行匯報(bào)及協(xié)調(diào)，確保公文的及時(shí)性和實(shí)效性。3.規(guī)范流程。公文處理是一個(gè)整體的過(guò)程，具有很強(qiáng)的連貫性和緊湊性，為了進(jìn)一步確保公文的順利開(kāi)展，必須對(duì)工作流程進(jìn)行細(xì)化和明確，對(duì)每個(gè)崗位和工作環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明，把公文管理工作落實(shí)到個(gè)人，通過(guò)互相的配合協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)之間的高效對(duì)接。從開(kāi)始的擬稿、審稿、核稿等流程制定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，讓每個(gè)流程都有根有據(jù)，更好地掌握全程的動(dòng)態(tài)及變化，以便更好地進(jìn)行監(jiān)督。其中審核部分也視為重點(diǎn)環(huán)節(jié)，未經(jīng)過(guò)審核的公文是絕對(duì)不能對(duì)外公開(kāi)的，在審核的時(shí)候，必須對(duì)行文關(guān)系、內(nèi)容的完整性、格式內(nèi)容準(zhǔn)確性等方面進(jìn)行全方位的查閱，以保證公文的質(zhì)量和權(quán)威性。4.歸檔整理。公文的范圍很廣，包括日常的通知、決議、意見(jiàn)、報(bào)告等多種形式，因此文件量也是比較大的。制度體系要進(jìn)一步完善資料的歸檔管理，針對(duì)每類(lèi)公文進(jìn)行相關(guān)的保管說(shuō)明，確保檔案資料的完整度，以便日后的翻閱或資料查找。歸檔的時(shí)限也應(yīng)該有所規(guī)定，以便資料保存的及時(shí)性。

（三）定期評(píng)定考核，確保公文管理質(zhì)量。制度是對(duì)員工行為的約束和規(guī)范，在實(shí)踐過(guò)程中，大部分員工的自控力并不理想，對(duì)于公文管理工作只是“三分鐘熱度”。在這樣的情況下，企業(yè)需要對(duì)員工進(jìn)行相應(yīng)的評(píng)定考核，進(jìn)一步激勵(lì)員工保持公文管理工作的熱情和積極性。評(píng)定考核能夠有效激勵(lì)管理人員的積極性，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的員工進(jìn)行適當(dāng)?shù)谋頁(yè)P(yáng)，對(duì)于表現(xiàn)一般的員工也進(jìn)行相應(yīng)的點(diǎn)評(píng)，為員工日后的工作做鋪墊。通過(guò)定期評(píng)定考核，既可以繼續(xù)讓優(yōu)秀的員工不斷努力，還可以讓表現(xiàn)一般的員工發(fā)現(xiàn)自身的問(wèn)題和不足，從而更好地整改完善及奮起直追，形成良好的工作模式，提高企業(yè)公文管理的規(guī)范和效率。

三、結(jié)語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，公文管理涉及的內(nèi)容有很多，是一個(gè)多層次的管理體系工作。因此，想要實(shí)現(xiàn)高效的公文管理，企業(yè)必須提高管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和責(zé)任感，構(gòu)建完善合理的管理體系，進(jìn)一步規(guī)范和約束員工的行為，推進(jìn)公文處理的進(jìn)度和審核。員工要時(shí)刻保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，不斷完善和提升自身專(zhuān)業(yè)知識(shí)，嚴(yán)格遵守企業(yè)的相關(guān)規(guī)定，把每一個(gè)環(huán)節(jié)和細(xì)節(jié)都做好，為公文管理工作走向完善、高效、有序的管理道路做好準(zhǔn)備。

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