辦公室檔案管理工作的信息化創(chuàng)新探索

張宇

摘 要：目前，各行各業(yè)都隨著我國的科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展在不斷的變革。在信息時(shí)代的大背景下，辦公室檔案管理工作的管理方式和管理技巧都需要進(jìn)一步的創(chuàng)新和優(yōu)化。信息化的檔案管理工作，既能很好的保證歷史文件不丟失，還能確保文件機(jī)密不被泄露，對于社會(huì)的安全穩(wěn)定具有重要意義。

關(guān)鍵詞：辦公室檔案管理;信息化;創(chuàng)新;變革

檔案管理信息化極大地提高了工作效率和查閱信息的準(zhǔn)確率，減免了因人為因素造成的誤差，因此它是非常值得推廣的工作辦法。然而，由于加入了信息技術(shù)，工作人員的專業(yè)素養(yǎng)也必須及時(shí)跟上，要熟練各種管理系統(tǒng)的操作，也要掌握有關(guān)檔案的多種電腦操作，在熟練的基礎(chǔ)上力求更快，以良好的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)面對工作挑戰(zhàn)。員工也要積極創(chuàng)新，管理部門更要帶頭創(chuàng)新，摒棄老舊條規(guī)。這樣部門的綜合能力會(huì)有顯著提高。

1 檔案管理

辦公室檔案管理信息化技術(shù)利用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)的采集和整理，從而實(shí)現(xiàn)智能化和數(shù)字化的檔案管理。信息化檔案管理具備3個(gè)較為明顯的特點(diǎn)：第一，將普通的紙質(zhì)記錄方式轉(zhuǎn)換為計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)方式。第二，將傳統(tǒng)的記錄存檔實(shí)現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡(luò)化，可以有效提升工作人員的工作效率。第三，遵循相關(guān)檔案管理政府部門的法律法規(guī)。此外，信息化檔案管理主要是利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，因此可以有效提升檔案資料的整理速度，還能體現(xiàn)出檔案管理的科學(xué)化和智能化。同時(shí)在建設(shè)檔案資料時(shí)，公共檔案信息資源庫和管理信息資源庫的建設(shè)要統(tǒng)一，確保基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，為檔案管理提供優(yōu)質(zhì)的保障。

2 辦公室檔案管理工作面臨的問題

2.1 管理理念的問題

受到傳統(tǒng)檔案管理理念的影響，檔案管理工作一般只重視檔案的存儲(chǔ)而忽視了檔案的應(yīng)用。實(shí)踐表明，在各個(gè)行業(yè)，檔案管理都對現(xiàn)實(shí)工作具有重要意義，尤其是在信息時(shí)代的背景之下，檔案信息量大，且具有很強(qiáng)的應(yīng)用價(jià)值，所以需要相關(guān)管理人員樹立服務(wù)意識(shí)，積極調(diào)整自己的觀念，確保檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)。

2.2 管理制度不健全

制度建設(shè)是打基礎(chǔ)、利長遠(yuǎn)的工作。要想使檔案管理工作高效進(jìn)行，首先必須要建立健全檔案管理制度，嚴(yán)格按照制度管理利用。檔案管理制度主要包括檔案收集、整理、分類、利用等步驟，需要做好存儲(chǔ)介質(zhì)分類、收集整理規(guī)范、保管期限界定、查閱借閱規(guī)定等工作。但是在實(shí)際工作中，有的單位沒有出臺(tái)檔案管理工作的制度和章程，有的出臺(tái)了也是一紙空文，沒有建立專門檔案室，沒有按照要求進(jìn)行檔案管理，這在一定程度上也影響了檔案工作效率提高。

2.3 管理方式的問題

檔案管理的方式過于落伍。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案信息的錄入一般是通過工作人員人工編輯錄入的，過程復(fù)雜，出錯(cuò)率高，且工作量巨大，不能及時(shí)對相關(guān)檔案信息歸檔。此外，在這種管理模式之下，檔案信息的檢索效率和準(zhǔn)確性都比較低，不能很好的發(fā)揮檔案資源的作用，還浪費(fèi)了大量的人力資源。

3 信息化背景之下檔案管理工作的開展

3.1 在業(yè)務(wù)上強(qiáng)化培訓(xùn)

一方面要做好人力資源工作，強(qiáng)化高素質(zhì)檔案專業(yè)人才的招聘和引進(jìn)，讓專業(yè)的人干專業(yè)的事，省時(shí)又省力。另一方面要本著實(shí)事求是、分類施策原則，挖掘現(xiàn)有人員潛力，定期開展檔案管理人員的教育培訓(xùn)，提高培訓(xùn)的針對性、實(shí)用性、有效性。比如對老員工應(yīng)強(qiáng)化信息自動(dòng)化方面培訓(xùn)，讓其熟練使用電腦操作，提高信息化水平和能力;對于年輕人則應(yīng)注重夯實(shí)基礎(chǔ)，傳授專業(yè)理論知識(shí)。同時(shí)，要幫助其克服“眼高手低”毛病，防止“一看就懂、一干不會(huì)”現(xiàn)象發(fā)生，在傳授專業(yè)理論知識(shí)的同時(shí)，注意傳幫帶，以老師傅帶小徒弟的形式，使年輕人能夠盡快上手、獨(dú)當(dāng)一面。

3.2 提供最佳的優(yōu)質(zhì)服務(wù)

信息化檔案管理工作都是以網(wǎng)絡(luò)為服務(wù)平臺(tái)進(jìn)行搭建。在進(jìn)行傳統(tǒng)的檔案管理工作時(shí)，一般情況下，工作人員都會(huì)使用手工編輯的方式進(jìn)行記錄存檔，在很大程度上限制了工作人員的工作效率。因此在信息時(shí)代，辦公室各個(gè)部門都展開了信息檔案管理工作，利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，可以隨時(shí)隨地調(diào)取任何檔案資料和信息，提升了工作效率。同時(shí)為了進(jìn)一步體現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的優(yōu)勢和價(jià)值，在搭建互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)平臺(tái)時(shí)，還要加強(qiáng)自動(dòng)化和智能化的工作，確保辦公室檔案管理工作的先進(jìn)性及科學(xué)性。

3.3 提高檔案信息的私密性

在檔案管理工作發(fā)展中，促進(jìn)其智能化、信息化、現(xiàn)代化的形式，也對檔案管理工作進(jìn)行了優(yōu)化與創(chuàng)新，但是在實(shí)施的過程中，還存在著一些風(fēng)險(xiǎn)，主要是由于信息化的管理是把檔案信息資源存放在了一個(gè)虛擬的網(wǎng)絡(luò)空間內(nèi)，如果硬件發(fā)生了問題，就會(huì)導(dǎo)致資源的丟失。對此，要針對存在的風(fēng)險(xiǎn)問題采取解決的措施，為檔案信息資源提高私密性與安全性。要對檔案管理工作高度重視，加強(qiáng)管理工作，在實(shí)際的操作與管理過程中，避免信息遭到破壞或泄露，要提高檔案信息的私密性，做好備份工作，為隱患問題做好防護(hù)措施，提高檔案信息的安全性。從而促進(jìn)檔案管理工作的開展，使其發(fā)揮出重要的價(jià)值。

3.4 創(chuàng)新思想觀念

傳統(tǒng)觀念總會(huì)有老舊的情況，會(huì)跟不上時(shí)代需求，因此及時(shí)創(chuàng)新檔案管理信息化的理念，會(huì)對工作產(chǎn)生積極的影響。我們需要以重視檔案的收集價(jià)值為基礎(chǔ)，提高實(shí)用的價(jià)值，在現(xiàn)在這個(gè)信息高速發(fā)展的社會(huì)，檔案管理人員必須擁有開放的思路和創(chuàng)新想法，時(shí)刻更新管理?xiàng)l例。

3.5 完善檔案精選系統(tǒng)

在實(shí)際工作過程中，檔案文件需要經(jīng)過起草、簽發(fā)和催辦，在以上過程全部完成以后，再進(jìn)行歸檔工作。整個(gè)過程都是通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)的，無論是原始的申請文件，還是后面的審批文件，都具有電子形式的文檔，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，一定要將原始的電子文件良好保存，在后期的核查和調(diào)用過程中才能更為方便準(zhǔn)確。隨著工作的不斷開展，會(huì)發(fā)現(xiàn)類似電子形式的檔案越來越多，這些檔案文件均以磁盤為載體，在保存和使用過程中都能更為便捷。因此，為了加強(qiáng)電子檔案的系統(tǒng)化管理，促進(jìn)檔案信息的真實(shí)性和實(shí)用性，在進(jìn)行檔案保存工作之前要先進(jìn)行檔案的精選，找到實(shí)用性價(jià)值較強(qiáng)的檔案加以科學(xué)管理，進(jìn)而為用戶提供更加便捷的服務(wù)。

4 結(jié)語

總而言之，新時(shí)期的檔案管理過程中，能否科學(xué)運(yùn)用現(xiàn)代的信息技術(shù)對檔案管理具有重要的意義。針對現(xiàn)階段存在的問題，企業(yè)還要做到具體問題具體分析，積極引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，更新企業(yè)計(jì)算機(jī)設(shè)備，培養(yǎng)與時(shí)俱進(jìn)的信息化人才，建立科學(xué)的檔案管理體系，同時(shí)能夠轉(zhuǎn)變?nèi)藛T的思想觀念，了解檔案存儲(chǔ)的意義，體現(xiàn)出檔案資料存在的價(jià)值，能夠讓檔案資料更好地服務(wù)于社會(huì)，通過以上措施，將有效改變企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，促進(jìn)企業(yè)在新時(shí)期良性發(fā)展。

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