加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案信息化管理探析

余靜

摘 要：最近幾年，經(jīng)濟(jì)與社會(huì)在不斷進(jìn)步、發(fā)展，帶有一定公益性質(zhì)的事業(yè)單位為更好地履行職能，就需要人員發(fā)揮主觀能動(dòng)性，而這有賴于人事檔案資源提供支持，作為檔案部門(mén)應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，認(rèn)識(shí)到人事檔案信息化管理的重要性，并探索有效的策略加強(qiáng)人事檔案信息化管理，助力事業(yè)單位的運(yùn)作與發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;檔案管理;信息化

在當(dāng)今的網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，盡管事業(yè)單位的人事檔案管理模式有所革新，但部分事業(yè)單位的人事檔案管理效率仍然較低，這不僅因?yàn)閱挝坏闹匾暥炔蛔?，影響人事檔案信息化管理的統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)，還因?yàn)槿耸聶n案信息的安全管理機(jī)制不完善、檔案人員的信息化素質(zhì)水平不夠高，阻礙檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，導(dǎo)致人事檔案管理的效能得不到充分的發(fā)揮，進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案信息化管理勢(shì)在必行。

1 加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案信息化管理的重要性

人事檔案是職工的全部履歷，涉及到單位職工的個(gè)人信息、工作表現(xiàn)和工作資歷等，是職工參與工作和社會(huì)活動(dòng)的履歷證明，對(duì)職工的組織關(guān)系、薪資福利等利益有重要影響，管理好這些檔案資料不但有助于事業(yè)單位履行行政管理職能，還能成功激發(fā)職工的工作熱情，使其為單位的發(fā)展貢獻(xiàn)更大力量。正因?yàn)槭聵I(yè)單位人事檔案記錄的信息具有多樣化特征，如果在信息時(shí)代繼續(xù)使用傳統(tǒng)的管理辦法，一旦紙質(zhì)文件破損就難以修復(fù)，導(dǎo)致信息丟失，影響無(wú)法預(yù)測(cè)。即便對(duì)人事文件進(jìn)行細(xì)致分類，但手工管理模式也會(huì)使檔案查詢消耗大量資源，容易在厚厚的文件中有遺漏，不利于獲取必要的材料。此外，在使用人事檔案時(shí)容易打亂文件的順序，影響后續(xù)工作的開(kāi)展。在人事檔案管理中運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)就顯得至關(guān)重要，不僅可以輕松復(fù)制人事信息，避免丟失，而且便于攜帶，可以確保文件的簡(jiǎn)單性，永久保存信息，讓使用者可以便捷搜索，提高檢索信息的準(zhǔn)確性，強(qiáng)化對(duì)原始文件的保護(hù)。換言之，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式效率較低，難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，信息化管理成為今后幾十年的發(fā)展趨勢(shì)。

2 加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案信息化管理的策略建議

2.1 促進(jìn)統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)

事業(yè)單位人事檔案信息化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，單位的領(lǐng)導(dǎo)必須注重人事檔案管理信息化建設(shè)，下定決心解決信息化管理水平較低、和單位的運(yùn)作不適應(yīng)等問(wèn)題，自上而下統(tǒng)一組織領(lǐng)導(dǎo)，確保人事檔案信息化管理的進(jìn)度與質(zhì)量。事業(yè)單位還要從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，統(tǒng)一制定信息化建設(shè)規(guī)劃，明確人事檔案信息化管理的指導(dǎo)原則、思想，提出可行的目標(biāo)與任務(wù)，按部就班落實(shí)人事檔案信息化管理策略。與此同時(shí)，統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)管理，促進(jìn)各管理信息系統(tǒng)的協(xié)調(diào)與整合，以共享人事檔案信息為基礎(chǔ)統(tǒng)一數(shù)據(jù)管理，建立規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn)一致的數(shù)據(jù)管理規(guī)則、應(yīng)用規(guī)則;統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和工作規(guī)范，如人事文件、檔案的存儲(chǔ)壓縮規(guī)范、數(shù)據(jù)加密技術(shù)規(guī)范、數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)、水印技術(shù)規(guī)范、軟硬件技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。

另外，事業(yè)單位要按照自身工作特征及需求完善人事檔案信息化管理制度，使信息化工作有章可循，規(guī)范人事檔案數(shù)據(jù)與信息的整理、保存、使用、轉(zhuǎn)發(fā)等工作，避免重復(fù)。如在利用人事檔案的流程中，應(yīng)先由查閱者提出書(shū)面申請(qǐng)，即便是人事檔案所有者也要提供含有查閱的時(shí)間、原因、本人簽名等內(nèi)容的申請(qǐng)書(shū);接下來(lái)利用所需人事檔案的姓名、性別、工作經(jīng)歷等信息，如果要查閱原件就需有第三人在場(chǎng)，需要復(fù)印還應(yīng)說(shuō)明目的等等，提升人事檔案信息管理及使用的規(guī)范化程度。

2.2 注重完善檔案信息化管理安全機(jī)制

人事檔案信息化管理需要建立安全機(jī)制，這是事業(yè)單位推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的基本保障。即檔案部門(mén)要建立人事檔案信息管理制度，完善現(xiàn)有人事檔案信息的安全保障機(jī)制。要注意針對(duì)日常人事檔案信息做好備份工作，并建立檔案恢復(fù)機(jī)制，提升所存儲(chǔ)檔案信息的安全性;檔案人員要增強(qiáng)人事檔案信息安全管理意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)使用信息技術(shù)對(duì)人事檔案管理工作的價(jià)值及潛在的安全威脅，保證使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的安全性，預(yù)防因遭受第三方攻擊而造成人事檔案信息被篡改甚至外泄;檔案人員必須按照規(guī)章制度規(guī)范操作計(jì)算機(jī)，做到人事檔案信息保存計(jì)算機(jī)專用，并分開(kāi)存儲(chǔ)紙質(zhì)檔案、數(shù)字檔案;做好紙質(zhì)檔案的防盜工作，保證檔案庫(kù)房避光通風(fēng)，完善裝具及安全防護(hù)設(shè)施，在庫(kù)房安裝防盜、防火報(bào)警系統(tǒng)以及監(jiān)控系統(tǒng)等，或者使用警示性防盜安全紙張，提醒使用者檔案紙張是防盜的，禁止將其帶出保密區(qū)域，保證人事檔案信息的安全性、完整性。特別是要建立事業(yè)單位人事檔案信息安全技術(shù)保障機(jī)制，按照使用檔案信息的人的不同目的設(shè)定使用權(quán)限，按照不同密級(jí)確定人事檔案信息系統(tǒng)控制訪問(wèn)的許可范圍。例如落實(shí)異地備份、數(shù)據(jù)加密、防火控制等安全防護(hù)措施，為事業(yè)單位人事檔案信息化管理提供有效的安全保障、技術(shù)防范，構(gòu)筑檔案信息化建設(shè)的防護(hù)體系。

2.3 想辦法提升檔案人員的能力與素質(zhì)

提升事業(yè)單位檔案人員的業(yè)務(wù)能力與整體素質(zhì)，打造高水平檔案工作者隊(duì)伍，這是事業(yè)單位持續(xù)強(qiáng)化人事檔案信息化管理的保障。作為檔案人員務(wù)必要熱愛(ài)本職工作，刻苦鉆研人事檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，提升業(yè)務(wù)能力和工作技能。并且事業(yè)單位要嚴(yán)格建立檔案人員崗前培訓(xùn)制度、持證上崗制度，確保檔案人員在接受系統(tǒng)的、有效的崗前業(yè)務(wù)培訓(xùn)并獲得人事部門(mén)、檔案部門(mén)聯(lián)合頒發(fā)的上崗資格證書(shū)，才可以從事人事檔案管理工作。因?yàn)槭聵I(yè)單位的檔案隊(duì)伍中存在一些兼職的人，更換頻繁，最受他們歡迎的一種培訓(xùn)形式就是崗前培訓(xùn)，應(yīng)在現(xiàn)有的基礎(chǔ)課程中加入信息化管理的內(nèi)容，掃除檔案隊(duì)伍中的信息化文盲，幫助他們快速掌握人事檔案信息化管理的知識(shí)和基本技能。

與此同時(shí)，檔案人員不僅要熟悉本單位全體職工的概況，包括人員結(jié)構(gòu)、知識(shí)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)等，還要了解職工的背景、素質(zhì)特長(zhǎng)、工作表現(xiàn)等，及時(shí)為本單位的人力資源管理工作提供信息服務(wù)，把人事檔案管理工作變成單位人才開(kāi)發(fā)的參謀部。如檔案人員要熟悉家底，針對(duì)自己管理的人事檔案信息應(yīng)了如指掌。事業(yè)單位還要采取培訓(xùn)的方式培養(yǎng)一支素質(zhì)過(guò)硬的人事檔案信息化管理隊(duì)伍。一方面，可以組織檔案人員加入專題研討班、召開(kāi)專題研討會(huì)，營(yíng)造濃厚的人事檔案信息化管理的研究氛圍，針對(duì)相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行廣泛的交流和充分的討論。如組織檔案人員進(jìn)入在人事檔案信息化管理方面做得好的單位去學(xué)習(xí)，獲取經(jīng)驗(yàn)，提升其加強(qiáng)人事檔案信息化管理的緊迫感。另一方面，在人事檔案信息化管理中要對(duì)檔案人員實(shí)施信息系統(tǒng)操作培訓(xùn)，尤其是在信息化建設(shè)中要向檔案人員解釋業(yè)務(wù)流程，使其了解單位信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)，了解其他部門(mén)在業(yè)務(wù)流程中起到的作用，明確檔案部門(mén)的信息化工作內(nèi)容、和其他部門(mén)的關(guān)系等，基于信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)原型或參考模型開(kāi)展操作培訓(xùn)活動(dòng)，確保他們可以熟練操作人事檔案管理信息系統(tǒng)，提高信息化工作效率。

3 結(jié)語(yǔ)

不管新時(shí)代的事業(yè)單位人事制度如何變化，人事檔案管理的作用都不可取代，事業(yè)單位務(wù)必要提高重視人事檔案信息化管理的程度，特別是檔案人員在日常工作中要不斷促進(jìn)人事檔案管理系統(tǒng)化水平的提升，有效保護(hù)人事檔案信息的安全，同時(shí)積極參加學(xué)習(xí)和培訓(xùn)等活動(dòng)，提升信息化能力與素質(zhì)，逐步構(gòu)建科學(xué)的人事檔案信息化管理模式，保證事業(yè)單位更好地履行職能，實(shí)現(xiàn)健康有序發(fā)展。

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