探析行政文件管理信息的電子化應(yīng)用

李立

行政文件是國(guó)家各級(jí)行政機(jī)構(gòu)的重要文件，是反映各級(jí)行政機(jī)構(gòu)的行政能力和行政信息的一個(gè)重要保障和體現(xiàn)。行政文件在我國(guó)各個(gè)階層的行政機(jī)構(gòu)都有著巨大的作用，是提升行政機(jī)構(gòu)工作效率和工作質(zhì)量的重要條件之一。各級(jí)行政機(jī)構(gòu)不但要定期對(duì)行政文件進(jìn)行檢查，查閱和審視，還要不定期對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)和規(guī)劃，以方便工作人員能夠及時(shí)對(duì)行政文件進(jìn)行查看和信息傳達(dá)，是行政企業(yè)信息傳遞的重要途徑之一。由于行政文件眾多，所欲每個(gè)部門(mén)、每個(gè)科室都建立屬于本科室的文件分類(lèi)，以方便人們查閱。在進(jìn)行文件傳閱的時(shí)候，由于傳閱文件大部分都是紙質(zhì)的，所以這將對(duì)紙張?jiān)斐删薮蟮睦速M(fèi)，對(duì)環(huán)境也造成了破壞。

一、行政文件管理信息的電子化應(yīng)用優(yōu)點(diǎn)

（一）便于使用和檢索，避免浪費(fèi)，辦公效率大大 提高

現(xiàn)如今，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，人們的生活水平得到了巨大的提升?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)普及到各家各戶(hù)之中。網(wǎng)絡(luò)電子信息文件是在計(jì)算機(jī)上建立信息文檔，然后通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)對(duì)其的傳播和管理、規(guī)劃。由于互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息文件還可以做到手工搜索，自動(dòng)分類(lèi)，人工分類(lèi)等一系列功能，這樣不但可以提升工作效率還可以減少對(duì)紙張的浪費(fèi)，保護(hù)環(huán)境。

現(xiàn)如今，光盤(pán)、U盤(pán)的出現(xiàn)能在極大程度上減少對(duì)紙張的使用，將電子信息文件存儲(chǔ)在光盤(pán)和U盤(pán)之中可以有效的將其攜帶，避免攜帶大量紙張，減輕了攜帶上的負(fù)擔(dān)。與此同時(shí)，建立電子信息文件還可以有效地提升人們的工作效率，減輕人們的工作負(fù)擔(dān)。

（二）提高了行政文件傳輸?shù)目焖?、安全和?zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)資源的共享

在過(guò)去沒(méi)有網(wǎng)絡(luò)的時(shí)代，人們?cè)谶M(jìn)行信息傳遞的時(shí)候都是依靠紙張來(lái)進(jìn)行傳遞，例如飛鴿傳書(shū)，這樣往往要花費(fèi)許多的時(shí)間和精力，而且傳遞的成功率還較低。然而網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的來(lái)臨就大大解決了這一問(wèn)題。比起傳統(tǒng)的人力傳輸、動(dòng)物傳播，網(wǎng)絡(luò)傳播更具有速度快，準(zhǔn)確性較高的特點(diǎn)。在以往的行政文件傳播的過(guò)程中，人們往往要通過(guò)查找，審批才能對(duì)其進(jìn)行信息的傳遞，這嚴(yán)重影響著人們的工作效率，如果文件未能夠及時(shí)送達(dá)，這將嚴(yán)重影響著人們的時(shí)間和辦事，導(dǎo)致事件延誤。電子信息文件可以有效的解決這一問(wèn)題，各行政機(jī)關(guān)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)對(duì)各級(jí)機(jī)關(guān)的控制和信息的下達(dá)，網(wǎng)絡(luò)的速度可以做到信息瞬間的傳遞，所以這將提升人們的工作效率。與此同時(shí)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在發(fā)布信息的時(shí)候也不需要針對(duì)每一個(gè)人進(jìn)行信息的傳遞，可以將其發(fā)送到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，各職員自行前往查看，實(shí)現(xiàn)資源的共享，提升工作效率。

二、行政文件管理信息的電子化應(yīng)用缺點(diǎn)

（一）行政文件管理軟件沒(méi)有信息管理功能，缺乏安全性

由于行政文件管理信息化應(yīng)用還不被普及，所以在應(yīng)用方面還存在這許許多多的弊端。在各級(jí)別行政部門(mén)所配備的設(shè)備不同，所以導(dǎo)致相關(guān)APP不能通用，進(jìn)而不能互相協(xié)調(diào)，導(dǎo)致信息文件管理不能實(shí)現(xiàn)同步和公用，嚴(yán)重約束了文件管理進(jìn)程，缺乏相應(yīng)的安全性。

（二）標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高，兼容性問(wèn)題大

行政文件管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，行政文件管理業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類(lèi)檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差;檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)單位或某個(gè)專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了行政文件管理信息工作電子化。

（三）行政文件管理人員的素質(zhì)有待提高

由于目前我國(guó)信息化電子行政文件管理正處于初期發(fā)展階段，所以各級(jí)行政機(jī)構(gòu)的執(zhí)行能力和人才管理能力都大有不足，從當(dāng)前的行政管理工作人員來(lái)看，很少有人能真正懂得如何執(zhí)行行政文件管理信息的電子化應(yīng)用，計(jì)算機(jī)使用能力不足是當(dāng)前行政文件管理人員的通病之一，盡管現(xiàn)代設(shè)備在不斷的變得先進(jìn)，但是使用人員技術(shù)能力不足，也無(wú)法對(duì)其進(jìn)行充分的發(fā)揮。

三、針對(duì)電子文件的缺點(diǎn)解決措施

（一）針對(duì)安全性問(wèn)題

在行政部門(mén)文件傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)中設(shè)置隔離路由器或應(yīng)用混合秘鑰技術(shù)。技術(shù)人員要根據(jù)實(shí)際情況，設(shè)置隔離路由器，通過(guò)屏蔽不在范圍內(nèi)的IP地址這個(gè)簡(jiǎn)單的隔離方法，電子文件就會(huì)在某一范圍的局部網(wǎng)絡(luò)內(nèi)傳輸，防止文件流向外網(wǎng)。也可以通過(guò)設(shè)置防火墻的方法，對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行過(guò)濾，檢測(cè)不安全的攻擊行為。應(yīng)用混合秘鑰技術(shù)：把需要傳輸?shù)碾娮游募用芎髠鞯椒?wù)器，在服務(wù)器端由需要使用文件的人員完成文件的解密和驗(yàn)證就可完成文件的安全傳輸。

（二）人員知識(shí)結(jié)構(gòu)變革

在行政文件管理信息的電子化應(yīng)用的過(guò)程中，人工因素是不可缺少的一部分。專(zhuān)業(yè)的人員可以保證技術(shù)的專(zhuān)業(yè)性。技術(shù)的專(zhuān)業(yè)程度將導(dǎo)致應(yīng)用項(xiàng)目的成與否。人員知識(shí)結(jié)構(gòu)變革，不僅涉及到了專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，還包括了項(xiàng)目管理人員、特種作業(yè)人員、后期維護(hù)人員等大大小小幾十個(gè)專(zhuān)業(yè)人員組成的團(tuán)隊(duì)共同協(xié)作。每一個(gè)專(zhuān)業(yè)人員都是在這條項(xiàng)目鏈上都是不可缺少的一部分，他們將影響整個(gè)項(xiàng)目推行的始與終。人力資源作為當(dāng)今社會(huì)上最重要的資源之一，對(duì)整個(gè)人員知識(shí)結(jié)構(gòu)變革項(xiàng)目的順利進(jìn)行起到不可代替的作用。各級(jí)行政部門(mén)應(yīng)該定期的對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，與此同時(shí)該企業(yè)還需要不定期的對(duì)員工進(jìn)行考核，根據(jù)相關(guān)技術(shù)的專(zhuān)業(yè)程度進(jìn)行劃分，采用優(yōu)中選優(yōu)的辦法對(duì)技術(shù)人員進(jìn)行項(xiàng)目安排。

（三）解決電子文件兼容問(wèn)題

行政部門(mén)要統(tǒng)一軟件使用標(biāo)準(zhǔn)，引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，不斷提升行政文件電子化管理的水平。技術(shù)管理人員需要構(gòu)件資源共享平臺(tái)，加強(qiáng)文檔管理，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息的共享， 提升管理的效率，為工作的具體開(kāi)展創(chuàng)造良好的條件，為制定科學(xué)合理的決策提供重要的參考依據(jù)。

四、結(jié)語(yǔ)

行政文件管理信息的電子化應(yīng)用將行政部門(mén)推向了一個(gè)新的時(shí)代，信息時(shí)代的來(lái)臨促進(jìn)者一代又一代人們不停前行，雖然我國(guó)行政信息化管理還處于發(fā)展階段，但我相信在不久的將來(lái)，我國(guó)行政文件信息化應(yīng)用管理一定會(huì)走向世界，發(fā)展成為世界一流的管理模式。

（作者單位：寧夏天鷹電力物資有限公司）