數(shù)字化檔案館建設(shè)問題研究

馬林

摘 要：當今時代，互聯(lián)網(wǎng)文化已經(jīng)滲透到人們生活的各個方面。檔案館作為一個收集、保管檔案的機構(gòu)，記錄城市發(fā)展與時代變遷的歷程，是十分重要的財富。所以，在“互聯(lián)網(wǎng)+”大背景下，建設(shè)數(shù)字化檔案館，實現(xiàn)檔案的信息化已經(jīng)提上日程。本文將從建設(shè)數(shù)字化檔案館的現(xiàn)狀、弊端，以及數(shù)字化檔案館建設(shè)策略三個方面展開探討。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;大數(shù)據(jù);檔案館

第三次科技革命埋下了互聯(lián)網(wǎng)這個充滿生命力的種子，至今已經(jīng)成長為一個“龐然大物”，數(shù)據(jù)成為了一種嶄新的生產(chǎn)驅(qū)動力。檔案館儲存著大量的信息，無論是管理還是珍貴資料的存儲都是一個十分消耗人力、物力的過程。因此，順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，將檔案館與當前的數(shù)字信息技術(shù)進行融合是必不可少的過程。當然，我國數(shù)字化檔案館的建設(shè)并不成熟，仍存有許多問題亟待解決，但與此同時人們也看到了未來發(fā)展的無限可能。

1 我國數(shù)字化檔案館建設(shè)現(xiàn)狀

傳統(tǒng)檔案館大多以紙質(zhì)材料進行儲存，數(shù)量多且內(nèi)容龐雜，在進行相關(guān)資料查詢時需要消耗一定的時間。還有一些年代比較久遠的資料，紙張的脆性較大，這也給資料的儲存增加了一定的困難?，F(xiàn)階段我國的檔案館已經(jīng)開始進行相應(yīng)的數(shù)字化建設(shè)，這是在國家檔案管理部門的帶領(lǐng)下進行的，檔案館中已經(jīng)具備現(xiàn)代化建設(shè)所必需的一系列信息技術(shù)，其管理技術(shù)接近滿足了數(shù)字化的要求，但在數(shù)字化信息管理等方面仍存有弊端。

2 建設(shè)過程中出現(xiàn)的弊端

我國正處在傳統(tǒng)型檔案館向新型數(shù)字化檔案館更新過渡的時候，難免會出現(xiàn)制度以及操作過程中的失誤，這是不可避免的。只有將問題暴露出來才能通過分析得到更有利于發(fā)展進步的策略。

2.1 管理手段與數(shù)字化要求不匹配

我國的檔案數(shù)字化管理還處于起步階段，由于經(jīng)驗的缺失、資金的短缺以及缺乏相關(guān)人才的系統(tǒng)性培養(yǎng)，許多地區(qū)檔案館的管理方式依舊沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，無法滿足數(shù)字化管理的要求，這在很大程度上限制了建設(shè)的進一步發(fā)展，拖慢數(shù)字化節(jié)奏。

2.2 相關(guān)硬件設(shè)施的缺失

眾所周知，信息化的進程在很大程度上依賴高科技硬件設(shè)備的運作，而在建設(shè)初期，相應(yīng)配置的專業(yè)磁介質(zhì)器械并不能進行全面覆蓋，仍有大量檔案館的檔案室缺少設(shè)備。缺少器械，很顯然無法繼續(xù)進行檔案的信息化。

2.3 不能完成資源的公開化

進行檔案館數(shù)字化的建設(shè)，除了為了更加方便管理，還有一個很大的原因是為了實現(xiàn)資源的公開，信息的共享。因此，數(shù)字化檔案館的建設(shè)應(yīng)該是一個面向大眾的過程，以便更好地滿足社會各個層次對共享資料的要求和需要，這也就要求了資源的充分公開。但是在現(xiàn)今的數(shù)字化進程中卻很大程度上的忽視了這一要求，許多人將數(shù)字化簡單的理解為檔案資料的信息化，即簡單的將紙質(zhì)資料輸入為網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進行存儲，這顯然是一種錯誤理解。這也在一定程度上顯示了思想方面上教育的缺失，他們不能全面客觀科學地面對檔案數(shù)字化建設(shè)，也就不能了解數(shù)字化提高資料查閱效率、減少人力資源的不必要浪費的真正益處，不能完成資源的公開化。這顯然與數(shù)字化真正目的相悖。

2.4 網(wǎng)絡(luò)數(shù)字信息安全性的隱患

隨著大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)時代的到達，現(xiàn)在絕大多數(shù)人的生活都已經(jīng)不能離開網(wǎng)絡(luò)，但與此同時，由于網(wǎng)絡(luò)的開放性，每個人的信息安全也都受到了一定程度的威脅。網(wǎng)絡(luò)世界越來越豐富，可以說令人眼花繚亂，病毒和黑客也就在某個角落汲取營養(yǎng)暗暗壯大，發(fā)生的信息泄露事件愈發(fā)令人猝不及防、驚懼萬分。這顯然是數(shù)字化檔案館的一個巨大的威脅。某些珍貴資料一旦泄露，必然會造成不可預估的損失與后果。即使外部防火墻十分完善，能夠完全抵御外來數(shù)據(jù)的攻擊，然而如果自身資料庫的內(nèi)部系統(tǒng)運轉(zhuǎn)發(fā)生沖突，造成文件的不相容，即形成系統(tǒng)內(nèi)部混亂，造成一定的損傷，如果混亂加劇，就會造成更加嚴重的后果——系統(tǒng)癱瘓。

3 更好地加強數(shù)字化建設(shè)的策略探討

3.1 加強監(jiān)管力度，提高地方單位領(lǐng)導對建設(shè)的重視性

部分地方領(lǐng)導對檔案館數(shù)字化并不上心，因為它并不能直接給地方帶來大量經(jīng)濟方面的效益，因此有些單位領(lǐng)導往往就會漠視相應(yīng)建設(shè)，認為只是一種無關(guān)經(jīng)濟發(fā)展的“多余又浪費資源”的工作。所以便懶散于建設(shè)進程，并不積極開展工作。所以這就要求國家相關(guān)部門加強監(jiān)管力度，上層領(lǐng)導嚴格把關(guān)數(shù)字化建設(shè)的進程。根據(jù)我國《檔案法》的規(guī)定，依法開展檔案館數(shù)字化建設(shè)。所謂的加強監(jiān)管力度，不僅僅局限于改變部分領(lǐng)導的消極對待狀態(tài)，還要嚴格處理在其中可能出現(xiàn)的一切違法行為，更要嚴格打壓“撈油水”、以權(quán)謀私的現(xiàn)象，整肅官僚風氣，確保建設(shè)依法規(guī)范進行。

3.2 完善數(shù)字化所必需的硬件設(shè)備的要求

沒有基本的硬件保障很明顯不能完成檔案的數(shù)字化管理建設(shè)，而檔案的信息管理則有更高的要求。所以，對于各檔案館檔案室的硬件設(shè)施，一是要做到盡量大范圍的覆蓋，滿足最基本的設(shè)備要求;二是要在應(yīng)用系統(tǒng)上下足功夫，兼具開放、包容、擴展三大特性，穩(wěn)定系統(tǒng)內(nèi)部環(huán)境，在最大程度上避免因檔案系統(tǒng)內(nèi)部沖突紊亂造成檔案數(shù)據(jù)損失的現(xiàn)象;三是要有相當實力的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才團隊，構(gòu)建安全可靠的資源防火墻，保證檔案資料的安全性。

3.3 提高工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，滿足數(shù)字化的管理要求

就上文中所提到的檔案資料公共化問題來說，解決這一問題的關(guān)鍵便是加強此類工作人員相關(guān)技術(shù)的培養(yǎng)，提高思想覺悟從而養(yǎng)成一支由高素質(zhì)數(shù)字化檔案管理人才所組成的隊伍。這是數(shù)字化進程中十分重要的一環(huán)。首先，工作人員要有專業(yè)的知識技術(shù)作為鋪墊，只有有扎實的基礎(chǔ)才能提供正確的服務(wù);其次，要有符合時代要求的思想覺悟，能夠在實際工作過程中不斷提高自身的管理水平，從而潛移默化地影響檔案館數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展。這是使得建設(shè)進程得以不斷自我完善進步的必要環(huán)節(jié)。

3.4 合理合適的資源轉(zhuǎn)換，提高檔案數(shù)字化效率

要完成檔案館的數(shù)字化建設(shè)，并不意味著將所有的資料全部進行轉(zhuǎn)換，這并沒有必要。檔案館中的資料浩如煙海，進行全部的紙質(zhì)資料數(shù)字化無疑是一個十分巨大的工程量，這是對人力資源、計算機存儲資源的浪費。因此，在實際操作過程中要對進行轉(zhuǎn)換的檔案進行有一定目的的挑選，進行分輕重、多批次的錄入，提高檔案數(shù)字化的效率。除此之外，還要構(gòu)建一個高效快速的篩選體系，能更精確的為社會各階層人士的需求提供服務(wù)，這就很好的打開了檔案館數(shù)字化的發(fā)展前景。

4 結(jié)束語

共享生活已經(jīng)深入人民群眾的生活，檔案資料的共享也將成為時代發(fā)展的必然結(jié)果，這是社會進步的需要。在過去的生活中，深藏于檔案館中的珍貴資料并不被大眾所了解，這無疑是一個巨大的損失。而檔案館的數(shù)字化則提供了一個很好的契機。總而言之，數(shù)字化建設(shè)是檔案管理進步發(fā)展過程的必經(jīng)之路，它帶來的是便利也是挑戰(zhàn)。即使在初期所得的結(jié)果不盡人意，但并不能因此失去希望，因為這是一個長期的建設(shè)過程，也是時代發(fā)展的必然趨勢。

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