企業(yè)檔案管理中大數(shù)據(jù)分析法的應用

黃華

[摘? ? 要] 伴隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，信息化的數(shù)據(jù)存儲形式已經(jīng)是整個時代的發(fā)展的必然，方便人們查詢和共享信息，為人們獲取信息提供了方便。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，企業(yè)檔案管理也受到一定程度的影響。為了提高企業(yè)檔案管理的質(zhì)量，企業(yè)必須不斷加強管理，合理應用大數(shù)據(jù)分析法，進而促進網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下企業(yè)的現(xiàn)代化管理。完善現(xiàn)有企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，優(yōu)化工作流程，提高工作效率和質(zhì)量。

[關(guān)鍵詞] 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境;企業(yè)檔案管理;大數(shù)據(jù)分析法

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 21. 071

[中圖分類號] G271? ? [文獻標識碼]? A? ? ? [文章編號]? 1673 - 0194（2019）21- 0180- 02

0? ? ? 引? ? 言

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，對企業(yè)人力資源管理提出了更嚴格的要求，企業(yè)檔案管理作為企業(yè)的主要工作內(nèi)容，必須與時俱進，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息管理。大數(shù)據(jù)分析法作為一種科學的管理模式合理應用可以提升管理質(zhì)量與效果。

1? ? ? 大數(shù)據(jù)分析方法在企業(yè)檔案管理技術(shù)手段

1.1? ?數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)

數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)是通過對信息內(nèi)容所包含的數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)的挖掘和分析，探索其在大量數(shù)據(jù)信息中的內(nèi)在規(guī)律。在實踐中，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)主要是通過數(shù)據(jù)準備、查詢和實施等幾個過程來實現(xiàn)的。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應用可以有效地提高決策的效果和質(zhì)量。通過日常管理中數(shù)據(jù)信息的集中處理和集成，一些企業(yè)會發(fā)現(xiàn)企業(yè)的數(shù)據(jù)信息量大、信息量大，信息冗余問題嚴重。毫無疑問，這種情況的存在給數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的準備帶來了一些困難，因為企業(yè)信息數(shù)據(jù)庫的功能還不完善，即信息數(shù)據(jù)的登記、檢索和統(tǒng)計。在大量信息數(shù)據(jù)中找不到的風險數(shù)據(jù)的值。在這方面，有必要對數(shù)據(jù)和信息進行系統(tǒng)的分析和深入的挖掘，挖掘其內(nèi)在規(guī)律和價值。

1.2? ?數(shù)據(jù)收集和傳播技術(shù)

從計算機的角度來看，在信息傳遞過程中，無論什么樣的信息是可變的，為了保證信息的真實性，都有必要在信息傳遞過程中對信息進行系統(tǒng)的處理。因此，在信息發(fā)布過程中，員工應加強信息的處理，加強管理，確保信息的有效傳遞。然而，在信息傳輸過程中，計算機信息處理技術(shù)相對煩瑣，其工作過程相對復雜，因為在信息收集和整理過程中，計算機信息處理技術(shù)必須高效、方便，需要通過數(shù)據(jù)采集和傳播技術(shù)對數(shù)據(jù)進行合理配置，并進行整理、系統(tǒng)處理，以確保信息的內(nèi)在價值和功能。

在信息管理中，計算機系統(tǒng)并不簡單地處理各種信息數(shù)據(jù)，而是要對不同信息技術(shù)的內(nèi)在關(guān)聯(lián)性進行探討，深入分析，綜合其關(guān)聯(lián)性特點，強化安全管理，要針對各種信息進行系統(tǒng)的驗證和分析，進而在根本上保證各種信息的安全性。信息安全技術(shù)的應用可以達到這一效果。信息安全技術(shù)的管理不僅可以提高信息處理的質(zhì)量，而且可以保證信息的準確性。

1.3? ?信息處理與存儲技術(shù)

在“大數(shù)據(jù)”環(huán)境下，由于信息量大、內(nèi)容復雜，這些信息在網(wǎng)絡(luò)中有著密切的關(guān)系，形成了相關(guān)的結(jié)構(gòu)。在這種情況下，信息處理必然存在一些問題和不足，為了提高信息處理的質(zhì)量和速度，在短時間內(nèi)在海量信息中快速、準確地找到信息內(nèi)容，準確分析用戶的瀏覽信息，就要通過信息技術(shù)數(shù)段，利用信息處理與存儲技術(shù)存儲和分析用戶的相關(guān)數(shù)據(jù)信息以及數(shù)據(jù)庫中周圍的相關(guān)內(nèi)容，以加快數(shù)據(jù)的響應速度。

2? ? ? 大數(shù)據(jù)時代下的企業(yè)檔案管理的優(yōu)勢

2.1? ?高準確率

傳統(tǒng)的檔案管理中，管理者主要是通過手工記錄，核對，最后確認。沒有計算機技術(shù)的支持，只能通過計算機進行統(tǒng)計，很難保證在整個過程中出現(xiàn)統(tǒng)計錯誤，并且最為重要的一點就是會計人員的信息造假可能直接導致檔案管理系統(tǒng)運作出現(xiàn)危機。相比于傳統(tǒng)的檔案管理，信息化的使用給檔案管理工作者帶來一個良好工作途徑，大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)檔案管理基于信息化進行，一方面保證了整個運行過程的透明化，另一方面可以直接保證檔案管理統(tǒng)計的準確度。能夠及時地反映公司的整個檔案管理情況，對于出現(xiàn)的問題能夠及時發(fā)現(xiàn)，為決策者提供一個良好的數(shù)據(jù)依據(jù)。數(shù)據(jù)化的檔案管理在保證了數(shù)據(jù)的準確性，防止相關(guān)人員進行數(shù)據(jù)造假，能夠給公司的運行提供及時的指導意見。

2.2? ?高效化管理

信息化的發(fā)展給檔案管理者帶來了良好的管理途徑，管理者獲取信息的途徑增多，企業(yè)的各個部門之間的聯(lián)系增多，信息的傳遞更加透明化。檔案管理部門能夠第一時間獲取公司的生產(chǎn)資料和生產(chǎn)情況，根據(jù)公司的運營情況及時調(diào)整戰(zhàn)略計劃，完善整個公司的發(fā)展。大數(shù)據(jù)同樣能夠在短時間內(nèi)進行數(shù)據(jù)的管理和整合，對于同行業(yè)或者公司的發(fā)展，大數(shù)據(jù)能夠提供一個良好的檔案管理，調(diào)動信息的流通，從而提高公司效益。

2.3? ?深入分析數(shù)據(jù)

智能檔案管理中，管理者可以通過大數(shù)據(jù)了解公司的運行的基本情況，對于數(shù)據(jù)反映的問題能夠做出及時的調(diào)整，保證公司的正常運行。大數(shù)據(jù)的好處之一就是能夠?qū)崟r地實現(xiàn)數(shù)據(jù)的監(jiān)控，在公司的運行過程中，如果出現(xiàn)了一個方面的數(shù)據(jù)異?；蛘咂钶^大，管理者可以很好地通過分析了解問題的本源，相對于傳統(tǒng)的檔案管理統(tǒng)計，智能化的檔案管理就能夠很好地利用數(shù)據(jù)資源，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的價值，同時能夠把各個部門的資金流向詳細的展示出來，方便公司管理和提高效率。

3? ? ? 大數(shù)據(jù)分析法在企業(yè)檔案管理中的應用分析

在企業(yè)檔案管理過程中要合理的應用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)與手段，在實踐中要重視管理技術(shù)與設(shè)備的引入，加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)，利用大數(shù)據(jù)提升服務質(zhì)量，其具體如下。

3.1? ?引進先進的管理技術(shù)和設(shè)備

加強企業(yè)檔案管理信息技術(shù)的應用，通過大數(shù)據(jù)分析法整合企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)的實際情況，并無縫銜接。只有這樣，才能為人力資源管理信息化的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。因此，在實踐中，運用各種先進的技術(shù)手段和設(shè)備，建設(shè)一個完整的網(wǎng)絡(luò)信息管理平臺。

對此，在實踐中更要重視硬件與軟件設(shè)備的管理，基于企業(yè)檔案管理的實際狀況合理的配置相關(guān)設(shè)備，基于大數(shù)據(jù)為支持，應用智能化的軟件系統(tǒng)，在軟件硬件以及大數(shù)據(jù)分析技術(shù)的支持之下，實現(xiàn)對企業(yè)檔案管理的信息化、智能化管理。

3.2? ?加強檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)

檔案信息數(shù)據(jù)庫在查詢、檢索、統(tǒng)計和快速生成表格方面具有顯著的優(yōu)勢，但在實踐中不能滿足相關(guān)人員對檔案信息的組織識別。通過實踐中的全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，對材料評估等工作可以從根本上提高企業(yè)檔案利用的工作效率，系統(tǒng)地整合各類信息，深化企業(yè)檔案信息的開發(fā)利用。有效提高工作效率和質(zhì)量，是保護單位檔案的重要途徑。全文信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)可以根據(jù)咨詢的需要進行簡化。

完善的企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的建設(shè)，以具體的管理權(quán)限為基礎(chǔ)，可以實現(xiàn)逐層企業(yè)檔案局域網(wǎng)的建設(shè)，利用局域網(wǎng)可以實現(xiàn)信息的鏈接，并可以進行檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。它可以提高檔案管理的有效性，真正實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化。在實踐中，必須構(gòu)建完善的企業(yè)管理信息中間線，充分發(fā)揮其指導和技術(shù)支持的作用，規(guī)范企業(yè)檔案信息的流通渠道。

3.3? ?通過大數(shù)據(jù)分析提升服務質(zhì)量

通過對數(shù)據(jù)資源流向、流量和流量的分析，計算分析了數(shù)字檔案的需求和服務能力，合理確定了數(shù)字檔案的服務資源，實現(xiàn)了資源共享。同時，利用信息數(shù)據(jù)對顧客滿意度、資源的利用和分配以及發(fā)展趨勢進行深入分析，通過信息循環(huán)的方式進行反饋處理，實現(xiàn)了信息導航、讀者服務等功能，真正實現(xiàn)了以數(shù)據(jù)為導向的服務模式。

基于大數(shù)據(jù)庫的資源平臺改造，通過資源整合和統(tǒng)一調(diào)度應用，解決了資源共享和專業(yè)資源與本地資源在不同領(lǐng)域的整合問題。作為整體綜合資源的重要組成部分，對用戶不同維度的信息內(nèi)容進行了匯總和細化，并基于這些維度構(gòu)建數(shù)據(jù)立方體，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)資源的預測和分析。這將有效地提高資源利用的效率和質(zhì)量。

4? ? ? 大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)轉(zhuǎn)型與大數(shù)據(jù)檔案的管理策略探究

4.1? ?轉(zhuǎn)變觀念

企業(yè)的檔案管理人員是整個檔案工作順利進行的保證，檔案人員的辦事效率直接決定了公司檔案的管理。因此，在檔案管理過程中，檔案管理人員要及時改變傳統(tǒng)的管理思路，積極地借助于大數(shù)據(jù)，進行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和檔案的分析，對于出現(xiàn)的問題要及時反映和統(tǒng)計出來，給決策者提供一個良好的數(shù)據(jù)依據(jù)。在檔案管理方面，增加檔案管理人員的積極性，及時掌握相關(guān)檔案統(tǒng)計軟件的基本知識，加強檔案知識的掌握，提高綜合能力。能夠?qū)φ麄€檔案運行情況進行一個客觀的分析，對于屬于中發(fā)現(xiàn)的問題及時反映，降低檔案風險，保證公司的正常良好運行。

在檔案管理過程中，及時培養(yǎng)從業(yè)人員的管理意識，指導具體的管理意見能夠落實到具體的管理中，及時進行總結(jié)，建立完善的管理體系，確保檔案管理從根本上發(fā)生改變和革新，增強公司的風險識別能力和掌控能力，提高公司的運行效益。

4.2? ?提高企業(yè)的信息化建設(shè)

智能檔案依靠大數(shù)據(jù)和信息化，主要是在信息化的背景下進行的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，因此，信息化的建設(shè)對于企業(yè)的檔案管理有著重要的作用。智能檔案一方面能夠減少從業(yè)人員的計算量和核對的時間，另一方面也對整個數(shù)據(jù)的準確度有一個良好的保證。檔案管理人員在檔案管理過程中，要及時發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計意義，對于數(shù)據(jù)反映出來的問題及時報告出來。信息化建設(shè)能夠很好地整合各個部門之間的資源，能夠很好地反映每一個部門出現(xiàn)的問題，方便管理者有針對性地提出解決方案。同時，加強信息化建設(shè)能夠很好地保證檔案的管理的透明度，及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)運行過程中出現(xiàn)的問題，對應的調(diào)整公司發(fā)展戰(zhàn)略，提高整個市場中的競爭力。

5? ? ? 結(jié)? ? 語

企業(yè)檔案管理是一項長期、系統(tǒng)的管理工作。在管理過程中，管理者要與時俱進，不斷完善自己的管理理念，在實踐中探索合適的檔案管理方法和手段，全面促進檔案管理的有效發(fā)展。完善企業(yè)制度，強化檔案管理觀念，提高企業(yè)檔案工作者的綜合素質(zhì)和能力，實現(xiàn)現(xiàn)代化、規(guī)范化、科學化的管理模式，為企業(yè)的發(fā)展提供寶貴的檔案信息資源。

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