淺析社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化措施和途徑

摘 要：隨著時(shí)代的進(jìn)步與發(fā)展，我國的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理也逐漸趨向于規(guī)范化。不僅如此計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展促使社會(huì)檔案管理也開始面臨著重大改革，促使檔案管理的相關(guān)工作逐漸形成無紙化的辦公。工作人員充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的作用，將企業(yè)員工的檔案信息、基本情況以及工作經(jīng)歷等進(jìn)行信息化記載。本文主要從社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化實(shí)際要求的角度，著重分析了有效實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案信息化的有效對(duì)策。

關(guān)鍵詞：社會(huì)保險(xiǎn);業(yè)務(wù)檔案;信息管理;信息化;措施;途徑

個(gè)人社會(huì)保險(xiǎn)檔案可以對(duì)員工的真經(jīng)歷、個(gè)人成績以及能力進(jìn)行真實(shí)的反映，同時(shí)也是一種最為權(quán)威的方式。隨著時(shí)代的進(jìn)步與發(fā)展，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)方案管理的相關(guān)工作也逐漸由傳統(tǒng)的文件收集轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒒?/p>

1 實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化的必要性

時(shí)代的進(jìn)步與社會(huì)的發(fā)展促使計(jì)算機(jī)以及信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到普遍應(yīng)用，在這一時(shí)代潮流背景下，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理也要及時(shí)的順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展方向，將信息技術(shù)充分運(yùn)用到業(yè)務(wù)的提升方面。要實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理相關(guān)工作質(zhì)量以及效率的提升，首先需要做的就是充分發(fā)揮信息化技術(shù)以及數(shù)字化技術(shù)的手段?，F(xiàn)如今，業(yè)務(wù)檔案的數(shù)量以及需求正在飛速增長，但是管理模式卻相對(duì)比較落后，因此無法其相關(guān)需求，另一方面，檔案管理的需求也逐漸豐富起來，但是相對(duì)傳統(tǒng)的檢索以及落戶的服務(wù)手段等都無法有效的對(duì)其進(jìn)行滿足，在這種情況下，只有實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的信息化以及數(shù)字化才能有效的解決上述矛盾。由此可知，實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的信息化不僅是信息化社會(huì)對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的基本要求，同樣也是保證檔案管理工作可以在目前的社會(huì)背景下得到快速發(fā)展的重要條件。

要快速促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的步伐，促使其可以充分融入到信息化發(fā)展的社會(huì)中，發(fā)揮信息技術(shù)的作用對(duì)相對(duì)傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行有效改善。將信息技術(shù)與手段運(yùn)用到社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的過程中，可以充分減少不必要的繁瑣工序。促使手工編制歸檔目錄為自動(dòng)編制歸檔目錄，用信息檢索的方式替代手工檢索，用信息化統(tǒng)計(jì)替代人工統(tǒng)計(jì)利用。不斷加速有關(guān)實(shí)用以及通用軟件的研制，進(jìn)而保證業(yè)務(wù)檔案信息化數(shù)字化的實(shí)際處理步伐，促使業(yè)務(wù)檔案的管理逐步趨向于全程信息化發(fā)展方向。

2 實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化的措施與途徑

2.1 保證技術(shù)與裝備的現(xiàn)代化

有關(guān)管理部門需要不斷增加財(cái)政相關(guān)投入，以此來不斷提高有關(guān)養(yǎng)老保險(xiǎn)決策、監(jiān)察以及服務(wù)等方面的水平，同時(shí)還要注意及時(shí)的配置各種與檔案管理信息化工作相配對(duì)的軟硬設(shè)施，以此來有效的促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的現(xiàn)代化與信息化需求。在各個(gè)市區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)流程以及管理軟件的基礎(chǔ)上，注重以大局出發(fā)，充分實(shí)現(xiàn)全省聯(lián)網(wǎng)，在省內(nèi)架設(shè)相對(duì)比較大型的服務(wù)器，進(jìn)而對(duì)全省的數(shù)據(jù)進(jìn)行大集中。

2.2 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、提高認(rèn)識(shí)

要實(shí)現(xiàn)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案 管理的快速信息化建設(shè)，就要對(duì)各級(jí)別檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的更新與優(yōu)化。保證檔案管理相關(guān)改革實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新最為主要的關(guān)鍵性人物就是管理檔案的工作人員，需要保證檔案管理信息人員處于高認(rèn)識(shí)與領(lǐng)導(dǎo)的水平。要充分提高檔案管理領(lǐng)導(dǎo)階層的實(shí)際現(xiàn)代化管理水平與業(yè)務(wù)工作的實(shí)際能力，以此來有效實(shí)現(xiàn)其適應(yīng)現(xiàn)代化管理的相關(guān)需求。要將檔案管理的信息化建設(shè)工作逐步發(fā)展成為有關(guān)政務(wù)建設(shè)的重要內(nèi)容，進(jìn)而逐步建立相對(duì)完善的檔案信息平臺(tái)，最終通過這種方式來有效提高實(shí)際工作水平與效率。

2.3 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的重要影響因素是就是管理工作人員。人員的綜合素質(zhì)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的實(shí)際水平與效率具有十分重要的影響作用，同時(shí)對(duì)其信息化管理工作也具有十分重要的影響作用。要實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作人員的素質(zhì)提升，大體可以從以下幾個(gè)方面來進(jìn)行：首先，圍繞有關(guān)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的相關(guān)法律與法規(guī)，積極的開展有關(guān)管理人員的教育培訓(xùn)相關(guān)工作。檔案管理相關(guān)工作人員一定要具備依法辦事的法治意識(shí)以及責(zé)任意識(shí)，同時(shí)還要注意開展社會(huì)保險(xiǎn)法治法規(guī)以及業(yè)務(wù)經(jīng)辦的學(xué)習(xí)培訓(xùn)。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理主要是在業(yè)務(wù)經(jīng)辦管理服務(wù)的過程中逐漸形成的，其產(chǎn)生到立卷、歸檔到利用的過程都與社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦有著相對(duì)比較密切的聯(lián)系。在這一背景下，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的工作人員一定要具備相對(duì)比較熟練的社會(huì)保險(xiǎn)相關(guān)業(yè)務(wù)，進(jìn)而逐漸實(shí)現(xiàn)管理以及應(yīng)用的科學(xué)化與規(guī)范化。從另一個(gè)角度來說，要靈活的開展有關(guān)計(jì)算機(jī)應(yīng)用的信息技術(shù)的學(xué)習(xí)。就社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作人員來說，一定要重視對(duì)計(jì)算機(jī)實(shí)際應(yīng)用以及管理方面能力的有效提升。注重從檔案管理工作人員的實(shí)際素質(zhì)水平作為出發(fā)點(diǎn)，對(duì)操作應(yīng)用、程序開發(fā)的工作人員進(jìn)行有計(jì)劃、針對(duì)性以及側(cè)重點(diǎn)的培養(yǎng)。

2.4 重視細(xì)節(jié)研究，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題

社會(huì)保險(xiǎn)檔案是進(jìn)行社會(huì)保險(xiǎn)相關(guān)事業(yè)的重要載體，同時(shí)也有效保證保險(xiǎn)相關(guān)業(yè)務(wù)發(fā)展的重要條件基礎(chǔ)。要將檔案管理工作的必要性與重要性充分重視起來，大體主要包括以下幾個(gè)方面：檔案存放、組織機(jī)構(gòu)、人員配備以及辦公設(shè)備等等。首先，要重視業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中實(shí)際產(chǎn)生的業(yè)務(wù)相關(guān)資料，比如企業(yè)的相關(guān)報(bào)表以及參保人員提交的資料以及業(yè)務(wù)經(jīng)辦實(shí)際依據(jù)的政策以及法規(guī)等相關(guān)收集工作。其次，對(duì)企業(yè)收集在崗職工資料相關(guān)的深入，以此防止出現(xiàn)文件丟失以及破壞等現(xiàn)象，防止參保人員的利益受到損失。再其次，要對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)參與社會(huì)保險(xiǎn)活動(dòng)的相關(guān)資料進(jìn)行充分收集，以此來作為歷史資料進(jìn)行日后查詢。檔案管理部門要將收集到的資料進(jìn)行正確處理。在完成相關(guān)整理工作之后在對(duì)其進(jìn)行立卷與歸檔，方便日后的查詢使用。最后，充分滿足相對(duì)公開與透明的檔案管理要求，同時(shí)還要注意，對(duì)已經(jīng)收集以及整理的社會(huì)保險(xiǎn)檔案，要使用相對(duì)合理的渠道來將其發(fā)布出來，以此來充分滿足群眾的實(shí)際查詢要求，進(jìn)而保證其實(shí)際使用價(jià)值可以得到充分發(fā)揮。

2.5 培養(yǎng)與引進(jìn)復(fù)合型人才

高素質(zhì)與高水平管理人才是開展社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化的重要保證。業(yè)務(wù)管理工作人員是進(jìn)行管理工作的主力軍，他們的素質(zhì)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的信息化發(fā)展速度以及質(zhì)量具有十分重要的影響作用。目前，計(jì)算機(jī)已經(jīng)逐漸發(fā)展成為各行各業(yè)都必須具備的重要工具，在進(jìn)行社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的過程中，文件的登記、歸檔以及檢索等都是通過計(jì)算機(jī)技術(shù)來完成的。在此基礎(chǔ)上可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作人員需要具備相對(duì)高水平的計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)。要引進(jìn)專業(yè)人才，特別是數(shù)據(jù)分析與開發(fā)人才、網(wǎng)絡(luò)管理與設(shè)計(jì)人才。不僅如此，還要對(duì)現(xiàn)有工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，對(duì)檔案專業(yè)知識(shí)以及計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)進(jìn)行及時(shí)的更新。

3 結(jié)語

綜上所述，實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的信息化，不僅要以相關(guān)的法律法規(guī)作為主要依據(jù)，還要將加快檔案建設(shè)以及里喲紅檔案信息資源等作為主要目標(biāo)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行過程中遇到的問題進(jìn)行及時(shí)的解決，充分提高檔案管理相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)以及信息技術(shù)相關(guān)能力，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的信息化水平。

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作者簡介

李圖海（1982-），男，漢，山東省龍口市，助理館員，大專，龍口市社會(huì)保險(xiǎn)服務(wù)中心，研究方向：檔案管理。