淺談新形勢下項目檔案管理的模式思考

何卉

摘 要：在信息化迅速發(fā)展的今天，檔案資源對每個單位的作用會越來越重要，貢獻也越來越突出。工程檔案管理將越來越受到重視。而基于項目管理的工程檔案管理模式，試圖提供一種工程檔案管理與工程項目管理同步進行、互相支持、相互促進的新管理理念.

關鍵詞：工程檔案管理;項目管理;系統(tǒng)構(gòu)建

1 工程檔案、城建檔案、基建檔案

工程檔案是工程竣工檔案的簡稱，是以工程為對象，在從事工程建設活動中形成的各種形式的歷史記錄的產(chǎn)物?？梢娨环矫婀こ虣n案形成的客體是工程，而不是其他建設，如工業(yè)建設中的設備安裝、農(nóng)業(yè)建設的農(nóng)場與牧場、流通建設中的運輸設備的購置等。雖然在國家經(jīng)濟發(fā)展計劃中，工程通常列入基本建設中，但在城建檔案中的城市規(guī)劃建設的對象主要是工程，另一方面在以工程為對象的活動中，不僅能產(chǎn)生大量的科技生產(chǎn)文件，而且還能產(chǎn)生很多文書資料，這就決定了工程檔案的多樣性。

城建檔案是以城市建設為對象，主要包括5個方面。：城市建設基礎檔案，城市規(guī)劃檔案，城市工程檔案，城市建設管理檔案，城建科研檔案。

基本建設檔案是各種建筑物，構(gòu)筑物，地上地下管線等基本建設工程的規(guī)劃、設計施工和使用、維修等活動中形成的科技檔案?；窘ㄔO檔案的基本特點是以工程項目成套。一個工程項目檔案材料是一個有機聯(lián)系的整體。基本建設檔案主要包括：可行性研究，任務書設計基礎材料工程設計含初步設計，技術設計，施工圖設計工程施工工程監(jiān)理工程竣工文件，財務器材管理文件。

綜上所述，總體來講工程檔案的泛于范圍都小于城建檔案、基建檔案的范疇。但是他又包括一些城建檔案、基建檔案的內(nèi)容?？傊P者給工程答案所下的定義是。在工程項目的規(guī)劃、設計、施工、竣工使用、維修過程中形成的具有保存?zhèn)洳榈臍v史記錄。

2 工程檔案管理的現(xiàn)狀及原因分析

隨著以建立現(xiàn)代企業(yè)制度為目標的企業(yè)改革日益深化， 企業(yè)檔案，尤其是工程檔案管理工作面臨新的巨大挑戰(zhàn)，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

2.1 文件收集不全，不符合成套性的要求

成套性是做好工程檔案的基礎。不完整、不成套的工程檔案不能系統(tǒng)地、全面的反映工程狀況。工程檔案是否具有成套性，主要看其是否可以反映工程的結(jié)構(gòu)安全和使用功能，是否達到設計要求，滿足工程驗收的需要。

工程文件、檔案收集不全，主要表現(xiàn)在工程文件，檔案分散在不同的施工單位的個人手中。由于工程的復雜性工程投資渠道呈現(xiàn)多元化施工單位也呈現(xiàn)出多元化。建設工程生產(chǎn)周期長。工序繁瑣。施工檔案數(shù)量大，專業(yè)性強。當工程竣工時，有的工程早已完成了幾個月甚至一兩年。這就出現(xiàn)了工程資料殘缺臟亂、甚至杳無蹤影也不為少見。若不及時收集工程技術師，工程師或臨時檔案保管員等人形成的保管資料。當他們工作完成開后。工程文件也會隨之而去。等等這些不僅給建設單位施工單位帶來不必要的麻煩和糾紛。更將對工程的質(zhì)量，日后的維護改建擴建帶來無數(shù)的煩惱。

2.2 工程文件檔案管理機構(gòu)不健全

工程建筑公司是一個職能分配交錯的、內(nèi)部多部門的企業(yè)。很多公司除了在總公司設立專門的檔案管理辦公室外，為了節(jié)省開支，很少在建筑工地地點設置工程文件，檔案管理部門。即使有，也只不過是臨時設立，既在具體實施一個項目建設時組建的一個部門，負責管理工程文件中形成的文件。但是臨時性造成這樣的一個問題：若工程文件檔案管理人員是來自于本公司的，則部門和職能設置相對穩(wěn)定。但若是非專職的檔案管理員，則它們?nèi)狈こ涛募n案管理意識。若工程文件檔案管理人員是臨時聘用的。這樣的人員更可能對工程文件的種類形成過程都不熟悉。也不會非常關心工程文件，檔案收集與整理。這樣如何保證改線文件和檔案管理。

2.3 保管條件不能更好的實現(xiàn)對工程檔案文件保管的要求

很多工程建筑公司不注重對工程文件檔案的保管。除了少數(shù)幾個單位有獨立的檔案資料室外，大多數(shù)單位沒有正規(guī)的獨立的檔案保管室。有的甚至將檔案保存在地下室。大量工程文件形成于施工階段，并且分散于各個部門，有的部門由于沒有足夠的或剩余空間來保管工程文件。就將工程文件堆放在角落，散落在地上。有的工程文件跟隨著文件的形成者，最后可能再也無法找到了。

3 優(yōu)于傳統(tǒng)科技檔案管理的新模式——基于項目管理的工程檔案管理模式

3.1 以項目管理為理念的工程文件檔案管理

一方面，工程文件檔案管理是項目管理的重要內(nèi)容。使得工程文件檔案管理以項目管理為發(fā)展方向成為可能。另一方面，項目管理是新時期的建筑公司管理模式。作為建筑公司重要管理工作之一的工程文件、檔案管理以項目管理為發(fā)展方向是其必然的選擇，項目管理是一項長期、艱巨的系統(tǒng)工程，必須從易到難有步驟的開展。當前許多公司的工程文件，檔案管理已經(jīng)具有良好的基礎，特別是一些大型的工程，檔案部門已經(jīng)開始工程檔案數(shù)據(jù)化建設，因此，項目管理可以從檔案管理入手來逐步開展。工程文件、檔案管理使這些公司最重要的信息資源。工程項目管理也應以工程檔案管理為核心內(nèi)容。因此若能加強對工程文件檔案的監(jiān)督管理，就可以利用工程文件檔案加強對工程進度工程質(zhì)量的管理與控制。

3.2 加強對工程文件檔案管理的全過程控制

根據(jù)以上所述，加強對工程文件檔案管理的全過程控制，具體來說，主要是做好工程文件、檔案的及時收集、分類、歸檔工作，保證工程文件檔案的成套性。筆者認為，工程前期，即在“編制計劃任務書“至”安排年度任務計劃“階段形成的檔案基本相同，在“施工”、“竣工”及以后的階段中，工程檔案的分類與工程性質(zhì)緊密相連，若工程為單項工程形成的檔案數(shù)量較少，直接按工程建設階段分類即可，若工程為多項工程形成的檔案數(shù)量多，而且種類復雜，則按照工程性質(zhì)工程建設階段進行分類。下面舉一例作為示范。如某條高速公路的工程檔案就可以按照公路工程項目建設的立項規(guī)范勘察設計，施工竣工使用維修等階段進行分類。

多項工程的建設周期長，有的甚至需要幾年。例如建設學校工程中存在的多種性質(zhì)的工程項目。包括教學樓，圖書館，科學館，行政樓，會議，中心，食堂，宿舍，車站等。

3.3 加強對工程文件檔案的質(zhì)量控制

第一，嚴格按照各項標準規(guī)范做好工程文件檔案的歸檔工作。關于工程文件檔案管理方面的法律法規(guī)很多，但是在具體操作中會出現(xiàn)各種問題。筆者認為這就需要更加嚴格的工程文件，檔案標準及規(guī)范并認真的貫徹執(zhí)行。例如《湖北省城建建設檔案管理規(guī)定的實施意見》中提出。報送工程檔案應完整準確，系統(tǒng)符合歸檔要求。一般必須成套性報送工程項目立項審批檔案。土地征用拆遷補償檔案、工程地質(zhì)勘察檔案、工程設計計算答案、工程竣工檔案、竣工測量檔案、工程建設照片底片檔案、工程建設中形成的錄音錄像檔案等。

第二，加強對工程文件檔案信息資源開發(fā)利用的質(zhì)量控制。工程檔案信息資源的開發(fā)利用的工作要本著“誰管理誰開發(fā)”的原則，增強工程檔案人員的服務意識、參與意識和效益意識，充分發(fā)揮主觀能動性，改變被動的服務方式，加強對各相關利益者利用的工程檔案答案的過程進行跟蹤服務，及時主動挖掘一線需求，領導決策需求中心工作方向有針對的主動的提供檔案信息，負責將適當?shù)墓こ涛募n案在適當?shù)臅r機提供給適當?shù)墓こ探ㄔO業(yè)務活動，要重視開發(fā)檔案信息資源，編寫不同種類的工程信息產(chǎn)品，這也正體現(xiàn)了項目管理的目的，滿足甚至超越相關利益者要求和期望。

4 基于項目管理的工程檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建

原封不動的沿用手工環(huán)境中的文件管理秩序，好比是用騎自行車的技巧來駕驅(qū)汽車顯得力不從心和不合時宜，而基于項目管理的工程檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建正是適應新時代的必然選擇。

工程檔案管理系統(tǒng)的介紹。目前我國公路建設項目工程檔案資料的管理，大部分仍采用傳統(tǒng)的手工管理模式，不利于公路建設項目管理的電子化與信息化。長沙華科工程系統(tǒng)信息技術公司在長期實踐的基礎上，在國內(nèi)率先自主研發(fā)了。公路工程圖文與資料管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)所管理的圖文資料覆蓋了從公路建設項目規(guī)劃、立項、可行性分析、涉及到項目建設施工、竣工驗收、運行、養(yǎng)護維護的整個過程。較好的適應了公路工程檔案管理的需求。系統(tǒng)作為公路建設項目圖文資料的數(shù)據(jù)倉庫。即使常規(guī)圖文資料或計劃進度、試驗檢測質(zhì)量評定等方面，圖文資料的入口。又是常規(guī)資料查詢，工程實體對象資料查詢。工程竣工文檔等方面，圖文資料的出口。

特點：標準化工程文檔分類，用戶可以根據(jù)實際需求對系統(tǒng)缺省提供的工程檔案分類進行自定義定制。抽屜式文件管理。文件操作直接面向文件對象形象直觀。支持word Excel的。等70多種格式文件的預覽。自動識別文件的編輯更新。并根據(jù)用戶的需求更新數(shù)據(jù)庫。直接按文件名稱，日期，類型，來源，賬號等多種條件組合，快速的檢索和查找圖文的資料。系統(tǒng)中文件與工程實體的類型剛好直接對應。支持直接對工程實體進行文檔，增加刪除與檢索匯總操作。支持各級管理機構(gòu)之間圖文數(shù)據(jù)包的交換與導入、導出。支持日期密碼設定。支持覆蓋與更新選擇。支持按竣工文件整理的需求自動生成滿足竣工文件格式的電子文檔。支持直接生成常規(guī)施工監(jiān)理表格與其他文件資料模板。對部分文件在生成時還具有計算與分析匯總工人等等。

通過以上例子可以看出基于項目管理的工程檔案管理模式是可以實現(xiàn)的，建立了將工程檔案管理與工程項目管理融為一體的網(wǎng)絡管理系統(tǒng)。它不再是簡單的將工程文件檔案管理看成是對工程項目建設， 業(yè)務管理，活動副產(chǎn)品的管理。而是將對工程文件檔案管理進行統(tǒng)一的，高效的科學的管理。

5 加強企業(yè)檔案工作者檔案意識，與時俱進與工程管理并行的檔案管理新模式

在信息化迅速發(fā)展的今天。我相信檔案資源對每個單位的作用會越來越重要，貢獻也越來越突出。隨著市場經(jīng)濟和建筑業(yè)的發(fā)展，工程檔案管理將越來越受到重視。而基于項目管理的工程檔案管理模式，試圖提供一種工程檔案管理與工程項目管理同步進行、互相支持、相互促進的新管理理念。這就對我們項目檔案管理員提高更高的技術要求，工程文件、檔案管理人員要抓住機遇變被動為主動，這也是工程檔案管理工作的根本出路。其關鍵在于通過變革自己的思想觀念。服務方式和內(nèi)容來適應時代的發(fā)展。也就是說。當時代改變，我們必須通過改革來謀求生存。否則如果檔案事業(yè)仍處于沉浸于昨日的世界里，讓企業(yè)檔案人員的職業(yè)將煙消云散。因此工程文件檔案人員必須在熟悉自己檔案管理知識的領域，更加擴寬自己的知識儲備量，了解工程管理模式，與工程管理模式同步管理工程檔案。積極的挖掘工程檔案信息。主動為領導決策提供參考資料。從檔案實體控制更多的像智能控制。甚至要為領導提出具有決策性的可行性方案。讓工程檔案更好發(fā)揮自己的作用，更好的服務于為企業(yè)、國家。

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