ACCESS數(shù)據(jù)庫報表對象研究

周彥旭

摘要：ACCESS是一種小型關(guān)系數(shù)據(jù)庫，屬于Office系列產(chǎn)品，利用其報表對象進(jìn)行數(shù)據(jù)管理非常方便。文章首先對ACCESS數(shù)據(jù)庫報表對象的基本功能進(jìn)行介紹，進(jìn)而探討ACCESS數(shù)據(jù)庫報表對象的創(chuàng)建流程，在此基礎(chǔ)上，重點(diǎn)研究其報表對象功能的應(yīng)用，以期為相關(guān)使用者提供參考。

關(guān)鍵詞：ACCESS;數(shù)據(jù)庫;報表對象

中圖分類號：TP311? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1009-3044（2019）28-0001-02

開放科學(xué)（資源服務(wù)）標(biāo)識碼（OSID）：

報表對象是ACCESS數(shù)據(jù)庫的基本數(shù)據(jù)庫對象之一，具有數(shù)據(jù)提取、分析、整理、計算等方面的功能，可以采用用戶需要的方式顯示信息處理結(jié)果，支持格式化打印。除了添加字段信息外，還可以添加圖像信息，功能較為完備。而且這種小型關(guān)系數(shù)據(jù)庫使用方便，目前已經(jīng)在辦公等領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用。

1 ACCESS數(shù)據(jù)庫報表對象功能

ACCESS數(shù)據(jù)庫可以稱為小型關(guān)系數(shù)據(jù)庫的代表，不僅使用方便，而且功能完備，可以滿足日常辦公、學(xué)習(xí)、研究等各方面需求。對于任何數(shù)據(jù)庫而言，其主要功能都是數(shù)據(jù)存儲和處理，然后以各種用戶需要的形式呈現(xiàn)輸出結(jié)果。數(shù)據(jù)庫報表對象的主要功能就是對數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行輸出。以報表的形式組織數(shù)據(jù)，包括數(shù)字、文字、圖形、圖像等各種形式的數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)可以是同源數(shù)據(jù)，也可以是非同源數(shù)據(jù)，由報表對象對數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析，經(jīng)過整理后，呈現(xiàn)報表結(jié)果，用戶可以根據(jù)需要選擇打印報表。在日常辦公過程中，工作人員經(jīng)常要處理統(tǒng)一種類型的文件模板，比如通知、感謝信、員工生日賀卡等，利用報表對象進(jìn)行此類固定模板文件的批量打印，也十分方便?？傮w而言，ACCESS數(shù)據(jù)庫報表對象的功能較為完善，支持以多種方式創(chuàng)建報表，支持多種原始數(shù)據(jù)的分析整理，而且結(jié)果呈現(xiàn)形式也可以滿足使用者的個性化需求。ACCESS數(shù)據(jù)庫本身是小型關(guān)系數(shù)據(jù)庫，由桌面數(shù)據(jù)庫之稱，掌握這種ACCESS數(shù)據(jù)庫報表對象功能的應(yīng)用方法，可以有效提升日常辦公效率[2]。

2 ACCESS數(shù)據(jù)庫報表對象的創(chuàng)建流程

2.1 創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫

在辦公信息化的發(fā)展過程中，信息化技術(shù)的應(yīng)用水平不斷提升。相比于傳統(tǒng)的文件管理形式，采用數(shù)據(jù)庫進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲和處理，更加快捷、高效，而且安全性也更高。ACCESS數(shù)據(jù)庫是Office辦公軟件系列下的專業(yè)數(shù)據(jù)庫管理軟件，具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析和統(tǒng)計能力，特別是其報表對象功能，靈活程度遠(yuǎn)超Excel?，F(xiàn)以基于ACCESS數(shù)據(jù)庫的工資條報表創(chuàng)建為例，探討ACCESS數(shù)據(jù)庫報表對象的創(chuàng)建流程。首先啟動ACCESS程序，在文件菜單下的新建項(xiàng)中選擇新建一個空的數(shù)據(jù)庫，可以將其命名為“工資管理系統(tǒng).mdb”。利用開辟的數(shù)據(jù)庫空間存儲基礎(chǔ)工資數(shù)據(jù)，進(jìn)而對其進(jìn)行快捷的調(diào)用和處理[2]。

2.2 創(chuàng)建數(shù)據(jù)表

在創(chuàng)建數(shù)據(jù)報表前，首先要創(chuàng)建ACCESS數(shù)據(jù)表，主要包含兩個步驟。第一步是確定表的結(jié)構(gòu)，根據(jù)工資發(fā)放項(xiàng)目的明細(xì)情況，利用ACCESS數(shù)據(jù)庫提供的表設(shè)計視圖，完成工資表結(jié)構(gòu)設(shè)計，重點(diǎn)要確定各字段類型、大小和寬度等。第二步是輸入表記錄，打開數(shù)據(jù)表瀏覽視圖狀態(tài)，將對應(yīng)的工資情況逐個輸入到數(shù)據(jù)表中?？紤]到目前多數(shù)單位都采用Excel軟件制作財務(wù)報表，如果已經(jīng)建立了Excel數(shù)據(jù)表，則可以省略上述的數(shù)據(jù)輸入步驟，直接采用ACCESS數(shù)據(jù)庫的導(dǎo)入功能，對Excel數(shù)據(jù)表進(jìn)行轉(zhuǎn)換和導(dǎo)入，得到ACCESS數(shù)據(jù)表。完成轉(zhuǎn)換后只需要根據(jù)表的形式設(shè)計視圖，并對數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)進(jìn)行定義即可。除了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)外，在工資表的制作過程中，還需要計算“實(shí)付工資”“稅費(fèi)”等項(xiàng)目，這些都可以利用報表功能自動計算，并對結(jié)果進(jìn)行顯示。完成數(shù)據(jù)表創(chuàng)建后，同樣存儲在ACCESS數(shù)據(jù)庫中，等待調(diào)用[3]。

2.3 創(chuàng)建報表

最后進(jìn)行數(shù)據(jù)報表的創(chuàng)建和制作，經(jīng)過上述步驟后，可以在ACCESS數(shù)據(jù)庫管理窗口的左側(cè)對象列表中，通過選擇報表對象打開設(shè)計器窗口。報表設(shè)計器的默認(rèn)界面分為頁面、頁眉、頁腳三個窗格，可以在頁面窗格中添加字段，進(jìn)而在報表中顯示工資清單。但在該頁面內(nèi)，無法對每條工資記錄自動添加表頭。這一功能同樣無法在頁眉窗格中實(shí)現(xiàn)，所以需要使用到一個很重要的功能，即組頁眉功能。首先打開報表屬性窗口，設(shè)置記錄源，添加“工資表”。然后在視圖菜單中選擇排序和分組，可以根據(jù)工資記錄中的部門進(jìn)行分組，并根據(jù)員工號進(jìn)行排序，使同一部門員工的工資信息能夠集中到一起。接下來設(shè)置組頁眉，采用組頁眉窗格中的標(biāo)簽和直線工具，制作工資表表頭，生成表單規(guī)范。最后設(shè)置主體和頁腳，完成整個工資報表的制作。為了保證工資報表的規(guī)整性和美觀性，應(yīng)合理調(diào)整各部分窗格高度，并添加剪裁線，方便打印后剪裁成工資條。利用ACCESS數(shù)據(jù)庫制作工資報表的優(yōu)勢在于，只需要一次制作就可以無限重復(fù)使用，在每個月的工資表制作時，只需要導(dǎo)入工資數(shù)據(jù)即可，報表模板會被永久的保留在數(shù)據(jù)庫中[4]。

3 ACCESS數(shù)據(jù)庫報表對象功能的具體應(yīng)用

3.1 巧用分組排列功能

任何一款強(qiáng)大的信息技術(shù)軟件最終都要看如何去利用，對ACCESS數(shù)據(jù)庫報表對象功能的使用也是如此。上述分析中介紹了利用ACCESS數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建數(shù)據(jù)報表的一般流程，但是僅僅利用這些基礎(chǔ)功能，難以充分發(fā)揮ACCESS數(shù)據(jù)庫報表對象的應(yīng)用優(yōu)勢。為了進(jìn)一步提高報表創(chuàng)建效率及報表質(zhì)量，需要掌握分組排列、計算、添加圖像及批量打印功能等的使用技巧。在ACCESS數(shù)據(jù)庫報表中，除了顯示用戶所需的原始數(shù)據(jù)，還可以通過報表編輯和制作，讓其在信息呈現(xiàn)形式上更加滿足用戶的個性化需求。其中，分組排列是一個非常重要的功能。在對報表數(shù)據(jù)進(jìn)行分組計算時，常用的函數(shù)包括SUM（）、AVG（）、MAX（）、MIN（）、COUNT（）等，分別對應(yīng)著加和、求平均值、最大值、最小值、計數(shù)等功能。在使用過程中，需要注意各函數(shù)的限制條件，比如SUM（）和AVG（）函數(shù)智能計算數(shù)字型字段。除此之外，還需要經(jīng)常使用到IIF（）函數(shù)，其參數(shù)表包含三項(xiàng)內(nèi)容，即條件表達(dá)式、表達(dá)式1和表達(dá)式2，由條件表達(dá)式確定函數(shù)返回值，如果條件表達(dá)式為“True”，則返回表達(dá)式1的值，如果條件表達(dá)式為“False”，則返回表達(dá)式2的值?？梢栽贏CCESS數(shù)據(jù)庫報表的設(shè)計視圖中打開要分組的報表，然后點(diǎn)擊分組和排序按鈕，在彈出的分組排序窗格中確定分組方式，為后續(xù)的分組計算工作做好準(zhǔn)備。

3.2 提高分組計算效率

一般情況下，ACCESS數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)報表的標(biāo)識數(shù)據(jù)顯示在組頁眉中，具體形式為分組字段或表達(dá)式值，然后在組頁腳中匯總各組數(shù)據(jù)，一個組頁眉對應(yīng)一個組頁腳。經(jīng)過分組后的報表，可以通過采用分組計算方法，提升報表計算效率。具體操作方法是在組頁眉或組頁腳中添加文本框?qū)ο螅捎谙到y(tǒng)默認(rèn)為無頁腳節(jié)，如果要在組頁腳中計算，需要手動選擇有頁腳節(jié)。設(shè)置文本框的目的是利用文本框?qū)ο笾械目丶碓磳傩?，鍵入表達(dá)式，確定分組計算方法。具體就是將上述提到的函數(shù)以“=AVG（參數(shù)）”的形式進(jìn)行輸入，從而利用各個聚合函數(shù)的計算功能，快速完成分組計算任務(wù)。對于帶有條件的分組計算問題，則需要將聚合函數(shù)和條件函數(shù)進(jìn)行嵌套使用，將給定的計算條件，以IIF（）函數(shù)的形式進(jìn)行呈現(xiàn)，選擇滿足條件的表達(dá)式進(jìn)行計算，然后返回計算結(jié)果。如果條件函數(shù)計算的是中間結(jié)果，則再利用相應(yīng)的聚合函數(shù)進(jìn)行統(tǒng)計計算，最終得到使用者所需的統(tǒng)計數(shù)據(jù)。ACCESS數(shù)據(jù)庫報表對象具有強(qiáng)大的分組計算功能，在報表制作過程中，正確利用分組計算功能可以有效提升數(shù)據(jù)統(tǒng)計計算效率。

3.3 向報表添加圖像

目前為了報表數(shù)據(jù)分析的需要，或者提升報表的美觀性，優(yōu)勢也需要向報表添加圖像。ACCESS數(shù)據(jù)庫支持報表對象的圖像添加功能，比如添加企業(yè)Logo、添加學(xué)生照片等等。用報表顯示圖像，需要對圖像進(jìn)行區(qū)分，一類是綁定圖像，另一類是非綁定圖像。綁定圖像是報表記錄的一部分，會隨著報表記錄或頁面的改變和改變。非綁定圖像則相反，不隨數(shù)據(jù)記錄或頁面的改變和變化，一般公司Logo或背景圖片等，設(shè)置為非綁定圖像，與每條數(shù)據(jù)記錄相對應(yīng)的圖像則設(shè)置為綁定圖像。按照添加方式進(jìn)行劃分，還可以分為嵌入圖像和連接圖像，嵌入圖像則是在報表中實(shí)際添加的圖像，作為報表的一部分保存到ACCESS數(shù)據(jù)庫中。連接圖像則是獨(dú)立于數(shù)據(jù)庫之外的圖像，以連接方式引入圖片，在ACCESS數(shù)據(jù)庫中只存儲其連接信息，而不會創(chuàng)建圖像實(shí)例。在掌握每種圖像添加方式的特點(diǎn)后，可以做到對報表添加圖像功能的合理應(yīng)用。

3.4 批量打印文件功能

批量打印功能是在日常辦公中經(jīng)常使用到的一種報表處理功能。在利用ACCESS數(shù)據(jù)庫報表對象進(jìn)行批量打印時，首先要準(zhǔn)備相關(guān)數(shù)據(jù)和模板，將需要變換顯示的內(nèi)容空置出來，比如在打印員工生日賀卡時，需要將員工個人信息控制出來。然后采用Excel表格等形式添加員工個人信息，為嵌入模板做好準(zhǔn)備。接下來按照創(chuàng)建報表的一般流程，采用Excel導(dǎo)入的形式完成報表數(shù)據(jù)輸入。導(dǎo)入成功后，會在數(shù)據(jù)庫中顯示相應(yīng)信息。此時可以調(diào)用員工生日賀卡模板，將其復(fù)制到報表主體中，進(jìn)行左右邊距等細(xì)節(jié)調(diào)整后，在視圖窗口預(yù)覽效果。然后添加字段，并對其位置和字體大小等進(jìn)行調(diào)整，使其與模板風(fēng)格一致。此外還可以通過頁眉頁腳設(shè)計或添加徽標(biāo)等方式，美化卡片效果。最后進(jìn)行批量打印，實(shí)現(xiàn)對同一模板、不同信息報表的快速打印處理。

4 結(jié)束語

綜上所述，ACCESS數(shù)據(jù)庫報表對象的功能十分完善，而且ACCESS數(shù)據(jù)庫屬于Office系列軟件，裝機(jī)自帶，無須下載安裝，可以為實(shí)際使用提供方便。通過掌握其報表功能的應(yīng)用技巧，可以最大化的發(fā)揮ACCESS數(shù)據(jù)庫報表對象的功能優(yōu)勢，高效解決實(shí)際生活和工作中的問題。

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【通聯(lián)編輯：唐一東】