科技檔案信息化的作用和意義

文/李小紅

作者結(jié)合自身實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)與學(xué)習(xí)認(rèn)識(shí)，主要對(duì)科技檔案信息化的作用和意義進(jìn)行了分析、探討，以期能為科技檔案管理工作的實(shí)踐提供參考

科技檔案是人們從事自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)的產(chǎn)物。具有非常重要的利用價(jià)值，通過(guò)信息化才能更好地實(shí)現(xiàn)它的價(jià)值。

一、科技檔案信息化的作用

（一）優(yōu)化存儲(chǔ)方式

傳統(tǒng)的科技檔案管理存儲(chǔ)方式，以紙質(zhì)為基本載體，保管利用受到各方面限制，一是其對(duì)于物理空間的需求較大，一頁(yè)文件紙上，所能夠存儲(chǔ)的檔案信息非常有限，隨著檔案數(shù)量的增多，其體積也就會(huì)越來(lái)越大，這就會(huì)給管理工作帶來(lái)很大的難題，二是安全隱患也較多。而科技檔案信息化則極大地優(yōu)化了存儲(chǔ)方式，所有紙質(zhì)檔案，都可以通過(guò)掃描等技術(shù)，轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案，然后存儲(chǔ)在硬盤(pán)、光盤(pán)等信息化媒介上，在非常小的物理空間內(nèi)，就可以存儲(chǔ)大量的檔案信息，非常有利于檔案的管理。再者是科技檔案信息化具有較高的安全性，不僅操作簡(jiǎn)便容易，而且物理性損壞的概率相當(dāng)?shù)?，況且服務(wù)器處在一個(gè)相對(duì)集中的空間內(nèi)，通過(guò)空調(diào)、通風(fēng)設(shè)備等設(shè)施的配置，便可以有效地控制室內(nèi)溫濕度，達(dá)到安全保管的要求。雖然信息化技術(shù)也可能帶來(lái)一些其他方面的安全威脅，如病毒、黑客攻擊，但是我們可以通過(guò)防火墻技術(shù)、內(nèi)外網(wǎng)隔離技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)、病毒查殺技術(shù)等等，來(lái)進(jìn)行相應(yīng)的防范，并可以對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行備份，即使原始檔案信息損壞、丟失，也可以使用備份數(shù)據(jù)恢復(fù)檔案信息。

（二）整合管理程序

檔案管理包括了一系列的工作內(nèi)容、工作環(huán)節(jié)，如信息收集、整理、鑒定、保管、編撰、統(tǒng)計(jì)、研究、利用等等，客觀來(lái)說(shuō)這些工作是較為復(fù)雜的，前前后后需要經(jīng)歷一個(gè)較長(zhǎng)的過(guò)程，所以以往的檔案管理工作效率都相對(duì)偏低。而在科技檔案信息化后，上述的這些所有工作，都可以整合到信息化管理平臺(tái)中來(lái)，負(fù)責(zé)各項(xiàng)工作的人員，可以根據(jù)流程或是具體的工作需求，在一個(gè)工作節(jié)點(diǎn)上進(jìn)行所有的事務(wù)處理，減少一些不必要的繁雜操作。

（三）實(shí)現(xiàn)高度共享

對(duì)于任何檔案資源信息來(lái)說(shuō)，只有得到利用，才能體現(xiàn)出其價(jià)值。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，受存儲(chǔ)介質(zhì)、傳輸條件的影響，科技檔案的應(yīng)用是較為困難的。例如一份檔案需要進(jìn)行多份復(fù)印，才能供各方使用，而且當(dāng)中還需要考慮到交通情況、時(shí)間消耗，它對(duì)具有及時(shí)性需求的就很難滿足，這就會(huì)使得科技檔案的價(jià)值大打折扣。而在信息化的技術(shù)條件下，科技檔案則可以實(shí)現(xiàn)大范圍的資源共享，所有的上下級(jí)單位、合作單位等，都可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)快速的檢索、下載獲得檔案信息，不需要考慮交通，而且時(shí)間成本、物質(zhì)成本非常低，可以做到隨用隨取。

二、科技檔案信息化的意義

（一）降低工作人員工作壓力

傳統(tǒng)的檔案管理工作都是完全由人工進(jìn)行的，檔案信息收集、整理、鑒定、保管、編撰、統(tǒng)計(jì)、研究、利用等等一系列的工作，都離不開(kāi)人。而當(dāng)前的科學(xué)技術(shù)研究、應(yīng)用、發(fā)展迅速，這會(huì)導(dǎo)致檔案信息量的大增，在這樣的情況之下，如果依然完全由人工開(kāi)展檔案管理，就會(huì)給工作人員帶來(lái)極大的工作壓力，而在信息化技術(shù)條件下，檔案管理的很多工作內(nèi)容，都可以由計(jì)算機(jī)代為處理，可以利用檔案管理軟件進(jìn)行管理、把檔案管理的條目錄入管理軟件系統(tǒng)，在檔案借閱時(shí)可在系統(tǒng)上檢索查閱，大大提高了工作效率，在很大程度上降低檔案管理工作人員的工作壓力。

（二）提高管理效率、管理質(zhì)量

在大量的檔案信息處理任務(wù)下，傳統(tǒng)管理模式會(huì)使得管理工作的效率大大下降，稍有不慎還非常容易出現(xiàn)疏漏、錯(cuò)誤，影響檔案管理工作的質(zhì)量。而信息化技術(shù)具有非常高效的信息數(shù)據(jù)處理能力，在其幫助下，能夠高效地推進(jìn)檔案管理工作各項(xiàng)的任務(wù)的完成，同時(shí)還可以進(jìn)行一定的正確性自檢，提示可能存在的疏漏、錯(cuò)誤，進(jìn)而提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

（三）體現(xiàn)出更大的檔案價(jià)值

一方面，信息化技術(shù)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)共享，使得科技檔案得到更加大范圍、高頻率的應(yīng)用，檔案的價(jià)值便可因此得到更大的體現(xiàn)。另一方面，在信息化大數(shù)據(jù)技術(shù)下，我們可以對(duì)科技檔案進(jìn)行深入的價(jià)值挖掘，得到一些人工難以發(fā)現(xiàn)的具有價(jià)值的信息，這樣一來(lái)，就可以實(shí)現(xiàn)科技檔案社會(huì)價(jià)值、經(jīng)濟(jì)價(jià)值的最大化體現(xiàn)。

總之，在信息化時(shí)代背景下，我們應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息化技術(shù)在科技檔案管理工作中的應(yīng)用，加強(qiáng)科技檔案管理信息化建設(shè)，發(fā)揮出信息化技術(shù)在科技檔案管理中的優(yōu)勢(shì)和作用，從而提高科技檔案管理工作的效率、質(zhì)量，體現(xiàn)出更大的科技檔案價(jià)值，促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。