淺談醫(yī)院辦公室的文檔管理

丁嘉穎

摘 要：辦公室文書信息工作屬于醫(yī)院內(nèi)部管理過程的關(guān)鍵部分之一，文書檔案出現(xiàn)在團(tuán)體、機(jī)關(guān)、企事業(yè)結(jié)構(gòu)等行政管理工作中， 屬于通用文書變?yōu)樯贁?shù)檔案的習(xí)慣叫法。辦公室文書資料管理是檢測醫(yī)院檔案管理的關(guān)鍵規(guī)范因素之一，其管理質(zhì)量的好壞對檔案信息的完整性與質(zhì)量均有較大的關(guān)系與重要作用。所以樹立文書檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，提高文書檔案的利用率，是新世紀(jì)環(huán)境下對醫(yī)院發(fā)展提出的新要求和新挑戰(zhàn)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院辦公室;文檔管理

1 當(dāng)前醫(yī)院文書資料管理工作的特征

1.1 文書檔案重點(diǎn)是以紙質(zhì)和其他載體記載發(fā)生的事情、過程記錄、物品保存、重要檔案為管理內(nèi)容

文書資料的管理關(guān)鍵主要是采集與儲存信息。分門別類的儲存，該過程的管理重點(diǎn)要放在采集、管理、制定目錄、儲存等過程。

1.2 文書資料載體的多元化

文書檔案包含多方面的信息，是醫(yī)院發(fā)展階段的有效反映與記載，行政控制、科技信息、新設(shè)施檔案、財(cái)務(wù)資料等均是文書檔案所包含的內(nèi)容[1]。因?yàn)槲臋n信息的多樣性，因此，文書檔案的儲存載體也存在多元化。比如，圖片、錄音、影像、協(xié)議以及責(zé)任書各種文件和各類電子資料等。

1.3 文書作業(yè)和文書資料之間的關(guān)系

文書作業(yè)包含資料的整理采集、立卷與歸檔，文書資料的管理包含信息的書寫內(nèi)容、文件的形式、是否實(shí)時(shí)歸檔等。文書作業(yè)能夠說是檔案管理的基礎(chǔ)與前提條件，文書管理的整個(gè)階段也是辦公室文書資料產(chǎn)生的過程。

2 辦公室文書檔案管理中存在的問題

2.1 醫(yī)院辦公室文書檔案意識薄弱

由于對醫(yī)院文書檔案的重要性宣傳不到位，致使長久以來醫(yī)院多偏重病案檔案，相對于病案檔案來說，很多人都認(rèn)為文書檔案無關(guān)大局，甚至認(rèn)為沒有存在的價(jià)值，對于文書檔案也是只保存不利用，這就造成了資源的嚴(yán)重浪費(fèi)，致使其利用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到預(yù)想的狀況。

2.2 醫(yī)院文書檔案管理的投入過低

由于醫(yī)療用房的緊張，醫(yī)院存放檔案的地方也十分有限;醫(yī)院文書檔案職責(zé)不明， 管理不完善，醫(yī)院文書檔案與醫(yī)療病歷檔案的存放按照檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)有不同的管理要求，相差甚遠(yuǎn)。隨著信息化的前進(jìn)，目前醫(yī)院文書管理的人工檢索方法，信息效率過低，不利于檔案 的整理、收集、利用和開發(fā)。

2.3 醫(yī)院在文書與檔案工作中存在的不規(guī)范現(xiàn)象

現(xiàn)下的檔案管理模式下存在這許多的不規(guī)范現(xiàn)象。例如：版記不全、文件使用不當(dāng)、分類不明確、用紙不達(dá)標(biāo)、辦理程序不規(guī)范、原稿文件缺損、裝訂不規(guī)范等現(xiàn)象。

2.4 醫(yī)院文書檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提高

目前，我國的檔案專業(yè)人員隊(duì)伍在理論水平、文化水平、專業(yè)素養(yǎng)等方面參差不齊。有些檔案管理工作人員缺乏文書檔案管理方面的必要專業(yè)知識，責(zé)任心主人翁意識的缺失。造成案卷的混亂和收集保存不齊全等現(xiàn)象，不符合辦公室文書檔案管理的規(guī)范準(zhǔn)則。[2]

3 針對醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作的優(yōu)化措施

3.1 強(qiáng)化醫(yī)院文書檔案管理工作的規(guī)范銜接

文件是檔案儲存的前提條件和基礎(chǔ)，文件質(zhì)量的好壞直接影響著檔案的質(zhì)量。高質(zhì)量的檔案取決于高質(zhì)量的文件收集。高水平的檔案管理也是建立在辦公室文書部門規(guī)范處理文件的基礎(chǔ)之上，實(shí)現(xiàn)文書、檔案工作一體化，要求文書人員嚴(yán)格把好文件等原始一手資料的質(zhì)量關(guān)。紙張大小、文件格式、筆支選取等都要實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，在公文辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)整理立卷及歸檔。文書部門立卷是文書工作的最后環(huán)節(jié)，也是檔案工作的開端。只有做好文書立卷歸檔才可以實(shí)現(xiàn)辦公室文書工作與檔案管理工作的完美銜接。

3.2 優(yōu)化文書檔案工作的硬件搭配

醫(yī)院需強(qiáng)化文書資料管理過程的資源引入，不但是人力資源的引入，還包含引入新技術(shù)與新設(shè)施，利用科學(xué)化的管理措施與設(shè)施來開展管理工作。在技術(shù)方面包含使用信息系統(tǒng)與電子科技等，進(jìn)行文書檔案的數(shù)字化管理，提升檔案使用率。在設(shè)施方面能夠選擇先進(jìn)的電子裝置，充實(shí)文書檔案的模式，達(dá)到文書資料的音像化與影像化。此外，對文書檔案的保存要尤為注意，落實(shí)好防火、抗潮、防蟲等措施，而且強(qiáng)化檔案穩(wěn)定管理，避免信息失竊引發(fā)嚴(yán)峻的資源泄露。

3.3 強(qiáng)化管理者的素質(zhì)教育工作，增強(qiáng)文書資料管理水平

在建立文書檔案管理機(jī)制的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)努力組織管理訓(xùn)練工作，增強(qiáng)管理者的工作水平，使之可以滿足考核體制中的工作規(guī)范。首先需提升領(lǐng)導(dǎo)人員對文書檔案工作的注重，加強(qiáng)文書資料管理過程的傳播力度，調(diào)動(dòng)中層領(lǐng)導(dǎo)、基層人員努力進(jìn)行文書檔案管理教育工作[3]。文書資料管理的確無法給醫(yī)院創(chuàng)造直接的經(jīng)濟(jì)利益，可是，唯有落實(shí)好文書資料管理工作，方可為醫(yī)院其它項(xiàng)目的穩(wěn)定進(jìn)行帶來保障，而且還對醫(yī)院經(jīng)營情況進(jìn)行記載，今后能夠有檔可用。在文書資料管理訓(xùn)練中，應(yīng)當(dāng)注意科學(xué)管理思想與新管理措施的引進(jìn)，經(jīng)過組織培訓(xùn)來全面提升文書檔案管者的綜合素養(yǎng)與管理水平。

3.4 提高醫(yī)院文書檔案管理工作人員的積極性

全面提高思想認(rèn)識，促進(jìn)文件材料的收集工作。把握好人員的變動(dòng)和調(diào)入關(guān)，增強(qiáng)文書檔案管理工作人員的責(zé)任感。充分調(diào)動(dòng)辦公室文書檔案管理人員的工作熱情，提高實(shí)事求是的工作態(tài)度，及時(shí)對從事相關(guān)文書檔案管理的人員進(jìn)行相關(guān)的待遇到位。

4 建立醫(yī)院文書歸檔的制度

健全檔案管理的規(guī)章制度，建立科學(xué)的檔案管理體系，是檔案管理的關(guān)鍵。[4]為妥善完整地保存各類重要文件全面反映醫(yī)院經(jīng)營和管理工作內(nèi)容，加強(qiáng)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化 、程序化規(guī)、范化，可著重加強(qiáng)以下幾個(gè)方面：

4.1 文書檔案立卷

歸檔的文件材料應(yīng)收集齊全完整，檔案文書管理員按照文書檔案立卷管理的時(shí)限做好本年度歸檔管理。歸檔文件的整理應(yīng)保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，遵循文件材料形成的基本規(guī)律，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。

4.2 檔案借閱

檔案室保存的檔案的主要功能是為本院職工查閱，外單位人員需持介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱。一般應(yīng)在檔案室進(jìn)行查閱，如果因?yàn)楣ぷ髦?，要外借檔案資料，借閱須辦理好手續(xù)，借期一般不超一個(gè)星期。檔案查閱者必須遵守保密規(guī)定，應(yīng)負(fù)責(zé)維護(hù)被查檔案的安全與完整，嚴(yán)禁在檔案上涂改或批注等，如遺失或損壞根據(jù)情節(jié)輕重予以處罰 。

5 結(jié)束語

文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案也是文件工作的發(fā)展和延續(xù)。文書檔案既可以儲存記錄醫(yī)院現(xiàn)在文書檔案管理建設(shè)的狀況，也是醫(yī)院過去發(fā)展歷程的縮影。要想為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展提供有利的保證;提高文書檔案利用率。就必須建立有效的工作程序和管理制度，搞好文書檔案工作的規(guī)范銜接，加強(qiáng)各部門之間的協(xié)作，提高醫(yī)院文書檔案工作的地位勢在必行。促進(jìn)文書檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，才能夠使得文書檔案利用率得以提高，為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展提供有利的保證。

參考文獻(xiàn)

[1]李道逸.淺析文書檔案管理中存在的問題及對策[J].經(jīng)濟(jì)與社會(huì)，2008.

[2]武潔.醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理的缺陷及對策研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（04）：126.

[3]梁軍萍.如何做好文書檔案管理工作[J].十堰職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2010，23（04）：03-04.

[4]李輝紅.試論文書檔案管理中存在的問題及對策[J].廣東科技，2009.