簡(jiǎn)述加強(qiáng)學(xué)校文書(shū)檔案管理的有效措施

逯關(guān)萍

摘 要：文書(shū)檔案管理是檔案管理體系當(dāng)中的核心部分，同時(shí)也是學(xué)校穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展的重要保障措施。文書(shū)檔案管理工作的提升是學(xué)校發(fā)展過(guò)程中的必經(jīng)之路，通過(guò)文書(shū)檔案管理工作力度的加強(qiáng)，能夠全方位反映學(xué)校的發(fā)展?fàn)顩r，幫助相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在學(xué)校的發(fā)展關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)當(dāng)中做出正確的決策。本文筆者結(jié)合校園管理工作發(fā)展的實(shí)際狀況，通過(guò)相關(guān)的理論分析，對(duì)加強(qiáng)學(xué)校文書(shū)檔案管理的具體措施進(jìn)行詳細(xì)的論述分析。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案管理 學(xué)校 具體措施

中圖分類號(hào)：G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082（2019）11-00-01

引言

從性質(zhì)上來(lái)看，文書(shū)檔案管理工作指的是對(duì)相關(guān)文件生命周期的處理全流程，是檔案管理工作的基礎(chǔ)之所在。在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間里，學(xué)校相關(guān)部門(mén)及工作人員對(duì)文書(shū)檔案管理的重視程度不足，在發(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生了各種各樣的問(wèn)題，給學(xué)校的發(fā)展工作帶來(lái)了非常大的阻礙?，F(xiàn)階段，隨著現(xiàn)代文書(shū)體系的發(fā)展，業(yè)內(nèi)相關(guān)人員對(duì)學(xué)校文書(shū)檔案管理工作的重視程度日益提升，在一定程度上為學(xué)校的發(fā)展掃清了障礙。鑒于這種形勢(shì)，學(xué)校相關(guān)部門(mén)及工作人員要深化學(xué)校文書(shū)檔案管理工作的重視程度，全面發(fā)揮學(xué)校的職能，最終實(shí)現(xiàn)學(xué)校在教育改革進(jìn)程當(dāng)中的可持續(xù)發(fā)展。

一、檔案管理工作與文書(shū)處理工作之間的關(guān)聯(lián)性

文書(shū)處理工作和檔案管理工作可以說(shuō)是不可分割的整體，學(xué)校若想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的縱深化發(fā)展，就要正確認(rèn)識(shí)二者之間的關(guān)系，使二者在學(xué)校的日常管理工作當(dāng)中協(xié)調(diào)發(fā)展，提升學(xué)校管理工作的水平。從具體層面上來(lái)看，學(xué)校內(nèi)部檔案管理工作與文書(shū)處理工作之間的關(guān)聯(lián)性主要有以下幾點(diǎn)。

1.文書(shū)處理工作與檔案管理工作存在先后關(guān)系

從工作對(duì)象上來(lái)看，文書(shū)處理工作主要是負(fù)責(zé)學(xué)校相關(guān)文件的收發(fā)、傳遞以及對(duì)應(yīng)的處理工作。而檔案管理工作主要是負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)校相關(guān)文件的分類收集、編制以及鑒定工作。從某種方向上來(lái)看，文件是檔案管理工作的基礎(chǔ)，而檔案則是文件的最終流向，文書(shū)處理工作是檔案管理工作開(kāi)展的重要前提，而檔案管理工作則是對(duì)文書(shū)處理工作的進(jìn)一步深化和發(fā)展。

2.檔案管理工作與文書(shū)處理工作之間存在相互促進(jìn)的關(guān)系

文書(shū)處理工作的質(zhì)量直接決定了檔案管理工作的質(zhì)量，而檔案管理工作的質(zhì)量反過(guò)來(lái)又會(huì)對(duì)文書(shū)處理工作的后續(xù)處理流程產(chǎn)生直接的影響，如果學(xué)校在管理工作中存在相關(guān)文書(shū)缺失的情況，那么檔案管理工作也就無(wú)從開(kāi)展，優(yōu)質(zhì)化的檔案管理工作能夠?qū)W(xué)校相關(guān)文書(shū)進(jìn)行進(jìn)一步的處理，為學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供強(qiáng)大的信息保障。通過(guò)上述分析我們可以看出，文書(shū)處理工作和檔案管理工作是不可分割的有機(jī)整體，在發(fā)展過(guò)程中二者呈現(xiàn)相互促進(jìn)的關(guān)系[1]。因此學(xué)校在文書(shū)檔案管理體系的建設(shè)工作當(dāng)中要從這兩個(gè)方面同時(shí)入手，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作的體系化發(fā)展。

二、提升學(xué)校文書(shū)檔案管理工作水平的具體措施

1.全面創(chuàng)新文書(shū)檔案管理工作

現(xiàn)階段，在學(xué)校的文書(shū)檔案管理工作研究當(dāng)中，研究的成果依然局限在傳統(tǒng)的模式之下，缺少必要的創(chuàng)新性。因此學(xué)校在未來(lái)文書(shū)檔案管理體系的建設(shè)和發(fā)展過(guò)程中，要重點(diǎn)提升文書(shū)檔案管理體制的創(chuàng)新層次。在傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理工作當(dāng)中存在著嚴(yán)重的形式化現(xiàn)象，這樣一來(lái)就導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作的實(shí)際效用無(wú)法最大限度的發(fā)揮。在實(shí)際工作當(dāng)中，學(xué)校相關(guān)部門(mén)及工作人員要在思想層面上對(duì)文書(shū)檔案管理體系進(jìn)行系統(tǒng)的優(yōu)化和創(chuàng)新，沖破傳統(tǒng)管理理念的束縛，充分發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，將文書(shū)檔案錄入到學(xué)校內(nèi)部的溫電弧檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，并通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)手段完善數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。在制度方面，相關(guān)部門(mén)及工作人員要對(duì)文書(shū)檔案的管理規(guī)章制度進(jìn)行全面的修訂，并將相關(guān)的規(guī)章制度落實(shí)到實(shí)際工作當(dāng)中，從根源上提升學(xué)校文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量。

2.探索文書(shū)檔案的整理方式

在傳統(tǒng)的文書(shū)檔案整理工作當(dāng)中，由于紙質(zhì)文書(shū)檔案的數(shù)量非常大，整理過(guò)程相對(duì)較為繁瑣，因此各個(gè)學(xué)校在文書(shū)檔案的整理工作當(dāng)中都引進(jìn)了計(jì)算機(jī)技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)的強(qiáng)大信息處理能力對(duì)大批量的文書(shū)檔案進(jìn)行編排整理，這樣能夠節(jié)省大量的時(shí)間，全面提升工作效率。在人工立卷的過(guò)程中，工作人員要提升自身對(duì)文書(shū)檔案整理工作的理解層次，并通過(guò)自身的科學(xué)理解進(jìn)行分類整理。但是這種模式在文書(shū)檔案的數(shù)量不斷提升的情況下，對(duì)立卷質(zhì)量會(huì)產(chǎn)生一定的影響。鑒于這種情況，相關(guān)部門(mén)要根據(jù)工作人員在進(jìn)行文書(shū)檔案整理工作當(dāng)中的大致思路，制定出科學(xué)合理的分類標(biāo)準(zhǔn)，這樣一來(lái)就使得文書(shū)檔案整理工作進(jìn)一步正規(guī)化，使工作效率得到全面性的提升。

3.全面實(shí)施文檔一體化管理戰(zhàn)略

文檔一體化指的是將文書(shū)處理工作和檔案管理工作進(jìn)行深度整合，最終實(shí)現(xiàn)在一個(gè)系統(tǒng)當(dāng)中完成處理。在文檔管理系統(tǒng)建立的過(guò)程中，工作人員要按照統(tǒng)一的規(guī)范流程，依據(jù)系統(tǒng)工程當(dāng)中的分類理念，將系統(tǒng)分成若干個(gè)子系統(tǒng)，通過(guò)各個(gè)子系統(tǒng)之間的連接，使學(xué)校當(dāng)中繁雜的文檔在系統(tǒng)當(dāng)中實(shí)現(xiàn)共享，從而提升文書(shū)檔案的時(shí)效性[2]。從目前的文書(shū)檔案管理工作的狀態(tài)來(lái)看，文書(shū)檔案管理的對(duì)象需要從傳統(tǒng)的文書(shū)檔案收集整理工作向多層次的電子檔案收集工作進(jìn)行轉(zhuǎn)變。在電子文書(shū)檔案收集整理的過(guò)程中，工作人員同樣要重視紙質(zhì)版文書(shū)檔案的管理工作，做到紙質(zhì)版和電子版的文書(shū)檔案協(xié)同管理，將工作重點(diǎn)由傳統(tǒng)的文檔管理向信息的深度挖掘進(jìn)行轉(zhuǎn)移。

4.提升文書(shū)檔案管理人員的綜合職業(yè)素養(yǎng)

文書(shū)檔案的管理工作存在一定的枯燥性和復(fù)雜性，這就需要文書(shū)檔案管理的工作人員具有強(qiáng)大的愛(ài)崗敬業(yè)精神，在工作當(dāng)中不斷探索，積極創(chuàng)新，充分發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)作用，使學(xué)校的文書(shū)檔案管理工作得到長(zhǎng)效的發(fā)展[3]。從學(xué)校的角度來(lái)看，相關(guān)部門(mén)要定期組織文書(shū)檔案管理人員的職業(yè)技能培訓(xùn)，提升自身的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息技術(shù)，力求成為綜合性的文書(shū)檔案管理人才。

總結(jié)

本文當(dāng)中筆者結(jié)合具體情況，對(duì)檔案管理工作和文書(shū)處理工作之間的相互關(guān)系進(jìn)行了論述，并提出了加強(qiáng)學(xué)校文書(shū)檔案管理工作水平的具體措施，望相關(guān)部門(mén)及工作人員能夠結(jié)合自身的實(shí)際情況，進(jìn)行有效應(yīng)用。

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