西安交通大學(xué)Ecology 助高校督辦工作走向流程化

文/賈向煒 呂青 任煒 張超才

高校辦公室是高校行政機(jī)構(gòu)的窗口，督辦職能是辦公室的重要職能之一，是保證學(xué)校各決策、各任務(wù)完成的重要手段。督辦工作具備重要程度高、工作范圍廣、工作人員多、完成時(shí)限長(zhǎng)、督辦頻次不一致等特點(diǎn)，傳統(tǒng)方法是電話督辦、短信督辦、郵件督辦、excel 統(tǒng)計(jì)等方式，工作方式陳舊，效率低，很難做到督辦工作的實(shí)時(shí)檢查、實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)。因此，在校務(wù)皆信息化的今天，借助信息化手段，將督辦工作標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、程序化，在西安交通大學(xué)建一套督辦系統(tǒng)勢(shì)在必行，以達(dá)到“科學(xué)督辦大閉環(huán)，督辦效能大提升”的目標(biāo)。

關(guān)鍵技術(shù)

Ecology 作為一套成熟且穩(wěn)定的協(xié)同管理系統(tǒng)，提供了豐富的可配置擴(kuò)展的功能模塊、接口模塊和非標(biāo)升級(jí)包。通過(guò)對(duì)系統(tǒng)需求的分析，80%的功能通過(guò)配置完成，20%通過(guò)開(kāi)發(fā)來(lái)完成，配置+開(kāi)發(fā)的方式，具備快速開(kāi)發(fā)框架的所有優(yōu)勢(shì)。它擁有組織引擎、流程引擎、建模引擎、門(mén)戶引擎、內(nèi)容引擎、建模引擎、移動(dòng)引擎、集成引擎、消息引擎九大部分，本次使用的版本是8.0（如圖1 所示）。

分層分布式的引擎設(shè)計(jì)，引擎部分全部提供restful 的API 庫(kù)，通過(guò)json 格式傳給前臺(tái)的React 各組件庫(kù)，如表單、列表、瀏覽等組件。系統(tǒng)總體上是MVC 三層開(kāi)發(fā)架構(gòu)，中間通過(guò)API 層進(jìn)行連接。組織引擎做為核心引擎，支持分權(quán)應(yīng)用，方便進(jìn)行組織隔離、業(yè)務(wù)隔離；流程引擎提供表單、流程設(shè)計(jì)、部署、規(guī)則庫(kù)等功能，支持表單、規(guī)則庫(kù)分離，多庫(kù)數(shù)據(jù)支持；移動(dòng)引擎保證了流程的適應(yīng)性，一處開(kāi)發(fā)多端適應(yīng)，可有效保證流程的快速開(kāi)發(fā)效率；消息引擎提供各引擎之間相互通訊的通道、消息傳輸服務(wù)；建模引擎則是提供除流程外的管理功能模塊的配置引擎；內(nèi)容引擎提供多級(jí)目錄樹(shù)及文件存儲(chǔ)、訪問(wèn)的文件引擎。

高校督辦系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)

督辦系統(tǒng)要求將督辦工作標(biāo)準(zhǔn)化、流程化。因此將目前的督辦工作拆分為“立項(xiàng)-交辦-催辦-反饋-辦結(jié)-歸檔”六大階段。結(jié)合工作實(shí)際，督辦工作劃分為學(xué)校兩會(huì)決議、上級(jí)來(lái)文、本年度學(xué)校重要工作要點(diǎn)、專(zhuān)項(xiàng)工作督辦以及督辦簡(jiǎn)報(bào)匯報(bào)等部分。

設(shè)計(jì)目標(biāo)及原則

1.設(shè)計(jì)目標(biāo)

（1）實(shí)現(xiàn)督辦流程化，將各類(lèi)督辦工作通過(guò)工作流引擎實(shí)現(xiàn)督辦工作的大閉環(huán)。

（2） 實(shí)現(xiàn)督辦填報(bào)制，按照各工作要求，實(shí)現(xiàn)按周、月、季進(jìn)行填報(bào)實(shí)際進(jìn)展。

（3） 實(shí)現(xiàn)督辦臺(tái)賬制，各督辦工作依次建督辦臺(tái)賬，詳細(xì)顯示督辦內(nèi)容、任務(wù)進(jìn)度、辦結(jié)狀態(tài)統(tǒng)計(jì)。

2.設(shè)計(jì)原則

設(shè)計(jì)原則共有四個(gè)。（1）實(shí)用性，指應(yīng)充分滿足學(xué)校督辦工作的實(shí)際要求，以“好用”為最終目標(biāo)；（2）先進(jìn)性，指系統(tǒng)保證一定的技術(shù)先進(jìn)性、理念先進(jìn)性、組織及流程先進(jìn)性；（3）可靠性，系統(tǒng)要可靠穩(wěn)定運(yùn)行；（4） 易操作性，指人機(jī)界面簡(jiǎn)單友好，響應(yīng)快，操作簡(jiǎn)便。

圖1 Ecology 核心技術(shù)架構(gòu)

功能模塊

督辦系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)督辦流程、督辦填報(bào)、督辦臺(tái)賬三部分內(nèi)容。督辦流程包括兩會(huì)決策事項(xiàng)督辦、學(xué)校年度重點(diǎn)工作要點(diǎn)、一流大學(xué)建設(shè)方案、創(chuàng)新港內(nèi)涵建設(shè)周進(jìn)展等流程，通過(guò)流程完成督辦事項(xiàng)的立項(xiàng)、交辦過(guò)程。各督辦工作分類(lèi)按周、月、季進(jìn)行填報(bào)，因此要求承辦部門(mén)的秘書(shū)進(jìn)行督辦工作的填報(bào)，通過(guò)未填報(bào)、已填報(bào)功能，查詢(xún)到需要填報(bào)、已填報(bào)的事項(xiàng)分類(lèi)及需填報(bào)數(shù)量，通過(guò)填報(bào)模塊完成督辦事項(xiàng)的催辦、反饋過(guò)程。督辦臺(tái)賬則實(shí)現(xiàn)校級(jí)臺(tái)賬頁(yè)面、本單位督辦臺(tái)賬頁(yè)面，基于角色的不同查詢(xún)到相應(yīng)范圍內(nèi)的督辦事項(xiàng)、流轉(zhuǎn)意見(jiàn)、辦理結(jié)果及辦結(jié)狀態(tài)，完成督辦的辦結(jié)、歸檔過(guò)程。

系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)及效益

配置實(shí)現(xiàn)部分

1.系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)

督辦系統(tǒng)流程有三類(lèi)：一是兩會(huì)決議事項(xiàng)督辦是主子流程，主流程完成事項(xiàng)的創(chuàng)建，子流程實(shí)現(xiàn)事項(xiàng)的部門(mén)內(nèi)辦理；二是學(xué)校年度重點(diǎn)工作要點(diǎn)、一流大學(xué)建設(shè)方案是校辦通過(guò)流程完成督辦大表內(nèi)容的創(chuàng)建；三是創(chuàng)新港內(nèi)涵建設(shè)周進(jìn)展則是各部門(mén)通過(guò)流程完成周進(jìn)展情況的匯報(bào)功能。

（1） 以?xún)蓵?huì)決議事項(xiàng)為例的主子流程

學(xué)校兩會(huì)后形成決策事項(xiàng)通知單，通知單形成后，新建流程完成立項(xiàng)，送領(lǐng)導(dǎo)簽批后，及時(shí)送各相關(guān)部門(mén)。重點(diǎn)：事項(xiàng)單會(huì)送給多個(gè)校領(lǐng)導(dǎo)，每個(gè)校領(lǐng)導(dǎo)的返回時(shí)間是不同的，需要根據(jù)校領(lǐng)導(dǎo)的批示，及時(shí)批轉(zhuǎn)至其他部門(mén)，因此用了2 層子流程。若事項(xiàng)單送2 個(gè)校領(lǐng)導(dǎo)，則二級(jí)流程自動(dòng)啟動(dòng)2 個(gè)，三級(jí)流程則會(huì)根據(jù)流程表單的部門(mén)處理人或承辦單位來(lái)進(jìn)行相應(yīng)的子流程的啟動(dòng)，流程實(shí)例個(gè)數(shù)與處理人或承辦單位的個(gè)人一致。

（2）校辦負(fù)責(zé)的內(nèi)容類(lèi)流程

督辦秘書(shū)根據(jù)年度學(xué)校重點(diǎn)工作要點(diǎn)分解，提交相應(yīng)的流程，提交后，形成相應(yīng)的督辦匯總表，待各部門(mén)進(jìn)行填報(bào)。各部門(mén)按督辦頻次在相應(yīng)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)填寫(xiě)后，形成督辦匯總表。

（3）各部門(mén)負(fù)責(zé)的匯報(bào)類(lèi)流程

各部門(mén)按周、月進(jìn)行相應(yīng)的內(nèi)容填寫(xiě)，填寫(xiě)后送本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由部門(mén)的辦公室提交學(xué)校完成工作匯報(bào)。典型流程有：創(chuàng)新港內(nèi)涵建設(shè)周報(bào)、部門(mén)月重點(diǎn)工作匯報(bào)。各部門(mén)上報(bào)后形成工作匯報(bào)大表。

2.督辦填報(bào)

督辦填報(bào)分未填報(bào)部分和已填報(bào)部分，由各單位的公文秘書(shū)完成此項(xiàng)工作。公文秘書(shū)在“未填報(bào)”、“已填報(bào)”，可以看到本單位相關(guān)的督辦分類(lèi)及督辦填報(bào)的個(gè)數(shù)。

3.督辦臺(tái)賬

督辦臺(tái)賬可以詳細(xì)看到督辦分類(lèi)及對(duì)應(yīng)的臺(tái)賬頁(yè)面信息，校級(jí)臺(tái)賬頁(yè)面可以看到全校該類(lèi)督辦工作的臺(tái)賬信息，本單位臺(tái)賬頁(yè)面則可以看到本單位該類(lèi)督辦工作的臺(tái)賬信息。

臺(tái)賬信息包括：事項(xiàng)單總數(shù)及不同狀態(tài)的事項(xiàng)單總數(shù)；涉及單位總數(shù)及不同辦結(jié)狀態(tài)的處理單位的總數(shù)信息。事項(xiàng)單狀態(tài)分推進(jìn)中、已完成。事項(xiàng)單單位處理狀態(tài)分為推進(jìn)中、提前完成、按時(shí)完成、超時(shí)完成、超時(shí)未完成。并且超時(shí)的工作和考核建立關(guān)聯(lián)。

定制開(kāi)發(fā)部分

督辦系統(tǒng)除督辦流程外均需要定制開(kāi)發(fā)，如督辦匯總大表、督辦填報(bào)部分及督辦臺(tái)賬部分。

前端實(shí)現(xiàn)采用豐富的React 組件庫(kù)，如單行文本[wea-input]、列表組件[weatable]、上傳組件[wea-upload]、瀏覽組件[wea-browser]、日期組件[wea-datepicker]、下拉組件[wea-select]、選擇框[wea-checkbox]、日期組合組件[wea-dategroup]、數(shù)值范圍組件[wea-scope]等組件。后端則采用java 語(yǔ)言編寫(xiě)，實(shí)現(xiàn)具體的功能接口。

前端頁(yè)面的年度查詢(xún)條件代碼示例如下：

年度

onKeyUp="value=value.replace(/[^d]/g,'')" value="<%=year

%>" style='width:80px'/>

后端代碼如下：

public class DbUtil_xjtu extends BaseBean{

public static String dbcompareDate(String date1,String

date2){

String res="";

DateFormat dateFormat=new SimpleDateFormat("yyyy-MM

dd");

try {

Date d1 = dateFormat.parse(date1);

Date d2 = dateFormat.parse(date2);

if(d1.equals(d2)){

System.out.println(date1+"="+date2);

res= "green";

}else if(d1.before(d2)){

System.out.println(date1+"在"+date2+"之前");

res= "red";

}else if(d1.after(d2)){

System.out.println(date1+"在"+date2+"之后");

res= "blue";

}

} catch (ParseException e) {

// TODO Auto-generated catch block

e.printStackTrace();

}

return res;

}

}

此函數(shù)運(yùn)用在督辦臺(tái)賬中，做督辦辦結(jié)日期、限辦日期的時(shí)間先后對(duì)比，分別返回三種標(biāo)識(shí)。

通過(guò)信息化手段實(shí)現(xiàn)督辦功能后，2018 年完成學(xué)校重點(diǎn)工作督辦110 項(xiàng)，重點(diǎn)專(zhuān)項(xiàng)工作50 多項(xiàng)，兩會(huì)決策事項(xiàng)200多項(xiàng)，年終辦結(jié)率98%，報(bào)送《督辦簡(jiǎn)報(bào)》、專(zhuān)報(bào)20 多期。通過(guò)該系統(tǒng)的使用，達(dá)到了四個(gè)目標(biāo)：一是實(shí)現(xiàn)了督辦工作的信息化，提高了規(guī)范化、電子化、制度化程度，提升了督辦效能；二是督辦工作做到了實(shí)時(shí)查詢(xún)、實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)，督辦進(jìn)度公開(kāi)，有利于督辦的監(jiān)督考核；三是督辦與考核關(guān)聯(lián)，督辦的結(jié)果直接影響到單位績(jī)效，對(duì)單位提高重視程度，加快督辦事情辦理進(jìn)度起到了積極的督促作用；四是督辦系統(tǒng)充當(dāng)了領(lǐng)導(dǎo)眼中的“千里眼”和“順風(fēng)耳”，當(dāng)起了“店小二”，對(duì)推動(dòng)督辦工作的進(jìn)展真正起到了參謀助手的作用。