高校資金結(jié)算的困境與思考

曲曉霞

摘 要：高校發(fā)展日新月異，科研量激增，面對(duì)不斷變化的形勢(shì)，資金結(jié)算面臨新的困境，如何走出這些困境，提高效率、提高服務(wù)質(zhì)量亟待解決。

關(guān)鍵詞：資金結(jié)算 ? 困境 ? 策略

隨著國(guó)家對(duì)高校發(fā)展的大力支持，高等高校不斷擴(kuò)招，科研規(guī)模不斷增大，高校資金量大幅度增加，資金結(jié)算作為整個(gè)財(cái)務(wù)流程開始和結(jié)束的環(huán)節(jié)擔(dān)負(fù)著重大的責(zé)任，面對(duì)日益增加的工作量，出現(xiàn)了結(jié)算壓力大，傳統(tǒng)結(jié)算方式不能滿足新形勢(shì)的需要，部分工作流程不夠優(yōu)化，資金安全管理存在隱患等等問題，本文就這些問題進(jìn)行了梳理并對(duì)其相應(yīng)的解決方法提出了設(shè)想。

一、巨大的工作量帶來(lái)的結(jié)算壓力

以J大為例，2013年前使用現(xiàn)金及網(wǎng)銀支付方式，隨著高校的發(fā)展，科研量的激增，傳統(tǒng)的支付方式已然無(wú)法滿足需求，在2012年推行無(wú)現(xiàn)金結(jié)算，這是結(jié)算方式的跨時(shí)代改革，即便如此，在快速的發(fā)展中，無(wú)現(xiàn)金結(jié)算也漸漸難以應(yīng)對(duì)，以J大為例，無(wú)現(xiàn)金支付由2013年的日均500筆，短短幾年時(shí)間增長(zhǎng)的現(xiàn)在的日均1200筆，工作人員由以前的一人輕松應(yīng)對(duì)變成現(xiàn)在的三人疲于應(yīng)對(duì)。J大除了酬金類是批量支付外，其他對(duì)公、對(duì)私仍采用單筆支付方式，就是說(shuō)支付1000筆資金，工作人員要進(jìn)行1000次操作。未來(lái)工作量毫無(wú)疑問會(huì)持續(xù)增加，結(jié)算的壓力可想而知，因此優(yōu)化無(wú)現(xiàn)金支付方式是最佳的解決途徑，可以將一次單筆支付改為一次多筆支付，當(dāng)然一次支付過(guò)多可能存在一系列風(fēng)險(xiǎn)，可以采取一次同時(shí)支付10筆的方式，這樣一天的1000次操作就可以簡(jiǎn)化為100次操作，極大的降低勞動(dòng)強(qiáng)度，同時(shí)一次多筆支付筆數(shù)有限制，如果出現(xiàn)問題可以及時(shí)查找，控制風(fēng)險(xiǎn)。

二、傳統(tǒng)的支付方式跟不上新形勢(shì)的需求

以J大為例，結(jié)算部門除了管理基本賬戶、國(guó)庫(kù)賬戶、黨費(fèi)賬戶外，還負(fù)擔(dān)著后勤集團(tuán)、基金會(huì)、校友會(huì)的結(jié)算工作，而這三個(gè)賬戶還采用傳統(tǒng)的網(wǎng)銀結(jié)算方式，其流程是一個(gè)工作人員手工錄入?yún)R款信息（包括戶名、賬號(hào)、開戶銀行、省市、金額），提交給銀行網(wǎng)銀系統(tǒng)進(jìn)行審核，銀行審核通過(guò)后，第二個(gè)工作人員按照憑證的支付信息一一核對(duì)，核對(duì)無(wú)誤后提交批準(zhǔn)指令，支付成功。與無(wú)現(xiàn)金方式相比，其劣勢(shì)顯而易見：⑴效率低下;如果無(wú)現(xiàn)金方式下一人一天可以支付1500筆，而網(wǎng)銀方式下兩人一天僅能支付200筆，其效率的高下不可同日而語(yǔ);⑵流程繁瑣，需銀行和復(fù)核人員兩次復(fù)核，銀行復(fù)核時(shí)間的長(zhǎng)短由銀行網(wǎng)銀系統(tǒng)的忙碌程度決定，遇到比較忙碌的時(shí)間段，等待復(fù)核的時(shí)間就會(huì)增加，浪費(fèi)時(shí)間;⑶易出錯(cuò);凡是人工總會(huì)有失誤的地方，而無(wú)現(xiàn)金卻可以精準(zhǔn)的控制;所以克服種種困難將無(wú)現(xiàn)金結(jié)算在各個(gè)賬戶應(yīng)用起來(lái)是有著巨大現(xiàn)實(shí)意義的。

三、部分收入確認(rèn)困難

以J大為例，其收入組成是非常復(fù)雜的，包括學(xué)費(fèi)、財(cái)政撥款、捐贈(zèng)、科研收入、其他各種零星收入，如崗培、房租、押金等等， 而每一筆收入都要確認(rèn)來(lái)源，其中科研收入每一筆都要落實(shí)到個(gè)人或者團(tuán)隊(duì)，其中境外匯入基本戶的人民幣常常因?yàn)闊o(wú)法確定收款人而成為一個(gè)難題，銀行的保管收款的時(shí)間是有限的，如果規(guī)定時(shí)間內(nèi)不認(rèn)領(lǐng)就會(huì)退回，從而給老師造成資金損失。盡管結(jié)算部門也采取了事先登記的方法但是收效甚微，常常因?yàn)樾枰喾酱_認(rèn)領(lǐng)款人浪費(fèi)寶貴的時(shí)間跟人力，可以采取讓對(duì)方匯款時(shí)備注學(xué)院+姓名的方式，這可能只是一個(gè)小小的改變卻輕易解決了這個(gè)難題。當(dāng)然如何讓老師按照這個(gè)要求來(lái)執(zhí)行可能是個(gè)問題，以J大為例全校3000多教職工，他們每日有自己繁重的工作，這些細(xì)節(jié)的東西，即使財(cái)務(wù)處給出一個(gè)公告，也未必會(huì)放在心上，所以可以將要求通過(guò)短信平臺(tái)直接推送到老師的手機(jī)上，這會(huì)極大老師提高關(guān)注度，從而輕易的解決后續(xù)的問題。

四、公務(wù)卡管理難度大

以J大為例，公務(wù)卡的新辦、刪除、調(diào)整額度，經(jīng)辦人需先在銀行填寫好表格之后由銀行流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)處，財(cái)務(wù)工作人員蓋好財(cái)務(wù)印鑒后將其交給銀行進(jìn)行辦理，管理的難度在于太過(guò)于零碎、隨意化，每一次公務(wù)卡業(yè)務(wù)的辦理，不光經(jīng)辦人需要跑銀行，財(cái)務(wù)人員也要在銀行柜臺(tái)花時(shí)間辦理，而且經(jīng)辦人需求緊急程度也不一樣，所以常常是結(jié)算人員上一個(gè)業(yè)務(wù)剛剛辦理完，下一個(gè)又來(lái)了，缺乏一個(gè)整體的把控，經(jīng)常重復(fù)性勞動(dòng)。針對(duì)這個(gè)問題可以在網(wǎng)上辦公系統(tǒng)增加一個(gè)公務(wù)卡辦理功能，將銀行要求的表格放在上面，經(jīng)辦人如果有需要就填寫，分為普通跟加急兩種模式通過(guò)辦公平臺(tái)的職能劃分將其直接推送到財(cái)務(wù)結(jié)算辦公人員。結(jié)算人員根據(jù)緊急程度分批辦理，既省去了經(jīng)辦人跑銀行的時(shí)間，又大大增加了結(jié)算人員工作機(jī)動(dòng)性，提高了服務(wù)質(zhì)量跟效率。

五、外匯管理

隨著高校與國(guó)外業(yè)務(wù)的增加以及論文發(fā)表要求的不斷提高，L大的外匯業(yè)務(wù)量也在不斷增加，L大外匯業(yè)務(wù)的困難在于一方面是日益增加的業(yè)務(wù)量，一方面是合作的銀行因?yàn)榫嚯x限制只能每周固定時(shí)間辦理。首先跟公務(wù)卡管理一樣可以通過(guò)網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，將外匯相關(guān)表格掛在上面讓經(jīng)辦人填寫，然后推送至財(cái)務(wù)結(jié)算人員審核，審核通過(guò)后自動(dòng)推送至校辦部門加蓋電子印鑒，從而實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公縮短辦公流程;另一方面，積極與就近銀行協(xié)商是否能夠開通外匯辦理業(yè)務(wù)，不讓距離成為工作的障礙。

六、資金的統(tǒng)籌規(guī)劃跟安排

以L大為例，結(jié)算部門每日控制著巨額資金進(jìn)出，少則幾百萬(wàn)，多則幾千萬(wàn)甚至幾億，除了要滿足日常業(yè)務(wù)需要，還要有充足的資金發(fā)放教職工工資、養(yǎng)老保險(xiǎn)、學(xué)生獎(jiǎng)學(xué)金、繳納稅費(fèi)等等，比如，每年九月底國(guó)庫(kù)資金就不能再用于職工工資發(fā)放而是要留有充足的金額，給學(xué)生獎(jiǎng)學(xué)金備用，如果沒有一個(gè)對(duì)于賬戶余額的實(shí)時(shí)把握，那么就可能儲(chǔ)備資金不足，后果不堪設(shè)想，同樣如果賬戶余額太多，時(shí)間太久，就會(huì)造成資金閑置，資金浪費(fèi)，但是對(duì)資金的實(shí)時(shí)監(jiān)控完全依靠人力難免力不從心，以J高校為例可以優(yōu)化無(wú)現(xiàn)金系統(tǒng)，增加一個(gè)余額提醒功能，每天可以分三個(gè)時(shí)間段固定彈出余額提醒框，賬戶資金情況一目了然，實(shí)時(shí)掌控資金余額，明確如何分配規(guī)劃，把控大局。

七、資金、秘鑰及重要憑據(jù)的安全管理

（一）賬戶管理

以J大為例，共有十幾個(gè)賬戶，開戶在幾個(gè)銀行，每一個(gè)賬戶的資金進(jìn)出、余額、相關(guān)憑據(jù)都需要人力去維持，每一個(gè)賬目都需要審計(jì)、年檢。對(duì)于一些不常用的賬戶其實(shí)可以撤戶、合并、減少賬戶的數(shù)目，從而減少管理成本和資金風(fēng)險(xiǎn)。

（二）密鑰及重要票據(jù)的保管。

以J大為例，還在使用傳統(tǒng)有鑰匙的保險(xiǎn)柜，這種保險(xiǎn)柜在材質(zhì)不是堅(jiān)不可摧，如果有心為之是很容易開啟的，并且如何保存保險(xiǎn)柜的鑰匙本身也成為一個(gè)問題，這樣的保險(xiǎn)柜用來(lái)保存支票、印鑒、密碼器等重要物品存在極大安全隱患，在科技如此發(fā)達(dá)的今天，選用一款防火、可指紋識(shí)別、可手機(jī)遠(yuǎn)程操控并且?guī)в斜O(jiān)控功能的保險(xiǎn)柜可以大大提高貴重物品的安全指數(shù)。

八、結(jié)束語(yǔ)

本文以L大為例，對(duì)新形勢(shì)下資金結(jié)算面對(duì)的多種困境進(jìn)行了深入的思考并提出了相關(guān)策略，目的在于提出一些新的思路和視角，在面對(duì)日益增大的財(cái)務(wù)工作量，如何解放勞動(dòng)力，提供更準(zhǔn)確更有質(zhì)量的服務(wù)做出一些貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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