淺談行政管理工作中辦公室的溝通協(xié)調(diào)作用

朱 佳

（100020 對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)公共管理學(xué)院 北京 ）

在辦公室工作中，協(xié)調(diào)溝通有著很重要的作用。在協(xié)調(diào)和溝通的作用之下，可以促進(jìn)企業(yè)各個(gè)部門之間的配合，加強(qiáng)部門間的緊密聯(lián)系。促進(jìn)了信息在各個(gè)部門間的流通和傳輸。與此同時(shí)，加強(qiáng)了管理人員和職工之間的聯(lián)系。因此，企業(yè)要重視辦公室溝通協(xié)調(diào)工作。

1 企業(yè)辦公室管理的重要性和必要性

1.1 有利于簡(jiǎn)化企業(yè)辦公室的工作流程

根據(jù)我國(guó)的具體國(guó)情和有關(guān)政策法規(guī)實(shí)施，企業(yè)的發(fā)展規(guī)模處于不斷擴(kuò)大的趨勢(shì)，這就使辦公室管理工作的作用變得越來(lái)越重要。辦公室管理工作涉及到的內(nèi)容很多，例如企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、行政管理、企業(yè)文化建設(shè)等等。因此，企業(yè)的辦公室工作量是非常大的，不但包括一些專門性的工作，還包括許多很繁瑣的工作，如果遇到突發(fā)情況，就會(huì)增加辦公室管理的難度。所以，在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中辦公室管理是非常重要的工作內(nèi)容。在辦公室工作中，會(huì)將一個(gè)工作任務(wù)劃分成多項(xiàng)工作，同時(shí)依據(jù)工作人員的自身特點(diǎn)來(lái)分配工作任務(wù)。這種形勢(shì)的任務(wù)分配和專人負(fù)責(zé)的工作模式很大程度上降低了日常辦公室管理工作比較混亂的局面，同時(shí)對(duì)工作流程也起到簡(jiǎn)化的作用，一定程度上提高了辦公室工作效率。

1.2 決策的依據(jù)形成

在企業(yè)的辦公室工作中，日常處理的事項(xiàng)是比較多的，這就要求工作人員掌握大量的公司信息，例如公司運(yùn)營(yíng)情況，從而可以充分的為領(lǐng)導(dǎo)人員提供需要的數(shù)據(jù)信息，對(duì)企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)有著很重要的意義。辦公室管理工作通常運(yùn)用的是分層管理的方式。在對(duì)整體工作進(jìn)行處理的時(shí)候有著全面性和針對(duì)性的特點(diǎn)。方便工作人員更好的獲得相關(guān)信息。與此同時(shí)，可以輔助決策者的制定解決方案和企業(yè)運(yùn)營(yíng)建議，為企業(yè)的健康發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。

1.3 有利于提升辦公室整體工作效率

在企業(yè)辦公室工作中，管理工作的內(nèi)容比較復(fù)雜，工作量大很容易導(dǎo)致工作中存在漏洞和問(wèn)題，這就要求管理人員對(duì)整體工作進(jìn)行合理化的分配，同時(shí)辦公室工作人員要熟悉自身的工作責(zé)任和工作任務(wù)。制定出相關(guān)的辦公流程和規(guī)章制度，企業(yè)辦公室管理人員和工作人員在這種氛圍下工作就會(huì)有效的提升工作效率和工作能力。

2 溝通協(xié)調(diào)工作的職能

2.1 上下級(jí)之間協(xié)調(diào)

首先，在領(lǐng)導(dǎo)直接有著潤(rùn)滑的效果。不同部門的管理人員具有的權(quán)利和職責(zé)范圍存在很大的差異，在日常工作中會(huì)有不同的意見。在這種情況下，辦公室工作人員需要協(xié)調(diào)各部門領(lǐng)導(dǎo)，防止出現(xiàn)不必要的誤會(huì)。其次，管理人員和員工間的粘合劑。在管理人員和普通員工之間，辦公室要重視維護(hù)兩者直接的關(guān)系。充分的將上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的意思傳達(dá)下去，在面對(duì)政務(wù)工作的時(shí)候，要采用平穩(wěn)的心態(tài)去工作，注重聽取別人的意見，充分將創(chuàng)新理念深入到日常工作中，充分發(fā)揮出辦公室的紐帶作用。

2.2 平行關(guān)系協(xié)調(diào)

首先，企業(yè)各個(gè)部門要建立比較和諧的關(guān)系。辦公室工作人員要充分了解各個(gè)部門的工作性質(zhì)。通過(guò)科學(xué)的方法來(lái)維護(hù)各部門之間的關(guān)系。使每個(gè)員工都能和諧相處。只有這樣才能充分體現(xiàn)出各個(gè)部門直接的協(xié)調(diào)作用。實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)。其次，可以有效促進(jìn)員工直接的交流和溝通。在日常工作過(guò)程中，不同部門員工會(huì)存在思想認(rèn)識(shí)方面的差異，一些部門會(huì)只重視本部門的工作，忽視了其他部門的需求，從而使部門之間產(chǎn)生一定的隔閡。對(duì)于這些問(wèn)題，辦公室要根據(jù)全局出發(fā)綜合進(jìn)行分析，通過(guò)不同的角度和方式來(lái)協(xié)調(diào)各部門員工直接的關(guān)系，充分體現(xiàn)出公平的原則。從而確保企業(yè)員工之間可以和諧相處。

2.3 下級(jí)關(guān)系協(xié)調(diào)

根據(jù)下級(jí)關(guān)系分析，主要是通過(guò)深入到基層的協(xié)調(diào)方式，為員工提供更好的服務(wù)。首先，建立互相信任的關(guān)系。信任可以促進(jìn)人和人之間的關(guān)系更加緊密。使企業(yè)員工都參加其中。其次，建立真誠(chéng)的關(guān)系。辦公室工作人員要真正的進(jìn)入到員工內(nèi)部，充分和員工建立起和諧的關(guān)系，從而為員工營(yíng)造出良好的工作環(huán)境。最后，體現(xiàn)出帶頭作用。辦公室人員在具體工作中要為員工提供一定的指導(dǎo)。當(dāng)管理人員進(jìn)入到員工中去，可以和員工一同完成工作任務(wù)，很大程度上提供了員工的認(rèn)同感，同時(shí)可以激發(fā)員工的工作熱情。

2.4 主次工作協(xié)調(diào)

在辦公室日常工作中，無(wú)法保障每一項(xiàng)工作都做到完美。這就要求工作人員進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)，將不同的工作任務(wù)根據(jù)緊急情況來(lái)進(jìn)行劃分，要將辦公室工作的重點(diǎn)放在領(lǐng)導(dǎo)比較關(guān)注的問(wèn)題，以及員工關(guān)心的問(wèn)題、日常工作難點(diǎn)上。在具體工作中，要充分分析和正確的理解領(lǐng)導(dǎo)表達(dá)出來(lái)的意思。同時(shí)要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的需求來(lái)科學(xué)安排工作事務(wù)，使領(lǐng)導(dǎo)可以將自身精力都集中在企業(yè)重大決策方面。

3 溝通協(xié)調(diào)工作的技巧

3.1 對(duì)他人給予尊重

尊重是一種傳統(tǒng)的品德。企業(yè)辦公室工作方式主要在和其他人進(jìn)行交流和溝通。尊重有著雙重性，在你尊重別人的同時(shí)也會(huì)得到別人的尊重，因此，為了使他人明確你的想法，根據(jù)你的想法去完成工程，就要根據(jù)對(duì)方的意愿，通過(guò)平等的方式去和他們溝通。

3.2 適當(dāng)投入感情

適當(dāng)投入感情主要是在工作以外的時(shí)間，通過(guò)適當(dāng)投入感情可言增加彼此之間的關(guān)系，使他人感受更多的關(guān)愛。在投入感情的過(guò)程中要堅(jiān)持誠(chéng)信的原則。

3.3 保持微笑

微笑和地位、權(quán)利以及金錢沒(méi)有直接的關(guān)系，它是一種積極的態(tài)度，是人與人直接交流的工具。在日常人際交往過(guò)程中，微笑有著很大的作用，可以代替任何語(yǔ)言形式。通過(guò)微笑可以使對(duì)方感到溫暖，使自己和他們都增加了信心，同時(shí)也增進(jìn)了雙方的關(guān)系。

3.4 掌握溝通的技巧

在和他們溝通和交流的時(shí)候，要重視使用的語(yǔ)氣、語(yǔ)調(diào)和具體說(shuō)話的內(nèi)容要恰當(dāng)。運(yùn)用適當(dāng)?shù)慕涣髡Z(yǔ)言可以將自己的想法全面的表達(dá)出來(lái)。與此同時(shí)，在聽取他人的表述過(guò)程中，不只是了解表層的意思，更要深入理解包含的其他內(nèi)容，進(jìn)而可以正確的做出應(yīng)答。當(dāng)雙方表述不清晰的情況下，就無(wú)法達(dá)到意見一致的現(xiàn)象，這個(gè)時(shí)候可以停止溝通，給對(duì)方一定的時(shí)間，去調(diào)整自身的情緒。

4 目前企業(yè)辦公室管理存在的問(wèn)題

4.1 在工作安排上無(wú)規(guī)律，具有比較明顯的工作積壓現(xiàn)象

協(xié)調(diào)和助手的作用是辦公室工作人員的主要工作職能。針對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，辦公室人員要調(diào)節(jié)和處理的工作內(nèi)容比較多，在辦公室人員接到工作任務(wù)的時(shí)候，通常不會(huì)在當(dāng)天完成這些工作內(nèi)容，導(dǎo)致很多資料積壓在辦公室。辦公室人員處理日常的工作事務(wù)和文件處理任務(wù)外，同時(shí)會(huì)被安排臨時(shí)的公務(wù)接待、會(huì)議組織協(xié)調(diào)、起草文稿等工作，導(dǎo)致他們的工作量大幅度增多。同時(shí)，當(dāng)前企業(yè)辦公室管理人員并沒(méi)有合理的安排工作任務(wù)，同樣導(dǎo)致工作積壓，嚴(yán)重阻礙了辦公室管理工作的開展。

4.2 企業(yè)辦公室員工薪資待遇較低

企業(yè)辦公室工作內(nèi)容比較多，涉及到很多方面，可是由于辦公室各個(gè)方面的工作人員很缺乏，很多工作人員在完成日常工作之外，還會(huì)被安排其他的工作任務(wù)。從而使辦公室人員單獨(dú)面對(duì)一些比較復(fù)雜的工作，在辦公室工作完成效率方面工作人員的工作態(tài)度起著很重要的作用。因此，企業(yè)在招聘辦公室工作人員的時(shí)候要求工作效率高和學(xué)歷高，同時(shí)還具備一定的管理能力和協(xié)調(diào)能力、執(zhí)行力度等。這些工作人員具備多方面的素質(zhì)，根據(jù)常規(guī)來(lái)說(shuō)這些人員的薪酬水平應(yīng)該是比較高的，可是實(shí)際情況卻恰恰相反。

4.3 辦公室在企業(yè)中具有較低的地位

在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中辦公室工作貫穿了整個(gè)發(fā)展歷程，對(duì)企業(yè)發(fā)展起著很重要的輔助和協(xié)調(diào)作用?？墒?，辦公室人員并沒(méi)真正的實(shí)權(quán)。在企業(yè)的高層管理人員下達(dá)一些決策之后，需要辦公室工作人員著手進(jìn)行準(zhǔn)備，根據(jù)企業(yè)內(nèi)部構(gòu)成和決策落實(shí)的程度分析，企業(yè)辦公室處于很重要的位置?？墒怯捎谧陨淼牡匚缓艿?，并不利于各項(xiàng)工作的開展。

4.4 企業(yè)辦公室辦事效率處于被動(dòng)地位

根據(jù)企業(yè)辦公室的具體情況分析，工作人員的數(shù)量比較少，工作量很大，并且在監(jiān)督和話語(yǔ)權(quán)方面的地位比較低，使企業(yè)辦公室工作任務(wù)在協(xié)調(diào)和處理方面的力度不到位。導(dǎo)致辦公室工作效率低下，對(duì)企業(yè)決策和各項(xiàng)工作實(shí)施產(chǎn)生一定的阻礙，嚴(yán)重影響到企業(yè)的發(fā)展。

5 提升企業(yè)辦公室管理的途徑和措施

5.1 企業(yè)辦公室的工作理念內(nèi)容要不斷改良

企業(yè)通過(guò)改革和促進(jìn)辦公室工作，要從轉(zhuǎn)變工作理念出發(fā)，重新界定企業(yè)辦公室的權(quán)利和具體職能。具體從以下內(nèi)容入手：第一，辦公室工作人員要根據(jù)自身的具體情況，充分意識(shí)到自身工作的重要意義，同時(shí)要認(rèn)識(shí)到辦公室工作在企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)過(guò)程中的決定性地位。在進(jìn)行調(diào)節(jié)工作的時(shí)候，可以積極主動(dòng)的發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和合理的解決問(wèn)題。第二，從基層入手，辦公室工作人員要充分了解企業(yè)的運(yùn)營(yíng)狀態(tài)，企業(yè)員工的想法，只有這樣才能促進(jìn)工作效率的提升，激發(fā)出辦公室工作人員自身的潛力。

5.2 辦公室業(yè)務(wù)的結(jié)構(gòu)性要進(jìn)一步強(qiáng)化，責(zé)任制要貫徹落實(shí)其中

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，辦公室的工作量會(huì)逐漸增多，通過(guò)不斷提升辦公室工作人員的工作效率，確保各項(xiàng)工作的有效進(jìn)行和完成，這個(gè)時(shí)候就要求其他內(nèi)部進(jìn)行合理調(diào)節(jié)，從而對(duì)工作效率起到一定的干預(yù)效果。如，合理劃分辦公室業(yè)務(wù)，同時(shí)要安排專人負(fù)責(zé)。在選擇專門管理人員的過(guò)程中，要根據(jù)他們熟悉的專業(yè)，分配對(duì)應(yīng)的工作任務(wù)，確保管理人員充分發(fā)揮出自身的價(jià)值。例如，在對(duì)會(huì)議進(jìn)行準(zhǔn)備、記錄和整理有關(guān)文件的時(shí)候，要有專人來(lái)負(fù)責(zé)這些工作。這樣可以大大的節(jié)省工作時(shí)間，有效提升工作效率。所以，企業(yè)管理人員要重視辦公室業(yè)務(wù)的結(jié)構(gòu)化。同時(shí)要嚴(yán)格落實(shí)工作責(zé)任制度。

5.3 提高協(xié)調(diào)能力

在辦公室日常工作中要重視協(xié)調(diào)方面的工作，不但提高工作人員的協(xié)調(diào)能力，將協(xié)調(diào)能力作為辦公室管理能力的衡量標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣才能處理好各類工作任務(wù)。進(jìn)而促進(jìn)辦公室工作效率的提升。辦公室工作人員要全面考慮問(wèn)題，在復(fù)雜的環(huán)境和繁重的工作中要善于掌握工作重心，具備一定的前瞻性和戰(zhàn)略性、全局性眼光，同時(shí)要及時(shí)的反饋和討論、解決工作中遇到的問(wèn)題。

5.4 辦公室實(shí)際工作內(nèi)容要進(jìn)一步細(xì)化

辦公室的工作效率直接影響到企業(yè)的進(jìn)步和發(fā)展。辦公室工作人員的工作效率和整體形象，關(guān)系協(xié)調(diào)工作內(nèi)部關(guān)系和對(duì)外輔助性工作的效果。所以，企業(yè)辦公室管理人員要將工作任務(wù)進(jìn)行細(xì)致劃分，制定出統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)。辦公室工作人員要明確日常工作內(nèi)容對(duì)應(yīng)的方向、行為標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，企業(yè)要將各項(xiàng)監(jiān)督管理制度實(shí)施到位，如果出現(xiàn)執(zhí)行人員在內(nèi)容和行為尺度方面的缺陷，要及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并且合理的處理問(wèn)題。從而有效提升辦公室管理的職能。

5.5 提升辦公室工作人員的綜合素質(zhì)

企業(yè)辦公室工作人員的綜合素質(zhì)直接關(guān)系到企業(yè)辦公室的工作風(fēng)格和工作質(zhì)量?？墒枪ぷ魅藛T素質(zhì)只是員工自身的屬性。作為企業(yè)，為了提升辦公室工作人員的綜合素質(zhì)和工作能力，需要加強(qiáng)對(duì)優(yōu)秀人才的聘用，同時(shí)要重視對(duì)員工的專業(yè)培訓(xùn)。通過(guò)招聘新員工可以防止一些素質(zhì)比較低或者工作能力不夠的人員進(jìn)到企業(yè)內(nèi)部，運(yùn)用培訓(xùn)的方式可以有效地提高辦公室工作人員的整體素質(zhì)，使他們充分掌握工作技巧和工作技能，促進(jìn)企業(yè)辦公室工作效率的提升。所以，為了提高辦公室管理工作的效率，需要不斷提高辦公室工作人員的綜合素質(zhì)水平。

5.6 加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)安全管理

在辦公室工作中運(yùn)用辦公自動(dòng)化為各項(xiàng)工作提供了很大的便利。同時(shí)會(huì)存在一定的信息丟失和信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。所以，企業(yè)辦公室管理人員要安排專業(yè)人員對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的軟件、硬件、基礎(chǔ)設(shè)備等方面進(jìn)行日常的維護(hù)和安全管理工作。除此之外，辦公室工作人員要充分運(yùn)用信息安全防護(hù)技術(shù)，加強(qiáng)信息安全管理級(jí)別，從而提升企業(yè)信息的安全，同時(shí)工作人員要擔(dān)負(fù)起信息安全管理的職責(zé)。

6 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，雖然辦公室工作人員沒(méi)有任何的權(quán)限，可是在企業(yè)的行政管理工作占據(jù)非常重要的地位。隨著新時(shí)代的不斷進(jìn)步，行政管理中辦公室溝通協(xié)調(diào)工作要充分發(fā)出應(yīng)用的效果。所以，辦公室管理人員在充分了解辦公室溝通協(xié)調(diào)工作的作用。通過(guò)科學(xué)的工作方式來(lái)進(jìn)行辦公室溝通協(xié)調(diào)工作。本文主要探討了行政管理中辦公室的溝通協(xié)調(diào)作用。希望可以為企業(yè)行政管理工作的發(fā)展提供一定的幫助。