論如何做好煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作

摘 要：本文主要介紹了煤礦建設(shè)工程當(dāng)中的項(xiàng)目檔案管理方案，從煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的具體內(nèi)涵入手，依照現(xiàn)階段煤礦管理過程當(dāng)中存在的各種問題，提出能夠促進(jìn)煤礦建設(shè)管理的各種方案，促進(jìn)我國煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的提升。

關(guān)鍵詞：煤礦建設(shè)管理工作;項(xiàng)目檔案管理;工作方案

宣傳建設(shè)項(xiàng)目檔案對于提升煤礦建設(shè)項(xiàng)目管理工作具有重要的意義，能夠有效的加強(qiáng)工作當(dāng)中各個(gè)級別人員的重視程度。思考煤礦建設(shè)項(xiàng)目的管理工作能夠有效的在項(xiàng)目管理的各個(gè)環(huán)節(jié)上安排好具體的工作方案，促進(jìn)我國煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案管理作用的提升。

1 煤礦建設(shè)項(xiàng)目管理概述

煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作指的是在工作當(dāng)中通過對煤礦建設(shè)的各種文件資料進(jìn)行搜集和整理，以文件為單位將項(xiàng)目檔案管理進(jìn)行保存，在項(xiàng)目管理當(dāng)中的方案提出、項(xiàng)目確立、項(xiàng)目審批的各個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中形成的多種文件資料信息進(jìn)行分類整理和保存。一般來說，在煤礦建設(shè)項(xiàng)目管理過程當(dāng)中形成的資料信息主要有文字、圖表、音視頻文件、圖紙等，通過將施工文件、監(jiān)理文件、竣工文件進(jìn)行保存，能夠有效的確立整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)管理環(huán)節(jié)的完善性。施工文件主要是施工單位在施工的過程當(dāng)中形成的各種資料，一般可以包括開工審計(jì)文件、工作報(bào)告、施工方案、設(shè)計(jì)圖紙等。監(jiān)理文件主要是在監(jiān)督過程當(dāng)中形成的各種資料性的文件，例如建立綱要、技術(shù)規(guī)劃、監(jiān)理方案、活動(dòng)記錄、監(jiān)理日志、抽檢記錄等?？⒐の募饕梢园üこ舔?yàn)收結(jié)果報(bào)告、質(zhì)量驗(yàn)收、環(huán)保驗(yàn)收、檔案驗(yàn)收等。

2 煤炭檔案管理工作的具體方案

1）提升工作人員的思想認(rèn)識。在煤炭管理工作當(dāng)中應(yīng)當(dāng)首先樹立起工作人員的工作態(tài)度，培養(yǎng)技術(shù)人員的工作技術(shù)，讓其認(rèn)識到項(xiàng)目管理工作的重要性，依照一定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)來收集相關(guān)的資料，整理好不同的項(xiàng)目檔案，并對此進(jìn)行匯總。技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)先做好項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作，對于項(xiàng)目檔案工作質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格的把控，如果項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格就要嚴(yán)格的依照相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行退回，直到修改完成之后能夠準(zhǔn)確的指導(dǎo)相關(guān)的建設(shè)工作才可以給予收錄。檔案管理驗(yàn)收工作當(dāng)中涉及多個(gè)工作環(huán)節(jié)，反映了多個(gè)工作環(huán)節(jié)當(dāng)中的動(dòng)態(tài)變化和發(fā)展，對于中間的每一個(gè)環(huán)節(jié)都對建設(shè)單位的發(fā)展有著十分重要的意義。其次，為了有效的加強(qiáng)項(xiàng)目管理當(dāng)中的技術(shù)工作，提升工作人員的工作意識，就要首先對工作人員展開思想培訓(xùn)，定期進(jìn)行思想指導(dǎo)以及思想考核，確保工作人員在工作當(dāng)中的態(tài)度認(rèn)真，能夠嚴(yán)格的按照相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)來開展各項(xiàng)工作，確保工作的質(zhì)量。另外，在工作當(dāng)中應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對于每一個(gè)工作環(huán)節(jié)的把控，加強(qiáng)項(xiàng)目管理工作，定期對工作人員的工作進(jìn)行審核，安排專業(yè)的技術(shù)負(fù)責(zé)人員對資料的收集、整理、管理等工作進(jìn)行檢查。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)正確的認(rèn)識到項(xiàng)目管理工作與工程時(shí)間之間的聯(lián)系，工程開展的時(shí)間越長，工程難度越大，所要整理的文件信息越為復(fù)雜，在工程管理當(dāng)中應(yīng)當(dāng)明確各個(gè)環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量，做好細(xì)節(jié)監(jiān)督管理，提升工作人員的工作意識。

2）建立健全工作制度。完善的工作制度能夠有效的確保檔案管理的質(zhì)量，建立健全項(xiàng)目管理工作當(dāng)中的各項(xiàng)規(guī)章制度能夠有效的明確各個(gè)崗位當(dāng)中的工作責(zé)任，確立好工作人員的工作范圍，確保工作質(zhì)量。在工作制度當(dāng)中首先應(yīng)當(dāng)確保工作人員的工作態(tài)度端正，明確不同崗位當(dāng)中的人員責(zé)任，實(shí)行考核與獎(jiǎng)勵(lì)制度，完善懲罰措施，將人員的考核制度與檔案管理的工作效果進(jìn)行掛鉤。工作人員應(yīng)當(dāng)將檔案管理工作與年度工作計(jì)劃進(jìn)行相互融合，建立起長期的工作制度規(guī)劃。在進(jìn)行制度管理的過程中結(jié)合建筑工程的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r制定切合實(shí)際的制度標(biāo)準(zhǔn)，對建筑實(shí)地進(jìn)行工作考察，對現(xiàn)階段的工作制度條款進(jìn)行審核，與實(shí)際配合不到位之處應(yīng)當(dāng)及時(shí)的進(jìn)行更正，確保工作制度與實(shí)際工作狀況能夠相互配合。制度管理可以進(jìn)行分層次建設(shè)，在工作當(dāng)中將各個(gè)工作環(huán)節(jié)進(jìn)行同步設(shè)定，首先明確下達(dá)工作計(jì)劃、分配工作任務(wù)、文件歸檔的具體要求，之后認(rèn)真的檢查各個(gè)環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量能夠與工作目標(biāo)進(jìn)行相互配合，對于評定的結(jié)果應(yīng)當(dāng)同步進(jìn)行驗(yàn)收，鑒定相關(guān)技術(shù)資料，最后應(yīng)當(dāng)對項(xiàng)目總結(jié)以及項(xiàng)目文件的材料及時(shí)做好歸類，確保工作制度規(guī)范與檔案收集工作的順利開展。

3）做好前期介入管控工作。對于項(xiàng)目資料的管理首先應(yīng)當(dāng)對項(xiàng)目的源頭進(jìn)行把控，做好對于前期的介入把控工作。在工程建設(shè)之前應(yīng)當(dāng)首先將文件材料進(jìn)行深入的整理，確定好文件收集的范圍以及搜集的各項(xiàng)內(nèi)容，做好項(xiàng)目檔案管理各項(xiàng)要求的制定工作，整理好工程建設(shè)單位的具體交底資料。在實(shí)際工作開展的過程當(dāng)中工作量較大，工作任務(wù)較為繁忙，各項(xiàng)資料的整理較為瑣碎，在整理的過程當(dāng)中應(yīng)當(dāng)安排具體的人員進(jìn)行項(xiàng)目監(jiān)督，避免在工作的過程當(dāng)中出現(xiàn)應(yīng)付工作的現(xiàn)象。定期對工作的質(zhì)量進(jìn)行檢查，及時(shí)的做好專業(yè)知識的技術(shù)培訓(xùn)，提升對于工作管理的認(rèn)識，確保好前期工作當(dāng)中工作人員的思想意識。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)及早地進(jìn)行跟蹤管理，做好前期的介入工作，對工作人員進(jìn)行定期地培訓(xùn)與技術(shù)指導(dǎo)，對于項(xiàng)目管理過程當(dāng)中各項(xiàng)資料應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行考核與審查

4）明確合同管理工作。在進(jìn)行檔案管理工作的過程當(dāng)中應(yīng)當(dāng)對各項(xiàng)文件資料進(jìn)行收集整理，將文件當(dāng)中的相關(guān)資料列入到合同管理的條款當(dāng)中。首先應(yīng)當(dāng)對建設(shè)管理工作當(dāng)中的各項(xiàng)資料進(jìn)行定期的搜集和整理，將相關(guān)的資料進(jìn)行完善，補(bǔ)全資料當(dāng)中的各個(gè)條款，完善好項(xiàng)目檔案。對于建筑工程當(dāng)中的大型的項(xiàng)目共層，所涉及的工作單位、工作文件較多，相關(guān)的文件信息較為復(fù)雜，建設(shè)單位在整理的過程當(dāng)中的任務(wù)量較大，工作質(zhì)量難以確保。在建筑工程招標(biāo)合同的建設(shè)當(dāng)中應(yīng)當(dāng)及時(shí)的對各項(xiàng)信息資料進(jìn)行注明，明確好建設(shè)環(huán)節(jié)當(dāng)中的各項(xiàng)規(guī)定，在參與合同建設(shè)的過程當(dāng)中應(yīng)當(dāng)及時(shí)的規(guī)定項(xiàng)目的開展質(zhì)量和交工的具體時(shí)間。在合同擬定時(shí)應(yīng)當(dāng)及時(shí)的落實(shí)工作的責(zé)任制，明確合同雙方的具體責(zé)任，與規(guī)定偏離較大的工程項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)及時(shí)的督促其進(jìn)行改正，并及時(shí)的落實(shí)相關(guān)責(zé)任，做到檔案管理與工程的建設(shè)工作同步開展，對整個(gè)工作流程展開監(jiān)督管理。在項(xiàng)目達(dá)到了具體的標(biāo)準(zhǔn)之后應(yīng)當(dāng)及時(shí)的進(jìn)行驗(yàn)收和審查，做好移交手續(xù)的辦理工作。對于合同當(dāng)中的細(xì)節(jié)部分應(yīng)當(dāng)及時(shí)的做好設(shè)計(jì)，確定雙方對于細(xì)節(jié)部分無異議，以免未來的工作當(dāng)中發(fā)生爭議。

5）注重多種類信息資料的收集。信息資料整理的基礎(chǔ)是進(jìn)行多種類的信息資料的收集，一方面應(yīng)當(dāng)對實(shí)地進(jìn)行信息考察，將紙質(zhì)化的資料檔案進(jìn)行整理與加工，另一方面應(yīng)當(dāng)做好對于電子資料的整理與把控，將所有的資料統(tǒng)一進(jìn)行上交。紙質(zhì)化的信息資料能夠較為詳細(xì)的體現(xiàn)數(shù)據(jù)資料，電子化的技術(shù)資料能夠有效的確?，F(xiàn)代工程當(dāng)中的數(shù)據(jù)資料的整理的效率，確保資料信息的保密性與安全性。因此，在工作當(dāng)中應(yīng)當(dāng)建立好相關(guān)的技術(shù)平臺，為電子檔案進(jìn)行信息化的管理，做好數(shù)字管理的基礎(chǔ)性工作。工作人員應(yīng)當(dāng)注重對于各項(xiàng)電子素材的搜集，通過照片、音視頻等搜集好相關(guān)的技術(shù)資料，在后期的工作當(dāng)中進(jìn)行統(tǒng)一把控。

3 結(jié)語

綜上所述，在建筑工程項(xiàng)目進(jìn)行管理的過程當(dāng)中應(yīng)當(dāng)從項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、施工、竣工等各個(gè)方面進(jìn)行技術(shù)管理，確定好各個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中信息資料的收集與整理，強(qiáng)化對于工作人員的工作意識培養(yǎng)，強(qiáng)化工作管理過程，明確好工程當(dāng)中各項(xiàng)規(guī)章制度的制定，利用多方面的手段來做好檔案管理工作，促進(jìn)我國建筑工程管理質(zhì)量的提升。

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作者簡介

楊義偉（1982-），男，山西大同人，漢族，2013畢業(yè)于中共山西省委黨校經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)，助理館員，從事現(xiàn)在大同煤礦集團(tuán)馬道頭煤業(yè)公司檔案科工作。