新常態(tài)下事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新簡(jiǎn)述

文·張瑩

我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，對(duì)新時(shí)期事業(yè)單位各項(xiàng)管理工作提出了更高的要求。為適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，各項(xiàng)工作紛紛融入改革通道，檔案管理工作也亟需創(chuàng)新發(fā)展，建立與社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理和服務(wù)機(jī)制。為此，事業(yè)單位檔案管理人員，必須對(duì)新常態(tài)下的檔案管理工作有一個(gè)全面地、深刻地認(rèn)識(shí)，認(rèn)清檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的目標(biāo)和方向，摸透檔案管理工作效率提升和資源開(kāi)發(fā)創(chuàng)新舉措的有效途徑，以創(chuàng)新的思維、創(chuàng)新的模式推動(dòng)檔案事業(yè)緊跟時(shí)代發(fā)展腳步，為社會(huì)進(jìn)步貢獻(xiàn)檔案工作應(yīng)有的力量。

一、事業(yè)單位檔案管理制度的創(chuàng)新

檔案管理工作的開(kāi)展需要有制度做保障。我國(guó)許多事業(yè)單位目前仍延用老舊的、無(wú)序的、隨意的檔案管理制度，難以確保新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的正常開(kāi)展。因此，事業(yè)單位檔案管理工作首先要在制度的制定上跟上時(shí)代發(fā)展的要求，要依據(jù)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的不足，來(lái)創(chuàng)新與改革傳統(tǒng)檔案管理制度。一是根據(jù)事業(yè)單位自身發(fā)展的特點(diǎn)，明確檔案管理制度創(chuàng)新的方向與內(nèi)容，構(gòu)建起與時(shí)代發(fā)展相配套的、完善的、合理的檔案管理制度。二是應(yīng)當(dāng)遵循約束地位平等的原則來(lái)改革創(chuàng)新檔案管理制度，確保所制定的制度不但能夠?qū)n案管理工作起到規(guī)范作用，也能夠?qū)n案管理人員以及單位領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生約束效應(yīng)，以確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的嚴(yán)格性與規(guī)范性。

二、事業(yè)單位檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的創(chuàng)新

檔案管理作為一項(xiàng)技術(shù)性工作，其創(chuàng)新是以人為主體的創(chuàng)新，歸根到底要依靠“人”來(lái)推動(dòng)，這就對(duì)該領(lǐng)域工作人員的工作能力以及管理水平有著極高的要求。檔案管理人員的整體素質(zhì)以及業(yè)務(wù)水平對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量有著直接的影響，提高他們的技術(shù)水平、工作能力和創(chuàng)新意識(shí)，是推動(dòng)檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的重要因素。因此，為了保證事業(yè)單位檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)性，就應(yīng)該加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，通過(guò)培訓(xùn)來(lái)提升他們的能力和水平。一是要以信息化技能為出發(fā)點(diǎn)，積極引進(jìn)信息化管理方式，融合現(xiàn)代新科技，全面提升事業(yè)單位檔案管理人員的信息化技術(shù)水平，并通過(guò)培訓(xùn)來(lái)實(shí)現(xiàn)理論與現(xiàn)實(shí)的有效融合。二是要建立人員培訓(xùn)激勵(lì)機(jī)制，采用考核機(jī)制來(lái)提升檔案信息管理人員的學(xué)習(xí)參與性和技術(shù)人員的培訓(xùn)積極性。三是可以與高校教學(xué)相互合作，或由高校提供培訓(xùn)場(chǎng)所及培訓(xùn)老師，或安排高校培養(yǎng)的人才到事業(yè)單位實(shí)習(xí)，以此確保檔案管理的專(zhuān)業(yè)性和技術(shù)性。四是要注重檔案管理隊(duì)伍的整體素養(yǎng)提升，完善用人機(jī)制，建立良性競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，為事業(yè)單位檔案管理隊(duì)伍建設(shè)打造良好氛圍。

三、事業(yè)單位檔案人員管理的創(chuàng)新

在新常態(tài)下，檔案管理工作的安全保密性需要進(jìn)一步增強(qiáng)，而精簡(jiǎn)管理是提升檔案管理保密性的最直接手段。精簡(jiǎn)管理包括對(duì)于人員的精簡(jiǎn)和管理流程的精簡(jiǎn)。首先，人員精簡(jiǎn)可以將檔案管理崗位的人員控制在3人至4人之間，通過(guò)制定規(guī)則讓從業(yè)人員彼此有一定的牽制。任何一項(xiàng)工作都要指定專(zhuān)人監(jiān)督，通過(guò)不定時(shí)地抽查、驗(yàn)視，來(lái)降低管理人員內(nèi)部操作或竊取機(jī)密的可能。其次，檔案文件會(huì)因重要或機(jī)密等級(jí)來(lái)分類(lèi)，并通過(guò)密封的方式來(lái)保證資料的保密性與安全性。管理人員不因工作事由，不可以隨意翻閱文件內(nèi)容。最后，查閱程序的合理簡(jiǎn)化，包括根據(jù)等級(jí)來(lái)制定查閱檔案的流程；在經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)或者主要領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，才可以能更改檔案管理?xiàng)l例的內(nèi)容；任何人需要外借檔案都要親自簽字、標(biāo)注用途和使用時(shí)間，并預(yù)計(jì)歸還時(shí)間，重要的檔案還要經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后過(guò)方可外借。

四、事業(yè)單位檔案管理?xiàng)l件的創(chuàng)新

目前，我國(guó)不少事業(yè)單位受自身規(guī)模或發(fā)展條件的制約，導(dǎo)致其相關(guān)的檔案管理配套設(shè)施不完備，管理?xiàng)l件差。所以，在檔案管理過(guò)程中，事業(yè)單位一方面要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的監(jiān)督，一方面要與當(dāng)?shù)卣M(jìn)行溝通與申請(qǐng)，爭(zhēng)取獲得更多地支持，協(xié)助并配合檔案部門(mén)逐步完善檔案設(shè)備與工作環(huán)境，以有效提高檔案管理的質(zhì)量。對(duì)于資金充足且具有一定規(guī)模的事業(yè)單位，則應(yīng)當(dāng)主動(dòng)投入足夠的資金，對(duì)其檔案管理環(huán)境及設(shè)備進(jìn)行改善，提高檔案管理的科學(xué)性與安全性。發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。

總而言之，檔案作為黨和國(guó)家各項(xiàng)工作和人民群眾各方面情況的真實(shí)記錄，是促進(jìn)各項(xiàng)事業(yè)科學(xué)發(fā)展、維護(hù)黨和國(guó)家及人民群眾根本利益的重要依據(jù)，它有著職能性、原始性、價(jià)值性的特點(diǎn)，對(duì)一個(gè)單位的發(fā)展具有重要的作用。作為事業(yè)單位，只有要讓檔案管理工作做到制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，時(shí)刻跟隨著時(shí)代的需要而進(jìn)行創(chuàng)新，才能在新時(shí)期的發(fā)展中作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

五、事業(yè)單位檔案資源開(kāi)發(fā)利用的創(chuàng)新

檔案管理的主要目的，是通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)有效地管理，為事業(yè)單位各項(xiàng)工作保存和提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)資料，為提高事業(yè)單位管理水平及綜合實(shí)力服務(wù)。但是大多數(shù)事業(yè)單位中，檔案的管理水平和管理技術(shù)都比較落后，這在很大程度上限制了檔案資源的開(kāi)發(fā)利用，阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。因此，我們應(yīng)該采取相應(yīng)措施，打開(kāi)檔案資源開(kāi)發(fā)利用的通道。比如，通過(guò)檔案資源數(shù)據(jù)化管理，實(shí)現(xiàn)檔案資源的遠(yuǎn)程利用和相互共享。在事業(yè)單位的檔案管理過(guò)程中，可以利用云共享的方式對(duì)檔案進(jìn)行上傳、儲(chǔ)存以及其他相應(yīng)的管理，提高檔案的管理效率。為了讓檔案的利用價(jià)值得到提升，還需要加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用，是檔案資源的共享成為可能，充分