煤礦企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展與思考

趙書(shū)金

摘 要：伴隨著煤礦企業(yè)的飛速發(fā)展，無(wú)論是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，還是我們檔案部門(mén)的工作人員，都已意識(shí)到煤礦企業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)檔案工作，就像我們的經(jīng)濟(jì)協(xié)調(diào)發(fā)展離不開(kāi)煤礦企業(yè)一樣。檔案管理是企業(yè)發(fā)展的重要保障，一個(gè)企業(yè)的決策要依據(jù)各種資料，數(shù)據(jù)，信息等，沒(méi)有檔案管理，資料管理，數(shù)字管理，信息管理，就無(wú)法在瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)中捕捉機(jī)會(huì)，求得發(fā)展，新時(shí)期，如何做好煤礦企業(yè)的檔案管理工作，是信息化社會(huì)下不得不思考的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;煤礦企業(yè)

煤礦企業(yè)作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)中的重要元素，是不可低估的經(jīng)濟(jì)主體之一。在社會(huì)規(guī)范化，法制化不斷強(qiáng)化的同時(shí)，檔案作為現(xiàn)代企業(yè)信息工作的重要組成部分，發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。因此，煤礦企業(yè)檔案工作的發(fā)展，一定要適應(yīng)現(xiàn)在企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，結(jié)合信息化，科學(xué)化管理的新模式，注重質(zhì)量和效益，成為企業(yè)的保管中心，信息中心，展覽中心和文化中心，這樣才有可能使我們的檔案工作有新的突破和發(fā)展。

1 解放思想，更新觀念

首先我們要在觀念上解放思想，只要是符合經(jīng)濟(jì)建設(shè)，符合煤礦企業(yè)發(fā)展，為企業(yè)的各項(xiàng)工作提供全方位服務(wù)的，就肯定會(huì)得到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)本身有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的大力支持的。把原來(lái)的純檔案工作指導(dǎo)轉(zhuǎn)變到把檔案工作作為一項(xiàng)和企業(yè)各項(xiàng)工作相關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)工程來(lái)做，同時(shí)還要正確認(rèn)識(shí)煤礦企業(yè)檔案作為國(guó)家檔案資源的重要組成部分在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的重要性。因此，我們檔案部門(mén)要在煤礦企業(yè)檔案工作發(fā)揮其引導(dǎo)作用，達(dá)到相互的共識(shí)：1）檔案資料記錄了企業(yè)的發(fā)展史;2）檔案是解決企業(yè)生產(chǎn)，經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的糾紛，維護(hù)煤礦企業(yè)合法權(quán)益的憑證和依據(jù);3）無(wú)論是生產(chǎn)，經(jīng)營(yíng)還是各項(xiàng)管理活動(dòng)越來(lái)越離不開(kāi)檔案。有了這樣的認(rèn)識(shí)，煤礦企業(yè)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都會(huì)把管好檔案作為關(guān)系到企業(yè)自身生存發(fā)展的大事，一定會(huì)給予足夠的重視。大多數(shù)煤礦企業(yè)的不斷發(fā)展，都積累了很多的檔案資料，并與日俱增，這些都是企業(yè)急需要理順的問(wèn)題。因此作為一名檔案管理工作人員在推進(jìn)煤礦企業(yè)檔案工作方面要有一些深層次的探索和思考。

2 立足實(shí)際，創(chuàng)新模式，依托信息化平臺(tái)，走出一條煤礦企業(yè)特色的檔案管理現(xiàn)代化道路

煤礦企業(yè)的檔案工作一定要與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，要圍繞企業(yè)發(fā)展的客觀需求，建立檔案發(fā)展的新模式。企業(yè)檔案要不斷地尋求與企業(yè)發(fā)展相吻合的結(jié)合點(diǎn)，使其真正圍繞本企業(yè)的生產(chǎn)，經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益這個(gè)中心有效運(yùn)轉(zhuǎn)，促使企業(yè)發(fā)展。隨著檔案工作由保管型向管理型和開(kāi)發(fā)型轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，企業(yè)檔案的重心將逐步轉(zhuǎn)移到從企業(yè)自身的特點(diǎn)上來(lái)。因此，要不斷開(kāi)發(fā)檔案信息資源，滿足對(duì)檔案信息不同層次的需求，增強(qiáng)服務(wù)效果。企業(yè)的檔案室。不僅是履行保管的職責(zé)，還將成為企業(yè)發(fā)展服務(wù)的保管中心，信息中心，展覽中心和文化中心，這樣才有可能使我們的檔案工作有新的突破和發(fā)展。

作為現(xiàn)階段的煤礦企業(yè)，應(yīng)該突破國(guó)營(yíng)企業(yè)長(zhǎng)期形成的舊習(xí)慣，舊框框的束縛，完全以全新的理念去建立一種在現(xiàn)代企業(yè)制度框架之下的新型企業(yè)檔案管理模式。為此，我們檔案工作者要配合煤礦企業(yè)有所作為，用新時(shí)代角度去思考檔案工作的發(fā)展空間。

1）檔案管理體制創(chuàng)新。管理體制上要注重精簡(jiǎn)，高效，合理設(shè)置，保證所有的重要檔案信息資料都必須在統(tǒng)一的系統(tǒng)監(jiān)控之下，既要靈活高效，又要統(tǒng)一協(xié)調(diào)，這樣才有利于檔案的管理和利用，有利于企業(yè)的快速發(fā)展。要有一整套提高全員檔案意識(shí)的教育體系，包括人力資源等方面都要互相結(jié)合，達(dá)到綜合素質(zhì)的同步提高。在此基礎(chǔ)上，根據(jù)信息化管理的新模式，盡快建設(shè)集采集，整理，檢索利用為一體的電子信息檔案室，對(duì)各種電子信息及時(shí)整理，歸檔，保存和利用，徹底解決由于電子信息無(wú)序管理帶來(lái)的查詢利用不便等問(wèn)題，盡快實(shí)現(xiàn)歷史文件資料，檔案的數(shù)字化，建設(shè)一個(gè)建立在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)文件，檔案信息共享的電子信息檔案室。從而實(shí)施對(duì)企業(yè)文件，檔案統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一規(guī)范，確保檔案完整齊全地積累，形成信息資源，建立知識(shí)管理工程。新體系的建設(shè)應(yīng)基于計(jì)算機(jī)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為指導(dǎo)，大致可分二個(gè)或三個(gè)層次：第一層次：總部（中樞管理層）：檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，檔案鑒定小組，綜合檔案館（室）;第二層次：下屬企業(yè)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，檔案鑒定小組，綜合檔案室，檔案工作網(wǎng)絡(luò);第三層次：職能部門(mén)，兼職檔案人員網(wǎng)絡(luò)。

2）拓展組織功能。目前，煤礦企業(yè)的檔案工作基本上是由辦公室負(fù)責(zé)管理的，只是一些初級(jí)的文件流轉(zhuǎn)和儲(chǔ)存，因此要拓展他的組織功能，把檔案室發(fā)展成永久保存各類載體檔案和史料實(shí)體及各類在線的檔案目錄的保管基地和檔案史料的查閱利用中心。

3）規(guī)范主要內(nèi)容。檔案工作的主要內(nèi)容可根據(jù)檔案工作流程來(lái)規(guī)范檔案管理體系的建設(shè)。主要的工作流程是：收集鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研。（1）收集：根據(jù)企業(yè)的檔案歸檔范圍，采用多種方法收集企業(yè)各種門(mén)類，各種載體檔案。還要重視采集現(xiàn)行的電子文件，尤其是個(gè)人手中的電子文檔;及時(shí)收集能反映企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的歷史資料，各類文字，圖表及照片等。（2）鑒定：對(duì)收集來(lái)的文件材料進(jìn)行價(jià)值鑒定，確定歸檔的文件，鑒定文件一定要遵循本企業(yè)的特性，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展思路和目標(biāo)及企業(yè)發(fā)展史的需要，還要把這些積累起來(lái)的檔案資料放在歷史的大背景下進(jìn)行衡量和鑒定，確保企業(yè)保管的檔案具有經(jīng)濟(jì)價(jià)值，社會(huì)價(jià)值和歷史價(jià)值。（3）整理：對(duì)歸檔的文件材料要根據(jù)各類檔案的特點(diǎn)進(jìn)行檔案整理。編目，檢索：根據(jù)企業(yè)自身的特點(diǎn)進(jìn)行檢索，將整理好的案卷按要求編制歸檔文件目錄，總目錄，分類目錄，專題目錄等等。在編目中就可圍繞本企業(yè)的重點(diǎn)工作和中心工作來(lái)編制一些專題目錄，編目后不要只是放在檔案室里等待利用者來(lái)查閱，要主動(dòng)地把編制好的目錄放入網(wǎng)上或送到有關(guān)人員手里，為企業(yè)的各項(xiàng)工作提供服務(wù)，使檔案的利用和檢索成為企業(yè)基礎(chǔ)工作中一個(gè)必不可少的途徑。（4）編研：根據(jù)工作需求定期或不定期對(duì)貯存信息進(jìn)行選題，選材，編纂，分析等各種加工處理，如：企業(yè)年鑒，新技術(shù)應(yīng)用匯編，營(yíng)銷分析，人才開(kāi)發(fā)庫(kù)等，編研的材料要緊貼企業(yè)發(fā)展的主題，不要以傳統(tǒng)的思維按老套套編一些利用率很低的材料。當(dāng)然檔案管理方面的工作有很多，這就需要我們檔案工作人員開(kāi)動(dòng)腦筋去創(chuàng)新和提高。只有在這幾個(gè)環(huán)節(jié)中創(chuàng)新我們的工作思維，方法，才能真正體現(xiàn)檔案工作價(jià)值，有了價(jià)值，就會(huì)有地位.

3 對(duì)煤礦企業(yè)檔案管理的幾點(diǎn)建議

根據(jù)煤礦企業(yè)的體制及發(fā)展的前景，煤礦企業(yè)的檔案管理也將伴隨著企業(yè)的發(fā)展而發(fā)展，發(fā)展的空間也將隨著企業(yè)的發(fā)展越走越遠(yuǎn)，越走越寬。我想針對(duì)以后煤礦企業(yè)管理工作提出以下幾點(diǎn)建議：

1）完善激勵(lì)機(jī)制、切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)。煤礦企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)的寶貴財(cái)富和不可再生的信息資源，有關(guān)部門(mén)和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人要高度重視企業(yè)檔案工作，明確管理機(jī)構(gòu)及具體負(fù)責(zé)人，認(rèn)真制定和實(shí)施檔案管理方案，確保檔案得到妥善處置，嚴(yán)防檔案丟失和損壞。各煤礦企業(yè)完善激勵(lì)機(jī)制，建立檔案工作管理目標(biāo)責(zé)任制，將檔案工作納入本單位規(guī)劃，定期對(duì)各科室檔案工作進(jìn)行評(píng)比和總結(jié)，結(jié)果作為年底表彰的依據(jù)，對(duì)工作突出的部門(mén)和個(gè)人給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不適應(yīng)檔案工作的人員及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，極大激發(fā)檔案人員的愛(ài)崗敬業(yè)精神，從根本上保證了煤礦企業(yè)檔案人員的穩(wěn)定性

2）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。目前很多煤礦企業(yè)都出現(xiàn)檔案人員的新手較多、熱情高、素質(zhì)低等狀況，因此建議加強(qiáng)對(duì)煤礦企業(yè)檔案人員的專業(yè)知識(shí)和操作技能進(jìn)行輪流培訓(xùn)，把一些值得研究的課題帶到會(huì)議上進(jìn)行討論，同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的培訓(xùn)，從歸檔文件整理規(guī)則、歸檔文件的分類、整理方法、電子檔案的保管、利用、鑒定等各個(gè)方面有針對(duì)性地開(kāi)展培訓(xùn)，以提升檔案人員的業(yè)務(wù)能力，保障煤礦企業(yè)檔案管理工作順利進(jìn)行。

3）充分利用檔案資源，提高檔案的利用率。煤礦企業(yè)是國(guó)民經(jīng)濟(jì)的支柱，搞好煤礦企業(yè)檔案工作的改革和發(fā)展是關(guān)系到企業(yè)今后發(fā)展的基礎(chǔ)保障。因此必須讓檔案工作從幕后走向前臺(tái)，檔案工作要?jiǎng)?chuàng)新，就必須不斷擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求，提高檔案工作的科技含量，強(qiáng)化服務(wù)手段，把技術(shù)改造、科技攻關(guān)、成果利用作為煤礦檔案工作的重點(diǎn)，為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益并為信息資源的開(kāi)發(fā)提供更有力的技術(shù)保障，使企業(yè)檔案均衡協(xié)調(diào)健康發(fā)展。

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