檔案管理中不能混淆3個層級的“分類”

■ 吳志虹

業(yè)務指導中，常有不少機關檔案人員，甚至綜合檔案館的業(yè)務人員對分類提出疑問。業(yè)務檢查中，也發(fā)現(xiàn)不少檔案室（館）在分類上存在不規(guī)范不科學的問題。究其原因，主要還是對檔案管理中3個層級的分類概念認知不清、混為一談。

分類的目的是實現(xiàn)有序化，有序是高效率管理的前提條件。檔案管理中3個層級的分類是實現(xiàn)檔案管理有序化的不可或缺的重要業(yè)務環(huán)節(jié)，如果分類不規(guī)范，必然導致管理上的無序混亂。

第一層級分類：室藏檔案分類。2015年由國家檔案局發(fā)布的《機關檔案管理規(guī)定》(以下簡稱《規(guī)定》)對機關檔案分類作了表述，第三十三條規(guī)定：機關檔案門類宜按照文書（WS）、科技（KJ）、人事（RS）、會計（KU）、專業(yè)（ZY）、照片（ZP）、錄音（LY）、錄像（LX）、業(yè)務數(shù)據(jù)（SJ）、公務電子郵件（YJ）、網(wǎng)頁信息（WY）、社交媒體（MT）、實物檔案（SW）設置一級門類代碼，按照科研（KJ·KY）、基建（KJ·JJ）、設備（KJ·SB）設置科技檔案二級門類代碼。專業(yè)檔案按照相關規(guī)定設置二級門類代碼。機關檔案應當逐卷或逐件編制檔號。檔號應當指代單一，體現(xiàn)檔案來源、檔案門類、整理分類體系和排列順序等檔案基本屬性。《規(guī)則》（DA/T22--2015）5.4.2規(guī)定了檔號的結構應當為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機構（問題）代碼-件號。

從《規(guī)定》《規(guī)則》界定中可見，第一層級分類的對象和范圍不僅限于歸檔文件個體，而是室藏所有檔案，并且要在檔號中體現(xiàn)出分類類別。實際工作中，多數(shù)立檔單位，特別是一些市縣級單位并未按照《規(guī)則》要求對室藏檔案類別進行劃分和標識，檔號中缺失類別代碼，歸檔文件目錄中缺失檔號項，有的檔案室僅在檔案裝具上對室藏類別作簡單標識，檔案實體整理中類別混雜、載體混雜的情況比較突出，極不規(guī)范。

第二層級分類：歸檔文件分類。2015年由國家檔案局發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22--2015）(以下簡稱《規(guī)則》)對歸檔文件分類作了界定表述，《規(guī)則》5.2.1規(guī)定：立檔單位應對歸檔文件進行科學分類，同一全宗應保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性；5.2.2規(guī)定：歸檔文件一般采用年度—機構（問題）—保管期限、年度—保管期限—機構（問題）等方法進行三級分類；5.2.3規(guī)定：規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機構（問題）分類的立檔單位，可以采取年度—保管期限等方法進行兩級分類。

顯然，此層級分類是對歸檔文件“個體”進行分類，任何一份歸檔文件都應當作類別劃分，判定其類別歸屬。通常情況下，一份歸檔文件至少應當進行2次劃分，即年度、保管期限。除文書檔案外，其它門類檔案的分類均有相應規(guī)定。實際工作中，較為突出的問題是部分立檔單位的歸檔文件分類方案前后不一致，分類方法不穩(wěn)定，分類層次時減時增。

第三層級分類：館藏檔案分類。若干全宗移交進綜合檔案館后，檔案館館藏檔案門類載體更加多樣化，數(shù)量更為龐大，綜合檔案館館藏少則幾萬卷(件)，多則上百萬卷（件）。為了實現(xiàn)對館藏檔案有序高效管理，需要對館藏所有檔案進行第三層級分類，以滿足不同載體檔案不同的溫濕度保管條件要求，滿足檔案館精準統(tǒng)計工作需要，滿足檔案數(shù)字化后數(shù)據(jù)分別入庫的需要。

通常情況下，立檔單位的全宗號最大位數(shù)為三位數(shù)，一、二位數(shù)的全宗號加填“0”補位。《規(guī)則》（DA/T22--2015）5.4.3規(guī)定全宗號是：檔案館給立檔單位編制的代號，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結合標識。《檔號編制規(guī)則》（DA/T13--1994）5.1規(guī)定：全宗號用四位代碼標識。2.9對代碼的表述是：一個或一組有序的、易于計算機和人識別與處理的數(shù)字、字母、漢字及其它符號。由此筆者認為，全宗屬類既可用阿拉伯數(shù)字標識，也可用漢語拼音代碼標識，而并非只能用漢語拼音代碼標識，在全宗號前加填館藏檔案分類類別代碼1-9，既滿足了全宗號須四位數(shù)的編制要求，也簡明地體現(xiàn)了檔案館的分類方案，是一種科學合理的分類方法。有的檔案館用其他代碼標識類別，是符合行業(yè)標準的，可行的、規(guī)范的。至于《檔號編制規(guī)則》（DA/T13--1994）5.1提及的全宗屬類編制方法，筆者認為值得商榷：首先該《規(guī)則》未明確全宗屬類是哪幾類，以什么作為劃分屬類的標準，是全宗的年代期限，還是立檔單位的性質等等，檔案館在劃分上難以把握；其次是屬類代碼標識是以哪個字母標識，字母是大寫還是小寫，字母出現(xiàn)重復時如何解決等等，《規(guī)則》未明確界定，方法含糊，業(yè)界有爭論。

就我省的市縣級綜合檔案館的情況看，多數(shù)檔案館未設置分類方案，全宗屬類不清晰，不同載體不同門類檔案未進行分庫分類別保存；館藏全宗的全宗號編制的規(guī)范程度較低。

早在上世紀九十年代初，云南省檔案館就對館藏檔案進行了分類，將館藏分為建國前機關文書檔案、建國后機關文書檔案、印章檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、唱片檔案、實物檔案、光盤檔案共9個類別，以1-9共9個阿拉伯數(shù)字分別對應，并在全宗號前加填，如云南省林業(yè)廳全宗號為119，廳印章檔案全宗號則加填為3119，廳照片檔案全宗號加填為4119，廳實物檔案全宗號加填為8119。這一分類方法已在檔案縮微、數(shù)字化中運用，近幾年，省檔案館又征集接收了少數(shù)民族檔案、名人檔案進館，類別上分別用S、M標識，新進館的公證檔案以及將來須進館的社保業(yè)務檔案等專業(yè)檔案如何標識，尚在研究中。

綜上所述，3個層級的分類是科學管理檔案的基礎，不能省略不做或混為一談。各級檔案行政管理部門應當加強業(yè)務培訓指導，使國家發(fā)布的行業(yè)標準得以規(guī)范、科學、嚴肅地實施執(zhí)行。