淺談建筑工程檔案管理的重要性及其規(guī)范化

李麗芳

摘 要：當(dāng)前，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)在不斷的發(fā)展，相對(duì)于各種行業(yè)的管理也在加強(qiáng)，尤其是對(duì)于檔案的管理有了更高的要求。所以，需要我們?cè)跈n案管理方面投入更多的精力和關(guān)注度。對(duì)于建筑工程行業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案的管理尤其重要。一個(gè)工程的檔案就是整個(gè)工程動(dòng)態(tài)的施工過(guò)程，而不是靜態(tài)的一些數(shù)據(jù)而已。我們進(jìn)行檔案的管理也是為了能夠更加科學(xué)規(guī)范地進(jìn)行實(shí)際的施工，使得整個(gè)企業(yè)變得井井有條。本篇文章就建筑工程檔案管理的重要性和規(guī)范化進(jìn)行討論。

關(guān)鍵詞：建筑工程;檔案管理;規(guī)范化

我們都很清楚地知道，對(duì)于建筑行業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案管理工作的規(guī)范化是關(guān)系到整個(gè)工程的施工狀態(tài)和進(jìn)展的，進(jìn)而也影響著建筑企業(yè)的利益問(wèn)題。同時(shí)，工程的檔案也是施工過(guò)程中的記錄，其中文件的有效性、完整性都對(duì)于工程完工后的驗(yàn)收和升級(jí)部門的審查等有著強(qiáng)有力的依據(jù)。所以，檔案管理在建筑工程中是非常重要的，管理檔案的工作人員也需要明確自身的職責(zé)，確保檔案的完整和有效，才可以順利地推動(dòng)工程檔案管理工作的有序進(jìn)行。

1 建筑工程檔案管理的重要性

建筑工程的檔案中通常都包含了以文字、表格、圖片等各種形式呈現(xiàn)出來(lái)的資料，這些都是具有他們的價(jià)值的。但是建筑企業(yè)的工程隨著時(shí)間的推移越來(lái)越多，關(guān)于工程的資料也就不斷增加。在施工之前的資料就包括任務(wù)書(shū)、上級(jí)文件、招標(biāo)文件、施工合同等;在實(shí)際的施工過(guò)程中還可能會(huì)有施工的材料文件、驗(yàn)收后的文件、質(zhì)量監(jiān)督文件等;在工程結(jié)束后，還有工程竣工的圖紙、材料結(jié)算等。通常來(lái)說(shuō)，這些資料都對(duì)施工的進(jìn)程有著非常詳細(xì)的描述，是最真實(shí)、最全面的進(jìn)程內(nèi)容，它們都對(duì)這個(gè)過(guò)程的質(zhì)量有著重要的影響。雖然這些只是一些資料，但是檔案管理是具有一定社會(huì)屬性的，而且在國(guó)家中也有著關(guān)于檔案管理的一些制度標(biāo)準(zhǔn)。無(wú)論是從企業(yè)的發(fā)展角度來(lái)講，還是從個(gè)人的工作角度來(lái)講，檔案管理都是有益的，有良好的社會(huì)價(jià)值。所以，我們需要對(duì)于檔案管理的工作給予重視，相關(guān)的工作人員也要做好這份工作。

2 建筑工程檔案管理的規(guī)范化措施

2.1 建設(shè)工程檔案管理工作的程序化

在工程的施工中，檔案一般都是統(tǒng)一按照分層的方式進(jìn)行管理，而具體實(shí)施時(shí)則體現(xiàn)在三個(gè)方面：

首先，實(shí)現(xiàn)檔案管理的體系化。在管理檔案時(shí)需要注重檔案的網(wǎng)絡(luò)化和信息化。網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行檔案的管理其實(shí)是方便了許多，但是因?yàn)橘Y料的數(shù)量實(shí)在太多，在網(wǎng)絡(luò)上管理時(shí)也需要進(jìn)行分層管理。在前幾年，有些單位已經(jīng)對(duì)于檔案管理進(jìn)行了一些改變，他們同時(shí)設(shè)置了檔案監(jiān)督小組、管理小組、檢查小組等，對(duì)檔案的工作進(jìn)行細(xì)分，這就把很多繁瑣的事情簡(jiǎn)單化了。

其次，監(jiān)督單位的檔案管理體系。工程師最開(kāi)始要對(duì)施工區(qū)域進(jìn)行監(jiān)測(cè)，從地形、環(huán)境等多個(gè)方面進(jìn)行考察，在施工時(shí)也需要從設(shè)備、儀器、土地建設(shè)等進(jìn)行監(jiān)理?，F(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理時(shí)，通常以巡視、平行檢驗(yàn)以及旁站等方式進(jìn)行監(jiān)督。因此，很多監(jiān)督資料就是在這其中逐漸豐富的。

最后，施工單位的管理體系。檔案的資料很復(fù)雜。來(lái)源也是廣泛，為了使得檔案可以保持完整和準(zhǔn)確，施工單位需要增設(shè)五個(gè)部門和一個(gè)集中的工作室。五個(gè)部門主要是包括工程部門、物資部門、計(jì)劃部門、財(cái)務(wù)部門以及技術(shù)質(zhì)量部門，一個(gè)工作室主要是整理和存放檔案的地方。這幾個(gè)部門都要同時(shí)對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)測(cè)，保證資料的準(zhǔn)確和全面。

2.2 檔案管理的組織和協(xié)調(diào)

每個(gè)建筑工程都會(huì)有一個(gè)單獨(dú)的檔案管理部門，這個(gè)部門主要就是實(shí)現(xiàn)對(duì)于施工中的資料收集和管理，并根據(jù)這些進(jìn)行分析和做出一些后續(xù)的指導(dǎo)。這樣可以使得工程的進(jìn)展更加有效協(xié)調(diào)，同時(shí)也可以幫助監(jiān)督和以后的檢查工作更加順利的進(jìn)行。所以，檔案管理的工作人員需要參加很多與此相關(guān)的會(huì)議討論，才可以把相關(guān)的數(shù)據(jù)傳達(dá)給不同部門的人員。除此之外，還需要跟進(jìn)檔案更新的進(jìn)度，企業(yè)需要安排人員對(duì)施工的具體情況進(jìn)行勘察，把檔案的內(nèi)容定期完善。最后，還需要加強(qiáng)工作人員對(duì)于現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用能力。企業(yè)可以組織工作人員進(jìn)行網(wǎng)上自主學(xué)習(xí)或者進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，使得工作人員的業(yè)務(wù)能力加強(qiáng)。而且很多規(guī)章制度也要更加深入了解，能夠?qū)崿F(xiàn)工程的規(guī)范化，也能為其他部門對(duì)資料的管理有更好的參考作用。

2.3 工程建設(shè)與檔案管理的協(xié)調(diào)發(fā)展

一般的工程施工的時(shí)間都會(huì)比較長(zhǎng)，從項(xiàng)目的開(kāi)始到正式動(dòng)工，從施工到竣工再到最后的收工都需要很長(zhǎng)的時(shí)間。因此，施工時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理的協(xié)調(diào)發(fā)展十分重要。通常檔案的確立都是從項(xiàng)目開(kāi)始階段就存在，還要在施工時(shí)進(jìn)行工程質(zhì)量的監(jiān)測(cè)，對(duì)相關(guān)的文件進(jìn)行整理和保存。要完善檔案管理的體系，就必須把工程的內(nèi)容都納入到管理范圍之中，使得檔案管理工作滲透到工程的各個(gè)階段，這樣的資料才是完整全面的。

2.4 確保措施的落實(shí)

如何保證企業(yè)的措施真正落實(shí)到位是最重要也是最關(guān)鍵的。因此，企業(yè)需要?jiǎng)?chuàng)立一個(gè)特殊的監(jiān)管部門，對(duì)于措施落實(shí)進(jìn)行監(jiān)督。還可以成立一些資料考核小組，定期收集檔案管理部門的每個(gè)階段都予以監(jiān)督，保證措施的真正落實(shí)和執(zhí)行效果。根據(jù)最終的檢查結(jié)果制定一些獎(jiǎng)懲制度，這樣員工的工作積極性也會(huì)有所提高，措施也會(huì)準(zhǔn)確地落實(shí)，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)是最有利的。

2.5 加強(qiáng)檔案管理工作人員的培訓(xùn)

現(xiàn)在的企業(yè)都注重人才的培養(yǎng)，在檔案管理工作中需要很多技巧方面的能力，所以工作人員必須要提高他們的綜合素質(zhì)，才可以使得工作順利開(kāi)展。企業(yè)可以定期安排工作人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，也可以聘請(qǐng)專業(yè)人士進(jìn)行檔案管理的演講，還可以加強(qiáng)與其他企業(yè)之間的交流合作，促進(jìn)檔案管理工作的提升。

3 結(jié)語(yǔ)

在建筑工程實(shí)施時(shí)，檔案管理的工作是對(duì)施工的每個(gè)階段都進(jìn)行記錄和監(jiān)測(cè)，它滲透到項(xiàng)目的始終，也是工程的核心內(nèi)容。因此，檔案管理對(duì)于資源的利用和管理都是非常重要的，對(duì)于項(xiàng)目的進(jìn)展也是很關(guān)鍵的。在檔案管理工作時(shí)，必須加強(qiáng)工作人員的綜合能力和素質(zhì)建設(shè)，完善相關(guān)體系，充分實(shí)現(xiàn)各部門之間的交流，使得資料有效、完整、全面，工程才可以順利進(jìn)行。

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