計(jì)算機(jī)信息技術(shù)與機(jī)關(guān)檔案管理工作的融合

劉瑩

摘要：隨著信息時(shí)代的到來(lái)，機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化是其發(fā)展的必由之路。在將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)融入機(jī)關(guān)檔案管理工作的過(guò)程中，還存在著一些問(wèn)題。解決這些問(wèn)題，積極拓展信息技術(shù)與機(jī)關(guān)檔案管理工作有機(jī)融合的路徑與方法，是當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理工作改革的重要任務(wù)。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)信息技術(shù);機(jī)關(guān)檔案管理工作;融合

中圖分類號(hào)：TP393? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-3044（2019）28-0008-02

開(kāi)放科學(xué)（資源服務(wù)）標(biāo)識(shí)碼（OSID）：

科學(xué)技術(shù)不論在任何時(shí)期都是第一生產(chǎn)力，作為當(dāng)前最典型生產(chǎn)力代表的信息技術(shù)，深刻地改變著人們的生活習(xí)慣和工作方式。將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)融入機(jī)關(guān)檔案管理工作中，能夠有效地提高檔案管理工作的效率，提高檔案資源的利用價(jià)值，對(duì)于優(yōu)化機(jī)關(guān)檔案管理工作具有重要意義。

1 信息技術(shù)融入機(jī)關(guān)檔案管理工作的意義

1.1 擴(kuò)展檔案資源的范圍

局限于檔案管理的技術(shù)水平，傳統(tǒng)的檔案管理其信息收集只能在有限的范圍內(nèi)進(jìn)行，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享。將信息技術(shù)融入檔案管理工作中，就可以有效地突破傳統(tǒng)的檔案管理方法的局限性，不但可以將檔案目錄進(jìn)行信息化管理，對(duì)現(xiàn)存的檔案信息快速地進(jìn)行科學(xué)的分類與整理，同時(shí)，還能夠?qū)⒏鳈C(jī)關(guān)檔案信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)實(shí)現(xiàn)資源共享，從而進(jìn)一步對(duì)這些檔案資料進(jìn)行挖掘。

1.2 能夠促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)化

將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)有機(jī)地融入機(jī)關(guān)的檔案管理工作，可以優(yōu)化各檔案管理工作的具體細(xì)節(jié)，可以使各項(xiàng)工作都規(guī)范化、精準(zhǔn)化。并且能夠?qū)⒏鱾€(gè)具體的環(huán)節(jié)有機(jī)地融合為一個(gè)高效的工作體系，進(jìn)一步擴(kuò)大這些機(jī)關(guān)檔案信息的容量。通過(guò)資源共享，還能夠更好地實(shí)現(xiàn)資源的合作效應(yīng)，更好地體現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案信息的可靠性。通過(guò)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的融入，可以將機(jī)關(guān)檔案信息的所有內(nèi)容都在專項(xiàng)信息系統(tǒng)中體現(xiàn)出來(lái)的，從而保證了內(nèi)部檔案的完整性與統(tǒng)一性。

1.3 能夠提高工作人員的管理水平

將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)融入機(jī)關(guān)檔案管理工作中，必然會(huì)形成相應(yīng)的工作流程和規(guī)章制度，這樣就能夠促使工作人員對(duì)各項(xiàng)工作執(zhí)行精細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)，提高工作人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力。機(jī)關(guān)檔案管理工作的信息化建設(shè)，也就是將先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)手段的融入檔案資源管理的各個(gè)具體環(huán)節(jié)，從而對(duì)這些信息資源進(jìn)行準(zhǔn)確而快速的處理與整合，并進(jìn)行長(zhǎng)期有效的保存，為后續(xù)的檔案查閱創(chuàng)設(shè)了更好的條件。工作人員通過(guò)工作實(shí)踐的鍛煉，可以有效地提升職業(yè)素養(yǎng)，提高管理能力。

2 計(jì)算機(jī)信息技術(shù)融入機(jī)關(guān)檔案管理工作所面臨的問(wèn)題

2.1 檔案資源有失實(shí)的風(fēng)險(xiǎn)

將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，在程序化管理過(guò)程中，檔案資料會(huì)進(jìn)行自行的整理過(guò)程，檔案中的一些信息資源容易被刪除，而且還不會(huì)留下痕跡。這樣，一些檔案資源就失去了原本的根據(jù)，這部分資源也就失去了簽發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)。一旦形成這種情況，這部分材料的真實(shí)性就存在了疑問(wèn)，其應(yīng)用價(jià)值就大打折扣。

2.2 檔案信息的保密性存在風(fēng)險(xiǎn)

將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)融入機(jī)關(guān)檔案管理工作中，機(jī)關(guān)檔案的一些內(nèi)部信息就進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，利用各種網(wǎng)絡(luò)信息渠道，任何人都可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)終端設(shè)備進(jìn)入各種網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)中，從而獲取這些文件信息。更有甚者，同一終端的信息資源能夠被多個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端同時(shí)接收利用?；诖耍恍C(jī)關(guān)檔案中需要進(jìn)行保密的重要信息資源，就存在著較大的泄漏風(fēng)險(xiǎn)，這也是信息技術(shù)應(yīng)用的技術(shù)瓶頸。

2.3 檔案資源長(zhǎng)久留存存在一定的風(fēng)險(xiǎn)

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，當(dāng)前我國(guó)各地的機(jī)關(guān)單位的檔案管理基本實(shí)現(xiàn)了信息化，實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)手工紙質(zhì)化檔案管理工作向無(wú)紙化辦公的轉(zhuǎn)變。這種無(wú)紙化辦公其實(shí)也就是計(jì)算機(jī)信息技術(shù)與檔案管理工作的有機(jī)融合，借助信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，這種檔案管理工作變得更加輕松而快捷，而且更加高效，工作人員只需要敲級(jí)計(jì)算機(jī)鍵盤，就可以快速的獲得目標(biāo)資源。但是，這樣的辦公方式也存在著一定的缺陷，那就是信息技術(shù)的發(fā)展也伴生著一些網(wǎng)絡(luò)攻擊技術(shù)手段的提升，導(dǎo)致檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也很容易受到黑客的攻擊和侵入，造成整個(gè)檔案管理系統(tǒng)混亂癱瘓以及重要檔案資源的丟失。

3 計(jì)算機(jī)信息技術(shù)與機(jī)關(guān)檔案管理工作融合的有效策略

3.1 轉(zhuǎn)變檔案管理工作的理念

在較長(zhǎng)的一段歷史時(shí)期內(nèi)，我國(guó)各地區(qū)機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作受機(jī)制制約和工作理念的影響，一直不愿改變管理方式。在現(xiàn)代機(jī)關(guān)單位檔案管理工作信息化建設(shè)過(guò)程中，許多地方的機(jī)關(guān)單位都難以有效地落實(shí)信息技術(shù)的引進(jìn)，對(duì)檔案工作的信息化建設(shè)形成了很大的阻礙，嚴(yán)重影響著機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的升級(jí)。基于此，各機(jī)關(guān)單位首先應(yīng)該改變傳統(tǒng)的檔案管理工作觀念，要沖破就有的機(jī)制束縛，要深刻認(rèn)識(shí)檔案管理工作信息化建設(shè)的重要意義。并且要與時(shí)俱進(jìn)，結(jié)合時(shí)代的多元化發(fā)展特征積極應(yīng)用信息技術(shù)，從頂層設(shè)計(jì)上優(yōu)化與完善檔案管理工作的信息化建設(shè)，從而提高檔案管理的信息化水平。

3.2 強(qiáng)化檔案管理的技術(shù)處理

將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)融入機(jī)關(guān)檔案管理工作中，相關(guān)人員要認(rèn)真落實(shí)信息資源管理的相關(guān)規(guī)定，要及時(shí)地對(duì)所收集的大量的檔案資源進(jìn)行科學(xué)的分析、整合、歸檔，要確保這些檔案資源的每一個(gè)具體信息及時(shí)接收并且按照規(guī)范進(jìn)行技術(shù)處理。通過(guò)優(yōu)化管理流程，進(jìn)一步提高對(duì)這些檔案資源的有效保護(hù)。另外，各機(jī)關(guān)單位還要積極應(yīng)用最先進(jìn)的科技手段，努力做到對(duì)檔案系統(tǒng)及時(shí)的更新與升級(jí)， 進(jìn)一步拓展檔案資源的收集整理路徑與方法，進(jìn)一步提升對(duì)這些檔案資源的整合應(yīng)用，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的積極作用。

3.3 重視相關(guān)人員職業(yè)素養(yǎng)的提升

在現(xiàn)代化管理中，工作人員自始至終都是技術(shù)的載體。機(jī)關(guān)單位要想提高檔案工作的信息化管理水平，就必須要重視相關(guān)工作人員職業(yè)素養(yǎng)的提升。首先，各單位要組織相關(guān)人員積極學(xué)習(xí)相關(guān)檔案管理工作的法律法規(guī)，讓他們充分認(rèn)識(shí)檔案管理信息化建設(shè)的重要意義。并且積極開(kāi)展各種形式的思想政治教育活動(dòng)，提高他們的政治思想水平，提高他們的職業(yè)道德，提升他們的職業(yè)素養(yǎng)。其次，機(jī)關(guān)單位還應(yīng)該積極組織檔案工作相關(guān)人員積極參與各種形式的專業(yè)學(xué)習(xí)活動(dòng)，通過(guò)專家講座、進(jìn)修、觀摩、經(jīng)驗(yàn)交流等學(xué)習(xí)活動(dòng)，豐富他們的檔案管理專業(yè)知識(shí)， 提高他們的信息技術(shù)應(yīng)用能力，從而提高他們的職業(yè)技能。并且在工作實(shí)踐中，通過(guò)監(jiān)管督促增強(qiáng)他們的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，提高他們的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急處理能力，進(jìn)一步提高機(jī)關(guān)檔案工作管理的信息化水平。

3.4 加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理的制度化建設(shè)

制度建設(shè)是保證各項(xiàng)工作順利開(kāi)展并實(shí)現(xiàn)其有效性的重要保障。機(jī)關(guān)單位在將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)融入檔案管理工作過(guò)程中，必須要加強(qiáng)制度建設(shè)。要通過(guò)制定各種科學(xué)合理的規(guī)章制度，來(lái)保證檔案管理工作的系統(tǒng)化和規(guī)范化，對(duì)于檔案管理工作的各個(gè)細(xì)節(jié)制定基于規(guī)章制度的工作細(xì)則和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。為了保證機(jī)關(guān)檔案資源在信息化建設(shè)過(guò)程中的完整性與真實(shí)性，還應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理的相關(guān)環(huán)節(jié)制定專項(xiàng)的法律法規(guī)，通過(guò)制度的權(quán)威性，約束相關(guān)人員不斷的優(yōu)化管理措施，以確保檔案資源管理的安全。同時(shí)，機(jī)關(guān)單位還應(yīng)該積極構(gòu)建檔案管理工作相關(guān)的激勵(lì)機(jī)制，針對(duì)檔案管理工作無(wú)法量化評(píng)估的特點(diǎn)，對(duì)檔案管理工作從信息收集、整合、歸檔各具體環(huán)節(jié)的目標(biāo)任務(wù)制定有針對(duì)性的獎(jiǎng)勵(lì)細(xì)則，從而肯定這些工作人員的成績(jī)，激發(fā)他們的工作熱情，提升他們的管理水平。

4 結(jié)語(yǔ)

信息時(shí)代背景下，我國(guó)各地區(qū)的機(jī)關(guān)單位也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，結(jié)合時(shí)代發(fā)展特征積極應(yīng)用信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作的信息化建設(shè)。相關(guān)人員也應(yīng)該在信息化管理實(shí)踐中努力學(xué)習(xí)，提高自己的職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)能力，更好地解決信息化管理過(guò)程中所存在的問(wèn)題，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位檔案管理的高效、真實(shí)、安全，進(jìn)一步提升我國(guó)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。

參考文獻(xiàn)：

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【通聯(lián)編輯：光文玲】