農(nóng)村檔案管理過程中的主要問題及優(yōu)化方式研究

文·鹿志君 王承國 李高平

農(nóng)村檔案通過文字、圖表、聲像、電子文件等不同形式和載體，真實記錄了農(nóng)村的工作方針、生產(chǎn)發(fā)展、風(fēng)土人情以及農(nóng)民的日常生活等，在社會主義新農(nóng)村建設(shè)過程中，農(nóng)村檔案管理工作正在逐漸被重視。2010年，《社會主義新農(nóng)村建設(shè)檔案工作示范縣實施辦法》的出臺，指出“做好農(nóng)村檔案管理工作是新農(nóng)村改革中必不可少的一個環(huán)節(jié)”，表明農(nóng)村檔案工作既是促進(jìn)城鄉(xiāng)規(guī)劃、推進(jìn)城鄉(xiāng)一體化建設(shè)的現(xiàn)實需要，也是促進(jìn)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展、提高當(dāng)?shù)毓卜?wù)水平、整合優(yōu)質(zhì)資源的客觀需要。

一、農(nóng)村檔案的特點(diǎn)

（一）存檔內(nèi)容繁雜，涉及范圍廣

農(nóng)村檔案涵蓋了政治、經(jīng)濟(jì)、文化、地理等方面，具有很高的研究價值。政治上，農(nóng)村檔案記載了黨風(fēng)黨建、紀(jì)檢監(jiān)察、民主管理、村規(guī)民約、社保民生、承包合同、醫(yī)療衛(wèi)生、婚姻登記等；經(jīng)濟(jì)上，記載了招商引資、交易物流、農(nóng)業(yè)物資、財務(wù)收支、旅游業(yè)等經(jīng)濟(jì)服務(wù)的信息；文化上，記載了鄉(xiāng)土習(xí)俗、民風(fēng)民情，民間藝術(shù)等氣息；地理上，記載了農(nóng)村土地、水文、氣候、礦產(chǎn)、林業(yè)、漁業(yè)等資源。多樣化的內(nèi)容信息，顯現(xiàn)了農(nóng)村檔案的多樣性，技術(shù)性強(qiáng)，對檔案管理人員提出了更高的能力要求。

（二）檔案種類多，分類更加困難

農(nóng)村就是一個基層的社會，社會各界產(chǎn)生的檔案，在農(nóng)村檔案中基本都包括。在檔案載體上也是紙質(zhì)檔案、照片檔案、聲像檔案、實物檔案等一應(yīng)俱全。這就給檔案分類帶來很大的難度，既要避免分類不清晰或缺類少項，又要避免檔案分類“千村一貌”，不能體現(xiàn)各村的特色歷史、文化、人情、風(fēng)貌。

（三）檔案形成周期不定

在農(nóng)村基層建設(shè)中，從項目規(guī)劃、實施、完成需要很長時間，從而導(dǎo)致了形成檔案的時間跨度較大，而在一些時間節(jié)點(diǎn)或者服務(wù)項目上，又環(huán)環(huán)相扣，體現(xiàn)出時間緊的特點(diǎn)。而一些項目建成過程中，會涉及人員、戶籍等變動情況或村官更替現(xiàn)象，容易出現(xiàn)檔案存檔斷層，銜接不足。這就使得檔案定時歸納整理，做好時間節(jié)點(diǎn)處的清晰標(biāo)記等工作顯得尤為重要。

二、農(nóng)村檔案管理工作的問題

（一）重視不夠，制度不全

當(dāng)前，農(nóng)村主要的建檔范圍集中于鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)單位，基層檔案的管理工作落實不到位，無法積極整合檔案資源，檔案分級管理方式未得到有效開展。部分行政村出現(xiàn)“輕落實、輕管理”的現(xiàn)象，沒有出臺切實有效的檔案管理方案。檔案多以會計、文書為主，不能滿足農(nóng)民需求；沒有實質(zhì)性的檔案工作長效管理機(jī)制，缺少制度保障，對于檔案管理工作的考核標(biāo)準(zhǔn)不完備。由于重視力度不夠，又缺乏監(jiān)督指導(dǎo)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)不能按照發(fā)展需求及時調(diào)整并完善檔案門類，缺少存檔意識，材料零散、分布不均，導(dǎo)致重要的農(nóng)村檔案沒有保存下來。

（二）檔案管理人員能力不足，缺乏正規(guī)培訓(xùn)

目前在新農(nóng)村建設(shè)逐步推進(jìn)過程中，檔案管理員的人才隊伍沒有及時跟進(jìn)培養(yǎng)，管理檔案的多屬于兼職人員或轉(zhuǎn)崗人員，少有專職檔案管理人員，缺少正規(guī)系統(tǒng)的培訓(xùn)，對于檔案管理工作不熟悉、業(yè)務(wù)水平低、沒有創(chuàng)新性，思想觀念和管理能力都達(dá)不到新農(nóng)村檔案管理工作的發(fā)展要求，極易造成檔案管理工作的疏漏，給檔案的安全性帶來風(fēng)險。優(yōu)秀檔案管理人員的缺乏，成為新農(nóng)村檔案工作推進(jìn)的瓶頸。

（三）農(nóng)村檔案信息化程度不夠

建立檔案信息化管理平臺，完善信息查詢機(jī)制，保護(hù)檔案的完整與安全，可有效提高檔案管理能力。目前，部分行政村已經(jīng)建立信息化統(tǒng)一管理平臺，但還處于發(fā)展初期階段，信息網(wǎng)絡(luò)維護(hù)不足、數(shù)字化不夠、效率低下，導(dǎo)致農(nóng)村檔案聯(lián)網(wǎng)性差，甚至出現(xiàn)安全隱患。一些網(wǎng)絡(luò)覆蓋不夠的行政村，農(nóng)民則根本無法獲取檔案信息，這與新農(nóng)村建設(shè)發(fā)展的需求不能同步。

三、檔案管理工作的優(yōu)化方式

（一）政府應(yīng)高度重視，加強(qiáng)監(jiān)管

行政村檔案管理部門應(yīng)當(dāng)因地制宜，結(jié)合《中華人民共和國檔案法》，制定適合的農(nóng)村檔案管理辦法和相關(guān)細(xì)則，完善檔案工作制度，建立完整的檔案管理體系，使檔案管理工作規(guī)范、科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)。要建立健全農(nóng)村的檔案管理工作組織機(jī)構(gòu)，明確各檔案管理人員的崗位職責(zé)，完善檔案歸檔、安全保密、交接更替等制度。要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的投入，建立專業(yè)的工作領(lǐng)導(dǎo)小組，進(jìn)行定期定量的監(jiān)管考核，對于檔案管理工作優(yōu)秀的人員提出獎勵，對于工作落實不到位的提出批評和整改意見。要加大檔案宣傳力度，采用多種媒體宣傳并行的方式讓農(nóng)村基層群眾了解檔案管理工作，提高檔案意識，支持檔案工作。要激發(fā)檔案管理部門的工作熱情，并加強(qiáng)各涉農(nóng)部門的相互聯(lián)系，提高各機(jī)構(gòu)共建共管檔案工作的氛圍，促進(jìn)新農(nóng)村檔案工作的發(fā)展。

（二）加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

要加大人才支持力度，加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)，提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)。要改進(jìn)檔案管理員的編制，通過民主推薦、層層考核的方式，選拔出有能力、負(fù)責(zé)任的檔案管理員對檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。各級政府和檔案業(yè)務(wù)部門要定期開展檔案培訓(xùn)工作，使管理員熟悉掌握檔案管理辦法，科學(xué)有效地進(jìn)行檔案管理，并提供優(yōu)質(zhì)的檔案咨詢服務(wù)，實現(xiàn)檔案管理工作的知識化、科學(xué)化、專業(yè)化。吸引高學(xué)歷人才進(jìn)入檔案管理隊伍。例如，堯塘鎮(zhèn)下的行政村多采用大學(xué)生作為檔案管理的兼職人員，充分發(fā)揮了大學(xué)生專業(yè)知識強(qiáng)的優(yōu)勢，有利于提高檔案管理工作的創(chuàng)新性，同時大學(xué)生可以幫助建立和維護(hù)檔案館藏的信息化平臺。

（三）建立農(nóng)村電子檔案，實現(xiàn)農(nóng)村檔案的信息化發(fā)展

為減少紙質(zhì)檔案易損毀、缺失的弊病，有效實現(xiàn)信息資源的整合共享，應(yīng)完善檔案信息數(shù)據(jù)庫，逐步推進(jìn)檔案管理信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、一體化建設(shè)。各行政村應(yīng)根據(jù)自身情況，建立紙質(zhì)版保存為主、電子版檔案保存為輔的管理方式，建立辦公、查詢?yōu)橐惑w的檔案管理平臺。實現(xiàn)“線上線下”信息資源共享，并以“線上”為主，“線下”配合。對于網(wǎng)絡(luò)覆蓋較弱的行政村，更需要“線下”工作的配合，比如開展各種檔案展覽活動等，滿足農(nóng)民查詢檔案的需求。

農(nóng)村檔案管理取得了一定的成就，卻還存在著一些不足，缺乏定性定量的研究，理論性和精確性不夠，要圍繞新農(nóng)村建設(shè)的中心，重視檔案管理工作，將其與其他工作建設(shè)同步展開，多措并舉、深入挖掘，形成工作的長效機(jī)制，真正讓農(nóng)村檔案信息發(fā)揮作用，服務(wù)于民。