分析科技檔案管理信息化應(yīng)用中存在的問(wèn)題與應(yīng)對(duì)措施

秦彩霞

摘 要：科技檔案管理可以迅速鑒別和篩選科技文件，提升工作效率，實(shí)現(xiàn)文件的系統(tǒng)化和規(guī)范化，有助于科技檔案管理的價(jià)值最大化發(fā)揮。所以檔案管理在企事業(yè)單位當(dāng)中也占據(jù)了重要的地位，尤其是現(xiàn)代化的信息技術(shù)發(fā)展，科學(xué)檔案管理信息化更是提高了企事業(yè)單位的辦事效率，增強(qiáng)了企事業(yè)單位的競(jìng)爭(zhēng)力。但在建設(shè)科技檔案管理信息化應(yīng)用方面依然存在著諸多的問(wèn)題，本文將對(duì)這些問(wèn)題逐一進(jìn)行分析，并提出簡(jiǎn)要的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：科技檔案管理;信息化;應(yīng)用

1 科技檔案管理信息化在企事業(yè)單位當(dāng)中的作用

1）加強(qiáng)科技檔案的社會(huì)性。當(dāng)今市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越注重知識(shí)的競(jìng)爭(zhēng)，所以企事業(yè)單位也越來(lái)越注重知識(shí)的力量，很多企事業(yè)單位因此開(kāi)展了大量的研發(fā)工作。不斷的汲取前人的經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)出一般規(guī)律，再開(kāi)發(fā)出適合當(dāng)今社會(huì)的科技成果?？萍紮n案則記錄了這些研究中有價(jià)值的文件資料，對(duì)企事業(yè)單位研發(fā)工作的開(kāi)展具有重要意義。研究成果轉(zhuǎn)化成實(shí)際成品，推動(dòng)研究成果的社會(huì)化，科技檔案管理也應(yīng)該增強(qiáng)社會(huì)性，促進(jìn)信息化進(jìn)程的加快，以助于發(fā)揮更大的作用。

2）滿(mǎn)足企事業(yè)單位的多樣化需求。現(xiàn)在什么工作都離不開(kāi)互聯(lián)網(wǎng)，企事業(yè)單位的發(fā)展也離不開(kāi)科技檔案的輔助。企事業(yè)單位內(nèi)部不同部門(mén)，對(duì)于科技檔案的內(nèi)容形式要求都不一樣，推動(dòng)科技檔案的信息化應(yīng)用可以使科技檔案滿(mǎn)足不同部門(mén)的查閱需求。比如企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)可以通過(guò)查閱科技檔案來(lái)制定企事業(yè)單位發(fā)展的大方向，再比如產(chǎn)品研究員可以通過(guò)查閱科技檔案來(lái)擴(kuò)大開(kāi)發(fā)思路，促進(jìn)新產(chǎn)品的研發(fā)。

3）豐富科技檔案內(nèi)容。自從互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展到今天，信息的來(lái)源以及獲取方式逐漸變得豐富多樣。以前的科技檔案管理資料來(lái)源比較單一，獲取的內(nèi)容信息也比較少，處理起來(lái)雖然簡(jiǎn)單，但是無(wú)法滿(mǎn)足企事業(yè)單位的發(fā)展需要。但在今天，科技檔案的信息化應(yīng)用可以擴(kuò)大檔案管理的內(nèi)容來(lái)源，豐富檔案記錄內(nèi)部?jī)?nèi)容，擴(kuò)大檔案管理的使用范圍。不僅如此，檔案管理的形式也在多變。從單一的紙質(zhì)錄音文件，轉(zhuǎn)向信息化文件，容易儲(chǔ)存且容易查閱，科技檔案的信息化應(yīng)用是信息科技發(fā)展的必然趨勢(shì)。

2 科技檔案管理信息化在實(shí)踐應(yīng)用中出現(xiàn)的問(wèn)題

在發(fā)展過(guò)程中，科技檔案管理信息化在實(shí)踐應(yīng)用中也出現(xiàn)了不少問(wèn)題。這些問(wèn)題部分已經(jīng)得到了解決，部分正在解決的道路上。科技檔案中包含著企事業(yè)單位發(fā)展的歷史以及搜集到的資料經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，具備十分重要的查閱價(jià)值。所以在面臨科技檔案管理信息化在實(shí)踐應(yīng)用中出現(xiàn)的問(wèn)題，企事業(yè)單位應(yīng)及時(shí)采取解決方案，有效促進(jìn)科技檔案管理信息化的建設(shè)。

1）缺乏專(zhuān)業(yè)化人才。雖然科技檔案管理的信息化應(yīng)用對(duì)我國(guó)企事業(yè)單位的發(fā)展大有裨益，但就目前而言，現(xiàn)階段我國(guó)各企事業(yè)單位關(guān)于科技檔案管理信息化的專(zhuān)業(yè)人員卻很少，不但因?yàn)榭萍紮n案管理只是因近些年經(jīng)濟(jì)發(fā)展才提出來(lái)的新概念，以至于接觸到的人比較少，在企事業(yè)單位內(nèi)部還沒(méi)有完全推廣開(kāi)來(lái)。專(zhuān)業(yè)人才的匱乏使得很多企事業(yè)單位在科技管理檔案的信息化應(yīng)用上落后于其他同行，降低了其管理水平，而其他有些企事業(yè)單位就算是實(shí)行了檔案管理信息化，但是因?yàn)槠鋬?nèi)部專(zhuān)業(yè)人員的缺乏，也導(dǎo)致了檔案管理信息化無(wú)法發(fā)揮其最大價(jià)值。就目前掌握到的情況來(lái)，我國(guó)高校目前開(kāi)設(shè)了相關(guān)的學(xué)科以培養(yǎng)相關(guān)專(zhuān)業(yè)的人才，但開(kāi)設(shè)時(shí)間比較短，還不足以納入考慮范圍。檔案管理信息化不僅需要人才具備檔案管理技能，還需要人才具備一定的信息技術(shù)，復(fù)合型人才的缺乏，導(dǎo)致了現(xiàn)在科技檔案管理信息化應(yīng)用無(wú)法真正展開(kāi)。

2）對(duì)科技檔案管理信息化的認(rèn)知不足?，F(xiàn)階段科技管理信息化所出現(xiàn)的問(wèn)題歸根結(jié)底，是因?yàn)楝F(xiàn)在企事業(yè)單位對(duì)科技檔案管理信息化的認(rèn)知不足，給予的重視不夠，才導(dǎo)致科技檔案管理信息化，無(wú)法真正應(yīng)用到每一個(gè)部門(mén)。很多企事業(yè)單位依然保留著傳統(tǒng)的思想，認(rèn)為科技檔案管理只是企事業(yè)單位管理中的輔佐手段之一，無(wú)關(guān)緊要，但恰恰相反的是，檔案管理對(duì)企事業(yè)單位有著非常積極的促進(jìn)作用。部分企事業(yè)單位對(duì)科技檔案管理信息化有著一定的認(rèn)知，但認(rèn)知不足，在制定有關(guān)企事業(yè)單位信息化建設(shè)策略方案時(shí)，方案存在一定的問(wèn)題，不能堅(jiān)持科學(xué)完善的原則，所以也不能構(gòu)建成強(qiáng)有力的科技檔案信息化管理平臺(tái)，對(duì)企事業(yè)單位的發(fā)展只能起到很小的促進(jìn)作用。

3）企事業(yè)單位內(nèi)信息化設(shè)備不足。要實(shí)現(xiàn)科技檔案管理信息化，信息化設(shè)備是必不可少的硬件。但很多企事業(yè)單位因?yàn)橘Y金原因，在科技檔案管理，部分投入預(yù)算太少，買(mǎi)不到合適的信息化系統(tǒng)設(shè)備，造成企事業(yè)單位內(nèi)部信息化設(shè)備不足，減緩了科技檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，阻礙了企事業(yè)單位內(nèi)部資源共享。另外，現(xiàn)在市面上并沒(méi)有統(tǒng)一的檔案管理軟件，各個(gè)企事業(yè)單位所使用的檔案管理軟件也不盡相同，規(guī)格不一，版本不一，導(dǎo)致各個(gè)企事業(yè)單位之間可以共享的資源沒(méi)有展示的空間。，沒(méi)有軟件可供共同使用，阻礙了各個(gè)企事業(yè)單位之間的資源共享。

3 提高科技檔案管理信息化的有效措施

在計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)飛速發(fā)展沖擊的今天，企事業(yè)單位內(nèi)的科技檔案管理模式發(fā)生了巨大的變化，從傳統(tǒng)模式向信息化轉(zhuǎn)變，可以從以下幾個(gè)方面參考。

1）加強(qiáng)企事業(yè)單位內(nèi)部科技檔案管理部門(mén)的人力資源建設(shè)。首先要改變企事業(yè)單位管理人員的傳統(tǒng)觀念，提高對(duì)檔案信息管理工作信息化的重視性，重新對(duì)科技檔案管理信息化，做出合理的規(guī)劃方案，將科技檔案管理信息化建設(shè)作為企事業(yè)單位發(fā)展中的一個(gè)重點(diǎn)步驟來(lái)執(zhí)行。企事業(yè)單位內(nèi)部應(yīng)當(dāng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的科技檔案管理部門(mén)，籌備一定的專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍，統(tǒng)一規(guī)劃安排，加強(qiáng)科技檔案信息化建設(shè)。公司內(nèi)部要定期開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，是檔案管理人員及時(shí)更新內(nèi)部消息，提高業(yè)務(wù)能力，加快實(shí)現(xiàn)科技檔案管理的信息化應(yīng)用。

2）設(shè)立安全監(jiān)督體系，保護(hù)檔案信息的安全隱私。雖然信息化應(yīng)用使得檔案管理提高了效率，但是信息的共享，也使得檔案管理的工作難度加大。比如說(shuō)信息的保護(hù)仍然存在著一定的問(wèn)題，科技檔案的安全很容易受到病毒傳播，非法入侵等多種不良因素的影響，一旦網(wǎng)絡(luò)安全沒(méi)有做好，出現(xiàn)問(wèn)題，企事業(yè)單位將面臨著巨大的損失。所以做好檔案管理信息化應(yīng)用的安全工作，也是檔案管理部門(mén)的職能之一。同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)部人員保密工作，在選拔人員時(shí)應(yīng)格外注意，避免出現(xiàn)內(nèi)部安全事故。公司還應(yīng)建立人才激勵(lì)考評(píng)機(jī)制，有獎(jiǎng)勵(lì)也有懲罰，提高員工工作的積極性，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作人員的規(guī)范，進(jìn)一步保障檔案管理信息化應(yīng)用的進(jìn)行。

3）引進(jìn)現(xiàn)代化科技檔案管理信息化設(shè)備?，F(xiàn)代化的科技檔案管理信息化設(shè)備，是實(shí)現(xiàn)科技檔案管理信息化應(yīng)用的必要條件。所以企事業(yè)單位應(yīng)該加大相關(guān)部門(mén)的資金投入，使檔案管理系統(tǒng)得到不斷完善，再就是與專(zhuān)業(yè)的軟件公司合作進(jìn)行系統(tǒng)的日常維護(hù)和升級(jí)，保證檔案管理信息化有序進(jìn)行。企事業(yè)單位應(yīng)立足自身實(shí)際情況，充分利用現(xiàn)代檔案技術(shù)，促進(jìn)各部門(mén)之間的交流與發(fā)展，提高了工作效率，也提高了文件的利用率。把信息化與網(wǎng)絡(luò)化連接起來(lái)，增加信息化的使用范圍，進(jìn)一步幫助企事業(yè)單位的發(fā)展。

4 小結(jié)

因經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，現(xiàn)在很多企事業(yè)單位都看到了檔案管理的信息化應(yīng)用對(duì)于企事業(yè)單位發(fā)展所帶來(lái)的幫助。所以現(xiàn)代企事業(yè)單位越來(lái)越重視科技檔案管理資源與信息化的融合，這是時(shí)代的進(jìn)步，也是企事業(yè)單位發(fā)展的必然趨勢(shì)。企事業(yè)單位不僅要充分重視檔案管理的信息化建設(shè)，還要為檔案管理信息化搭建高?？茖W(xué)的平臺(tái)，提高企事業(yè)單位內(nèi)部科技檔案管理工作的科學(xué)性，進(jìn)一步促進(jìn)企事業(yè)單位的發(fā)展。

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