新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化的探討

文/歐陽風(fēng)華

檔案管理工作是企業(yè)日常工作中非常重要的部分，面對(duì)龐雜的各類檔案，規(guī)范化管理有助于企業(yè)各項(xiàng)事務(wù)的開展，有利于保障檔案的完整性，本文就新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化的現(xiàn)狀、存在問題及對(duì)策進(jìn)行了有益的探討

檔案是指人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。做好檔案管理工作對(duì)企業(yè)具有重要意義，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的今天，技術(shù)的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，也促使檔案管理工作必須走向規(guī)范化。

一、檔案管理工作規(guī)范化現(xiàn)狀

1.文檔內(nèi)容信息化

隨著計(jì)算機(jī)的普及，越來越多的企業(yè)實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，原始紙質(zhì)檔案減少，檔案管理的信息化程度提升，企業(yè)通過各類檔案管理軟件對(duì)工作過程中形成的文件進(jìn)行保存，包括文字、數(shù)字、圖片、語音、影像等多種形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)端，形成一定數(shù)量的信息化檔案。

2.應(yīng)用系統(tǒng)信息化

企業(yè)在日常工作中除使用各類辦公軟件、銷售軟件等信息化應(yīng)用軟件進(jìn)行檔案管理外，還有企業(yè)借助專業(yè)檔案管理軟件進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、查詢等工作，檔案管理的應(yīng)用系統(tǒng)信息化的程度有所提升。

二、檔案管理工作規(guī)范化存在的問題

1.對(duì)檔案工作重視程度不夠

對(duì)檔案管理工作重視程度不夠主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)干部，對(duì)檔案管理的工作認(rèn)知停留在抄寫、收發(fā)等事務(wù)性工作，認(rèn)為其不能帶來實(shí)際的經(jīng)濟(jì)效益，沒有參考意義，只要不泄密、不丟失就是做好了檔案管理工作；另一方面是從業(yè)人員素質(zhì)水平參差不齊，部分從業(yè)人員檔案管理意識(shí)薄弱，對(duì)本職工作認(rèn)識(shí)不夠、消極怠工，甚至沒有專業(yè)的檔案管理人員，而是部門中一些分管綜合管理的人員兼職檔案管理，應(yīng)付差事，使得重要資料數(shù)據(jù)等常處于“無人理、無處用”的狀態(tài)。

2.檔案管理水平不高

很多企業(yè)在檔案管理時(shí)，出現(xiàn)收集不全面、應(yīng)用系統(tǒng)使用隨意、檔案編目不準(zhǔn)確不系統(tǒng)、檔案隨意借閱修改刪除、外部黑客竊取信息、儲(chǔ)存環(huán)境不合格等問題，無法保障檔案信息的安全，這都體現(xiàn)了檔案管理水平不高，檔案管理不規(guī)范。

三、檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)的對(duì)策

1.改變思想觀念提高知識(shí)技能

如今已是信息化時(shí)代，如果固守殘舊思想，檔案管理工作的意義將無法得以體現(xiàn)。這就需要企業(yè)從領(lǐng)導(dǎo)到員工都要有做好檔案工作的思想和意識(shí)，給予檔案管理工作相應(yīng)的資金支持，添置配套的硬件、軟件設(shè)施，保證檔案管理的存儲(chǔ)環(huán)境良好。當(dāng)然做好檔案管理規(guī)范化建設(shè)離不開從業(yè)人員具有較高的自身素質(zhì)，這就要求檔案管理人員必須不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)掌握新技能，了解社會(huì)發(fā)展和行業(yè)動(dòng)向，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，思考如何創(chuàng)新本職工作。除此之外，企業(yè)還要建立獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)創(chuàng)新，充分發(fā)揮和調(diào)動(dòng)人的積極性，為實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化創(chuàng)造良好氛圍。

2.檔案管理流程規(guī)范化

建立一套規(guī)范、完整的管理制度，有利于指導(dǎo)檔案管理工作的日常開展，每個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)置相應(yīng)規(guī)范流程，讓檔案管理工作全過程可控、有標(biāo)準(zhǔn)。

第一，要根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況制定一套適合本企業(yè)的規(guī)范化流程。在制定規(guī)范化流程前，要考慮檔案管理工作涉及的方方面面，避免出現(xiàn)遺漏。

第二，規(guī)范檔案收集歸檔工作。在檔案收集歸檔時(shí)，要嚴(yán)格按照企業(yè)依據(jù)國家檔案局10 號(hào)令制定的《歸檔范圍和保管期限表》來執(zhí)行，收集過程中既要注意收集不同形式、載體的檔案資料。又要注意鑒別真?zhèn)?，確保信息真實(shí)有效，還要在審核時(shí)及時(shí)補(bǔ)充完善。

第三，整理編目合理規(guī)范。檔案整理編目要科學(xué)合理，利于檔案的錄入查詢，在整理時(shí)要根據(jù)已有分類大綱，使所有檔案資料都能夠分門別類保存管理。

第四，規(guī)范借閱使用制度。檔案管理人員要嚴(yán)格按照借閱制度，對(duì)借閱人進(jìn)行登記并開展追蹤管理，紙質(zhì)檔案返回時(shí)要及時(shí)確認(rèn)檔案完整無缺漏，保證檔案的安全性和保密性。

3.檔案管理責(zé)任到人

檔案管理責(zé)任到人，是確保在檔案管理工作中遇到問題能夠及時(shí)解決不推諉的一種重要形式。具體來說體現(xiàn)在對(duì)檔案資料管理、設(shè)施設(shè)備軟硬件管理上。檔案管理做到“有章可查有法可依”，設(shè)施設(shè)備軟硬件管理做到“會(huì)使用、會(huì)維護(hù)、會(huì)備份”，有了責(zé)任，才能夠保證管理規(guī)范落到實(shí)處。

4.多方合作，促進(jìn)規(guī)范化

在信息共享的時(shí)代，檔案管理人員要開放思想，整合資源，推進(jìn)檔案管理規(guī)范化。一方面要將高科技的現(xiàn)代化技術(shù)、現(xiàn)代化設(shè)備引進(jìn)到檔案管理中，利用高科技促進(jìn)檔案管理信息化、規(guī)范化建設(shè)；另一方面，要聯(lián)合行業(yè)先鋒、專家、開展共同合作，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)、信息資源共享，最大限度地發(fā)揮好檔案的服務(wù)功能。