淺談現(xiàn)代化會議系統(tǒng)解決方案

摘 要：隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的快速發(fā)展，各種先進(jìn)技術(shù)逐漸應(yīng)用到日常工作中來，但在會議辦公場景中應(yīng)用到的先進(jìn)技術(shù)還不夠廣泛，結(jié)合效率不夠高。目前很多企業(yè)存在會議投入人力資源過大，工作效率低，資源浪費(fèi)等現(xiàn)象。因此，利用現(xiàn)代化技術(shù)構(gòu)建現(xiàn)代化會議系統(tǒng)來提高會議工作效率，有效減少秘書和文員工作的強(qiáng)度，減少誤差出現(xiàn)的概率。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代化;會議系統(tǒng);信息技術(shù)

一、 引言在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，人類各項科技十分進(jìn)步，企業(yè)對會議記錄的效率和準(zhǔn)確性都提出了更高的要求，因此，會議的工作人員壓力逐漸增大，傳統(tǒng)的人工方式很難滿足現(xiàn)代化會議系統(tǒng)的要求，尤其是一些大型會議。在會議開始之前，需要指派專門的人員進(jìn)行全程記錄，反復(fù)聽錄音，記錄會議重要內(nèi)容，工作量十分巨大，而且還會出現(xiàn)記錄出錯的問題，因此，使用現(xiàn)代化信息技術(shù)來提高會議的效率和質(zhì)量是現(xiàn)代化會議系統(tǒng)到核心內(nèi)容。

二、 現(xiàn)代化會議系統(tǒng)的技術(shù)特點(diǎn)

現(xiàn)代化會議系統(tǒng)能夠在會議的同時，將發(fā)言人的語音轉(zhuǎn)化成為文字，具有以下技術(shù)特點(diǎn)。

1. 穩(wěn)定性更強(qiáng)，由于采用的是獨(dú)立的服務(wù)器，不需要聯(lián)網(wǎng)就能夠有效地減少由于網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定出現(xiàn)的狀況，也能夠避免會議內(nèi)容外泄。

2. 準(zhǔn)確性更高，中文普通話轉(zhuǎn)寫為文字的效率正確率超過90%，能夠有效地避免記錄中的出錯。

3. 個性化強(qiáng)，可以針對不同地區(qū)的發(fā)音口音來進(jìn)行優(yōu)化，能夠提高轉(zhuǎn)寫的準(zhǔn)確度。

4. 能夠根據(jù)轉(zhuǎn)寫的中文內(nèi)容來檢出錄音內(nèi)容，從而提取出會議的重要內(nèi)容，能夠?qū)崿F(xiàn)對錄音文件的管理。

三、 現(xiàn)代化會議系統(tǒng)的解決方案

（一）顯示系統(tǒng)

現(xiàn)代化會議系統(tǒng)都需要有一個質(zhì)量好的顯示系統(tǒng)，顯示系統(tǒng)能夠有效地顯示出會議中所涉及的視頻資料、圖片資料，能夠有效提升會議的效率。常見的顯示系統(tǒng)有投影機(jī)顯示系統(tǒng)、LED顯示屏系統(tǒng)和高清電視系統(tǒng)。目前在一些中小型會議中多采用的是高清電視作為顯示設(shè)備，再有一部分的大型場所也會采用高清電視來作為一種輔助手段，這是因為高清電視價格低廉，清晰度好，安裝較為簡單，因此受到越來越多的用戶的關(guān)注。LED顯示系統(tǒng)一般是在一些大的會議系統(tǒng)中采用一些小的LED顯示屏作為顯示系統(tǒng)，除此之外還可以作為演出活動的背景墻，這能夠有效地烘托出演出的氛圍，而且在會議中能夠清晰地展示出PPT內(nèi)容。投影機(jī)顯示系統(tǒng)一般可以分為攝影機(jī)、幕布和攝影機(jī)支架。

（二）數(shù)字會議系統(tǒng)

現(xiàn)代化會議系統(tǒng)要求整個會議必須十分規(guī)范，嚴(yán)格采用現(xiàn)代化數(shù)字會議系統(tǒng)能夠?qū)h程序簡化，實現(xiàn)功能多樣化，而且在會議中能夠?qū)φ麄€會議進(jìn)行有效的控制管理，保證在會議中的數(shù)據(jù)傳輸送穩(wěn)定秩序，維持會議秩序規(guī)范。一個完整的數(shù)字會議系統(tǒng)包含有發(fā)言、表決、資料展示以及多媒體資料的顯示。

（三）無線網(wǎng)會議系統(tǒng)

無線網(wǎng)會議系統(tǒng)不需要在會議室中布置網(wǎng)線，能夠根據(jù)會議的不同格局進(jìn)行變更，而且也不需要對會場進(jìn)行裝修，這種無線網(wǎng)會系統(tǒng)能夠保證會議不受現(xiàn)場布局以及網(wǎng)絡(luò)的控制。

（四）擴(kuò)聲系統(tǒng)

擴(kuò)聲系統(tǒng)能夠根據(jù)會議室的面積來將會場的聲音清晰準(zhǔn)確的輸送到各個會議室的位置，包括有揚(yáng)聲器、音頻處理設(shè)備和調(diào)音臺等設(shè)備。

（五）矩陣系統(tǒng)

現(xiàn)代化會議室中包含許多單個信號源組建起來形成多個信號源，包括有桌插、地插、攝影機(jī)等。矩陣系統(tǒng)能夠?qū)⒍鄠€輸入信號源和輸出信號源之間進(jìn)行多種組合的切換。

（六）中央控制系統(tǒng)

現(xiàn)代化會議系統(tǒng)的重要內(nèi)容就是中央控制系統(tǒng)，中控系統(tǒng)能夠?qū)h室內(nèi)部的燈光攝影和音頻進(jìn)行控制，對整個會議系統(tǒng)中的各個設(shè)備狀態(tài)和功能有一個直觀的控制，確保參加會議的人員能夠快捷方便的掌握整個會議內(nèi)容。

（七）錄播系統(tǒng)

在會議室中采用錄播系統(tǒng)，能夠?qū)h進(jìn)行錄制、視頻直播、資源共享以及回放等。

（八）無紙化系統(tǒng)

采用無紙化系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)會議信息的上傳閱讀以及簽到投票表決、文件傳送、會議交流溝通、記錄等各個強(qiáng)大的功能，這能夠減小會議工作者的壓力，能夠?qū)h現(xiàn)場進(jìn)行方便快捷的控制，提升會議的效率，也能夠減少資料的印刷，能夠減少紙質(zhì)資源的浪費(fèi)。

（九）視頻會議系統(tǒng)

視頻會議系統(tǒng)包含有視頻會議服務(wù)器、終端、電話接入網(wǎng)絡(luò)以及網(wǎng)絡(luò)開關(guān)。借助視頻會議服務(wù)器能夠?qū)Σ煌慕K端進(jìn)行切換，從而形成一個視頻會議的網(wǎng)絡(luò)。根據(jù)視頻會議系統(tǒng)衍生出來的語音會議系統(tǒng)，能夠使得各個用戶參與到語音會議中來。

（十）云會務(wù)系統(tǒng)

云會務(wù)系統(tǒng)是借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來對會議開始之前、會議開始時、會議結(jié)束后的整個會議流程進(jìn)行規(guī)范化操作和實施管理。這主要是通過手機(jī)App或網(wǎng)站來提供會議服務(wù)，能夠使得參會人員有效溝通提高會議，工作人員的效率是很多事業(yè)單位采用的現(xiàn)代化會議解決方案。

（十一）舞臺燈光系統(tǒng)

一些多功能廳的燈光設(shè)計布局不僅需要滿足會議要求，有的還需要兼顧到各種文藝演出的所涉及的具體要求。舞臺燈光系統(tǒng)常用的光位有頂光、面光、耳光、側(cè)光、天排光、地排光和地流光。面光是表演區(qū)的正面燈光，它能夠照射到表演者的正面，能夠有效地呈現(xiàn)出舞臺人物的造型和舞臺物的立體效果。耳光也是用于強(qiáng)化人物和舞臺物體的立體感的，是從觀眾席兩側(cè)頭像舞臺。側(cè)光是從舞臺的側(cè)面發(fā)出，借助于不同的場景來對舞臺進(jìn)行渲染。

四、 結(jié)語

現(xiàn)代化會議系統(tǒng)借助計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)應(yīng)用到會議中，從而實現(xiàn)會議的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化和智能化。這現(xiàn)代化會議系統(tǒng)不但有助于提高會議記錄的準(zhǔn)確性，減輕會議工作者壓力，而且能夠有效地提高會議的效率。

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作者簡介：徐彩東，江蘇泰州。