淺談財政部門機(jī)關(guān)檔案管理措施

申文宏

摘 要：檔案工作通俗來說就是用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位提供各項(xiàng)工作服務(wù)。財政部門是政府職能部門的重要組成部分，完整、妥善的保管財政檔案，可以更好的服務(wù)相關(guān)部門，為社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：財政部門 機(jī)關(guān)檔案 措施

中圖分類號：G27文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1003-9082（2019）11-00-01

前言

財政檔案主要記載和反映了地區(qū)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要材料和憑證，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案的組成部分。加強(qiáng)對財政部門機(jī)關(guān)檔案的管理，能促進(jìn)檔案工作的有效開展，為地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

一、目前財政部門機(jī)關(guān)檔案管理工作中面臨的困難

1.機(jī)關(guān)檔案管理工作缺乏有效的組織

目前個別單位對檔案管理的重要性認(rèn)識不足，在具體工作中不重視，導(dǎo)致專職管理人員很少。兼職管理人員受限于自身的時間精力，對檔案管理工作往往是草草應(yīng)付了事，人員流動性也比較大，對應(yīng)的項(xiàng)目培訓(xùn)也很少，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平得不到保證，這也使得機(jī)關(guān)檔案管理工作的開展效果不佳。

2.機(jī)關(guān)檔案資源的利用不足

收集、整理資料是機(jī)關(guān)檔案管理的基本工作，如何利用檔案資源則是檔案管理工作的關(guān)鍵。受限于保密工作的需要，有些檔案資料并沒有公示出來，主要是對內(nèi)開發(fā)而已，但查閱的審批程序復(fù)雜，加上在利用檔案過程中存在比較多的限制以及缺乏合理利用檔案的意識，造成檔案的利用率低下，并沒能真正發(fā)揮出應(yīng)有的作用[1]。

3.機(jī)關(guān)檔案保管的基礎(chǔ)設(shè)施落后

當(dāng)前在保管機(jī)關(guān)檔案中，一些機(jī)關(guān)特別是鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)由于自身?xiàng)l件的限制，在檔案管理中并沒有根據(jù)檔案管理規(guī)范進(jìn)行操作，甚至還有在檔案管理場所存放雜物的，保管機(jī)關(guān)檔案的基礎(chǔ)設(shè)施落后，導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范、凌亂，造成檔案受損或丟失。

4.機(jī)關(guān)檔案管理的信息化建設(shè)程度不夠

當(dāng)前是信息化的時代，然而很多單位的檔案管理對于互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)采用不多，缺乏自動化的管理方法和先進(jìn)手段進(jìn)行檔案管理的革新。這也造成了檔案整理的數(shù)字化不高、電子檔案建設(shè)緩慢以及信息化建設(shè)程度不夠。同時，由于互聯(lián)網(wǎng)自身存在的缺陷，信息化檔案管理過程中存在安全隱患，影響了機(jī)關(guān)檔案管理信息化的建設(shè)。

5.檔案管理員的綜合素質(zhì)不高

檔案管理工作紛繁復(fù)雜，需要處理各項(xiàng)工作，這也決定了檔案管理人員要有過硬的綜合素質(zhì)。當(dāng)前的現(xiàn)實(shí)工作中，很多檔案管理員都不是專門從事檔案管理工作的，需要完成大量的工作，影響了對檔案管理的時間、精力投入，這直接導(dǎo)致了檔案管理難以高效高質(zhì)量的開展，甚至出現(xiàn)個別工作人員敷衍了事。很多機(jī)關(guān)的檔案管理人員調(diào)動頻率高，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏必要的延續(xù)性;有些檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平不高，不能很好的完成歸檔整理、保存和保管的工作，不利于檔案管理工作的有效開展。

二、改善財政部門機(jī)關(guān)檔案管理的措施

1.制定健全的檔案管理制度

財政部門領(lǐng)導(dǎo)要從思想上重視起檔案管理工作，認(rèn)清檔案的重要性和價值所在，完善檔案管理制度。第一，根據(jù)《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合地區(qū)財政部門的實(shí)際情況，積極建立健全的檔案管理機(jī)制，對現(xiàn)有的制度進(jìn)行修改、完善，補(bǔ)充制定新的制度。第二，把檔案管理工作當(dāng)作重要指標(biāo)進(jìn)行指導(dǎo)，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)，使建檔有法可依、有標(biāo)準(zhǔn)可參考。第三，加強(qiáng)宣傳教育工作，讓檔案管理員從內(nèi)心真正重視檔案管理工作，喚醒他們的主人翁精神。同時，肯定檔案管理員的地位和重要性，提高大家的工作積極性，促進(jìn)檔案管理工作的高效開展。第四，對檔案管理工作進(jìn)行必要的考核，通過指導(dǎo)和監(jiān)督，使工作人員更好的按照標(biāo)準(zhǔn)、程序開展檔案歸類和目錄匯編等工作，促進(jìn)檔案管理員工作效率的提升，從而促進(jìn)檔案管理工作的健康發(fā)展[2]。

2.提升對檔案資源的利用水平

機(jī)關(guān)檔案是珍貴的檔案資源，在管理過程中不能僅僅停留在管理方面，也要積極的進(jìn)行開發(fā)，合理利用檔案資源。首先，要鼓勵工作人員對檔案資源進(jìn)行積極的合理利用，在規(guī)定可以公開的前提下，最大限度的公開財政信息，方便大家查詢和使用相關(guān)資料。其次，檔案管理過程中要積極的整合和挖掘有用的信息、資料，匯編成各種有用的報告，為大家做檢索和查閱提供便利服務(wù)。最后，要做好對檔案的歸類匯總等基礎(chǔ)性工作，標(biāo)注區(qū)分不同檔案資料的序號、保存期限等，方便后期查閱，提升檔案資源的利用水平。

3.加大對檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

檔案管理的基礎(chǔ)是由各類的檔案基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)成的，基礎(chǔ)設(shè)施條件的好壞直接影響檔案的保存期限和管理質(zhì)量。在開展檔案管理工作中要根據(jù)《檔案法》的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，加大對檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，建立符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案室，同時加強(qiáng)檔案管理制度的建設(shè)，對檔案保存場所進(jìn)行整治，不斷改善檔案保管條件，建立一個統(tǒng)一有序、整齊規(guī)范的檔案管理場所。

4.注重檔案管理的信息化建設(shè)

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理的信息化建設(shè)勢在必行。首先，提供必要的資金支持，配備基本的電腦、打印機(jī)和相關(guān)的檔案管理軟件，打好檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。其次，要充分利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢。檔案資料紛繁發(fā)展，要積極加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，利用新興的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)完成檔案資料的自動歸檔和在線查詢、傳遞以及使用，推動檔案管理的信息化建設(shè)[3]。最后，在進(jìn)行現(xiàn)代化的檔案管理過程中，要重視對檔案管理安全，保護(hù)珍貴的檔案資料不外泄。

5.提升檔案管理員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作是瑣碎、枯燥的，這就決定了工作人員要具備良好的心態(tài)和較強(qiáng)的責(zé)任心，同時還要有深厚的文字功底以及管理能力。因此，要提高檔案管理工作的水平，就要加大對工作人員的培訓(xùn)力度，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。可以通過講座形式、外出參觀學(xué)習(xí)、定期專題培訓(xùn)等方式，讓檔案管理工作人員及時接受新理念、掌握新技術(shù)、新手段，提高自身業(yè)務(wù)水平。

結(jié)語

機(jī)關(guān)檔案是政府部門的重要檔案，具有重要的參考作用，為各項(xiàng)公務(wù)活動提供服務(wù)。目前隨著財政部門業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)大，財政部門的作用也日益重要，對財政檔案的管理提出了新的要求。因此，在機(jī)關(guān)檔案管理過程中，我們要積極的采取各種措施改進(jìn)提升存在的不足，提高財政檔案管理的高效開展，為財政事業(yè)的發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。

參考文獻(xiàn)

[1]林秀清.機(jī)關(guān)檔案規(guī)范管理中存在的問題分析[J].科學(xué)咨詢（科技·管理），2018（07）：33-34.

[2]王偉.淺析新形勢下機(jī)關(guān)檔案管理[J].黑龍江檔案，2017（03）：76.

[3]許瑞兵.財政部門機(jī)關(guān)檔案管理措施探討[J].管理觀察，2013（28）：170-171.