高校聲像檔案保護(hù)及備份策略探析

文/李 婷

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案的載體形式也發(fā)生了變化，特別是聲像檔案這種形式更能給人以直觀的視覺再現(xiàn)，真實、形象地反映了事物的原貌，使其成為一種利用廣泛檔案載體形式。但因其收藏、保管的特殊性，對聲像檔案保護(hù)及備份成為了一個難題。本文主要通過對高校聲像檔案保護(hù)及備份策略的探析、思考，能夠?qū)Υ蠹易龊寐曄駲n案的保護(hù)工作起到幫助作用

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，聲像檔案的產(chǎn)生和利用成了檔案工作的一項重要內(nèi)容。聲像檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比所需要的實際儲存空間更小，記錄與查閱的方式更為簡便，相對與傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案而言聲像檔案成本相對較低。但聲像檔案的實際數(shù)量比較龐大，種類繁多，如何做好聲像檔案的收集、保護(hù)與備份工作，已成為當(dāng)前必須解決的主要難題。

一、高校聲像檔案分析

1.高校聲像檔案概念和內(nèi)容

聲像檔案是一種檔案存在的形式，是指以聲音或者視頻等方式對檔案所有人進(jìn)行記錄的一種檔案形式。聲像檔案也被稱之為音像檔案，主要形式包含照片、光碟、錄像、CD、音頻等多種形式。聲像檔案的產(chǎn)生離不開大眾傳媒的發(fā)展，包括電影制片廠、廣播中心、電視中心、漫畫制作公司等在內(nèi)的現(xiàn)代多種傳媒主體。隨著技術(shù)發(fā)展與普及，各大高校中的聲像檔案越來越多，幾乎可以與紙質(zhì)檔案一爭高低。高校聲像檔案內(nèi)容十分豐富，包含反映學(xué)生主要生活情況、歷屆領(lǐng)導(dǎo)照片、校友照片、所獲榮譽(yù)照片、開展各類會議與活動照片及視頻、學(xué)術(shù)報告照片及視頻、主要課程視頻、科研成果照片等內(nèi)容。

2.高校聲像檔案特點分析

高校聲像檔案除了內(nèi)容豐富外還具備其他特征。第一，聲像檔案在形象上的直觀性。由于聲像檔案呈現(xiàn)方式主要是通過音樂或者圖像視頻等方式進(jìn)行呈現(xiàn)，這些方式都具備直觀性，利用者可以直觀地看到檔案中記錄的具體情況，享受到與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不同的感覺，可以更加客觀形象地了解到檔案記錄和反映的真實具體情況，更好為利用者提供幫助。第二，聲像檔案在保存上有其特殊性。聲像檔案的載體可能是移動硬盤，還可能是網(wǎng)絡(luò)虛擬空間，還有可能是可移動小型U 盤等，無論是采用哪種載體都與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有很大差別，這種載體存在一定的壽命期限和保存的特殊要求，因此，選擇高質(zhì)量的載體材料和存放設(shè)備環(huán)境以及做好檔案的備份工作是保證聲像檔案長期存放和使用的必要措施。

二、高校聲像檔案收集與利用現(xiàn)狀

盡管聲像檔案已經(jīng)產(chǎn)生一段時間，但是高校聲像檔案發(fā)展相對不平衡，對聲像檔案收集、歸檔、利用存在一定問題。不僅聲像檔案制作的主體不斷擴(kuò)大、數(shù)量激增，而且聲像檔案的安全保護(hù)和備份也有一定的難度。

1.高校聲像檔案收集歸檔具體標(biāo)準(zhǔn)還不夠明確

高校部門多，師生的數(shù)量也比較大，其形成和需要進(jìn)行整理的聲像檔案數(shù)量也龐大，需要的時間長。加之高校聲像檔案的收集、歸檔、利用、鑒定的具體標(biāo)準(zhǔn)要求還不是很明確，所以高校聲像檔案管理工作任務(wù)十分繁重?zé)o序，而且有些盲目，成為工作障礙，影響了高校聲像檔案工作規(guī)范有序推進(jìn)的速度。

2.高校聲像檔案產(chǎn)生情況不可控

高校聲像檔案的產(chǎn)生情況不可控表現(xiàn)在兩方面：一方面，高校與社會單位不同，校園內(nèi)發(fā)生的許多事情并不都是提前安排好的，有時是突發(fā)的、不可控的，但是也需要聲像檔案來記錄，這樣就增加了聲像檔案的數(shù)量。另一方面，隨著技術(shù)不斷發(fā)展，智能手機(jī)的拍攝已經(jīng)為高校每一個學(xué)生提供了拍攝條件，高校學(xué)生成為高校聲像檔案制作的新興主體，其提供的聲像檔案質(zhì)量參差不齊，為高校聲像檔案的整理篩選增加一定難度。

3.高校聲像檔案保護(hù)還不到位

聲像檔案與傳統(tǒng)檔案不僅載體不同，而且保存的條件要求和標(biāo)準(zhǔn)也不同，如何使高校聲像檔案得到安全妥善的保護(hù)是一項必須重視和解決的問題。聲像檔案以電子信息和數(shù)字信息為載體，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)可以方便快捷地利用，但它的信息安全和保密也成為一個不容忽視的問題，隨時會受到外界的沖擊和損壞。近些年一些高校學(xué)生聲像檔案中的內(nèi)容被泄露事情的發(fā)生，就對學(xué)生生活造成很大影響。

三、高校聲像檔案備份策略分析

聲像檔案想要長久保留下來備份必不可少，聲像檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不同，在保存上相對有一定的期限，無論是采用的何種載體都需要做好備份工作。

1.做好照片檔案的備份

照片檔案在高校聲像檔案中所占比例不低，因此做好照片檔案的備份十分重要。首先，對照片進(jìn)行電子版?zhèn)浞?。采用掃描或者直接將照片?dǎo)入到計算機(jī)中，進(jìn)行備份儲存保管。同時要對不規(guī)則的照片進(jìn)行翻拍，保存完整照片。其次，對照片采用電子版與紙質(zhì)版兩種方式儲存，實現(xiàn)雙套制備份。在照片打印或者沖印中注重紙張選擇，選擇壽命更長更容易保存的紙張。除了采用紙張打印之外還可以采用膠片印制，膠片相對壽命較長，材質(zhì)穩(wěn)定性也比較好，可以進(jìn)一步提高儲存年限，但是這種方式相對成本比較高，高校可以根據(jù)具體情況決定是否采用。

2.做好錄音檔案的備份

音頻檔案在備份時既要注重音頻記錄的實效性和價值，又要注重音頻檔案的音質(zhì)保護(hù)與完整性。同時要定期檢查音頻檔案的質(zhì)量，及時進(jìn)行更新。另外也要重視對音頻檔案載體質(zhì)量的選擇，可以盡量選擇一些新的載體，可以選擇CD 或者光盤等，這些載體相對的壽命比較長，受外界環(huán)境影響相對較小，能將音頻檔案更為長久保存。

3.做好視頻檔案的備份

視頻檔案在具備音頻檔案特點的同時，其保存所需的儲存空間要更大一些，所以在備份時要根據(jù)視頻具體大小來選擇相應(yīng)的存儲載體?，F(xiàn)在一般錄像機(jī)都是一體機(jī)，視頻輸出主要是數(shù)字輸出，這種方式檔案的安全性保存難度比較大，因此可以及時地轉(zhuǎn)換成其他不同載體形式來保存，多方面地做好備份工作，以備用時之需。

四、高校聲像檔案保護(hù)策略分析

高校聲像檔案的保護(hù)除了做好備份以外，還要在協(xié)調(diào)做好檔案保護(hù)與利用、技術(shù)投入、安全保密工作三方面入手，切實做好高校聲像檔案的保護(hù)工作。

1.協(xié)調(diào)好高校聲像檔案保護(hù)與利用

保護(hù)好聲像檔案的目的在于利用。在高校聲像檔案保護(hù)與利用方面必須要協(xié)調(diào)好，要建立和完善相關(guān)檔案保護(hù)與利用制度，并且管理人員一定要嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)制度，把責(zé)任落到實處。首先，明確檔案收集歸檔標(biāo)準(zhǔn)。高校需要對聲像檔案進(jìn)行篩查，嚴(yán)格篩查就是將不符合要求的聲像檔案直接剔除，減少后期檔案工作量，提高聲像檔案的質(zhì)量。其次，檔案的保護(hù)工作要做好。高校檔案管理人員需要根據(jù)聲像檔案具體情況，選擇相應(yīng)的保護(hù)措施，特別是注重聲像檔案保存環(huán)境的控制，在檔案被調(diào)檔之后要做好檔案整理確保檔案的完整性。再次，檔案的查閱利用要嚴(yán)格履行手續(xù)，不得隨意借出。必須在手續(xù)齊全的情況下才能將檔案借出。

2.增加高校聲像檔案保護(hù)方面的技術(shù)投入

在聲像檔案保存上除了保存舊載體的檔案之外，新技術(shù)的投入也不能少。高校在聲像檔案保護(hù)方面可以引進(jìn)新的云技術(shù)。在互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)上產(chǎn)生的云技術(shù)，存儲的空間大，相對安全性比較高。將新技術(shù)運(yùn)用到高校的聲像檔案管理方面，一方面可以為高校聲像檔案的儲存提供相應(yīng)空間，另一方面其安全性可以進(jìn)一步保障。在運(yùn)用新技術(shù)的同時還要注重技術(shù)人才培養(yǎng)的投入，培養(yǎng)和選擇一批在檔案保護(hù)與管理方面具備高素質(zhì)高能力的人才。高素質(zhì)人才能夠很快掌握先進(jìn)技術(shù)，能夠采取相應(yīng)的安全保護(hù)措施，避免檔案的損壞和丟失，更能與時俱進(jìn)地開展創(chuàng)新，對保證高校聲像檔案安全保護(hù)和合理利用發(fā)揮出積極的作用。

3.做好高校聲像檔案的保密工作

高校聲像檔案的保密工作也得做好。首先檔案管理人員要將全部聲像檔案進(jìn)行甄別，將可以公開與不可公開分別存放、保管，避免錯將不可公開的聲像檔案借調(diào)出去，造成不良影響。再次，要根據(jù)學(xué)校的發(fā)展情況，結(jié)合檔案行業(yè)管理模式的創(chuàng)新發(fā)展，積極推進(jìn)高校聲像檔案管理模式創(chuàng)新，實現(xiàn)高校檔案管理工作的與時俱進(jìn)。

綜上所述，高校聲像檔案管理工作十分重要，必須注重運(yùn)用新技術(shù)做好聲像檔案的保護(hù)、保密與備份工作，在進(jìn)一步提高聲像檔案管理質(zhì)量的同時，讓聲像檔案的作用得到有效地發(fā)揮，為高校的健康發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。