新形勢下事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化方法

冀淑娟

摘 要：進行事業(yè)單位的檔案管理時，管理者需要將單位成員的個人工作實情、業(yè)績、經(jīng)歷等信息進行統(tǒng)計匯總。為了應(yīng)對新時代的工作要求，事業(yè)單位應(yīng)對目前的管理方法進行優(yōu)化，為單位的持續(xù)運行提供幫助。目前社會正處于互聯(lián)網(wǎng)時期，將事業(yè)單位的檔案管理工作與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)結(jié)合，準(zhǔn)確判斷當(dāng)前工作的困境，及時認(rèn)識到優(yōu)化檔案管理的必要性，并確立完整的應(yīng)對方案，提高工作效率，為有效開展我國事業(yè)單位的檔案管理工作做出保證。

關(guān)鍵詞：檔案管理;新形勢;優(yōu)化;事業(yè)單位

探究檔案管理的新方法時，創(chuàng)新的思維是十分必要的。作為國家機關(guān)的從屬部門，事業(yè)單位依舊是以滿足人民的需求為目的。作為事業(yè)單位工作中的關(guān)鍵點，檔案管理與單位的持續(xù)運行息息相關(guān)。檔案是信息的儲存地，為方便人員查閱，不論事件的大小都需做好完整記錄。當(dāng)前應(yīng)對檔案管理方式進行一定程度的改進，使工作方式與單位規(guī)章制度得到優(yōu)化，為事業(yè)單位的建成提供保障。

1 優(yōu)化檔案管理工作的意義與重要性

檔案是一個單位在日常各項活動中記錄積累后出現(xiàn)的，擁有保存價值與參考意義的資料。保存與應(yīng)用是檔案存在的意義，好的運用方法能夠使單位獲得不少的效益，同時也是保證檔案具有長久價值的方法。一般的事業(yè)單位中，職工會有管理與技術(shù)兩個大的方向，考核時會涉及類似于品德、業(yè)績等多個方面的內(nèi)容分，最為重視的仍然是個人業(yè)績。規(guī)定時間段開展考核工作，最后完成的考核材料，會被用到以后的評優(yōu)等活動中。事業(yè)單位中的檔案資料會記錄許多方面的內(nèi)容，查看檔案時，能夠從記錄的資料中尋找到不少有效信息，對職工推進接下來的工作有著重要的意義。實際上，事業(yè)單位中的檔案一般都是較為繁雜的，要展開檔案采集、歸納、鑒定和保存編寫等工作，也要為部分人員提供部分檔案使用的權(quán)力。檔案在包含信息的同時，也會有部分培養(yǎng)人員的記錄。有目的的查看檔案，可以幫助管理者管理單位內(nèi)部的人員。優(yōu)化目前事業(yè)單位的檔案管理工作方法，讓使用檔案作為檔案管理的終極目的，通過互聯(lián)網(wǎng)化、智能化的新型管理方法，讓檔案能夠被進行長時期的管理，單位做事效率提高的同時，保障了業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確性，在目前的單位運營工作中具有重要的意義。

2 當(dāng)前檔案管理工作出現(xiàn)的問題

1）事業(yè)單位對檔案管理工作缺乏關(guān)注。很長一段時間內(nèi)，我國事業(yè)單位中檔案管理工作都處在一個被忽視的狀態(tài)。工作者消極的進行檔案的收集、編輯、匯總工作，這種不良的工作狀態(tài)使得工作人員忽視了檔案資料收集的重要性。特別是有關(guān)的檔案管理工作流程不清晰時，諸多有著珍貴價值的資料信息未能被及時的存儲，信息的采集工作不到位，使得匯總后的檔案信息呈現(xiàn)碎片化的特點，檔案管理工作的優(yōu)勢無法直接被發(fā)揮出來。

2）檔案管理工作方法落后。目前我國正處于互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟蓬勃發(fā)展的階段，不少的事業(yè)單位采取電子信息技術(shù)來安排檔案管理工作，但目前為止，此種電子檔案的普及率仍然很低，大部分地區(qū)的單位更愿意采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來進行工作。這與管理人員不樂意接受新技術(shù)，未受過較好的職業(yè)培訓(xùn)等原因有關(guān)。實際生活中，這些人在使用互聯(lián)網(wǎng)工作時，會出現(xiàn)手足無措的現(xiàn)象，電子檔案管理的優(yōu)點沒有被充分的挖掘，因此從大致水平上看，事業(yè)單位的檔案管理工作仍屬于水平較低的工作。

3）缺少特定的檔案管理工作負(fù)責(zé)者。檔案管理工作屬于較為零碎的工作，在事業(yè)單位中一般不會為其設(shè)立獨立的部門或安排專員負(fù)責(zé)，更多情況下是由別的部門的人員兼職完成工作，這樣的工作情況對檔案管理工作有著極其不利的影響。人員未必專業(yè)是最重要的因素，其次缺少專門的檔案管理技術(shù)人員幫助開展管理工作，很容易降低檔案管理工作效率，從而使全部的檔案管理工作受到影響，進而影響檔案的查閱效果。

3 檔案管理工作優(yōu)化的方法

1）宣傳正確的檔案管理思想。不合格的檔案管理工作會對諸多工作的進行產(chǎn)生阻礙作用，在開展工作之前，首先要做的是將正確的檔案管理意識傳播到每個工作者的心中。作為此項工作的首要負(fù)責(zé)者，檔案管理者需要起到模范作用，首先自身明確檔案管理工作的重要性，從行動上重視起檔案管理工作，才能在工作中積極進取并嚴(yán)格要求他人完成工作，削減檔案工作中出現(xiàn)的錯誤。這不光需要管理者的努力，更是需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)給予肯定與支持，要在單位中從上而下的重視、普及檔案管理工作的重要性，特別是財務(wù)部分的檔案管理工作，更需要管理者端正態(tài)度，維護全單位的利益，保證其正常運營。檔案管理者也應(yīng)提升自己的職業(yè)水平與思想道德認(rèn)識，努力學(xué)習(xí)相關(guān)文件與會議精神，用嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度來對待工作，為國家事業(yè)獻出力量。

2）信息化方式優(yōu)化檔案管理工作。信息化建設(shè)是目前社會中事業(yè)單位工作發(fā)展的主要方向，人們已經(jīng)無法適應(yīng)傳統(tǒng)的檔案管理方式，極度追求工作效率與對信息的渴求使得單位必然采用信息化手段優(yōu)化檔案管理工作。積極高效的進入新技術(shù)，制作相應(yīng)的軟件來對檔案資料進行分析匯總，從而使檔案管理工作能夠變得高效便利。部分電子文檔代替了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，許多信息能以更加清晰的形式展現(xiàn)在人們的眼前，既讓檔案的完整度得到保證，又讓檔案能夠存儲相當(dāng)長的時間，同時使檔案的傳播途徑變得更加廣泛，提升工作質(zhì)量。

3）關(guān)注檔案的分類工作且重視工作設(shè)施。將檔案內(nèi)容分門別類地處理好，可以幫助使用者在最快的時間內(nèi)找到所需信息，增加了工作效率[1]。檔案的內(nèi)容復(fù)雜，門類繁多，擁有一個科學(xué)合理規(guī)范的分類方法無疑會讓檔案管理工作更有效率。在保存紙質(zhì)檔案的同時，組建電子檔案記錄庫，拿到新的檔案信息后，采用電子檔案庫分類，然后對紙質(zhì)檔案精心標(biāo)號排序，便于日后的查閱采用。檔案管理室的設(shè)備也需要格外注意，紙質(zhì)檔案需要防備潮濕環(huán)境，且須格外小心明火，同時盡量減少抽取檔案的次數(shù)，保護紙張的完整度。電子設(shè)備需注意安全問題，同時也要避免由操作失誤造成的檔案丟失等情況發(fā)生。

4）優(yōu)化管理準(zhǔn)則與管理方式。改變舊有的管理制度，采取新措施優(yōu)化管理，是目前事業(yè)單位應(yīng)該采取的措施[2]。在日常的檔案管理工作中建立完整的制度流程，對工作者與領(lǐng)導(dǎo)實行一視同仁的監(jiān)督工作，為了使規(guī)章制度的有效性得到保證，在單位內(nèi)設(shè)定部分獎勵與懲罰措施，對表現(xiàn)優(yōu)秀的工作者實行嘉獎，提高其工作積極性的同時督促其更好地工作，對檔案管理工作出現(xiàn)紕漏的工作者實行懲罰，對于嚴(yán)重者甚至可將其采取開除單位，來保證單位中檔案管理工作的完成質(zhì)量[3]。

5）提高檔案管理者的綜合素質(zhì)。檔案管理者的工作定性復(fù)雜，既參與部分財務(wù)職員的工作，又參與部分管理職員的工作，這便要求工作者能積極按照這兩種職員的工作要求來約束自己[4]。單位也應(yīng)加強對其培養(yǎng)力度，鼓勵員工積極參加培訓(xùn)，激發(fā)單位中的工作積極性，促進管理工作的順利運營。

4 結(jié)束語

時代的變化使事業(yè)單位中的檔案管理工作也發(fā)生了改變，仔細分析目前管理工作中存在的問題，結(jié)合新時代的科學(xué)技術(shù)優(yōu)化檔案管理工作，從管理者的意識開始，將優(yōu)化創(chuàng)新工作落到實際中，加強對檔案管理工作的重視程度，如此才能使檔案管理工作的效率有質(zhì)的飛躍。

參考文獻

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