從企業(yè)維權(quán)看檔案開(kāi)發(fā)利用成效

段三紅

摘 要：水電建設(shè)項(xiàng)目因多種因素，存在變更索賠、勞務(wù)糾紛、提前超額預(yù)付相關(guān)款項(xiàng)、檔案高質(zhì)量按期移交等爭(zhēng)議問(wèn)題。本研究以此為背景，深挖檔案維權(quán)的重大意義;從技術(shù)變革創(chuàng)新帶來(lái)新挑戰(zhàn)、智能管理研究形成新思考、發(fā)展方式轉(zhuǎn)變提出新要求等方面，闡述檔案管理體制機(jī)制和檔案收集模式創(chuàng)新、管理創(chuàng)新的內(nèi)涵和意義，提出檔案精準(zhǔn)開(kāi)發(fā)利用前景。

關(guān)鍵詞：檔案維權(quán);智能協(xié)同;收集模式創(chuàng)新;開(kāi)發(fā)前景

1 案例概述

猴子巖公司的檔案維權(quán)主要體現(xiàn)在司法訴訟、工程審計(jì)、保險(xiǎn)理賠、設(shè)計(jì)優(yōu)化等諸多方面。現(xiàn)以司法訴訟為例展開(kāi)論述。2016年7月25日，某施工承包人（簡(jiǎn)稱以下乙方）向四川省康定市人民法院提起訴訟請(qǐng)求：判令被告國(guó)電大渡河猴子巖水電建設(shè)有限公司（以下簡(jiǎn)稱甲方）在尚未支付某工程項(xiàng)目工程款范圍內(nèi)，向原告支付1100萬(wàn)元的工程款。乙方利用檔案進(jìn)行法律維權(quán)，最終案件撤拆，為公司挽回經(jīng)濟(jì)損失1100萬(wàn)元。

2 實(shí)施背景

2.1 創(chuàng)新前現(xiàn)狀

水電建設(shè)項(xiàng)目因多種因素，存在變更索賠、勞務(wù)糾紛、提前超額預(yù)付相關(guān)款項(xiàng)、檔案高質(zhì)量按期移交等爭(zhēng)議問(wèn)題。猴子巖公司遇到類似麻煩。某施工承包人在業(yè)主尚未支付項(xiàng)目工程款范圍內(nèi)，要求業(yè)主向其支付1100萬(wàn)元的工程款。

2016年8月30日，甲方委托律師事務(wù)所了解案件情況并收集證據(jù)。2016年9月中上旬，甲方財(cái)務(wù)處、合同處會(huì)同律師事務(wù)所8人次到甲方檔案室或相關(guān)參建單位查閱、收集材料，甲方訴訟團(tuán)隊(duì)充分利用某工程項(xiàng)目相關(guān)合同類檔案4卷，支付、結(jié)算類檔案4卷，2011年8月～2015年相關(guān)工程款支付憑證類檔案216卷及其它資料，含照片、視頻、檔案系統(tǒng)及招投標(biāo)、合同、結(jié)算等業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)等電子文件，合計(jì)約168萬(wàn)字、8萬(wàn)張報(bào)表，查證翔實(shí)的相關(guān)合同、中間支付、完工結(jié)算等關(guān)鍵信息，提出了對(duì)相關(guān)司法民事裁定書的復(fù)議申請(qǐng)及違反法律規(guī)定及法定程序侵害我公司權(quán)利的異議，促使司法機(jī)關(guān)撤銷民事裁定。終為甲方減少經(jīng)濟(jì)損失1100萬(wàn)元。

2.2 創(chuàng)新需求、動(dòng)因

1）技術(shù)變革創(chuàng)新帶來(lái)新挑戰(zhàn)。猴子巖公司管理創(chuàng)新正在引發(fā)新的變革，由此將新的技術(shù)知識(shí)與管理方式、“互聯(lián)網(wǎng)+”思維引入公司檔案管理體制及工作機(jī)制之中，檔案收集模式隨之由零散性向智能化、網(wǎng)絡(luò)化、個(gè)性化發(fā)展。企業(yè)檔案工作只有敏銳把握科技創(chuàng)新發(fā)展趨勢(shì)，加強(qiáng)管理創(chuàng)新與自身革新，才能提升檔案可持續(xù)發(fā)展和服務(wù)能力。

2）智能管理研究形成新思考。猴子巖公司綜合分析企業(yè)經(jīng)營(yíng)環(huán)境、發(fā)展條件，積極研究水電企業(yè)檔案智能管理，形成了“業(yè)務(wù)量化、統(tǒng)一平臺(tái)、集成集中、智能協(xié)同”的總體思路。

3）發(fā)展方式轉(zhuǎn)變提出新要求。猴子巖公司為增強(qiáng)檔案工作圍繞中心、服務(wù)大局的能力，加快建立完善檔案管控模型，構(gòu)建內(nèi)在驅(qū)動(dòng)機(jī)制，讓各業(yè)務(wù)部門及參建單位自發(fā)地進(jìn)行整改提升，激發(fā)提質(zhì)增效內(nèi)生動(dòng)力和活力。

3 創(chuàng)新做法

3.1 創(chuàng)新內(nèi)容及實(shí)施過(guò)程

1）公司檔案管理體制機(jī)制和檔案收集模式創(chuàng)新。為妥善解決猴子巖水電站建設(shè)項(xiàng)目低價(jià)中標(biāo)、后期索賠、訴訟、檔案移交等爭(zhēng)議問(wèn)題，公司創(chuàng)建《項(xiàng)目問(wèn)題一攬子解決方案》，對(duì)承包商的合理訴求，及時(shí)簽訂補(bǔ)充協(xié)議，同時(shí)修訂《猴子巖公司工程變更與索賠管理實(shí)施細(xì)則》（國(guó)電大猴計(jì)〔2015〕45號(hào)）、《猴子巖公司檔案管理辦法》（〔2018〕13號(hào)）等10多個(gè)項(xiàng)目管理文件，讓項(xiàng)目合同款控制在有效范圍內(nèi)，檔案高質(zhì)量按期移交得到保證。

2）通過(guò)招投標(biāo)平臺(tái)對(duì)承包商實(shí)行黑名單禁入制度。通過(guò)招投標(biāo)平臺(tái)等管理手段，將擾亂市場(chǎng)行情低價(jià)中標(biāo)、惡意索賠、檔案意識(shí)淡薄的承包商踢出局，凡進(jìn)入黑名單的承包商，在規(guī)范可控的后續(xù)水電建設(shè)市場(chǎng)禁止入內(nèi)，提前鏟除了檔案管理的隱患，歸檔質(zhì)量及效率提高25%。

3）公司實(shí)施檔案智能管理“業(yè)務(wù)量化、統(tǒng)一平臺(tái)、集成集中、智能協(xié)同”。公司依托工程質(zhì)量、監(jiān)理監(jiān)管、隱蔽工程監(jiān)管、計(jì)劃管理、經(jīng)營(yíng)管理等項(xiàng)目管理體系業(yè)務(wù)平臺(tái)及運(yùn)行監(jiān)管平臺(tái)，通過(guò)內(nèi)部審核、管理評(píng)審、監(jiān)督審核等強(qiáng)大的組織推動(dòng)和平臺(tái)控制，使檔案工作融入到工程建設(shè)、經(jīng)營(yíng)管理業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，推動(dòng)檔案工作同企業(yè)發(fā)展相協(xié)調(diào)。

3.2 對(duì)比分析

1）公司檔案管理體制機(jī)制和檔案收集模式創(chuàng)新前后對(duì)比。在工程建設(shè)管理初期，因公司體制、機(jī)制有待完善，約有40%的承包商因合同價(jià)款及支付方式引發(fā)爭(zhēng)議，參建雙方需反復(fù)磋商幾個(gè)月甚至一年的時(shí)間，才能協(xié)調(diào)解決，協(xié)調(diào)不了的，則訴諸法律。承包商提出變更索賠等合理訴求時(shí)，因無(wú)法提供有效的影像文件、電子文件及檔案材料，使索賠流程異常漫長(zhǎng)甚至協(xié)調(diào)無(wú)果。公司檔案管理體制機(jī)制和檔案收集模式創(chuàng)新之后，各參建單位的檔案意識(shí)增強(qiáng)，廣大建設(shè)者明確各方的權(quán)利和義務(wù)，主動(dòng)留存并細(xì)化申請(qǐng)、批復(fù)、合同等紙質(zhì)憑證和音頻、視頻、照片等聲像憑證;各業(yè)務(wù)平臺(tái)形成的電子文件、檔案材料規(guī)范，單證齊全，證明材料充分，使金額核定有據(jù)可查，索賠損失精打細(xì)算，為參建各方合理維權(quán)提供了完整的證據(jù)鏈條，使工程結(jié)算、檔案移交流程順暢，高效便捷;同時(shí)拓寬了猴子巖公司在檔案系統(tǒng)深度、精準(zhǔn)開(kāi)發(fā)利用上的巨大空間。

2）公司實(shí)施檔案智能管理“業(yè)務(wù)量化、統(tǒng)一平臺(tái)、集成集中、智能協(xié)同”前后對(duì)比。公司實(shí)施檔案智能管理“業(yè)務(wù)量化、統(tǒng)一平臺(tái)、集成集中、智能協(xié)同”等業(yè)務(wù)平臺(tái)及監(jiān)管平臺(tái)之前，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)相對(duì)獨(dú)立，共享、協(xié)同性較差。實(shí)施智能管理之后，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成集中，數(shù)據(jù)智能協(xié)同，電子文件、電子檔案或直接在業(yè)務(wù)系統(tǒng)存檔，或由業(yè)務(wù)系統(tǒng)推送至檔案系統(tǒng)整編。公司實(shí)施智能管理，加強(qiáng)了企業(yè)文件形成全過(guò)程的協(xié)助、指導(dǎo)與監(jiān)督，保證了企業(yè)形成的文件規(guī)范、齊全、完整、可控。海量信息智能協(xié)同為檔案深度開(kāi)發(fā)、精準(zhǔn)開(kāi)發(fā)利用提供了大數(shù)據(jù)挖掘的廣闊前景。

4 效果及影響

1）猴子巖公司的檔案管理通過(guò)傳統(tǒng)手段和管理創(chuàng)新，檔案資源開(kāi)發(fā)利用碩果累累。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)：工程建設(shè)項(xiàng)目司法訴訟為公司減少損失1320萬(wàn)元;2014年～2018年工程審計(jì)為公司減審金額305.24萬(wàn)元;因地質(zhì)災(zāi)害等獲保險(xiǎn)理賠1133.00萬(wàn)元，僅上述三項(xiàng)不完全統(tǒng)計(jì)，已為公司減少經(jīng)濟(jì)損失2758.24萬(wàn)元。

2）將新的技術(shù)知識(shí)與管理方式、“互聯(lián)網(wǎng)+”思維引入公司檔案管理體制及工作機(jī)制，打破傳統(tǒng)工程檔案管理垂直式信息傳遞模式，管理者可直接獲取現(xiàn)場(chǎng)第一手生產(chǎn)數(shù)據(jù)，減少不必要的損失及額外成本，解決指令傳遞失真、決策流程滯后等低效問(wèn)題。猴子巖公司的檔案開(kāi)發(fā)利用斬獲第一手?jǐn)?shù)據(jù)，同時(shí)與大數(shù)據(jù)挖掘、專家系統(tǒng)聯(lián)合應(yīng)用，使企業(yè)營(yíng)運(yùn)績(jī)效預(yù)期可提升15%。

3）檔案管理模式發(fā)生改變。企業(yè)將工程數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于工程建設(shè)全過(guò)程，以全方位、全生命周期、智能管理為特征，充分利用先進(jìn)的現(xiàn)代測(cè)控、網(wǎng)絡(luò)通信、工程三維技術(shù)、虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)和現(xiàn)代壩工理論，實(shí)現(xiàn)工程管理和檔案管理“自動(dòng)化、信息化、智慧化”。預(yù)計(jì)在5～10年，檔案管理模式改變將部分顛覆企業(yè)組織形態(tài)和工程項(xiàng)目管理模式，企業(yè)可增加10%的經(jīng)濟(jì)回報(bào)率。

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