檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制中的應用

摘 要：隨著我國政治、經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國擁有的企業(yè)數(shù)量也越來越多，各行各業(yè)必須有良好的管理體系，才能在眾多的企業(yè)中脫穎而出。我國企業(yè)制度也不斷地改進和實施，各企業(yè)逐漸把檔案管理應用在企業(yè)內(nèi)部控制和管理中，讓企業(yè)更加有秩序，從而快速發(fā)展。文章主要是對檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制中的作用以及有效措施的分析。

關鍵詞：檔案管理;企業(yè)內(nèi)部控制;有效措施

一、 引言

一個企業(yè)要想在整個行業(yè)，甚至整個國家的發(fā)展中有所成就，必須要有專業(yè)的管理人員對檔案管理方面進行嚴格控制和落實，以減少企業(yè)內(nèi)部資金以及商業(yè)機密的流失，從而讓整個企業(yè)順利發(fā)展。在企業(yè)內(nèi)部控制中，主要包括對經(jīng)營管理制度、企業(yè)內(nèi)部資金、各種企業(yè)機密信息以及對各種信息的收集等，是一個企業(yè)經(jīng)營的核心，包含了整個企業(yè)的運行信息，對企業(yè)發(fā)展和運營非常重要。因此，提高對檔案管理和完善，相關管理人員必須清楚檔案管理的工作內(nèi)容以及在企業(yè)內(nèi)部控制中的重要性，并制定出相關的管理措施。

二、 檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制中的重要意義

（一）檔案管理是整個企業(yè)內(nèi)部運營的核心

一個企業(yè)在長時間的運營和發(fā)展過程中，每一次的工作內(nèi)容都會產(chǎn)生很多有價值的信息以及各種文件，并且有些文件是機密的，只能由企業(yè)內(nèi)部的人進行管理和利用，一旦這些機密文件被泄露的話，對整個企業(yè)運營和發(fā)展的影響和后果不堪設想。在進行企業(yè)內(nèi)部控制的過程中，通過企業(yè)檔案的管理，可以把企業(yè)工作的各種歷史信息以及資金管理方面進行合理的歸類，用于給企業(yè)工作提供各種信息和資料，在企業(yè)內(nèi)部的運營和管理過程中是十分重要的。

（二）企業(yè)內(nèi)部在運營過程中對檔案管理工作的影響

在企業(yè)每一次的工作進程中，所有的文件和資料信息都會交由檔案部管理，檔案管理工作中幾乎能控制所有企業(yè)運營中的信息和文件，而企業(yè)的運營和發(fā)展也會影響檔案管理工作的內(nèi)容。首先，為了保證在檔案管理中的各種信息和資料的完整性和準確性，各個企業(yè)內(nèi)部也要制定完善的檔案管理制度，對每一次工作產(chǎn)生的文件及資料，以及整個企業(yè)的資金進行合理的管理，同時也要不斷地培養(yǎng)企業(yè)人員的專業(yè)能力，對檔案進行整理和分類，讓企業(yè)在需要信息時可以更快地整理出有效的信息來。其次，企業(yè)內(nèi)部的信息管理人員在對新的資料和文件進行檔案歸類和整理時，要認真檢查資料和文件是否齊全，防止造成工作文件的遺漏，以后在信息核對工作中也會出現(xiàn)差錯。在企業(yè)內(nèi)部工作需要對檔案信息進行利用時，相關管理人員也要進行查閱記錄，對查取的信息進行記錄，防止在查閱的過程中各種資料和文件的丟失。企業(yè)內(nèi)部各個部門之間的工作也要相互配合，每次工作的文件和資料，相關部門都要主動的上交和匯報到檔案管理部門，對整個企業(yè)內(nèi)部進行合理的控制和管理。

三、 檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制應用中的有效措施

（一）我國要加強對檔案管理制度的完善

在整個企業(yè)合理的運營過程中，需要檔案管理來對各級的工作信息進行反應，從而讓領導部門明白企業(yè)的工作內(nèi)容和進程，促進整個企業(yè)的正常運行和發(fā)展。因此，我國應該加強對檔案管理制度的完善，為各個企業(yè)的檔案管理提供法律準則，從而讓企業(yè)管理更有條理。雖然我國對檔案管理制度方面的法律還不夠成熟，但隨著我國經(jīng)濟發(fā)展和各個企業(yè)的迅速崛起，我國對檔案管理制度的完善度也不斷地提高。各個企業(yè)合理的運營給我國經(jīng)濟發(fā)展帶來的效益也越來越明顯，因此，我國更加重視對檔案管理制度的改進，促進企業(yè)快速發(fā)展的同時，也在促進我國政治、經(jīng)濟的穩(wěn)步增長。

（二）各個企業(yè)內(nèi)部要有完善的檔案管理制度

由于各個企業(yè)的規(guī)模比較大，涉及的工作內(nèi)容和部門也比較多，因此各個企業(yè)必須制定完善的檔案管理制度并建立專門的檔案管理小組對企業(yè)的文件和資料信息進行整理和歸類。分成多個小組，每個小組都有自己的管理部分，比如對企業(yè)的主要工作內(nèi)容和進程的管理、對企業(yè)內(nèi)部信息和文件的管理、公司人員信息管理等方面，都要由專門的小組進行負責，在管理過程中小組內(nèi)也要進行合理的分工，對檔案管理的每一部分都要進行仔細核查，防止檔案管理出現(xiàn)問題對企業(yè)的運營造成影響，在檔案管理中出現(xiàn)問題也要及時的對專門負責人進行相應的懲罰，防止其他人進行效仿，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。除此之外，還要安排專門的小組對檔案進行定期的檢查和改進，保證各類信息和資料的完整保存，必須要有專門的人員負責檢查檔案管理工作的情況，并及時向上級匯報，確保管理人員的工作效率以及態(tài)度，了解檔案管理制度落實情況。

（三）培養(yǎng)各部門之間的團體意識

一個企業(yè)中包含的部門有很多，每個部門之間都有不同的工作內(nèi)容，要想企業(yè)合理運營，各個部門之間必須加強溝通和交流，將工作內(nèi)容緊密聯(lián)系起來。檔案管理部門在對各部門的文件和資料信息進行整理時，難免會出現(xiàn)信息丟失的錯誤，各部門之間要積極的配合檔案管理工作，對工作中的文件和資料進行合理的上交和歸檔，對工作的每一步都進行合理的記錄，提高各部門人員的工作效率，培養(yǎng)一個企業(yè)中各個部門之間的團體意識，了解檔案管理的重要性。

四、 結語

隨著各個企業(yè)的發(fā)展與進步，對我國經(jīng)濟發(fā)展的促進作用也越來越明顯。企業(yè)內(nèi)部也要控制好各個部門的工作進程和管理，讓整個企業(yè)的工作更有條理，把檔案管理工作做好，并重視檔案管理制度的落實情況，把整個企業(yè)的文件和信息進行合理的整理和保存，對企業(yè)內(nèi)部進行有效的控制，促進企業(yè)的合理運營和發(fā)展。

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作者簡介：王微，北京天潤新能投資有限公司。